Abrechnungsarten

Nach Aufwand

Ist im Projekt als Abrechnungsart Nach Aufwand gewählt, sammeln sich verrechenbaren Stunden und Zusatzleistungen als potentiell abrechenbare Positionen in der Projektliste bzw. im Projekt oder Kunden unter "Abrechnung" (1) wo mit einem Klick die Rechnung erstellt wird.

Rechnungsaufbau

Folgender Aufbau kann global vordefiniert oder pro Rechnung  (2) gewählt werden. Dabei ist immer der Button mit dem (gewählten) Standard belegt und im Dropdown stehen zusätzlich die Alternativen zur Auswahl.
  • Standard:  Die Positionen werden nach Monat gruppiert. 
  • Detailrechnung: Die Positionen werden mit Tätigkeitsbeschreibung ausgegeben. Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung inkl. Beschreibung als Positionen abgerechnet werden. 
  • Kompaktrechnung: Die Positionen werden nicht nach Monat gruppiert und die Leistungen zusammengefasst. 
Der zugehörige Stundenauszug steht danach direkt bei der Rechnung zur Verfügung und kann auch im PDF integriert mitversendet werden. Wählt man im Projekt unter "Abrechnungsinfo" die Option für Stundenauszug an, wird dieser automatisch beim Ausdruck und Versand mitintegriert.

Positionen als abgerechnet markieren

Wurden abrechenbare Positionen bereits anderweitig abgerechnet, über "Positionen anzeigen" ausgewählten Positionen als "Bereits abgerechnet" (3) markieren. Dies erstellt einen Eintrag in der Rechnungsliste (nachvollziehbar/freigebbar).

Beim Archivieren des Projekts werden eventuelle noch offene Positionen automatisch von MOCO als bereits abgerechnet markiert.

Abgerechnete Stunden wieder freigeben

Stunden, die in eine Rechnung geflossen sind, sind gesperrt. Man kann sie wieder freigeben durch
a) Rechnung löschen
b) Nur die Position auf der Rechnung löschen

Nachträglich Aufwände mit auf die Rechnung nehmen


Aus Angebot / Pauschal

Damit ein Angebot abgerechnet werden kann, muss es einem Kunden zugewiesen sein.

Projektbezogen
Wird das Angebot abgerechnet, dreht es sich in der Regel um ein Projekt mit Fixpreis/Pauschale. Der zu befüllende Abrechnungsplan (1) steuert Abrechnungshinweis und Umsatzforcast.

Abrechnung direkt im Projekt:
Angebot falls noch nicht ausgewählt auswählen (2) und "Angebot abrechnen" wählen. Über das Modal kann das gesamte Angebot oder Positionen daraus abgerechnet werden. Danach Abrechnungsplan als erledigt abhaken.
 
Angebot abrechnen Teilrechnung


Die Abrechnung kann auch in der Angebots-Detailansicht oben rechts bzw. in allen Listen rechts über das Dropdown erfolgen:

Angebote abrechnen Rechnung erstellen

Ohne Projekt
Ist ein Angebot keinem Projekt zugewiesen, wird die erstellte Rechnung automatisch dem Kunden zugewiesen. Im Kunden unter "Abrechnung" kann analog zur Projektebene für den Kunden abgerechnet werden und es werden kundenbezogenen Rechnungen gelistet. Eine Rechnung kannst du auch nachträglich einem Projekt zuweisen.

Teilrechnung
Es können auch nur bestimmte Positionen abgerechnet werden (2 + 4) – MOCO zeigt dann den Restbetrag auf bzw. bietet die offenen Positionen für die nächste Rechnung an. Auch kann man über den kleinen blauen Link nochmals alle Positionen des Angebots aufrufen.

Aufwände hinzufügen
Wahlweise können auch ausgewählte zusätzliche Aufwände hinzugefügt werden.

Abschlags- & Schlussrechnung
Soll ein Betrag prozentual abgerechnet werden, handelt es sich in der Regel nicht um eine Teilrechnung  sondern um eine Abschlagsrechnung. HIer gilt es bestimmte Regeln einzuhalten » Abschlagsrechnungen und deren automatischer Abzug bei der Schlussrechnung.

Sammelrechnung auf Kundenebene
Im Abrechnungsplan erfasste Positionen werden auch unter "Abrechenbare Positionen" angeboten. Dies kann nützlich sein für eine Sammelabrechnung auf Kundenebene aus Pauschalen.

Bereits abgerechnet
Ist das Angebot bereits anderweitig abgerechnet worden, kann man es über "Offenes Angebot auswählen" (2) auf "Bereits abgerechnet" (Status Abgerechnet wird zugewiesen) setzen.

Freie Rechnung

Freie Rechnung, Rechnung ohne Projekt


Im Kunden oder Projekt unter "Abrechnung"  über "Neutral" (1) kann auch eine völlig unabhängige Rechnung erstellt werden. 
Eventuelle damit abgegoltene, verrechenbare Positionen über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren", so dass diese nicht weiterhin als offen angezeigt werden. MOCO markiert automatisch wenn du ein Projekt archivierst.

Mischformen

Abrechenbare Positionen nachträglich zu einer Rechnung hinzufügen
Einem abgerechneten Angebot oder einer individuellen Rechnung können jetzt einzelne oder alle abrechenbare Positionen hinzugefügt werden. Dazu in der Rechnung über den grünen Button "Neue Position" > "Abrechenbare Positionen" wählen.
(nur innerhalb eines Projekts)
verrechenbare Positionen nachträglich hinzufügen


Abschlags- & Schlussrechnung

Abschlagszahlungen – auch Akontorechnung oder Anzahlungsrechnung genannt – sind Vorauszahlungen unabhängig von bereits erbrachten Leistungen. Bei Abschlags-und Schlussrechnungen sind bestimmte inhaltliche Merkmale relevant. MOCO unterstützt mit dem nachfolgend aufzeigten Automatismus dabei, die inhaltlichen Vorgaben einzuhalten – und zieht Abschlagsrechnungen automatisch ab. Das funktioniert immer innerhalb eines Projekts. Sind Abschlags- und Schlussrechnungen auf Kundenebene nötig, haben die Schritte manuell zu erfolgen.

Abschlagsrechnung-Akontorechnung und Schlussrechnung für Agenturen und Dienstleister

Abschlagsrechnung erstellen

1. Da es bei einer Abschlagsrechnung um eine Vorauszahlung unabhängig von erbrachten Leistungen geht, ist ein Einzeiler mit prozentualem  Betrag (oder Fixbetrag je nach Vereinbarung) die erste Wahl. Deshalb nutz du den vorab erstellen Eintrag im Abrechnungsplan oder "Neutral" und fügst eine prozentuale Position ein.
2. Im Rechnungsformular oberhalb des Titels "Abschlagsrechnung" auswählen (1). Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Abschlagsrechnung" vorgeschlagen (Der Begriff Abschlagsrechnung – oder ein vergleichbarer – sollte im Titel vorkommen). Bei mehreren Abschlagsrechnungen empfiehlt sich eine Nummerierung ( "Abschlagsrechnung 1", "Abschlagsrechnung 2" usw.).

Hinweise
  • Abschlagsrechnungen sind immer ohne Rabatt, da es sich um einen unabhängigen Anzahlungsbetrag handelt! Ein eventueller Rabatt kommt erst bei der Schlussrechnung zur Anwendung!
  • Wurde die Markierung als Abschlagsrechnung vergessen, kann dies rechts oben bei der Rechnung nachgeholt werden (evtl. manuell Titel anpassen):
    Screenshot Abschlagsrechnung markieren

Schlussrechnung erstellen

Vorhandene Abschlagsrechnungen werden automatisch abgezogen
1. Angebot abrechnen und oberhalb des Titels "Schlussrechnung" auswählen  (2).
2. Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Schlussrechnung" vorgeschlagen. (Eine Schlussrechnung sollte entsprechend betitelt sein. Der Titel "Schlussrechnung" impliziert, dass es entsprechende Abschlagszahlungen gibt.)
3. MOCO zieht in einem eigenen Abschnitt nach einer Zwischensumme "Total Auftrag", die die Gesamtsumme netto des Angebots bezeichnet, die Abschlagsrechnungen netto mit den relevanten Angaben automatisch ab (3) (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Brutto- und MWST-Betrag, MWST-Satz).

Sonderfall temporäre Mehrwertsteuersenkung in Deutschland
Wurde eine Abschlagsrechnung mit einem anderen Steuersatz ausgestellt als die Schlussrechnung, muss diese Differenz korrigiert werden. MOCO berechnet hier die Steuerkorrektur und weist sie auf der Schlussrechnung aus!

Mehrere Schlussrechnungen innerhalb eines Projekts gewünscht?
Prinzipiell gibt es eine Schlussrechnung pro Projekt. Es gibt aber Fälle, da möchte man mehrere Schlussrechnungen erstellen, weil z.B. ein Projekt über mehrere Empfänger abgerechnet wird. In diesem Falle löscht man beim Erstellen der erste Schlussrechnung die nicht benötigten Abschlagsrechnungen – sie werden bei einer neuen Schlussrechnung wieder automatisch zum Abzug vorgeschlagen.

Teilrechnung versus Abschlags- und Schlussrechnung

Teilrechnungen sind Rechnungen über bereits erbrachte Leistungen. Der Leistungsumfang wird auf der Rechnung konkretisiert. Teilrechnungen sind in sich abgeschlossen und benötigen keine Schlussrechnung. Manchmal möchte man die letzte Rechnung allerdings trotzdem mit "Schlussrechnung" benennen, damit klar ist, dass es sich um die letzte Teilrechnung zu einem Projekt handelt. Teilrechnung aus Angebot erstellen.

Links
Genauere Infos zu Abschlagsrechnung versus Teilrechnung
Was muss ich bei einer Abschlags- und Schlussrechnung beachten

Sammelrechnung

Im Kunden unter "Abrechnung" werden alle kundenzugehörigen Rechnungen gelistet (1).

Sammelrechnung projektübergreifend
Unter "Abrechenbare Positionen" (3) lassen sich projektübergreifende Sammelrechnungen erstellen.
In den betreffenden Projekten wird die Sammelrechnung unter "Abrechnung" mit dem Hinweis "Sammelrechnung" gelistet – und betragsmässig als Umsatz angerechnet.

Sammelrechnungen zum Kunden oder Rechnung zur Projektgruppe


Sammelrechnung Projektgruppe
Ein Klick auf die abrechenbare Summe bei der Projektgruppe erstellt die Projektgruppen-Abrechnung (automatisch gefilterte Sammelrechnung).

Automatisch/Massenabrechnung

MOCO setzt nicht auf vollautomatische sondern kontrollierte Abrechnung. Hauptbeweggrund für automatische Rechnungen ist die Angst, man könnte eine Rechnung vergessen. In MOCO ist das über wiederkehrende Zusatzleistungen gelöst.

Nie mehr vergessen, wiederkehrende Beträge abzurechnen

Z.B. Retainer, Abos, Hosting etc.
Auch für Abos und Hosting etc. wird ein eigenes Projekt erstellt und dort unter "Zusatzleistungen" eine sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen erfasst. Das ist eine Art Trigger mit Stichdatum und Laufzeit. Am Stichtag wird die Zusatzleistung erstellt (optional: Benachrichtigung) und als grüne, abrechenbarer Betrag in der Projektliste. Ein Klick darauf führt direkt zur Abrechnung.

Andere Aufwände oder Mehraufwand können einfach mit auf die Rechnung genommen werden. 

Alle Rechnungen auf einen Klick

Projekte kann man gesammelt und mit einem Klick abrechnen. Diese Option ist gedacht für
a) Abos bzw. Projekte, deren Abrechnung über wiederkehrenden Zusatzleistungen periodisch abgerechnet werden
b) Monatliche bzw. periodische Abrechnung von Aufwänden
c) Retainer
mit automatischem monatlichem Abrechnungsplan

So geht's
1. Betreffende Projekte auswählen: Am besten über ein Label filtern (1) und unten dann alle Projekte mittels der Checkbox (2) anwählen.
2. "Abrechnen" unten als Aktion auswählen (3)
3. Zeitraum wählen (4)
Aus den abrechenbaren Stunden und Zusatzleistungen des gewählten Zeitraums wird dann automatisch die Rechnung erstellt. Entwürfe (5) kann man problemlos wieder löschen, weshalb sich das für erste Tests besonders anbietet.


Checkliste, damit das besonders gut klappt:

Mit Labels arbeiten z.B "Abr. monatl.", "Abr. jährlich", ...
So kann nach den abzurechnenden Projekte mit einem Klick gefiltert werden (1)

Die Stichtage wiederkehrender Leistungen über die Kunden hinweg vereinheitlichen
z.B. die wiederkehrende Leistung immer mit Stichtag 27. eines Monats erfassen und Ende Monat oder am 1. des Folgemonats abrechnen.

Projektdaten prüfen
Da MOCO für die Rechnung den Titel so zusammensetzt: "Rechnung – Projektname" zusammensetzt, sollte der Projektname aussagekräftig benannt werden.
Im Projekt unter "Abrechnung" kann die Rechnungsadresse und -E-Mail falls abweichend vom Kundenstandard überschrieben werden.

Rechnung ohne Projekt

Es können auch ohne Projekte Rechnungen erstellt werden. Was es immer benötigt ist ein Kunde. Die Rechnung erstellst du dann direkt aus dem Angebot oder unter dem Kunden:

Rechnung ohne Projekt bzw. Angebot ohne Projekt abrechnen


Angebote abrechnen (2)
Alle offenen Angebote, die dem Kunden zugewiesen sind, werden zur Auswahl angeboten und können komplett oder teilweise abgerechnet werden. Angebote können auch in den Listen oder direkt auf der Detailansicht abgerechnet werden.

Individuelle Rechnung
Eine freie Rechnung wird über "Neutral" (4) erstellt. Es kann auch jegliche bestehende Rechnung gesucht und kopiert werden.

Freie Rechnungen können bei Bedarf auch nachträglich Projekten zugewiesen werden.

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