Storno & Gutschrift

Stornorechnung

Möchte man eine falsch ausgestellte Rechnung zurücknehmen, wird sie storniert. Bei der Stornierung wird eine Stornorechnung erstellt. Die ursprünglich Rechnung bleibt erhalten – mit einem entsprechenden Vermerk.
Stornorechnung statt Gutschrift: Der richtige Weg bei einer fehlerhaften Rechnung.

So geht's
  • In der Rechnung oben rechts auf "Stornieren" gehen (1). Dabei wählen, ob die Stunden zur erneuten Rechnungserstellung freigegeben werden sollen.
So storniere ich eine Rechnung

  • Die ursprünglich Rechnung bleibt erhalten mit einem entsprechenden Vermerk (2).
  • Die automatisch erstellte Stornorechnung enthält dieselben Positionen aber als Negativpositionen – sowie eine neue Rechnungsnummer. 
  • Bei Bedarf die automatisch erstellte Stornorechnung anpassen oder ergänzen.
Die ursprüngliche Rechnung kann dann kopiert und daraus eine neue korrigierte Rechnung erstellt werden.

Rechnungsstatus "Ignoriert" bzw. "Bezahlt"
Wenn noch keine Zahlungen erfasst sind setzt MOCO die stornierte Rechnung sowie die Stornorechnung automatisch auf "ignoriert". Wurde die Rechnung bezahlt, wird regulär die Zahlung und Rückzahlung erfasst und damit landen Rechnung und Stornorechnung regulär unter "bezahlt".

Teilstorno
Werden nur einzelne Positionen storniert, die Rechnung mit "Teilstorno" betiteln.

Gutschrift

Gutschriften erstellen
Wichtig zu beachten: Gutschrift ist ein umgangssprachlicher Begriff. In der Regel meinst du eine Rechnungskorrektur – diese muss in Deutschland zwingend als Stornorechnung benannt werden. Echte Gutschriften sind im Gegensatz zu Stornorechnungen (alle Infos siehe oben) unabhängig von einer gestellten Rechnung. 

MOCO kann keine Gutschriften mit eigenem Nummernkreis erstellen. Lösungen:
a) Im Idealfall kann der Gegenüber statt dessen eine Rechnung erstellen.
b) Workaround: Eine Rechnung mit negativem Betrag erstellen und als "Gutschrift" betiteln.

Gutschrift erhalten
Erhälst du Gutschriften z.B. Provisionen mit Beleg, kannst du diese als Eingangsrechnung mit negativem Betrag erfassen. Weist du die Eingangsrechnung einem Projekt zu, generiert das negative Kosten auf dem Projekt und sich entsprechend positiv auf die Rentabilitätsberechnung auswirkt.

Andere Einnahmen auf Accountebene können unter "Abrechnung" > "Zahlungen" > "+"  als "Zahlung ohne Rechnung" erfasst werden.

Rechnung löschen

In der Regel werden falsche Rechnungen storniert.  Ist in bestimmten Fällen das Löschen sinnvoller, kann die Rechnung (bis Status Erstellt) oben rechts gelöscht werden.
Rechnungen löschen und gelöschte Rechnungen finden


Das passiert beim Löschen einer Rechnung
Beim Löschen können die abgerechneten Aufwände wieder freigegeben werden. Das Löschen verlangt auch die Eingabe eines Kommentars für die spätere Nachvollziehbarkeit. Die Nummer der gelöschten Rechnung wird nicht automatisch neu vergeben. 

Verbreitete Falschannahme "Es darf keine Lücken geben"
Deutschland verlangt gemäss § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummerierung. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Eine lückenlose Abfolge dieser Rechnungsnummer ist aber nicht zwingend, gemäss Umsatzsteuer-Anwendungserlass 
Rechnungsnummer muss fortlaufend aber nicht lueckenlos sein
So oder so: MOCO gewährleistet die Nachvollziehbarkeit gelöschter Rechnungen und deren Nummern (siehe unten).

Rechnungsnummer noch einmal vergeben
Eine Manipulation des automatischen Nummernkreises ist immer heikel. Eine Nummer kann aber so noch einmal vergeben vergeben:
1. Rechnungsentwurf erstellen
2. kurzfristig die Nummernkreise auf "manuell" umstellen
3. Nummer vergeben (dabei wird die Rechnung auf "Erstellt" gesetzt)
4. Nummernkreis wieder auf "automatisch" zurückstellen

Nachvollziehbarkeit: Gelöschte Rechnungen finden

Dokument mit Löschgrund als Wasserzeichen:
Vollständige Rechnungsnummer oder Löschkommentar in Suche eingeben (Lupe oben rechts oder Tastaturkürzel "/").

Excel-Export
Im Export sind die Rechnung inkl. Kommentar aufgeführt.

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