Datenimport, Datenmigration, Layout.

Bereit für den Start in MOCO? Erfahre hier, wie du Bestandsdaten pragmatisch nach MOCO migrierst und das Layout von Angeboten, Rechnungen, etc. deinem Corporate Design anpasst.

Firmen, Kontakte und Leads importieren

Firmen, Kontakte und Leads kannst du direkt über die App als Excel-Datei importieren – nach Vorlage oder intelligent mithilfe von KI. Wir empfehlen, den Import zunächst mit einem kleine Datensatz zu testen. Wie du bei Bedarf weitere Daten wie Projekte oder Rechnungen migrierst, haben wir unten beschrieben.

Die Reihenfolge der Importe ist wichtig, da Daten teilweise aufeinander aufbauen. Starte mit Firmen, ergänze dann Kontakte, und lade schließlich potenzielle Leads in MOCO hoch.

1. Firmen

Klicke unter "Firmen" oben rechts das Import-Icon (1), um Kunden, Lieferanten und andere Firmen zu importieren (Format: Excel). Auch Privatpersonen, die Kunde oder Lieferant sind, laufen in MOCO unter dem Oberbegriff "Firmen". Wähle im zweiten Schritt, ob du mithilfe von KI die Daten intelligent importieren oder sie gemäß unserer Vorlage vorbereiten möchtest (2).

2. Kontakte

Analog zu Firmen kannst du unter "Kontakte" rechts oben die Ansprechpersonen importieren (Format: Excel). Kontakte werden automatisch vorhandenen Firmen zugewiesen, wenn der hinterlegte Firmenname übereinstimmt.

3. Leads

Genau wie Firmen und Kontakte gibt es unter "Leads" ebenfalls die Import-Option oben rechts. Allerdings steht dieser Import nur per KI zur Verfügung und muss ggf. über Einstellungen > Account > KI aktiviert werden.

Gut zu wissen

Eigene Felder: Möchtest du eigene Datenfelder importieren, lege die Eigene Felder vorher in MOCO an und achte darauf, dass die Excel-Spalte beim Import identisch benannt ist.

Fehlerhafte Daten MOCO kennzeichnet importierte Datensätze mit einem Label. Prüfe darüber, ob Firmen, Kontakte und Leads korrekt angelegt wurden, und lösche bei Bedarf importierte Daten einfach wieder.

Weitere Daten migrieren

Projekte, Rechnungen und andere Daten müssen in der Regel nicht importiert werden. Migriere stattdessen nur, was wirklich wichtig und im Tagesgeschäft unerlässlich ist, zum Beispiel

• über die MOCO API,
• mit KI über die MCP-Schnittstelle oder
• zusammen mit einen Integrations-Partner wie AGENCYFLOW.

Projekte

In der Regel macht es nur Sinn, laufende Projekte zu erfassen. Dazu Stunden gesammelt als einzelnen Zeiteintrag pro Person nachtragen (es sind > 24 h an einem Tag möglich) und zur Info einen Stundenauszug bis dato im Projekt als Datei hochladen. Oder als Zusatzleistung "Übertrag" o.ä. im Projekt hinterlegen.

Einzelne Rechnungen nacherfassen

Um alle bisherigen Rechnungen des aktuellen Jahres auch als Einnahmen in MOCO zu haben, kann man die Rechnungen beim Kunden oder beim Projekt grob erfassen.

Für die Nachvollziehbarkeit empfehlen wir:

• Die Rechnungsnummer nach der Originalrechnung benennen (dazu Nummernkreise kurzeitig auf "manuell" stellen).
• Im Titel deutlich kennzeichnen, dass es sich nicht um die Originalrechnung handelt (z.B. "NACHERFASST").
• Als Anhang kann wahlweise der Originalbeleg hochgladen - so wird dieser direkt in das Dokument-PDF integriert.

Damit auch die Zahlungen als Einnahmen im Cashflow erscheinen
Alle Rechnungen eines Monats können in der Liste unter "Abrechnung" markiert und über die Mehrfachaktion unten links im entsprechenden Monat auf bezahlt gesetzt werden. Damit Rechnungen nicht als "überfällig" markiert werden, diese auf "ignoriert" setzen.

Nur Einnahmen darstellen

Startet man mitten im Jahr mit MOCO und möchte die Einnahmen und Ausgaben (Brutto) für den Cashflow aus den vergangenen Monaten visualisieren, erfasst man den monatlichen Betrag im jeweiligen Bereich unter "Zahlungen" > "+" > "Zahlung ohne Rechnung".

Import-Service

Wir bieten auf Anfrage einen Datenimport an. Es kann alles importiert werden, was zuvor aus dem anderen Systeme wie z.B. Spirit, Revolver, Troi, Rodeo, HQ, Harvest oder Mite in Tabellenform (XLS oder CSV) exportiert werden konnte. Erfahrungsgemäss liegen die Kosten zwischen 400.– und 1600.– und hängen massgeblich vom Umfang und der Datenqualität ab.

Wende dich an unseren Support für weitere Infos zum Ablauf.

Layout einrichten

In MOCO kannst du dein Rechnungs- und Angebotslayout schnell und einfach selbst einrichten. Die gewählten Formatierungen wirken sich durchgängig auf alle Dokumente aus.

Gehe dazu in die » Einstellungen auf "Layout" und gehe am besten so vor:

1. Briefpapier hochladen

2. Bei Bedarf eigene Schriften hochladen

3. Ränder, Formatierungen wählen

4. Weitere Einstellungsoptionen prüfen

Hinweis: Nach Layoutänderungen bereits erstellte Dokumente öffnen und neu speichern, wenn diese das neue Layout annehmen sollen.