Datenimport, Datenmigration, Layout.

Wir zeigen dir hier, wie du den pragmatischen Start mit vorhandenen Daten und CI selbst schaffst – sowie die alternativen angebotenen Services:

Bestehende Daten selbst erfassen

1. Firmen & Kontakte

Unter "Firmen" rechts oben (1) können Kunden, Lieferanten und weitere Firmen importiert werden. Auch Privatpersonen, die Kunde oder Lieferant sind, laufen offiziell unter dem Oberbegriff "Firmen". Kunden importieren

Unter "Kontakte" rechts oben können Kontakte importiert werden. Kontakte werden automatisch Firmen zugewiesen, wenn der Firmenname beim Kontakt genau matcht.

Wichtige Hinweise Die Excel-Daten, die du importieren möchtest, müssen immer der Vorlage entsprechen (2), die im Importdialogfenster verlinkt ist! Um sicherzugehen, dass die Daten wie beabsichtigt importiert werden, erst einmal eine Datei mit wenigen Kontakt importieren und danach erst die (eventuell angepasste) Datei mit allen Kontakten.

2. Projekte & Leads

In der Regel macht es nur Sinn, laufende Projekte zu erfassen. Dazu Stunden gesammelt nachtragen (es sind > 24 h an einem Tag möglich) und zur Info einen Stundenauszug bis dato im Projekt als Datei hochladen. Alternativen: Über Zapier lassen sich ohne Entwicklerkenntnisse Projekte und weitere Daten wie z.B. Leads regelmässig oder einmalig importieren. » Wir zeigen hier wie das geht. Ebenso steht die » API-Schnittstelle. zur Verfügung.

3. Einzelne Rechnungen nacherfassen

Um alle bisherigen Rechnungen des aktuellen Jahres auch als Einnahmen in MOCO zu haben, kann man die Rechnungen beim Kunden oder beim Projekt grob erfassen. Für die Nachvollziehbarkeit emfehlen wir 1.) Die Rechnungsnummer nach der Originalrechnung benennen (dazu Nummernkreise kurzfristig auf "manuell" stellen) und 2.) im Titel deutlich kennzeichnen, dass es sich nicht um die Originalrechnung handelt - z.B. "NACHERFASST" dem Titel vorneanstellen.

Alle Rechnungen eines Monats können in der Liste unter "Abrechnung" markiert und über die Mehrfachaktion unten links im entsprechenden Monat auf bezahlt gesetzt werden. Damit Rechnungen nicht als "überfällig" markiert werden, diese auf "ignoriert" setzen.

4. Nur Einnahmen darstellen

Startet man mitten im Jahr mit MOCO und möchte die Einnahmen und Ausgaben (Brutto) aus den vergangenen Monaten visualisieren, erfasst man den monatlichen Betrag im jeweiligen Bereich unter "Zahlungen" > "+" > "Zahlung ohne Rechnung".

5. Andere Optionen

Mit Programmierkenntnissen lassen sich diverse Daten auch über die API-Schnittstelle selbstständig einspielen. Ohne Entwicklerkenntnisse lassen sich auch » über Zapier Daten importieren.

Datenimport Service

Andere Daten – Kostenschätzung

Wir bieten einen Datenimport aus beliebigen anderen Systemen wie Spirit, Revolver, Troi, HQ, easyjob bis hin zu Harvest oder Mite an. Der Aufwand kann hier kleiner oder grösser ausfallen, je nachdem wie umfangreich die Importwünsche sind.

Grundsätzlich kann alles importiert werden, was zuvor aus dem anderen Systeme in Tabellenform (xls oder csv) exportiert werden konnte. Wichtig ist es, genau zu überlegen welche Daten man zwingend braucht. Erfahrungsgemäss liegen die Kosten zwischen 300.– und 1200.– und hängen auch massgeblich von der Datenqualität ab.

Für eine genauere Kostenschätzung bitte adressieren, welche Daten importiert werden sollen und einen kurzen Auszug (1 Zeile oder Beispieldaten genügen) zur Verfügung stellen. Da es sich meist um sensible Daten handelt, bieten wir für diese Abklärungen folgenden Weg an:

1. Die Daten im Account unter /uploads hochladen und im Kommentarfeld mitteilen was davon importiert werden soll bzw. welche Fragen offen sind. Zu importierende Daten für eine Kostenschätzung hochladen

2. Informiere uns über den In-App-Service oder das » Kontaktformular

3. Wir melden uns zurück nachdem wir uns die Daten/Infos angeschaut haben.

Layout selbst einstellen

In den Einstellungen unter "Layout" befinden sich zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten für ein CI-gerechtes, einheitliches Layout zu Angeboten und Rechnungen. Unter Anderem:

  • Briefpapier hochladen
  • Eigene Schriften nutzen
  • Seitenränder, Titel, Infobereich etc. einstellen
  • Felder aus MOCO lassen sich ausblenden und eigene Felder erstellen

» Zu den Einstelloptionen

Einzelne weitere konkrete Wünsche können wir in der Regel kostenlos umsetzen. Am besten via In-App-Service Screenshot schicken und nachfragen.

Layoutservice

Feintuning-Session oder Komplettservice

Sind die selbst einstellbaren Möglichkeiten nicht ausreichend (siehe oben "Layout Angebote & Rechnungen") gibt es folgende Services, die unsere Designerin betreut:

  • Live-Feintuning-Session, in der die Anforderungen besprochen, umgesetzt und live beurteilt werden können.
  • Umsetzung einer Vorlage/Look-and-feels/CI (Beispiel-PDF). Die Grund umsetzung erfolgt möglichst nah an der Vorlage. Ein gemeinsames Live-Feintuning rundet die Umsetzung effizient ab. Erfahrungsgemäss liegen die Kosten zwischen 200.– und 400.–.