Account

Allgemeines

Unter dem Rädchen rechts oben befinden sich die Einstellungen.
Agentursoftware Account

  • Unternehmensname
  • Logo – nur für die Anzeige Benutzeroberfläche (-> Rechnungslayout)
  • Account-Inhaber
  • Basisstunden pro Tag (Reguläre Arbeitsstunden pro Tag bei einem 100 %-Pensum)
  • Standard USt. in % (bzw. MWST und Rappenrundung für die Schweiz)

Währungen

Weitere Währungen (zusätzlich zur Account-Währung) können in den Einstellungen unter "Account" > "Währungen" hinzugefügt werden.
Sie können dann beim Kunden oder Projekt (für zugehörige Angebote & Rechnungen) gewählt werden. Ebenso stehen die Währungen für die Ausgabenerfassung zur Verfügung.

Eigene Felder

Daten zu Kunden, Projekt, Kontakt, Rechnung etc. können mit eigenen Feldern individuell erweitert werden. Man definiert diese in den Einstellungen (Rädchen rechts oben neben der Suche) unter "Account" > "Eigene Felder". Das eigene Feld erscheint dann als zusätzliches Formularfeld.

Individualisierung durch eigene Felder


Feld-Typen sind z.B. Einzeilige Eingabe, Mehrzeilige Eingabe, Link, Ja/Nein, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Datum. Die Eingabe eines Hinweistextes ermöglicht die erwartete Eingabe zu steuern. Englische Bezeichnungen können bei Bedarf zusätzlich erfasst werden.

Datenergänzung, Auswertung, Anzeige auf Rechnung

Neben der Haupteigenschaft der Datenergänzung zu Personal (Beispiel: Termin nächstes Mitarbeitergespräch), Projekten (Beispiel PO-Nr.) etc. haben die eigenen Felder auch weitere Nutzen:

Anzeige auf Angebot, Rechnung, Stundenauszug
Eigene Felder können so auf den Angeboten, Rechnungen und Stundenauszügen im Info-Block angezeigt werden. Daten auf Kunden-,  Projekt und Rechnungsebene werden nur angezeigt, wenn das Feld vor dem Speichern des Angebots bzw. der Rechnung ausgefüllt wurde.

Auswertungen
Eigene Felder sind auch Teil der Excel-Exporte und bieten so weitere Auswertungsoptionen.

Für gezielte Suche nutzen
Die über eigene Felder eingegebenen Daten sind durchsuchbar. Beispielsweise kann man so schnell Personen, die bestimmte Skills haben, finden: Eigenes Feld "Skills" mit Mehrfachauswahl auf Personal/Person erstellen.Über die globale Suche (Lupe rechts oben – oder Shift + 7) werden dann bei Eingabe einer Eigenschaft alle entsprechenden Personen gelistet.

» Nutzen mit Labels vergleichen

Nummernkreise

In den Einstellungen unter "Account" > "Nummernkreise" kannst du festelegen, ob die Nummer für Kunden, Projekte, Angebote, Rechnungen und Ausgaben manuell verwaltet oder automatisiert werden sollen.

Optionale Einstellung manuelle oder automatisierte Nummernkreise



Automatische Nummerierung
Die Zusammensetzung kann definiert und die Nummerierung bei einer bestimmten Nummer gestartet bzw. fortgesetzt werden.
Tipps für die Wahl des Rechnungsnummernkreises

Pflicht zur Rechnungsnummer D – A – CH
 Deutschland verlangt gemäss § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummerierung. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Eine lückenlose Abfolge dieser Rechnungsnummer ist aber nicht zwingend, gemäss Umsatzsteuer-Anwendungserlass
siehe auch http://www.akademie.de/wissen/fortlaufende-rechnungsnummer

Auch in Österreich ist dem Umsatzsteuergesetz eine einmalige Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation Pflicht.

In der Schweiz brauchen die Rechnungen aus steuerlicher Sicht keine Nummer. Siehe dazu den Artikel auf dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.

2FA

Für den Account kann eine 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) aktiviert werden.

Die Funktionsweise der 2-Faktor-Authentifizierung
Die 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie stellt sicher, dass nur der jeweilige Benutzer auf sein Konto und sensible Daten zugreifen kann – auch wenn eine andere Person das persönliche Passwort kennt. Voraussetzung ist, dass jeder Benutzer eine Mobile App zur Authentifikation wie z.B. Authy oder Google Authenticator auf seinem Smartphone installiert.

Für den Zugriff auf sensible Bereiche* innerhalb von MOCO wird eine Code-Eingabe vom Benutzer angefordert. Dieser Code ist vom Benutzer auf seinem Smartphone via App abrufbar und ändert sich alle 30 Sekunden.

Aktivierung der 2FA in MOCO
  • Die 2FA in den Einstellungen unter "Erweiterungen" > "2FA" generell aktivieren.
    Bitte den Recovery Code gut aufbewahren.
  • Nach Aktivierung müssen alle Benutzer ihren Zugriff bestätigen, wenn sie auf sensible Bereiche* zugreifen möchten .
Sobald man sich angemeldet hat, wird man alle 24 Stunden erneut nach dem Überprüfungscode gefragt. Bevorzugt man einen anderen Zeitraum, einfach bei uns melden - wir stellen das gerne individuell ein.
2-faktor-authentifizierung für die agentursoftware moco

*Sensible Bereiche sind alle Bereiche ausser "Zeiterfassung", "Kontakte" und das eigene Profil. Diese sind von der 2FA ausgenommen und weiterhin wie gewohnt und ohne zusätzlichen Code verfügbar.


Wechsel auf neues Smartphone oder Authenticator App
Jeder Benutzer findet in seinem Profil einen Recovery Code. Mit der Eingabe dieses Codes in der MOCO Code-Abfrage, wird 2 FA zurückgesetzt und kann neu aufgesetzt werden.

E-Mail

E-Mails aus MOCO über eigenen Mailserver versenden


Standardmässig verschickt MOCO Angebote und Rechnungen über den MOCO-Server.
Vorteil: Man muss sich um nichts kümmern
Nachteil: Der Kunde erhält die E-Mail mit Absendername des Benutzers aber die Absender-E-Mail lautet noreply@mocoapp.com

Über eigenen Server verschicken
In den Einstellungen unter "Erweiterungen" > "E-Mail" kann man einen Versand via SMTP einrichten.

Versand über eine eigene, zentrale E-Mail-Adresse
Der Versand erfolgt dann bei allen Dokumenten über die zentrale verifizierte E-Mail-Adresse. Diese ist idealerweise neutral und allgemein (z.B. buero@ ...) Als Absender wird der Name des Versenders im Postfach des Empfängers angezeigt.
Geht der Empfänger der E-Mail auf "Antworten", wird die Antwort direkt an die individuelle Versender-E-Mail geschickt.

Zusätzliche Optionen
  • Einstellbares E-Mail-Absenderformat
  • Eine einheitliche Antwortadresse
E-Mail-Text/Signatur
Ein E-Mail-Signatur wird in den Einstellungen jeweils zu Angeboten und Rechnungen definiert.
Hier können Variablen genutzt werden (aufrufbar über die geschweifte Klammer "{").

Hilfestellung zu
Office 365 mit MFA (Multi-Factor Authentication)

Smart Filter

Was sind Smart Filter

Wählbarer  Smart Filter "Ohne Label"
Möchte man in verschiedenen Bereichen einen Hinweis darauf, wenn Objekte nicht gelabelt wurden, kannst du in den Einstellungen > Account > Smart Filter die Anzeige eines Smart Filter "Ohne Label" wählen. Nach betreffenden Projekten, Rechnungen etc. lässt sich so gezielt filtern.

Mehr zu Einstellungen...
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