Account
Allgemein | KI (Beta) | Eigene Felder | Nummernkreise | E-Mail (Versand) | E-Mail (Signatur) | Smart Filter | To-dosAllgemein
Unter dem Rädchen rechts oben befinden sich die Einstellungen.
Einstellungen > Account > Allgemein
Unter "Allgemein" kannst du allgemeine Einstellungen verwalten wie z.B.
Einstellungen > Account > Allgemein
Unter "Allgemein" kannst du allgemeine Einstellungen verwalten wie z.B.
- Unternehmensname
- Logo – nur für die Anzeige Benutzeroberfläche » Rechnungslayout
- Accountinhaber
- Sprache Mehr zu den Sprachen für die Benutzeroberfläche und Kundenkorrespondenz
- Basisstunden pro Tag (Reguläre Arbeitsstunden pro Tag bei einem 100 %-Pensum)
KI (Beta)
Einstellungen > Account > KI
Alle KI-Funktionen sind optional (Opt-in). Du entscheidest, ob und wie du sie nutzt. In der Beta-Phase kannst du die neuen Funktionen kostenlos ausprobieren.
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Alle KI-Funktionen sind optional (Opt-in). Du entscheidest, ob und wie du sie nutzt. In der Beta-Phase kannst du die neuen Funktionen kostenlos ausprobieren.
Zeiterfassung per Spracheingabe
In der Zeiterfassung im Browser oder auch auf deinem iPhone kannst du per Spracheingabe Infos zu einzelnen Zeiteinträgen – oder direkt deinen ganzen Arbeitstag – einsprechen. Die KI analysiert, erstellt Projektzeiten und erfasst die Arbeitszeit.
Kommentare per Spracheingabe
Die Spracheingabe ist auf allen Seiten mit Kommentar-Bereich verfügbar. Spreche zum Beispiel nach einem Sales- oder Kundentelefonat die wichtigsten Infos einfach ein. Die KI verarbeitet die Eingabe und erstellt für dich einen fehlerfreien Kommentar.
Intelligenter Import für Firmen
Die KI-Importoption ermöglicht es, einfach vorhandene Daten zu importieren – ohne sie nach der Excel-Dateivorlage anpassen zu müssen.
Anbindung an ChatGPT und Claude (MCP)
Aktiviere in den Einstellungen von Chat GPT oder Claude die Verbindung. Dein LLM kann dann auf die MOCO-Daten zugreifen und entlang deiner Zugriffsrechte Infos liefern, Auswertungen erstellen und Änderungen vornehmen.
Eigene Felder
Einstellungen > Account > Eigene Felder
Daten zu Kunden, Projekt, Kontakt, Rechnung etc. können mit eigenen Feldern individuell erweitert werden.
Man definiert diese in den Einstellungen (Rädchen rechts oben neben der Suche) unter "Account" > "Eigene Felder". Das eigene Feld erscheint dann als zusätzliches Formularfeld.
Feld-Typen sind z.B. Einzeilige Eingabe, Mehrzeilige Eingabe, Link, Ja/Nein, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Datum. Die Eingabe eines Hinweistextes ermöglicht die erwartete Eingabe zu steuern. Bezeichnungen für die Alternativsprache können bei Bedarf zusätzlich erfasst werden.
Datenergänzung, Auswertung, Anzeige auf Rechnung
Neben der Haupteigenschaft der Datenergänzung (z.B. zu Personal: Termin nächstes Mitarbeitergespräch), Projekt: Bestellnummer) haben die eigenen Felder auch diesen Nutzen:
Optionale Anzeige auf Angebot, Rechnung, Stundenauszug
Eigene Felder können so auf den Angeboten, Rechnungen und Stundenauszügen im Info-Block angezeigt werden. Daten auf Kunden-, Projekt und Rechnungsebene werden nur angezeigt, wenn das Feld vor dem Speichern des Angebots bzw. der Rechnung ausgefüllt wurde.
Auswertungen
Eigene Felder sind auch Teil der Excel-Exporte und bieten so weitere Auswertungsoptionen.
Für gezielte Suche nutzen
Die über eigene Felder eingegebenen Daten sind durchsuchbar. Beispielsweise kann man so schnell Personen, die bestimmte Skills haben, finden: Eigenes Feld "Skills" mit Mehrfachauswahl auf Personal/Person erstellen.Über die globale Suche (Lupe rechts oben – oder Shift + 7) werden dann bei Eingabe einer Eigenschaft alle entsprechenden Personen gelistet.
» Nutzen mit Labels vergleichen
» Eigene Felder für Kostenstellen benutzen
Optionale Anzeige auf Angebot, Rechnung, Stundenauszug
Eigene Felder können so auf den Angeboten, Rechnungen und Stundenauszügen im Info-Block angezeigt werden. Daten auf Kunden-, Projekt und Rechnungsebene werden nur angezeigt, wenn das Feld vor dem Speichern des Angebots bzw. der Rechnung ausgefüllt wurde.
Auswertungen
Eigene Felder sind auch Teil der Excel-Exporte und bieten so weitere Auswertungsoptionen.
Für gezielte Suche nutzen
Die über eigene Felder eingegebenen Daten sind durchsuchbar. Beispielsweise kann man so schnell Personen, die bestimmte Skills haben, finden: Eigenes Feld "Skills" mit Mehrfachauswahl auf Personal/Person erstellen.Über die globale Suche (Lupe rechts oben – oder Shift + 7) werden dann bei Eingabe einer Eigenschaft alle entsprechenden Personen gelistet.
» Nutzen mit Labels vergleichen
» Eigene Felder für Kostenstellen benutzen
Direkt aktivierbare Felder
MOCO bringt einige Felder direkt mit, die du bei Bedarf aktivieren kannst. Sie lassen sich einheitlich nutzen und stehen nach der Aktivierung in den passenden Bereichen zur Verfügung.
- Externe Projektnummer (BT-11)
Eine externe Projektnummer gibst du als Dienstleister an, wenn ein Kunde dies als Projekt-Referenz für seine interne Zuordnung wünscht. - Vertragsnummer (BT-12)
Eine Vertragsnummer gibst du als Dienstleister ebenfalls auf Wunsch deines Kunden an. - Bestellnummer (BT-13)
Eine Bestellnummer (auch: PO-Nummer) gibst du als Dienstleister auf der Rechnung an, wenn ein Kunde intern mit "Bestellungen" arbeitet.
Für E-Rechnungen relevant
Die aktivierbaren Felder werden in E-Rechnungen als strukturierte Informationen mitgegeben.
Bezeichnung wählen
Für aktivierbare Felder kannst du bei Bedarf auch eine andere passende Bezeichnung verwenden – wenn das besser zu eurer Arbeitsweise oder bisherigen Benennung passt.
Im Projekt, Angebot und auf Rechnungen nutzen
Die aktivierten Felder stehen im Projekt zur Verfügung und können auch in Angeboten und Rechnungen genutzt werden. Ist ein Wert bereits im Projekt erfasst, wird er für projektbezogene Dokumente übernommen. Bei Bedarf kann die Angabe im jeweiligen Dokument auch überschrieben werden.
Bei Dokumenten ohne eindeutigen Projektbezug
Bei Dokumenten ohne eindeutigen Projektbezug – zum Beispiel auf Kundenebene oder über mehrere Projekte – kann MOCO keinen eindeutigen Wert vorausfüllen. Ergänze den Wert in solchen Fällen direkt im jeweiligen Dokument.
Nummernkreise
Einstellungen > Account > Nummernkreise
Hier legst du fest, ob die Nummern für Kunden, Projekte, Angebote, Rechnungen und Ausgaben manuell verwaltet oder nach deinen Vorgaben automatisiert vergeben werden sollen.
Automatische Nummerierung
Die Zusammensetzung kann definiert und die Nummerierung bei einer bestimmten Nummer gestartet bzw. fortgesetzt werden.
Tipps für die Wahl des Rechnungsnummernkreises
Die Zusammensetzung kann definiert und die Nummerierung bei einer bestimmten Nummer gestartet bzw. fortgesetzt werden.
Tipps für die Wahl des Rechnungsnummernkreises
Pflicht zur Rechnungsnummer D – A – CH
Deutschland verlangt gemäss § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummerierung. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Eine lückenlose Abfolge dieser Rechnungsnummer ist aber nicht zwingend, gemäss Umsatzsteuer-Anwendungserlass
siehe auch http://www.akademie.de/wissen/fortlaufende-rechnungsnummer
Auch in Österreich ist dem Umsatzsteuergesetz eine einmalige Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation Pflicht.
In der Schweiz brauchen die Rechnungen aus steuerlicher Sicht keine Nummer. Siehe dazu den Artikel auf dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.
Deutschland verlangt gemäss § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummerierung. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Eine lückenlose Abfolge dieser Rechnungsnummer ist aber nicht zwingend, gemäss Umsatzsteuer-Anwendungserlass
siehe auch http://www.akademie.de/wissen/fortlaufende-rechnungsnummer
Auch in Österreich ist dem Umsatzsteuergesetz eine einmalige Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation Pflicht.
In der Schweiz brauchen die Rechnungen aus steuerlicher Sicht keine Nummer. Siehe dazu den Artikel auf dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.
E-Mail (Versand)
Einstellungen > Account > E-Mail
Hier können verschiedene Einstellungen zum E-Mail-Versand getroffen werden. Zu Versand, E-Mail-Adressen, Anzeige, Antwortadressen, BCC und Signatur-Logo.
Versand über MOCO
Standardmässig verschickt MOCO Angebote und Rechnungen über den MOCO-Server. Vorteil: Man muss sich um nichts kümmern, kannst Anzeige, BCC, Antwort-E-Mail-Adresse etc. wählen – als Absender E-Mail-Adresse wird noreply@mocoapp.com angezeigt.
Versand über eigene Domain
Als Alternative zum Versand über MOCO lassen sich Mails auch über deine eigene Domain bzw. die in MOCO hinterlegten Benutzer E-Mail-Adressen versenden. Dazu verifizierst du einmalig deine Domain.
Domain einrichten
Die Einrichtung setzt einen Zugang zur Domainverwaltung voraus. Von MOCO angezeigte Angaben müssen übertragen werden. Nach Verifizierung können Angebote und Rechnungen direkt über die (in MOCO erfassten) Benutzer-E-Mail-Adressen verschickt werden. Diese muss auf die verifizierte Domain lauten – andernfalls wird die Standard-E-Mailadresse als Fallback für den Versand verwendet. Weitere Infos
MOCO protokolliert den Mailversand. Möchtest du für dich eine Mailkopie in deinem Mailclient haben, nutze die BCC-Option.
Domain einrichten
Die Einrichtung setzt einen Zugang zur Domainverwaltung voraus. Von MOCO angezeigte Angaben müssen übertragen werden. Nach Verifizierung können Angebote und Rechnungen direkt über die (in MOCO erfassten) Benutzer-E-Mail-Adressen verschickt werden. Diese muss auf die verifizierte Domain lauten – andernfalls wird die Standard-E-Mailadresse als Fallback für den Versand verwendet. Weitere Infos
MOCO protokolliert den Mailversand. Möchtest du für dich eine Mailkopie in deinem Mailclient haben, nutze die BCC-Option.
Sonstige Einstellungen
Absender-Anzeige
Standardmässig wird dem Empfänger als Absender der Name des Versenders angezeigt. Als Absender kann alternativ der Firmenname angezeigt werden.
Antwort-Adresse
Geht der Empfänger auf "Antworten", wird die Antwort direkt an die individuelle Versender-E-Mail geschickt. Alternativ kann eine einheitliche Antwort- E-Mail-Adresse gesetzt werden.
BCC-Adresse
Zusätzlich können bei Bedarf auch eine oder mehrere BCC-Adressen vordefiniert werden (im Versanddialog auch wieder entfernbar für Einzelfälle).
E-Mail (Signatur)
Einstellungen > Account > E-Mail
Bild (Logo) für E-Mail-Versand hinterlegen
Möchtest du ein Bild innerhalb der Signatur nutzen, das Bild in den E-Mail-Einstellungen hinterlegen. Es lässt sich dann in den verschiedenen Standard-E-Mailtexten über die Variablen (tippe { ) einfügen (1).
Standard E-Mail-Text & Signatur definieren
- Die Standard E-Mail-Texte inkl. Signatur (in der Regel Absenderdaten wie Firmenadresse und Kontakt) definierst du in den Einstellungen im jeweiligen Bereich zu Angebote und Rechnungen.
- Für die Personalisierung die Variablen nutzen (aufrufbar über die geschweifte Klammer "{").
- Texte können auch eingefärbt bzw. ein Link hinterlegt werden (2) Die Farben richten sich nach den Werten, die unter "Layout" > Allgemein" definiert sind.
Smart Filter
Einstellungen > Account > Smart Filter
Wählbarer Smart Filter "Ohne Label"
Möchte man in verschiedenen Bereichen einen Hinweis darauf, wenn Objekte nicht gelabelt wurden, kannst du in den Einstellungen > Account > Smart Filter die Anzeige eines Smart Filter "Ohne Label" wählen. Nach betreffenden Projekten, Rechnungen etc. lässt sich so gezielt filtern.
Was sind Smart Filter?
Smart Filter sind gezielte Filteroptionen mit dem Ziel der Erledigung.
Wählbarer Smart Filter "Ohne Label"
Möchte man in verschiedenen Bereichen einen Hinweis darauf, wenn Objekte nicht gelabelt wurden, kannst du in den Einstellungen > Account > Smart Filter die Anzeige eines Smart Filter "Ohne Label" wählen. Nach betreffenden Projekten, Rechnungen etc. lässt sich so gezielt filtern.
Was sind Smart Filter?
Smart Filter sind gezielte Filteroptionen mit dem Ziel der Erledigung.
Beispielsweise bei Projekten : Über Budget, Über Zieltermin, Verrechenbar, ist ohne Abrechnungsplan.
To-dos
Einstellungen > Account > To-dos
Hier aktivierst/deaktivierst du die Nutzung von To-dos für die einzelnen Bereiche. To-dos grenzen sich von Taskmanagement & Collaboration ab, da sie vorwiegend administrativen Charakter haben.
Mehr zu den To-dos
Hier aktivierst/deaktivierst du die Nutzung von To-dos für die einzelnen Bereiche. To-dos grenzen sich von Taskmanagement & Collaboration ab, da sie vorwiegend administrativen Charakter haben.
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