Buchhaltung

MOCO konzentriert sich auf das Projektbusiness und bietet eine einfache Buchhaltungsvorbereitung, die im normalen Arbeitsalltag nicht belastet, den Aufwand der Buchhaltung reduziert und den parallelen Überblick sicherstellt.

▶️ Tobias von MOCO stellt die aktivierbare Buchhaltung in diesem Video vor

Einstellungen > Buchhaltung > Allgemein

Neutraler Buchhaltungsexport im CSV-Format, der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen der Buchhaltung für den Import zur Verfügung gestellt wird.

Individuelle Erweiterung
Um eigene Felder (Rechnungsebene – Typ Einfachauswahl und Einzeiliger Text) wird der CSV automatisch erweitert.

CSV-Export im DATEV-Format (genannt "Buchungsstapel"), der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen dem Steuerberater zur Verfügung gestellt wird. Der Steuerberater importiert den Buchungsstapel in DATEV (z.B. Kanzlei Rechnungswesen und DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen).

Rechnungsdaten inkl. Belege werden per Klick direkt an DATEV Unternehmen online übertragen. Nach der Bereitstellung kannst du oder deine Steuerberatung die Daten dann als Buchungsvorschläge abholen – abhängig davon, ob die Finanzbuchführung mit DATEV bei dir oder deiner Steuerberatung erfolgt.
 
Voraussetzungen

1. Deine Steuerberatung hat den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in DATEV für dich bestellt und eingerichtet. Erledigst du die Finanzbuchführung selbst, kannst du den Rechnungsdatenservice 1.0 eigenständig in Betrieb nehmen. Nähere Informationen dazu findest du » hier.  DATEV bietet für die Bestellung des Datenservices und die Einrichtung in DATEV eine kostenfreie Unterstützung an.

2. In DATEV Unternehmen online ist die erweiterte Bearbeitungsform aktiviert (siehe Abbildung).


3. Nach Auswahl und Speichern von "Direktübertragung an DATEV Unternehmen Online" ist eine DATEV Authentifizierung nötig. Dafür benötigst du DATEV SmartLogin. Einen Zugang zu DATEV SmartLogin erhältst du nach erfolgreicher Bestellung der Schnittstelle. Solltest du bereits über einen DATEV SmartLogin-Zugang verfügen, wird dieser im Rahmen des Inbetriebnahmeprozesses mit den notwendigen Rechten versehen.

4. Bei Fehlermeldungen geben wir hier Hilfestellung

Hinweis: Sobald die Verbindung eingerichtet, einen Export erstellen. Mit dem Export vergibt DATEV ein "Langzeittoken" , so dass man sich nicht jedes Mal neu einloggen muss.

Export, der auf die Buchhaltungssoftware BMD (Österreich) ausgerichtet ist. Ein- und Ausgangsrechnungen (Rechnungsdaten und Belege) können von MOCO exportiert und anschliessend von der buchhaltung/Steuerberatung nach BMD importiert werden. Die strukturierten Rechnungsdaten (CSV) sind BMD-spezifisch aufbereitet.

Tipp für den Import nach BMD
Sind alle Belege entzippt im selben Ordner wie die CSV-Datei, kann BMD die Belege direkt zuordnen.

Nachdem du die Buchhaltungsoption gewählt hast, hinterlege in Absprache mit deiner Buchhaltung Konten etc. Danach ist MOCO bereit, für den Buchhaltungsexport.

» Eingangsrechnungen vorbereiten und exportieren
» Ausgangsrechnungen vorbereiten und exportieren

Unter "Allgemein" trägst du die Standardkonten ein, die als Fallback greifen sollen.

Wählst zu "Kundennummern falls vorhanden" wird die Kundennummer als Standard gesetzt. Die Kundennummer ist automatisiert – oder manuell verwaltbar)

Steuerschlüssel
Codes für die Steuerschlüssel eintragen.

Wähle das Standardkonto. Dieses ist immer überschreibbar.

Die Debitoren-Nummern bzw. Debitorenkonten lassen sich an vier Orten verwalten oder ändern:
a) im Formular des Kunden
b) in den Einstellungen unter "Buchhaltung"
c) unter "Abrechnung" > "Buchhaltung" >"Konten" (auf-und absteigend sortierbar).
d) Im letzten Schritt direkt vor dem Export kannst du noch ein abweichendes Konto in der Liste setzen.
Mit dem Kunden-Import kannst du die Debitoren-Nummern mitimportieren.

(1) Spalten sortierbar
(2) Über den Smartfilter erkennst du wie viele Kunden mit dem Standardkonto geführt werden. Dies kann das eingetragene Standardkonto oder wenn gewählt die Kundennummer sein.
(3) Die Konten lassen sich über das Dropdown auch immer überschreiben

Wähle unter "Allgemein" das Standardkonto.

Erlöskonten für die Steuerschlüssel verwaltest du in den Einstellungen unter "Buchhaltung" > Allgemein.

Weitere Erlöskonten sind derzeit eingeschränkt verwaltbar: Erlöskonto können falls abweichend vom Standard pro Rechnung vor dem Export (unter Abrechnung > Buchhaltung) gesetzt werden. Weitere Optionen (z.B. Erlöskonten auf Rechnungspositions-Ebene) sind auf der langfristigeren Roadmap.

Workaround mit Labels:
Die Labels mit denen Rechnungen markiert/kategorisiert werden, stehen auch im Buchhaltungsbereich zur Verfügung (Filterung im Seitemenü + im manuellen Export).

Wähle das Standardkonto, das automatisch gesetzt wird, wenn kein Kreditor (Lieferant) zugewiesen ist (= Fallback) bzw. dieser keine Kreditorennummer hinterlegt hat.

Kreditoren-Nummern lassen sich an diesen Orten verwalten:
1) im Formular des Lieferanten
2) in den Einstellungen unter "Buchhaltung"
3) unter "Ausgaben" > "Buchhaltung" > "Konten" (auf-und absteigend sortierbar).

Mit dem Lieferanten-Import kannst du die Kreditoren-Nummern mitimportieren.

In den Einstellungen unter Buchhaltung > Allgemein wählst du das Standardkonto, das gesetzt wird, wenn keine Aufwandskonten hinterlegt sind.

Kategorien können in den Einstellungen unter Buchhaltung > Aufwände aktiviert – und Aufwandskonten hinterlegt werden.

Nach der Aktivierung (1) erfasst du die Kategorien (2) und kannst bei Bedarf auch Sachkontenvorschläge (z.B. SKR 03 oder SKR 04) über den blauen Link "Vorschläge für Aufwandskonten nutzen?" abfüllen lassen. Der gewählte Standard-Steuersatz ist bei Wahl der Kategorie automatisch vorausgewählt.

 KOST1 und KOST2 in DATEV werden befüllt

Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen (siehe Beispielbild aus DATEV) können überr MOCO die Felder KOST1 und KOST2 belegt werden.

Wird übertragen wenn Rechnung direkt zum Projekt erstellt wurde. 

Über ein eigenes Feld (Typ Einfachauswahl oder Einzeilige Angabe) auf Projekt oder Rechnung bzw. auf der Ausgabe kannst du individuelle Kostenstellen zur Auswahl definieren (1).

Es ist dann in den Einstellungen über das Dropdown für das Mapping auswählbar (2)
Wenn du am Zielort dann die gewünschte Kostenstelle auswählst (3), wird sie mit dem Buchhaltungsexport übertragen.

Einstellungen > Buchhaltung > Steuersätze

Hier findest du die Steuersätze, die automatisch von MOCO (passend zum gewählten Land bei Accounterstellung) hinzugefügt wurden.

Standard-Steuersatz
Zu Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist hier ein Standard vorausgewählt. Den Standard-Steuersatz kannst du bei Bedarf anpassen (z.B. auf 0 % wenn du Kleinunternehmer bist).

Weitere Steuersätze hinzufügen
Weitere Steuersätze ergänzt du, wenn du in einem anderen Land auch als Unternehmen angemeldet bist.
Beachte: Ausgabenbeträge aus Ausland und EU, die Steuern inkludieren erfasst du immer mit dem Bruttobetrag 0 % (EU) oder 0 % (Ausland) erfasst, wenn du die Steuer nicht mehr zurückholen kannst.

Weitere Infos zu Steuersätze und Reverse Charge