Buchhaltung

MOCO konzentriert sich auf das Projektbusiness und bietet eine einfache Buchhaltungsvorbereitung, die im normalen Arbeitsalltag nicht belastet, den Aufwand der Buchhaltung reduziert und den parallelen Überblick sicherstellt.

▶️ Tobias von MOCO stellt die aktivierbare Buchhaltung in diesem Video vor

Einstellungen > Buchhaltung > Allgemein

Neutraler Buchhaltungsexport im CSV-Format, der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen der Buchhaltung für den Import zur Verfügung gestellt wird.

Individuelle Erweiterung
Um eigene Felder (Rechnungsebene – Typ Einfachauswahl und Einzeiliger Text) wird der CSV automatisch erweitert.

CSV-Export im DATEV-Format (genannt "Buchungsstapel"), der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen dem Steuerberater zur Verfügung gestellt wird. Der Steuerberater importiert den Buchungsstapel in DATEV (z.B. Kanzlei Rechnungswesen und DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen).

Rechnungsdaten inkl. Belege werden per Klick direkt an DATEV Unternehmen online übertragen. Nach der Bereitstellung kannst du oder deine Steuerberatung die Daten dann als Buchungsvorschläge abholen – abhängig davon, ob die Finanzbuchführung mit DATEV bei dir oder deiner Steuerberatung erfolgt.
 
So klappt die Einrichtung:

1. Deine Steuerberatung hat den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in DATEV für dich bestellt und eingerichtet. Erledigst du die Finanzbuchführung selbst, kannst du den Rechnungsdatenservice 1.0 eigenständig in Betrieb nehmen. Nähere Informationen dazu findest du » hier.  Da die Einrichtung in DATEV nicht so einfach ist, bietet DATEV für die Bestellung des Datenservices und die Einrichtung in DATEV Unterstützung an.

2. In DATEV Unternehmen online ist die erweiterte Bearbeitungsform aktiviert (siehe Abbildung).

3. Nach Auswahl und Speichern von "Direktübertragung an DATEV Unternehmen Online" ist eine DATEV Authentifizierung nötig. Dafür benötigst du DATEV SmartLogin. Einen Zugang zu DATEV SmartLogin erhältst du nach erfolgreicher Bestellung der Schnittstelle. Solltest du bereits über einen DATEV SmartLogin-Zugang verfügen, wird dieser im Rahmen des Inbetriebnahmeprozesses mit den notwendigen Rechten versehen.

4. Sobald die Verbindung eingerichtet ist, einen Export erstellen. Mit dem Export vergibt DATEV ein "Langzeittoken", sodass man sich nicht jedes Mal neu einloggen muss.
5. Bei Problemen und Fehlermeldungen Hilfeseite besuchen.

Für Unternehmen in Österreich
Export, der auf die Buchhaltungssoftware BMD (Österreich) ausgerichtet ist. Ein- und Ausgangsrechnungen (Rechnungsdaten und Belege) können von MOCO exportiert und anschliessend von der Buchhaltung/Steuerberatung nach BMD importiert werden. Die strukturierten Rechnungsdaten (CSV) sind BMD-spezifisch aufbereitet.
Weitere Infos

Tipp für den Import nach BMD
Sind alle Belege entzippt im selben Ordner wie die CSV-Datei, kann BMD die Belege direkt zuordnen.

Für Unternehmen in der Schweiz
MOCO exportiert die Rechnungen für Abacus optimiert als Zip-File (xml + PDF-Belege). Du kannst das Zip-File direkt in Abacus hochladen.
Weitere Infos

Für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen in der Schweiz
Mit der Integration macht MOCO den Workflow einfacher. Über die MOCO Datei-Schnittstelle können Rechnungsdaten im passenden Format für Banana exportiert – und dann per copy-paste nach Banana übernommen werden. Banana Buchhaltungsoption: Einrichten und Workflow

Nachdem du die Buchhaltungsoption gewählt hast, hinterlege in Absprache mit deiner Buchhaltung Konten etc. Danach ist MOCO bereit, für den Buchhaltungsexport.

» Eingangsrechnungen vorbereiten und exportieren
» Ausgangsrechnungen vorbereiten und exportieren

Unter "Allgemein" trägst du die Standardkonten ein, die als Fallback greifen sollen.

Standard Debitoren

Wählst zu "Kundennummern falls vorhanden" wird die Kundennummer als Standard gesetzt. Die Kundennummer ist automatisiert – oder manuell verwaltbar)

Erlöskonten / Steuerschlüssel
Konten und Codes für die Steuersätze eintragen.

Aktiviere den Buchhaltungsbereich unter "Allgemein". Erst dann wist du in MOCO mit Debitoren-Angaben behelligt.

Wähle das Standardkonto unter "Allgemein". Dieses ist immer überschreibbar.

Zum Start mit MOCO Debitorennummern mitimportieren
Das geht über den Firmen-Import 

1. Beim Kunden
Direkt beim Anlegen des Lieferanten oder nachträglich über "Bearbeiten" (beachte den blauen Link "Weitere Optionen").
2. Im Buchhaltungsbereich (Abrechnung > Buchhaltung > Konten)
Hier hast du die Liste aus den Einstellungen gespiegelt. Per Klick auf den Filter "Standardkonto" (2) siehst du, für welche Kunden noch das gesetzte Standardkonto als Fallback (siehe oben) gesetzt ist. Die Liste ist auch auf- und absteigend sortierbar (1). So lässt sich schnell herausfinden, welche Debitorenkonten evtl. noch fehlen. Sie können hier direkt über Doppelklick auf "Konto" (3) gesetzt werden.

3. Direkt vor dem Buchhaltungsexport 
Achtung: Diese Änderung wird nur für die betreffende Ausgabe gespeichert und setzt nicht die Nummer beim Kunden.

Standardkonto eintragen
Wähle unter Buchhaltung > Allgemein das Standardkonto, das automatisch gesetzt wird, wenn bei einer Ausgabe kein Lieferant gewählt (= Fallback) – bzw. keine Kreditorennummer zum Lieferant erfasst ist.

Zum Start mit MOCO Kreditorennummern mitimportieren
Das geht über den Firmen-Import 

MOCO geht davon aus, dass die Kreditorennummern ausserhalb von MOCO – in der Regel über die Buchhaltung – vergeben werden. Sie lassen sich direkt beim Anlegen eines Lieferanten eintragen oder nachträglich setzen. Kreditoren-Nummern lassen sich an folgenden Orten manuell verwalten:

1. Beim Lieferanten
Direkt beim Anlegen des Lieferanten oder nachträglich über "Bearbeiten" (beachte den blauen Link "Weitere Optionen").
2. Im Buchhaltungsbereich (Ausgaben > Buchhaltung > Konten)
Hier hast du die Liste aus den Einstellungen gespiegelt. Per Klick auf den Filter "Standardkonto" siehst du, für welche Lieferanten noch das gesetzte Standardkonto als Fallback (siehe oben) gesetzt ist. Die Liste ist auch auf- und absteigend sortierbar. So lässt sich schnell herausfinden, welche Kreditorenkonten evtl. noch fehlen. Sie können hier direkt über Doppelklick auf "Konto" gesetzt werden.

3. Direkt vor dem Export
Als letzte Möglichkeit kannst du die Nummern direkt in der Liste vor dem Export überschreiben. Achtung: Diese Änderung wird nur für die betreffende Ausgabe gespeichert und setzt nicht die Nummer beim Lieferanten.

Kreditorennummern automatisch vergeben lassen
Bitte melde dich, falls du diese Option bevorzugen würdest – bei grösserem Bedarf wirkt sich das direkt auf die Weiterentwicklung aus.

Leistungen kannst du beliebig benennen. Sie können zum Beispiel in Projekten umbenannt oder in Angeboten frei definiert werden. Kategorien ermöglichen es, ein Raster über alle Leistungen zu legen. Über dieses Raster kannst du Einnahmen auswerten und bei Bedarf Kostenstelle und Erlöskonto an die Buchhaltung übergeben. 

Jeder Account kann nach Aktivierung der Option selbst entscheiden, wie er die Kategorisierung der Leistungen nutzt bzw. welche der drei Ebenen für das eigene Unternehmen relevant sind.

Den Leistungen zuweisen
Die hinterlegten Kategorien weist du über das Icon-Label bei den Leistungen zu. Die Zuweisung kann an jedem Ort erfolgen und zieht sich – einmal vergeben – bis zur Rechnung durch.  Sie kann bei Bedarf auch noch in jedem Schritt bis zur Rechnung überschrieben werden.

Kategorien können ohne weitere Angaben definiert werden. So lassen sich die Einnahmen simpel nach Kategorie auswerten (über den regulären Rechnungsexport auch ohne Nutzung des Buchhaltungsbereichs).

DATEV: Die Rechnungspositionen werden nach Kategorie gruppiert und jeweils ein Buchungssatz angelegt. Dies ist in MOCO unter "Abrechnung" > "Buchhaltung" über den Tooltip nachvollziehbar:
 

Entscheide, ob du für die vorbereitende Buchhaltung Erlöskonten erfassen möchtest. Dies ist eine weitere Ebene, die dir über die Kategorien für die Buchhaltungsvorbereitung zur Verfügung steht. 

DATEV: Hinterlegte Erlöskonten werden mitgegeben (ansonsten greift das Standardkonto). 

Definierst du fürs interne Controlling Kostenstellen, hinterlege für die Kategorien deine Kostenstellen.

DATEV: Hinterlegte Kostenstellen können an KOST1 oder KOST 2 übermittelt werden, indem du als Typ "Leistung (Kategorie Kostenstelle)" auswählst. Einstellungen Kostenstellen

Erlöskonto können auch pro Rechnung vor dem Buchhaltungsexport (unter Abrechnung > Buchhaltung) gesetzt werden.

Workaround mit Labels:
Die Labels mit denen Rechnungen markiert/kategorisiert werden, stehen auch im Buchhaltungsbereich zur Verfügung (Filterung im Seitemenü + im manuellen Export).

Einstellungen > Buchhaltung > Aufwände

Nach Kategorie auswerten
Unter Ausgaben erfasste Belege können auf Positionsebene kategorisiert und nach Kategorie ausgewertet werden. Die Positionsebene ist aber in der Regel vor allem für buchhalterische Aufwandskonten relevant. Für eine einfache Auswertung auf Ausgabenebene und Kostenstellen empfiehlen sich die Budgets.

Fallback ist immer "Standard für Aufwände"

In den Einstellungen unter Buchhaltung > Allgemein wählst du das Standardkonto, das gesetzt wird, wenn keine Aufwandskonten hinterlegt sind.

Kategorien aktivieren und erfassen
Nach der Aktivierung (1) erfasst du die Kategorien (2) und kannst bei Bedarf auch Sachkontenvorschläge (z.B. SKR 03 oder SKR 04) über den blauen Link "Vorschläge für Aufwandskonten nutzen?" abfüllen lassen. Der gewählte Standard-Steuersatz ist bei Wahl der Kategorie automatisch vorausgewählt.

Mit den aktivierten Kategorien für Erlöse und hinterlegten Kostenstellen, kannst du den Export der Einzelpositionen von Rechnungen unter "Abrechnung" (Spalten "Kategorie", "Kostenstelle" und "Erlöskonto") nutzen. In Excel kannst du darüber die Rechnungspositionen nach einem Typ aggregieren und auswerten.

Es kann für KOST1 und KOST 2 gewählt werden, welche Angaben an DATEV übertragen werden sollen:

a) Leistungen/Rechnungspositionen Die hinterlegten Kostenstellen, die du hier definierst: Einstellungen > Buchhaltung > Erlöse
b) Projektnummer Wird übertragen wenn Rechnung direkt zum Projekt erstellt wurde. 

c) Individuelle Steuerung über Eigene Felder Über ein eigenes Feld (Typ Einfachauswahl oder Einzeilige Angabe) auf Projekt oder Rechnung.

Beispiel zu c) Definiere über ein eigenes Felder individuelle Kostenstellen (1). Das Feld ist dann in den Einstellungen über das Dropdown für das Mapping auswählbar (2) Wenn du am Zielort dann die gewünschte Kostenstelle auswählst (3), wird sie mit dem Buchhaltungsexport übertragen.

Beispielbild zu den Feldern, die in DATEV automatisch befüllt werden:

a) Budget Wird übertragen, wenn Budgets mit Kostenstellen definiert sind.

b) Projektnummer Wird übertragen wenn Ausgabenposition einem Projekt zugewiesen wurde.
c) Individuelle Steuerung über Eigene Felder Über ein eigenes Feld (Typ Einfachauswahl oder Einzeilige Angabe) auf Projekt oder Ausgabe.

Einstellungen > Buchhaltung > Steuersätze

Hier findest du die Steuersätze, die automatisch von MOCO (passend zum gewählten Land bei Accounterstellung) hinzugefügt wurden.

Standard-Steuersatz
Zu Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist hier ein Standard vorausgewählt. Den Standard-Steuersatz kannst du bei Bedarf anpassen. Er ist jederzeit bei der Firma oder direkt auf der Rechnung nochmals anpassbar.

Weitere Steuersätze hinzufügen
Weitere Steuersätze ergänzt du, wenn du in einem anderen Land auch als Unternehmen angemeldet bist.
Beachte: Ausgabenbeträge aus Ausland und EU, die Steuern inkludieren erfasst du immer mit dem Bruttobetrag 0 % (EU) oder 0 % (Ausland) erfasst, wenn du die Steuer nicht mehr zurückholen kannst.

Bist du Kleinunternehmer und deshalb steuerbefreit, wählen den Steuersatz 0 % aus. Du kannst beim Steuersatz auch einen Standard-Hinweissatz (z.B. für Deutschland "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet") erfassen, der automatisch auf jeder Rechnung angezeigt werden soll – und je nach Vorliebe die Zeilen Steuer und Brutto komplett ausblenden. Stimme den für dich rechtlich korrekten Text mit deinem Steuerbüro ab.

Für deine Rechnungsempfänger (also Kunden) im Ausland, hast du in der Regel bereits den Steuersatz korrekt vorausgewählt. Du kannst beim Steuersatz auch einen Standard-Hinweissatz (z.B. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" bzw. "VAT due to the recipient“) erfassen, der automatisch auf jeder Rechnung angezeigt werden soll – und je nach Vorliebe die Zeilen Steuer und Brutto komplett ausblenden. . Stimme den für dich rechtlich korrekten Text mit deinem Steuerbüro ab.