Exporte & Buchhaltung

Eine Exportoption für Rechnungsdaten und Belegen gibt es standardmässig in jedem Account. Aktivierst du in den Einstellungen die Buchhaltungsoption, kannst du in einem zusätzlichen Untermenüpunkt gezielt einen Buchhaltungsexport erstellen (siehe nächstes Kapitel).

Rechnungsdaten (Excel) und Belege (PDFs)

Oben rechts bietet MOCO die gefilterten Eingangsrechnungen als Excel-Exporte an und ein Sammeldownload der Belege. Im Eingang Filter mit Tastaturkürzel "F" aufrufen – oder auf Icon oben rechts klicken.

MOCO schafft mit seinem Buchhaltungsbereich die Brücke zur Buchhaltung. Eingangsrechnungen  können vorkontiert an die Buchhaltung übermittelt werden. Das ermöglicht nicht nur eine synchrone Führung von Buchhaltung & MOCO sondern reduziert auch Aufwand und Kosten in der Buchhaltung.
▶️ Tobias von MOCO stellt die aktivierbare Buchhaltung in diesem Video vor

Aktivierung & Einrichtung

Eingangsrechnungen vorbereiten und exportieren

In der Regel empfiehlt sich ein monatlicher Export. Es können aber auch individuell ausgewählte Eingangsrechnungen exportiert werden.

1. Ende Monat prüfen ob noch unerledigte Eingangsrechnungen des Monats im "Eingang" vorhanden sind und diese erledigen und nach "Archiv" (= Erledigt) verschieben. 
2. Unter "Buchhaltung" Konten in der Liste prüfen (3)
3. Die Rechnungen des Monats auswählen und mit Klick auf "Rechnungen exportieren" den Export erstellen.

Die exportierten Ausgaben sind nun nicht mehr unter "Buchhaltung" gelistet und auswählbar. Den erstellten Export kannst du unter "Exporte" (2) abrufen. Die zum Export gehörigen Ausgaben sind durch einen Klick auf den Export aufgelistet und verlinkt.

Filtern und Bearbeiten in der Liste

• "Kreditor" bezeichnet das Kreditorenkonto. Kreditoren sind auch zusätzlich im Tab "Konten" (2) verwaltbar.
  » Mehr zu Kreditoren 
• Unter "Aufwand" wird das Standardaufwandskonto angezeigt. Spezifische Aufwandskonten können bei Bedarf über Ausgaben-Kategorien vordefiniert und bei den Ausgabenpositionen vergeben werden.
  » Mehr zu Aufwandskonten

Die Übermittlung an die Buchhaltung/Steuerberatung erfolgt je nach gewählter Buchhaltungsoption manuell oder automatisch.

Manuell

Automatische Übertragung

Rechnungendaten inkl. Belege werden im Exportvorgang per Klick direkt an DATEV Unternehmen online übertragen. Nach der Bereitstellung kann der Steuerberater die Daten dann als Buchungsvorschläge abholen und weiterbearbeiten.



Eingangsrechnungsbelege mit Zahlungsart Kreditkarte, Paypal, Bar oder Lastschrift werden mit Status bezahlt an DUO übermittelt. Damit wird verhindert, dass aus Versehen eine Zahlungsanweisung in DUO erstellt wird.

Hilfestellung bei Fehlermeldungen

Für die Buchhaltung exportierte Ausgaben sind gesperrt, um eine synchrone Führung mit der Buchhaltung sicherzustellen. 

Export rückgängig machen

Einzelne Ausgaben nachträglich bearbeiten

Lieferant oder Kategorie kann auch nach Export jederzeit auf der gespeicherten Ansicht der Ausgaben angepasst werden (blaue Text-Hinweise).

Minimale Abweichungen des Betrages können vernachlässigt werden, da MOCO als Business-Steuerungstool nicht centgenau mit der Buchhaltung übereinstimmen muss. Z.B. wenn ein Mitarbeitender bei einem Spesenbeleg einen falschen Steuersatz erfasst hat.
Dann nur die Korrekturen  in der Buchhaltung vornehmen und in MOCO unterhalb der Rechnung eine Notiz zur Nachvollziehbarkeit erfassen.

Möchte man eine Ausgabe nachträglich anpassen ist dies so möglich:
Auf der Ausgabe über "Bearbeiten" (siehe Abbildung) wählen, ob eine Anpassung parallel zur Buchhaltung erfolgen oder ob die Ausgabe freigegeben und neu exportiert (oder gelöscht) werden soll. Nach gespeicherten Änderungen werden diese im Änderungsprotokoll festgehalten und es wird eine Notiz erstellt, von wem die Ausgabe freigegeben und geändert wurde.

Hinweise für erneuten Export

Sollen Ausgaben nach Bearbeitung exportiert aber NICHT übertragen werden: Wähle im Exportdialog die Checkbox für die Übermittlung DUO ab: