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Die Abschlags- und Schlussrechnung.

Was ist eine Abschlagsrechnung? Wie geht man vor? Was muss man beachten? Dem Thema Abschlagsrechnung und Schlussrechnung zu einem Projekt widmet sich dieser Artikel in kompakter Form.
 Abschlagsrechnung und Schlussrechnung Agentursoftware 
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Bei der Abschlagsrechnung wird vor der endgültigen Fertigstellung des Projekts ein prozentualer oder relativer Anteil in Rechnung gestellt.

Häufiger Fall aus der Praxis:
30–50 % der Angebotssumme wird nach Projektstart oder einem ersten Meilenstein in Rechnung gestellt. Bei Projektabschluss folgt dann die zugehörige Schlussrechnung.

Wann macht eine Abschlagsrechnung Sinn?
In der Regel werden Aufträge erst nach Abschluss – also erfolgter Leistung – abgerechnet. Handelt es sich jedoch um ein grösseres Projekt bindet das viele Ressourcen über eine längere Zeit. Da stellt sich die Frage, wie man den Cash-Flow auch in dieser "Durststrecke" gewährleisten kann, um allen Mitarbeitern auch rechtzeitig ihre Gehälter auszahlen zu können. Aus diesem Grund macht bei grösseren Projekten die Vereinbarung einer oder mehrerer Abschlagszahlungen Sinn. Auch für den Kunden kann es ein Vorteil sein, wenn er nicht am Projektende eine grosse Summe auf einmal begleichen muss.

Wie geht man vor?
Bereits in der Angebotsphase sollte man das erste Mal darüber nachdenken. Ist die Angebotssumme relativ hoch, kann man mit dem Kunden eine Abschlagszahlung vereinbart werden. Oft steht dann im Angebot zum Beispiel "50 % der Angebotssumme wird zu Beginn des Projekts fällig". Es wird dann bei Angebotsbestätigung bzw. Auftragserteilung eine entsprechende Abschlagsrechnung erstellt.

Was muss man bei einer Abschlagsrechnung beachten?
  • Eine Abschlagsrechnung ist im Grunde eine ganz normale Rechnung und muss alle üblichen Angaben enthalten. 
  • Zusätzlich sollte sie als "Abschlagsrechnung" (oder mit einem verwandten eindeutigen Begriff - z.B. "Akontorechnung") bezeichnet werden. Bei mehreren Abschlagsrechnungen sollten diese für eine gute Nachvollziehbarkeit idealerweise nummeriert werden.
  • Zu jedem Abschlagsrechnungsverfahren gehört zwingend eine Schlussrechnung.

Die Schlussrechnung
  • Eine Schlussrechnung sollte den Titel "Schlussrechnung" (oder Endrechnung) tragen. Es ist damit klar, dass zu dieser Rechnung eine oder mehrere Abschlagsrechnungen gehören. 
  • Der Abzug von Abschlagsrechnungen erfolgt unter Angabe von Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und MWST-Betrag.
  • Abschlagsrechnungen werden entweder a) vor der Schlussrechnungs-Summe netto und unter Angabe von Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und MWST-Betrag abgezogen oder b) brutto danach. 
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