Kontrolle

Kurzcheck über alle Projekte

Projektcontrolling MOCO


Wieviel wurde im Verhältnis zum Budget bereits geleistet?
Mit dem Budget-Forschrittsbalken (1) in der Projektliste hat man immer eine gute Kontrolle, wieviel vom Budget bereits geleistet wurde (Stunden = hellgrün und Zusatzleistungen = dunkelgrün. Ein Klick auf den Balken führt direkt zum detaillierteren Projektbericht.

Über den Smart Filter "Über Budget" (5) kann gezielt nach den Projekte über Budget gefiltert werden.
» Benachrichtigungsoptionen

Was ist aktuell abrechenbar?
Der grüne Betrag (2) zeigt die potentiell abrechenbaren Positionen an. Das können Stunden (Projekte nach Aufwand), Zusatzleistungen und/oder Positionen aus Abrechnungsplänen (Projekte mit Fixpreis) sein. Ein Klick führt direkt zur Abrechnungsmöglichkeit.

Über den Smart Filter "Abrechenbar" (5) kann gezielt nach den Projekte mit abrechenbaren Positionen gefiltert werden.
» Benachrichtigungsoptionen

Wieviel wurde bereits abgerechnet?
Ein kleiner grauen Balken unterhalb des Budgetfortschritts (3) zeigt an, wieviel vom Budget schon abgerechnet wurde.

Wo steht ein Zieltermin an oder wurde erreicht?
In der Projektliste wird rechts neben dem Budgetbalken ein Ausrufezeichen angezeigt (4). Bei Mouseover wird der Zieltermin angezeigt, bei Klick kann man diesen verschieben oder löschen.
Über die Smart Filters (5) kann gezielt nach Projekten gefiltert werden, die den Zieltermin erreicht haben. 
» Benachrichtigungsoption

Abgeschlossene aber noch nicht abgerechnete Projekte markieren?
Bei Bedarf kann man abgeschlossene Projekte mit einem entsprechendem erstellten Label als abgeschlossen markieren – und sich so gefiltert auf einen Klick anzeigen lassen. Nach letzter Rechnung das Projekt archivieren.

Budgetierungs-Optionen

Projekt
Ein Budget für das gesamte Projekt (Eingabe im Projektformular) ist bei Projekten nach Aufwand optional – für Fixpreisprojekte Pflicht.
» Budgetkontrolle hinsichtlich erfassten Leistungen in der Projektliste und im Projektbericht – inkl. Benachrichtigungsoptionen.
» Budgetkontrolle hinsichtlich abgerechneten Beträgen in der Projektliste
» Das Restbudget wird in Form von Reststunden in der Zeiterfassung angezeigt sofern dies aktiviert ist.

Projekt Monat und Fremdkosten budgetieren

Zusatzleistungen (i.d.R. Fremdkosten)
Ist ein Teil des Projektbudgets für Fremdkosten reserviert, kann dieser Anteil beim Projektbudget eingegeben werden (blauer Link unterhalb des Eingabefeldes)
» Der Budgetfortschritt wird anhand der erfassten Zusatzleistungen ("im Budget") im Projekt unter "Zusatzleistungen" angezeigt.
» Die Reststunden für die Zeiterfassung (Eigenleistungen) werden entsprechend reduziert.
» Die planbaren Stunden (Kapazitätsplanung) werden entsprechend reduziert.
» Neben des anteiligen Budgets gibt es auch die Option der Kostentöpfe

Monat
Für Retainer oder ein Stundenkontingent, bietet MOCO alternativ zu den aufgezählten Budgetoptionen das Monatsbudget an. Neben der Monatskontrolle im Projektbericht gibt es auch eine Benachrichtigungsoption.

Leistung & Person
Bei Bedarf können Leistungen oder Mitarbeiter budgetiert werden (1). Werden Leistungen aus einem Angebot für die Zeiterfassung übernommen, setzte MOCO automatisch die Budgets.
» Budgetkontrolle im Projektbericht (2) – inkl. Benachrichtigungsoptionen.
» Bei budgetierten Leistungen wird das Restbudget in Form von Reststunden in der Zeiterfassung angezeigt sofern dies aktiviert ist.

Budgetierung und Controlling von Leistungen


Projektgruppen

Grosse Projekte – z.B. Etats, oder Kampagnen möchte man in der Regel in kleinere Teilprojekte untergliedern. Teilprojekte entsprechen in MOCO normalen Projekten. Eine Gruppe besteht aus ausgewählten Projekten und es ist ein Gesamtbudget definiert.

Projektgruppen erstellen
Projektgruppen in den Einstellungen unter "Projekte" aktivieren. Unter "Kundenprojekte" wird dann der neue Navigationspunkt "Projektgruppen" (1) angezeigt. Dort können die Projektgruppen über den "+"-Button erstellt (2) und verwaltet werden.

Controlling/Bericht
Die Kontrolle zu Leistungsfortschritt & Abrechnungsfortschritt in der Übersichtsliste (3) sowie Gesamtbericht zur Rentabilität etc. (4).

Projektgruppe abrechnen
Per Klick rechts auf den abrechenbaren Betrag der Projektgruppe lässt sich die Sammelrechnung erstellen.

Eigene Felder
Die Projektgruppen-Angaben (3) können auch über Eigene Felder individuell ergänzt werden.

Unterprojekte, Teilprojekte Projektgruppe MOCO


Stundenauszug

Der Stundenauszug (Projekt > Stundenauszug) gibt detailliert Auskunft über alle Stundeneinträge.
Die Projektleitung kann hier Einträge anpassen, ein PDF für den Kunden erstellen oder über den Excel-Export individuell auswerten.
» Alle Infos zum Stundenauszug

Projektbericht und Rentabilität

Übersicht zum aktuellen Projektstand
Im Projekt unter "Bericht" oder einfach in der Projektliste auf den Fortschrittsbalken klicken.

Der Projektbericht bezieht sich immer auf das gesamte Projekt. Über den Jahreswechsler wechselt nur die monatliche Betrachtung oben rechts. Das "i" rechts oben in den Berichte-Feldern informiert zur Zusammensetzung.


Erklärung zu den Projektbericht-Feldern (v.l.n.r)

Stunden
Summe geleisteter Stunden, Anteil verrechenbaren udn nicht verrechenbarer Stunden und Reststunden falls das Projekt budgetiert wurde.

Stunden 20xx
Stunden und Beträge pro Monat. Im Vergleich werden als hellgrüne Kurve geplante Stunden angezeigt.

Zusatzleistungen
Summe erfasster Zusatzleistungen (Verkaufspreis) und Restbetrag, falls ein anteiliges Zusatzleistungsbudget erfasst wurde.

Geleistet (1)
Mit erfasstem Budget (Preis, der dem Kunde angeboten wurde) wird hier angezeigt was davon bereits geleistet wurde. Und wieviel Budget noch übrig ist. Es ist eines der wichtigsten Kontrollinstrumente, damit ein Projekt nicht aus dem Ruder läuft. In der Regel sucht man proaktiv das Gespräch mit dem Kunden wenn das Budget nahezu ausgeschöpft ist, aber der Projektabschluss noch nicht in Aussicht steht. Für den Budgetfortschritt stehen individuelle Benachrichtigungsoptionen zur Verfügung.

Abgerechnet
Zeigt den bisher abgerechneten Betrag an. Das hinterlegte Budget wird informativ darunter angezeigt. Es kann aber auch mehr als budgetiert abgerechnet werden – z.B. wenn Fremdkosten nach Aufwand abgerechnet werden.

Rentabilität (2)
Hier geht es um die interne Sicht (immer in der Accountwährung berechnet). Es werden alle eigenen Kosten den Erlösen gegenübergestellt (bzw. im laufenden Projekt dem Budget als erwarteter Erlös – per Klick kann die Berechnung gewechselt werden). Der interne Stundensatz wird in den Einstellungen zur Berechnung hinterlegt.

Stunden nach Leistungen
Geleistet und Rest, falls die Leistung budgetiert wurde.

Stunden nach Person
Geleistet und Rest, falls die Person budgetiert wurde.

Stunden nach Monat
Geleistet und Rest. Wird nur mit Monatsbudget (Retainer oder Stundenkontingent)angezeigt.

Eine eingeschränkte Sicht kann mit dem Kunden geteilt werden (oben rechts - 3)


Rentabilität aller Projekte im Vergleich
Im Bericht Projekt-Rentabilität wird schnell sichtbar, welche Projekte besonders gut oder schlecht abschneiden, was die Rentabilität angeht.
Zum Bericht über alle Projekte

Filter, Smart Filters, Labels

Projekte filtern, kategorisieren, markieren

Filter (1)

Projekte können individuell gefiltert werden. Die Filteroption öffnet sich bei Klick oben rechts auf das Filtericon – oder noch besser: "F" auf der Tastatur wählen.

Tastaturkürzel für schnelles Filtern:

F  = Ein- und Ausblenden Filter
Q = Meine Projekte

Smart Filters (2)

Gezielt filtern mit dem Ziel der Erledigung
MOCO weist mit so genannten Smart Filters auf Projekte mit bestimmten Merkmalen hin. In der Regel ist hier eine Aktion nötig. Z.B. über Budget, über Zieltermin, Abrechenbar, ohne Abrechnungsplan. Ein Klick auf den kleinen Navigationspunkt filtert gezielt diese Projekte. Zu diesen Dingen kann man sich auch zusätzlich benachrichtigen lassen.
"Ohne Label" ist optional

Labels (3)

Projekte markieren oder kategorisieren
Mithilfe von Labels werden Projekte kategorisiert bzw. farblich markiert. So kann gezielt gefiltert und ausgewertet werden.

Beispielanwendung 1
Für eigene Worflows können Projekte kurzfristig markiert werden. Z.B. markiert der Projektleiter das Projekt mit dem Label "Abgeschlossen" als Zeichen für die Buchhaltung, dass die Rechnung gestellt werden kann. Die Buchhaltung kann dann durch Anklicken des Labels sich gezielt nur diese Projekte anzeigen lassen.

Beispielanwendung 2
Beliebt sind die Labels z.B. für Projekte, über die ein reiner Hosting-Vertrag abgewickelt wird. Einfach ein Label "Hosting" erstellen und alle Projekte entsprechend labeln. Da die gewählte gefilterte Ansicht bis zum nächsten Besuch gespeichert bleibt, kann man so auch gezielt Hostingprojekte ausblenden indem man nur alle anderen Labels gesammelt anwählt.

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