Abläufe

Lead (mit Angebot) → Projekt

Angebot im Lead erstellen
Ist der Auftrag noch nicht sicher, empfiehlt es sich mit Leads (engl. für Spur und bedeutet die Aufnahme eines qualifizierten Interessenten) zu arbeiten. Das macht nicht nur die Akquise effizienter und zuverlässiger, sondern das wahrscheinliche kommende Auftragsvolumen kann entsprechend berechnet werden. Das hat mehr Aussagekraft als eine reine Angebotssumme. » Mehr Infos zu Leads
Nach Zusage kann aus einem Lead das Projekt (oder mehrere) erstellt werden. Angebot(e) und Angaben werden dabei übernommen.

vom lead zum projekt

Der Regelablauf

Lead unter "Akquise" erfassen mit geschätztem Volumen und Termin für die nächste Aktion, so dass man rechtzeitig an eine nächste Aktion erinnert wird. Unter "Notizen & Dateien" (1) können wichtige Kommunikationsnotizen und Briefings als eine Art Historie gespeichert werden. Der Lead durchläuft die individuell definierbaren Akquise-Stufen – so kann das wahrscheinliche Auftragsvolumen berechnet werden.
Angebot(e) erstellen nach Vorabklärungen/Briefing  im Lead unter "Angebote" (2).
Nach Angebotsbestätigung den Lead auf "gewonnen" (3) setzen. Nicht archivierte Angebote werden automatisch auf "bestätigt" gesetzt.
Projekt erstellen (4). Die Angaben inkl. Angebot(e) werden automatisch übernommen.
Die aus dem Lead erstellten Projekte werden im Lead verlinkt (5) – ebenso ist der Lead im Projekt verlinkt.

Optionen

Angebotssumme als Budget übernehmen
Beim erstellen Projekt kann direkt die Summe der zugewiesenen Angebote als Projektbudget übernommen werden (blauer Link in der Budgetzeile). Als Zusatzleistungen markierte Positionen werden als anteiliges Zusatzleistungsbudget übernommen. 

Leistungen aus dem Angebot für die Zeiterfassung nutzen
Unter "Leistungen" kann man die Leistungen aus dem Angebot übernehmen (blauer Link), um darauf seine Zeiten zu buchen. Die Leistung wird automatisch mit dem gesetzten Betrag budgetiert. Als Zusatzleistung markierte Positionen werden nicht berücksichtigt.

Zusatzleistungen aus dem Angebot in das Projekt übernehmen
Aus den Angeboten, die im Projekt zugewiesen sind, können Zusatzleistungen ins Projekt übernommen werden. Dazu müssen sie vorgängig im Angebot als Zusatzleistung markiert worden sein. Im Projekt unter Zusatzleistung wählt man dann über den Einfügen-Button das entsprechende Angebot aus.

Projekt erstellen → Archivieren

Projekt erstellen
Wie oben beschrieben erstellt man in MOCO das Projekt in der Regel aus einem Lead. Ist kein Lead nötig (oder nutzt man diesen Bereich noch nicht), wird das Projekt direkt unter "Projekte" erstellt.

Laufendes Projekt
Auf das Projekt werden Leistungen gebucht: Stunden und/oder Zusatzleistungen.

Arbeit abgeschlossen
Ist die Arbeit abgeschlossen, kann das Projekt als abgeschlossen markiert werden, wenn die Rechnung beispielsweise durch eine andere Person im Unternehmen erstellt wird. Dazu erstellt man vorab ein Label –  z.B. "Abgeschlossen". Die Leistungen im Projekt können bei Bedarf gesperrt werden.
Beispiel eine Filterung nach Label


Rechnung
Der Rechnungssteller kann sich dann über das Label diese Projekte gefiltert anzeigen lassen und die Rechnung erstellen. Ein Klick auf die verrechenbaren Position rechts in der Projektliste mit gedrückter cmd (oder Apfel-)Taste öffnet die Abrechnungsoption in einem neuen Tab. Rechnung erstellen, Tab schliessen und du bist zurück auf der Projektliste und wählst das nächste abzurechnende Projekt.
Rechnungen können auch übergreifende auf Kundenebene erstellt werden.

Archivieren
Nachdem die letzte Rechnung erstellt wurde, wird das Projekt archiviert.
Die Rechnungen verwaltet man unabhängig unter "Abrechnung".

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