Abläufe

Lead/Angebot → Projekt

Die Regel: Angebot(e) im Lead erstellen
Ist der Auftrag noch nicht sicher, empfiehlt es sich mit Leads (engl. für Spur und bedeutet die Aufnahme eines qualifizierten Interessenten) zu arbeiten. Das macht nicht nur die Akquise effizienter und zuverlässiger, sondern das wahrscheinliche kommende Auftragsvolumen kann entsprechend berechnet werden. Das hat mehr Aussagekraft als eine reine Angebotssumme. » Mehr Infos zu Leads
Nach Zusage kann aus einem Lead das Projekt (oder mehrere) erstellt werden. Angebot(e) und Angaben werden dabei übernommen.

1. Lead unter "Akquise" erfassen mit geschätztem Volumen und Termin für die nächste Aktion, so dass man rechtzeitig an eine nächste Aktion erinnert wird. Unter "Notizen & Dateien" (1) können wichtige Kommunikationsnotizen und Briefings als eine Art Historie gespeichert werden. Der Lead durchläuft die individuell definierbaren Akquise-Stufen – so kann das wahrscheinliche Auftragsvolumen berechnet werden.
2. Angebot(e) erstellen nach Vorabklärungen/Briefing  im Lead unter "Angebote" (2).
3. Nach Angebotsbestätigung den Lead auf "gewonnen" (3) setzen. Nicht ignorierte Angebote werden automatisch auf "bestätigt" gesetzt.
4. Projekt erstellen (4). Die Angaben inkl. Angebot(e) werden für das Projekt übernommen. Das Projekt betreffende Angebot(e) im Projekt unter "Angebote" bestätigen/zuweisen.
Nachvollziehbarkeit Die aus dem Lead erstellten Projekte werden im Lead verlinkt (5) – ebenso ist der Lead im Projekt verlinkt.
vom lead zum projekt



Ohne Lead
Angebote können auch ohne Lead erstellt werden. Nach Beauftragung vom Kunden, erstellst du dann das Projekt und fügst im Projekt unter "Angebote" das bestätigte Angebot hinzu ("Angebot suchen"). Angebotssumme inkl. anteiligen Zusatzleistungen wird dann für die Übernahme als Projektbudget angeboten.

Optionen

Angebotssumme als Budget übernehmen
Im Projekt kann die Summe zugewiesener Angebote als Projektbudget übernommen werden (blauer Link in der Budgetzeile). Als Zusatzleistungen markierte Positionen werden als anteiliges Zusatzleistungs-Budget übernommen. 

Leistungen aus dem Angebot für die Zeiterfassung nutzen
Unter "Leistungen" können die Leistungen aus dem Angebot für die Zeiterfassung übernommen werden (blauer Link). Die Leistung wird automatisch mit dem gesetzten Betrag budgetiert. Als Zusatzleistung markierte Positionen werden nicht berücksichtigt.

Zusatzleistungen aus dem Angebot in das Projekt übernehmen
Im Angebot markierte Zusatzleistungen können ins Projekt übernommen werden. Dazu im Projekt unter "Zusatzleistungen" das entsprechende Angebot auswählen.

Projekt erstellen → Archivieren

Projekt erstellen
Wie oben beschrieben erstellt man in MOCO das Projekt in der Regel aus einem Lead. Ist kein Lead nötig (oder nutzt man diesen Bereich noch nicht), wird das Projekt direkt unter "Projekte" erstellt.

Laufendes Projekt
Auf das Projekt werden Leistungen gebucht: Stunden und/oder Zusatzleistungen.

Arbeit abgeschlossen
Ist die Arbeit abgeschlossen, kann das Projekt als abgeschlossen markiert werden, wenn die Rechnung beispielsweise durch eine andere Person im Unternehmen erstellt wird. Dazu erstellt man vorab ein Label –  z.B. "Abgeschlossen". Die Leistungen im Projekt können bei Bedarf gesperrt werden.
Beispiel eine Filterung nach Label


Rechnung
Der Rechnungssteller kann sich dann über das Label diese Projekte gefiltert anzeigen lassen und die Rechnung erstellen. Ein Klick auf die verrechenbaren Position rechts in der Projektliste mit gedrückter cmd (oder Apfel-)Taste öffnet die Abrechnungsoption in einem neuen Tab. Rechnung erstellen, Tab schliessen und du bist zurück auf der Projektliste und wählst das nächste abzurechnende Projekt.
Rechnungen können auch übergreifende auf Kundenebene erstellt werden.

Archivieren
Nachdem die letzte Rechnung erstellt wurde, wird das Projekt archiviert.
Die Rechnungen verwaltet man unabhängig unter "Abrechnung".

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