Zusatzleistungen

Fremdleistungen, Pauschalen, Abos etc.

Als Zusatzleistungen werden in MOCO die Leistungen bezeichnet, die unabhängig von der Zeiterfassung sind. Sie werden im Projekt unter "Zusatzleistungen" (1) zur Weiterverrechnung und/oder Kostentracking erfasst.

Drittkosten erfassen


Einmalige Zusatzleistungen
(2) können sein
  • Spesen, Reisekosten
  • Fremdkosten
  • Pauschalen (z.B. Workshops)
  • Prozentuale Nebenkostenpauschale
  • Artikel
Wiederkehrende Zusatzleistungen (3) sind regelmässige Leistungen wie
  • Abos
  • Domain, Hosting
  • Monatspauschalen

Nie wieder vergessen, wiederkehrende Leistungen wie z.B. Hosting abzurechnen

Legt man eine wiederkehrende Zusatzleistung an, so versteht sich diese als "Trigger" (3). Zu festgelegten Stichdatum und Wiederholung wird die Zusatzleistung automatisch erstellt und als abrechenbar in der Projektliste angezeigt. So vergisst man nie mehr eine Leistung wie z.B. Hosting abzurechnen.

Zusatzleistung umbuchen

Zusatzleistungen können ähnlich wie Stunden auf ein anderes Projekt umgebucht werden solange sie nicht abgerechnet wurden. Dazu im Projekt unter "Zusatzleistungen" in der Liste rechts über das Dropdown gehen oder die Aktion in der Detailansicht oben rechts wählen:
Zusatzleistungen umbuchen in der Detailansicht

Weiterverrechnen

Bei Zusatzleistungen kann gewählt werden (1), ob eine Leistung verrechenbar ist und vom Budget abgezogen werden soll.

Im Budget
JA → Wurde mit angeboten und soll vom Budget abgezogen werden.
NEIN →  Soll nicht vom Budget abgezogen werden – und gilt damit bei Fixpreisprojekten automatisch als zusätzlich abrechenbar und kann bei Abrechnung des Angebots mit auf die Rechnung genommen werden.

Verrechenbar
JA → Soll zum Abrechnen angeboten werden.
NEIN Soll nicht als Aufwand mit auf die Rechnung (die Kosten werden nur zur Berechnung der Rentabilität genutzt).

Belege als Rechnungsanhang
Bei Abrechnung einer Zusatzleistung wird ein ein vorhandener PDF-Beleg automatisch als Anhang zur Rechnung angeboten.

Eingangsrechnung zuweisen
Nutzt man den Bereich "Ausgaben", kann man die dort erfassten Eingangsrechnungen (bzw. einzelne Positionen daraus) Projekten zuweisen. Dabei wird je nach Wahl die Zusatzleistung erstellt oder eine bereits bestehende "Hülle"verknüpft.

Budgetieren

Das Zusatzleistungs-Budget versteht sich als Anteil der Projektbudgets (VK bzw. Summe der angebotenen Leistungen exkl. Eigenleistungen), deshalb kann es nicht grösser sein als das Projektbudget selbst.

Warum budgetieren?

→ Eigenleistungen abgrenzen und damit Reststunden für die Zeiterfassung entsprechend reduzieren.
Budget kontrollieren Fortschrittsbalken unter "Zusatzleistungen" und Anzeige Restbetrag im Projektbericht. Alternativ Kostentöpfe dafür nutzen

Über diese drei Wege wird das Budget gesetzt:

a) Direkt im Projektformular unterhalb des Projektbudgets (1). Bei der Eingabe kann auch die Prozentzahl eingegeben werden (z.B. 20 %) und MOCO berechnet dann automatisch den Betrag. Beispiel: Projektbudget  12.000 > Eingabe "50%" > Ausgabe 6.000

b) Übernahme aus Angebot: MOCO bietet auf der Projektseite an, den Angebotsbetrag zu übernehmen (2). Sind im Angebot die Zusatzleistungen entsprechend markiert, füllt MOCO auch die anteilige Zusatzleistungen als Budget automatisch ab.

c) Im Projekt unter "Zusatzleistungen" direkt unter dem blauen Link "Zusatzleistungen budgetieren? (3)"

Fremdkosten gesamthaft budgetieren


Vordefinieren / aus Angebot übernehmen

Zusatzleistungen, die in den Einstellungen oder im Angebot erfasst wurden, können ins Projekt übernommen werden.

Zusatzleistungen in den Einstellungen vordefinieren

Bietet man gewisse Leistungen regelmässig an, macht es Sinn, Standard-Zusatzleistungen in den Einstellungen zu erfassen. Diese vordefinierten Zusatzleistungen können über den "Leistungskatalog" an gewünschten Orten eingefügt werden (Angebot, Projekt, Rechnung).

Zusatzleistungen aus Angebot übernehmen

1. Im Projekt muss ein Angebot vorhanden/verknüpft und darin Zusatzleistungen markiert sein.
2. Im Projekt unter "Zusatzleistungen" > "+ Neue Zusatzleistung" das Angebot auswählen.
3. Es können dann einzelne oder alle Zusatzleistungen ins Projekt übernommen werden. Hat man eine pauschale Position (z.B. pauschale Nebenkosten) kann man diese als Gruppe (= Kostentopf) übernehmen und zukünftig erfasste Ausgaben dagegen laufen lassen:
Kostengruppen aus Angeboten übernehmen

Zur besseren Beurteilung, wann diese Funktion von besonderem Nutzen ist, gehen wir hier etwas näher auf die Handhabung der Zusatzleistungen ein:

Zusatzleistungen werden erst erfasst, wenn sie wirklich anfallen
Oft wird in Angeboten ein Preis für Drittkosten (Fremdleistungen) angenommen. Hier macht es Sinn, die Leistung im Projekt erst zu erfassen, wenn diese tatsächlich angefallen ist bzw. vom Kunden abgesegnet wurde. Hier ist dann auch klar was die Leistung das Unternehmen kostet – und zu welchem Preis die Leistung an den Kunden weiterverrechnet wird. Unterscheiden sich die Beträge, trägt man bei Betrag und Kosten diese entsprechend ein.

Nutzt man den Ausgaben-Bereich zur Erfassung aller Eingangsrechnungen zum Unternehmen, kann diese Eingangsrechnung dem Projekt zugewiesen werden. Damit erstellt man indirekt mit dieser Aktion die Zusatzleistung – oder man wählt eine bereits erfasste Zusatzleistung aus. Der tatsächliche Betrag der Kosten wird dann falls nötig bei der Zusatzleistung aktualisiert.

Alle Zusatzleistungen möchte man sofort im Projekt gelistet haben.
Sind Leistungen, die nichts mit der Zeiterfassung zu tun haben, bereits konkret und vom Kunden bestätigt, kann es Sinn machen, alle diese Leistungen aus dem Angebot ins Projekt zu übernehmen. Sie können erstmal als "Hülle" dienen und zeigen bereits fest eingeplante Leistungen auch schon sofort beim Budgetfortschritt an.

Kosten und Kostengruppen

Die (voraussichtlichen) eigenen Kosten werden bei der Zusatzleistung unten im grauen Bereich erfasst (1). MOCO errechnet dann automatisch die Marge/den Aufschlag (2). Die hier erfassten Kosten wirken sich auf die Rentabilitätsberichte aus (Projektbericht & globale Berichte).
Fremdleistungen Kosten weiterverrechnen Marge



Die voraussichtlichen Kosten können bereits in der Angebots-Kostenkalkulation erfasst und mit ins Projekt übertragen werden.

Eingangsrechnungen zuweisen
Bei der Zuweisung von Eingangsrechnungen (bzw. einzelne Positionen daraus) werden die effektiven Kosten hinterlegt bzw. aktualisiert.

Kostengruppen

Zusatzleistungen können gruppiert und damit Kostenbudgets kontrolliert werden. Das erlaubt neben dem gesamthaft gesetzten Zusatzleistungsbudget (VK) auf einer weiteren Ebene die Kosten (EK) gezielt zu kontrollieren.

Fremdkosten kontrollieren gruppieren

1. Neue Gruppe über das "+" erstellen: Benennen, Budget und Farbe wählen.
2. Gruppe wird übergeordnet angezeigt.
3. Zusatzleistungen einzeln oder über die Mehrfachauswahl zuweisen.

  • Budgetkontrolle über den Fortschrittsbalken: Die Kosten (mittlere Spalte) der zugewiesenen Zusatzleistungen laufen gegen das gesetzte Budget der Gruppe
  • Filtern nach zugewiesenen Zusatzleistungen: Über Klick auf Gruppe.
  • Verwalten der Gruppen: Rechts über das Stiftsymbol können die Gruppen verwaltet werden (Bezeichnung, Farbe, Budgetbetrag, Löschen)
  • Gruppen (z.B. eine Nebenkostenpauschale) können direkt aus Angeboten übernommen werden.

Zentral verwalten

Sobald mindestens 10 Zusatzleistungen erstellt wurde, sind diese unter "Projekte" > "Zusatzleistungen" zentral abrufbar. 
  • Gezielt filtern: Zahlreiche Filteroptionen - z.B. nach Kunde, Projektleitung oder Suchbegriff.
  • Sortierung: Die Spalten können auf-und absteigend sortiert werden.
  • Beleginfo: Anzeige ob ein Beleg vorhanden ist - dieser ist direkt über die Liste per Klick auf das Icon aufrufbar.
  • Eingangsrechnung: Anzeige ob eine Eingangsrechnung mit Lieferant zugewiesen ist.
  • Gruppenzugehörigkeit: Anzeige der Kostengruppe (falls im Projekt vorhanden).
  • Bearbeitung: Zusatzleistung kann bearbeitet, kopiert und umgebucht werden wie im Projekt. Per Klick auf die Zusatzleistung bzw. über das Dropdown rechts.
  • Export: Gefilterte Zusatzleistungen gezielt exportieren.
  • Erstellen: Neue Zusatzleistungen können auch hier erstellt werden.

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