Ausgaben

Allgemein

Eingangsrechnungen per E-Mail an MOCO senden

E-Mail to Inbox

In den Einstellungen unter "Ausgaben" bietet MOCO unter "Allgemein" eine accountspezifische E-Mail-Adresse an. E-Mails, die an diese Adresse gehen werden als Ausgaben-Entwurf im Rechnungseingang erfasst.

Wieso sieht die Inbox-Adresse so kryptisch aus?
Aus Sicherheitsgründen ist die E-Mail-Adresse keine triviale Adresse, die man einfach erraten kann. 
  • Diese im Mailclient als Kontakt erfassen und auswählen, wenn eine Eingangsrechnung an MOCO weitergeleitet werden soll.
  • Bei Bedarf kann eine automatische Weiterleitung für eine eigens definierte E-Mail-Adresse wie z.B. "rechnungen@meinefirma.de" eingerichtet werden. 

Standards für Projektzuweisung

Die Ausgabe bzw. Positionen daraus, lassen sich Projekten zweck Kostentracking und Weiterverrechnung zuweisen. Hier in den Einstellungen können dazu Standards vordefiniert werden – z.B. ob ein allgemeiner Aufschlag angewendet werden soll.

Überweisungsaufträge

Das Häkchen setzen, wenn Sammelzahlungen gewünscht sind.
Das voraussichtliche Datum der Sammelzahlung wird beim Erstellen des Überweisungsauftrags angezeigt.
Eine Sammelzahlung wird immer zum frühsten Termin ausgeführt. Eine Einzelzahlung ohne gesetztes Zieldatum (Zahlbar bis) – oder eine Sammelzahlung bei der mind ein Zieldatum fehlt,  wird sofort ausgeführt. 

Kategorien

In der Einstellungen unter "Ausgaben" > "Kategorien" werden alle Kategorien für die Eingangsrechnungen  vordefiniert (1).

Definiert man den Standard-Mehrwertsteuersatz für eine Kategorie vor, wird dieser bei Wahl der Kategorie automatisch vorgeschlagen.
Kategorien für Ausgaben erfassen und Spesenerfassung aktivieren


Spesen aktivieren

Accounts, die ihre Spesen über MOCO erfassen möchten, können diese Funktion aktivieren (oben 2). Andere werden nicht belastet.

Kategorien für Spesen vordefinieren
Für Ausgaben definierte Kategorien können dann auch für Spesen markiert werden (oben 3). Sie werden dem Mitarbeiter als Kategorie bei der Belegerfassung angeboten.

Überblick zum Workflow
Der Mitarbeiter scannt die Belege ein und schickt sie (durch Wahl der persönliche Spesen-E-Mail-Adresse im Profil – siehe Bild) an MOCO
oder erfasst sie direkt in der Software – und reicht die Spesenabrechnung ein. Die für seine Spesen zuständige Person kontrolliert die Belege und genehmigt oder lehnt ab. Bei Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine Unternehmensausgabe erstellt.
Zu den Detailinfos
Spesenerfassung MOCO


Fixkosten

Unter "Ausgaben" > "Fixkosten" werden die Fixkosten eingetragen. Damit sind Ausgaben gemeint, die zusätzlich zu den Eingangsrechnungen anfallen. Z.B. Löhne, Miete etc.


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