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Ausgaben planen

Allgemeines & Forecast | Allgemeine & Projekt-Ausgaben | Geplante Ausgaben verwalten | Eingangsrechnungen abgleichen

Allgemeines & Forecast

Plane Ausgaben für deinen Finanz-Forecast und zum effizienten Abgleich von Eingangsrechnungen.

Aktivieren

"Geplante Ausgaben" können in den Einstellungen aktiviert werden. So kann jeder Account selbst entscheiden, ob und wann er den Workflow und Forecast nutzen möchte. Einstellungen > Ausgaben > Geplant

Forecast: Finanzübersicht, Cashflow, Jahresbudgets

Geplante Ausgaben in der Finanzübersicht

Die geplanten Ausgaben bzw. deren Restbetrag wird mit dem gesetzten Stichdatum im Bericht (Berichte > Finanzen > Übersicht Beta) aufgeführt. Geplante Ausgaben mit Datum in der Vergangenheit kummulieren sich im aktuellen Monat bis sie abgeschlossen werden.
Mehr Infos zur Übersicht Rechnungen/Ausgaben

Geplante Ausgaben in der Liquiditätsplanung 

Unter "Cashflow" (Berichte > Finanzen > Cashflow) werden die geplanten Ausgaben bzw. deren Restbetrag zzgl. Mehrwertsteuer und das Zahlungsziel des gesetzten Lieferanten berücksichtigt. Ohne Lieferant greift der Account-Standard.
Mehr Infos zur Liquiditätsplanung

Geplante Ausgaben in den Jahresbudgets (Kostenstellen)

Bei gewähltem Budget, zeigt MOCO die Position bzw. den Restbetrag auch im Jahresbudget als geplant an.
Geplante Ausgaben im Jahresbudget
Mehr Infos zu Jahresbudgets für Ausgaben

Allgemeine & Projekt-Ausgaben

Unter Ausgaben über den grünen Button (1) oder direkt unter "Geplant" oben rechts erfasst du alle allgemeinen Unternehmensausgaben – über die Projekte die geplanten Ausgaben für Kunden.

Mit jeder neu erfassten Position baut sich die Visualisierung weiter auf. Eine eingetragene Info im Feld "Zusatzinfo" wird direkt in der Liste angezeigt.

Einzelne Unternehmensausgaben

z.B. Bestellungen und Ausgabentöpfe

Bestellungen z.B. Büroausstattung, Dienstleistungen für die eigene Website
Ausgabentöpfe z.B. Workations, Weihnachtsfeier, der DMEXCO-Besuch

Ausgaben planen Liquiditaetssteuerung

Wiederkehrende Unternehmens-Ausgaben

z.B. Software-Abos, Service-Abos, Hosting

Regelmässige Unternehmens-Ausgaben zu denen du Belege erwartest, erfasst du als wiederkehrend (1). Wie bei Zusatzleistungen funktioniert der Typ "Wiederkehrend" als Trigger: Am Stichtag wird die geplante Ausgabe erst tatsächlich erstellt (sofern der definierbare Mindestbetrag erreicht wurde). Trifft der Beleg schon ein bevor die geplante Ausgabe erstellt wurde, kannst du diese kurzerhand über das Dropdown (2) erstellen.

Mindestbetrag definieren
Kleinere wiederkehrende Beträge möchtest du für die Zukunft planen aber die Zuweisung empfindest du als unnötig? Dann definiere in den Einstellungen den Mindestbetrag (Einstellungen > Ausgaben > Geplant). 

Regelmässige Ausgaben planen

Projekt-Ausgaben

Geplante Projekt-Ausgaben (Fremdkosten, Spesen) werden im Projekt erfasst


Zusatzleistung wird zur geplanten Ausgabe
Erfasste Zusatzleistungen werden zu geplanten Ausgaben wenn "Ausgaben-Zuweisung aktiv" gewählt – und unter "Geplante Ausgabe" Datum + Betrag erfasst ist. 

Geplante Fremdkosten in Liquiditätsplanung

Sind die geplanten Kosten 0, wird die Zusatzleistung wie bisher zur Zuweisung angeboten und nicht im Forecast berücksichtigt.

Geplante Ausgaben verwalten

Es macht Sinn, regelmässig einen Blick unter "Geplant" zu werfen. Hier hast du alle geplanten Ausgaben im Überblick und kannst

  •  Gezielt filtern – z.B. nach Budget (Kostenstelle) – nutz das Tastaturkürzel "F" zum Aufruf des Filters oder "Q", um schnell nach deinen geplanten Ausgaben zu filtern.
  • Der Zeitstrahl siehst du die Ausgaben der nächsten 16 Monate. 
  • Die Summe zeigt die Summe des gewählten Zeitraums an (standardmässig wird bis Ende Jahr gefiltert, du kannst auf einzelne Monatsbalken klicken)
  • Über den Tab "Wiederkehrend" kannst du alle erfassten wiederkehrenden geplanten Zusatzleistungen (in der Regel Abos) aufrufen und verwalten.

Überfällige geplante Ausgaben

Dass das Datum einer geplanten Ausgaben überschritten ist, zeigt MOCO durch das rot gefärbte Datum an. Alle überfälligen geplanten Ausgaben kummulieren sich im aktuellen Monat. Falls sich die Eingangsrechnung verschiebt, verschiebe auch kurzerhand das Datum per Klick in die Zukunft. 

Ausgaben zuweisen

Auch über "Geplant" kannst du mit einem Klick auf das Icon (2) die Ausgabe(n) zuweisen. MOCO zeigt an, ob noch ein geplanter Restbetrag verbleibt (3).

Abschliessen

Sind alle Ausgaben zugewiesen, ist ihr Zweck erfüllt und du kannst die geplante Ausgabe abschliessen. Nutze hier die Option direkt beim Zuweisen (Button im Modal "Zuweisen & Abschliessen") – oder nachträglich in der Liste über das Dropdown (4).

Wiederkehrende geplante Ausgaben
Am definierten Stichtag wird die geplante Ausgabe erstellt (Mindestbetrag für Erstellung definierbar) – und die betreffende Ausgabe kann zugewiesen werden. Mit der Zuweisung ist der Plan erfüllt. Schliesse die geplante Ausgabe ab. 

Abgeschlossene geplante Ausgaben sind bei Bedarf später noch über den Filter aufrufbar. Der Filter lässt sich wie in anderen Bereichen oben rechts über das Filter-Icon oder mit dem Tastenkürzel "F" aufrufen.

Eingangsrechnungen abgleichen

Über den Smart Filter "Ohne Zuweisung" (1) kann schnell nach allen Ausgaben gefiltert werden, die noch nicht zugewiesen wurden. Belege bzw. erfasste Ausgaben lassen sich einem Projekt ODER einer geplanten Ausgabe zuweisen (2).
Zu einzelnen Bestellungen lassen sich so Betrag und eventuelle Infos abgleichen (3). Bei Töpfen für z.B. Workations können alle Ausgaben nach und nach zugewiesen werden.

Ausgaben Bestellungen zuweisen

Wird eine geplante Ausgabe mit Budget zugewiesen, wird dasselbe Budget automatisch für die Ausgabe gesetzt (sofern noch keines gesetzt ist).

Mit eingeschränkten Zugriffsrechten auf Ausgaben kann eine Person nur geplante Ausgaben zuweisen, bei denen sie als verantwortliche Person eingetragen ist.

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