Spesen

Spesenerfassung aktivieren

Spesen können auf verschiedenen Wegen erfasst werden – und einzeln oder gesammelt als Spesenabrechnung eingereicht werden. Die benachrichtigte Person kontrolliert die Belege und genehmigt oder lehnt ab. Bei Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine Unternehmensausgabe erstellt. Die einzelnen Positionen können Projekten als Kosten zugewiesen werden. Der Betrag kann per Überweisungsauftrag ausbezahlt werden.

Spesenerfassung aktivieren
Accounts, die ihre Spesen über MOCO erfassen möchten, aktivieren die Funktion in den Einstellungen. Personen, die die Spesenabrechnungen verwalten sollen, benötigen zusätzlich Vollzugriff oder eingeschränkte Zugriffsrechte auf "Ausgaben".

Spesenerfassung aktivieren und nutzen


Spesen erfassen

Belege im Profil (1,2) erfassen oder per E-Mail an MOCO senden
Es gibt folgende Optionen, Spesen zu erfassen:
  • E-Mail mit PDF-Beleg an MOCO schicken. Dafür steht eine persönliche spam-resistente Inbox-E-Mail zur Verfügung (3), dies für den E-Mail-Versand als Kontakt speichern, damit sie schnell aufgerufen werden kann. Für jedes PDF wird eine Spesenposition erfasst. JPGs und PNGs werden aktuell nicht berücksichtigt (da oft in der Signatur Bilder verwendet werden und dafür dann ein Beleg erstellt würde).
  • Mobile App nutzen und Beleg von unterwegs einscannen.
  •  Im Profilbereich (Klick auf Profilbild oben rechts) manuell erfassen (siehe Abbildung oben).
 Einreichen
Im Profil unter "Spesen" angesammelten Belege auswählen und als Spesenabrechnung einreichen. Dabei  Ansprechpartner wählen und bei Bedarf einen Kommentar erfassen.

Pflichtangaben
Datum, Titel und Betrag Pflichtangaben und müssen ergänzt werden (4), bevor die Position eingereicht werden kann (5). Optionale Angaben sind Kategorie, Projekt, Verrechenbar, Detailinfos, Beleg (PDF, PNG, JPG).

spesenabrechnung einreichen im profil



Tagespauschalen, Autofahrten
Tagespauschalen oder Autofahrten kann MOCO aktuell noch nicht selbstständig ausrechnen – Workaround-Idee: eine Excelvorlage nutzen und die Berechnung als PDF abspeichern und als Beleg hochladen.

Genehmigen, Auszahlen

Ansprechpartner wird automatisch benachrichtigt
Der gewählte Ansprechpartner (MOCO schlägt diesen das nächste Mal direkt vor) wird zur eingereichten Spesenabrechnung benachrichtigt.

Verantwortliche Person genehmigt die Spesenabrechnung unter "Ausgaben"
Unter "Ausgaben" > "Eingang" > "Spesen" (1,2) sammeln sich alle offenen Spesenabrechnungen und möchten kontrolliert werden. Angaben können jetzt noch vervollständigt oder angepasst werden. Einzelne Belege können auch entfernt werden. Sie gehen zurück an die einreichende Person.

Spesenabrechnung prüfen und genehmigen

Genehmigen oder Ablehnen
Bei der Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine reguläre Ausgabe mit den entsprechenden Positionen erstellt. Die Spesenabrechnung kann auch abgelehnt werden (Aktion rechts oben "Daumen-Runter-Symbol"). Die Belege gehen zurück an die einreichende Person.

Automatische Projektzuweisung der Kosten beim Genehmigen
Beim Genehmigen werden für die zugewiesenen Projekte aus den Positionen die Zusatzleistung erstellt – zwecks Kostentracking/Weiterverrechnung.

Spesen auszahlen
Spesenabrechnungen können bequem über einen Überweisungsauftrag bezahlt werden. Voraussetzung ist, dass beim Mitarbeiter die IBAN-Nummer hinterlegt ist. Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil nachvollziehen, ob die Spesenabrechnung beglichen wurde.

Spesenabrechnungen nachträglich auffinden

  • Unter "Ausgaben" > "Archiv" kann gezielt nach Spesen gefiltert werden (Textfilterung nach Name).
  • Unter "Personal" bei der Person werden alle Spesenabrechnungen gelistet.

Projektzuweisung

Bei der Erfassung von Spesenbelegen kann der Mitarbeiter direkt ein Projekt zuweisen. Ist ein falsches Projekt zugewiesen, dieses bei der eingereichten Spesenabrechnung vor der Genehmigung korrigieren, da Beim Genehmigen direkt die Zusatzleistung im Projekt erstellt wird (Kostentracking/Weiterverrechnen).

Projekte können aber auch erst später zugewiesen werden.

Mit der Firmenkreditkarte bezahlte Belege
Solche Belege kann auch ein Mitarbeiter ohne Zugriffsrechte auf Ausgaben erfassen, indem er diese  per E-Mail an die allgemeine Inboxadresse schickt. Es wird dann ein Entwurf zur Prüfung erstellt.

Soll der Mitarbeiter auch Eingangsrechnungen erfassen aber nicht die Info zu allen Ausgaben sehen, gibt man ihm die eingeschränkten Zugriffsrechte für "Ausgaben". Er kann dann nur die selbst erfassten Ausgaben verwalten und diese Projekten zur Weiterverrechnung und/oder Kostentracking zuweisen.

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