Personal
Mitarbeiter, Externe, Teams | Personen hinzufügen | Personen deaktivieren | Mitarbeiterdaten | ZugriffsrechteMitarbeiter, Externe, Teams
Mitarbeitende
Alle hinzugefügten Benutzer werden automatisch im Untermenü "Aktive Personen" (1) gelistet.
Standardmässig nimmt MOCO an, es geht bei der neuen Person um einen neuen Mitarbeiter (Angestellt).
Standardmässig nimmt MOCO an, es geht bei der neuen Person um einen neuen Mitarbeiter (Angestellt).
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1) Alle neuen Benutzer sind unter "Aktive Personen" gelistet. 2) Als Extern markierte werden in der Liste entsprechend angezeigt. 3) Unter "Teams" werden die Teams definiert und verwaltet.
Externe/Freelancer
Oft erfassen Freelancer direkt ihre Stunden in MOCO
In dem Fall beim Erfassen der Person im Formular "Extern" wählen.
In dem Fall beim Erfassen der Person im Formular "Extern" wählen.
→ In der Personalliste wird "Extern" (2) angezeigt.
→ Externe werden NICHT in Unternehmensberichten berücksichtigt.
→ Externe werden NICHT in Unternehmensberichten berücksichtigt.
→ Externe haben kein Urlaubskonto und kein Soll.
Kosten steuern
Externe können z.B. nur zu Einsätzen aktiviert werden – MOCO berechnet dann nur diese Tage.
Freelancer erfassen keine Stunden oder du fragst dich wie das mit den Kosten richtig läuft?
Hier findest du alle Infos dazu
Das externe Team oder die Freelancer nutzen auch MOCO?
Projekte einklinken nutzen.
Um den Gesamtfortschritt direkt live mitzuverfolgen, kannst du auch einfach externe Projekte einklinken
Kosten steuern
Externe können z.B. nur zu Einsätzen aktiviert werden – MOCO berechnet dann nur diese Tage.
Freelancer erfassen keine Stunden oder du fragst dich wie das mit den Kosten richtig läuft?
Hier findest du alle Infos dazu
Das externe Team oder die Freelancer nutzen auch MOCO?
Projekte einklinken nutzen.
Um den Gesamtfortschritt direkt live mitzuverfolgen, kannst du auch einfach externe Projekte einklinken
Teams
Personen werden in Teams gruppiert
Eine Person kann nur einem Teams zugeordnet sein. Für die Einteilung nutzt man am besten z.B. Abteilungen oder Standorte – es geht nicht um temporäre Projekt-Teams.
Teams werden in der Seitennavigation unter "Teams" (oben in der Abb. Nr. 3) definiert und können dann bei der Person im Formular ausgewählt werden.
Eine Person kann nur einem Teams zugeordnet sein. Für die Einteilung nutzt man am besten z.B. Abteilungen oder Standorte – es geht nicht um temporäre Projekt-Teams.
Teams werden in der Seitennavigation unter "Teams" (oben in der Abb. Nr. 3) definiert und können dann bei der Person im Formular ausgewählt werden.
→ Teams strukturieren die Ansichten
→ Eine Person mit eingeschränkten Personalrechten kann Infos zum eigenen Team abrufen, ohne Zugriff auf alle Personen zu haben.
→ Zu jedem Team gibt es einen Teambericht
Ein Team kann nicht gelöscht werden, so lange sich noch Mitarbeiter in diesem Team befinden.
→ Eine Person mit eingeschränkten Personalrechten kann Infos zum eigenen Team abrufen, ohne Zugriff auf alle Personen zu haben.
→ Zu jedem Team gibt es einen Teambericht
Ein Team kann nicht gelöscht werden, so lange sich noch Mitarbeiter in diesem Team befinden.
Flexible bzw. temporäre Teams
Mit Labels z.B. nach Skills filtern
Unter "Personal" können die Personen gelabelt und so in der Planung nach den temporären Teams gefiltert werden:
Nach Projektteams filtern
Klickst du auf die Projektkachel, reduziert die Planung automatisch auf die Personen, die im Projekt für die Zeiterfassung definiert sind – und eventuell schon geplant sind.
Unter "Personal" können die Personen gelabelt und so in der Planung nach den temporären Teams gefiltert werden:
Nach Projektteams filtern
Klickst du auf die Projektkachel, reduziert die Planung automatisch auf die Personen, die im Projekt für die Zeiterfassung definiert sind – und eventuell schon geplant sind.
Personen hinzufügen
Personen zum Account hinzufügen
Neue Benutzer werden unter "Personal" (1) mit Klick auf "+Neue Person" (2) hinzugefügt . Die neuen Benutzer erhalten eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Hat sich ein eingeladener Benutzer noch nie eingeloggt bleibt er als "ausstehend" (3) markiert.
Zugangsdaten nicht mehr zur Hand oder vergessen?
Falls er seine E-Mail mit den Zugangsdaten nicht mehr findet, kann kann man mit Klick auf "ausstehend" die Zugangsdaten noch einmal zusenden lassen – oder der Mitarbeiter wählt beim Login "Passwort vergessen".
Checkliste
→ Sollstunden prüfen – direkt nach dem Speichern und bei Bedarf abweichende Sollstunden einstellen.
→ Urlaubsguthaben erfassen (Bei der Person > Urlaub – Tipp: über den Personenwechsler oben rechts kommst du schnell zum nächsten Urlaubskonto)
→ Feiertage eintragen (Planung > Abwesenheiten)
→ Zugriffsrechte vergeben – direkt nach dem Speichern oder in der zentralen Liste
→ Projekte für die Zeiterfassung zuweisen (Bei der Person > Projekte > über das "+" rechts oben)
→ Urlaubsguthaben erfassen (Bei der Person > Urlaub – Tipp: über den Personenwechsler oben rechts kommst du schnell zum nächsten Urlaubskonto)
→ Feiertage eintragen (Planung > Abwesenheiten)
→ Zugriffsrechte vergeben – direkt nach dem Speichern oder in der zentralen Liste
→ Projekte für die Zeiterfassung zuweisen (Bei der Person > Projekte > über das "+" rechts oben)
Personen deaktivieren
Aus dem Unternehmen austretende Mitarbeiter deaktivieren
Das ist in der Liste über via Dropdown (1) oder auf der Detailseite der Person oben rechts möglich.
Beim Deaktivieren das Wochenmodell korrekt zum Austrittsdatum beenden (MOCO fragt in dem Schritt aktiv nach), damit MOCO vom Ende des Anstellung ausgeht und die Berücksichtigung in den Unternehmensberichten stimmt.
Die Person wird anschliessend in er Subnavigation links unter "Inaktive Personen" gelistet
Beim Deaktivieren das Wochenmodell korrekt zum Austrittsdatum beenden (MOCO fragt in dem Schritt aktiv nach), damit MOCO vom Ende des Anstellung ausgeht und die Berücksichtigung in den Unternehmensberichten stimmt.
Die Person wird anschliessend in er Subnavigation links unter "Inaktive Personen" gelistet
- Alle Daten bleiben erhalten
- Die Person kann sich nicht mehr einloggen
- Inaktive Personen werden nicht berechnet.
Unter "Inaktive Personen" können Personen auch wieder aktiviert werden (2,3).
Verantwortlichkeiten auf andere Person übertragen
Dazu unter Firmen und Kontakte nach der Person filtern, alle auswählen und die Sammelaktion "Verantwortlichkeit ändern" anwenden. Die Verantwortlichkeit zu laufenden Projekten pro Projekt gezielt anpassen.
Mitarbeiterdaten
Basisdaten
Mit der Erfassung einer Person werden die Basisdaten erfasst.
Erweiterte Mitarbeiterdaten
Die Basisdaten sind individuell erweiterbar mit Eigene Felder – z.B. für AHV-Nummer, Skills oder andere individuellen Angaben. Nach diesen kann man dann global suchen (Lupe oben rechts oder Tastaturkürzel "/" ).
Kollegen von unterwegs anrufen, klappt indem die Kontaktdaten dem Smartphone-Adressbuch hinzugefügt werden.
Für generelle Infos kann auch das freie Feld "Zusatzinfos" genutzt werden – eine unkomplizierte Möglichkeit, ohne durch eigene Felder das Formular unnötig zu verlängern.
Kollegen von unterwegs anrufen, klappt indem die Kontaktdaten dem Smartphone-Adressbuch hinzugefügt werden.
Für generelle Infos kann auch das freie Feld "Zusatzinfos" genutzt werden – eine unkomplizierte Möglichkeit, ohne durch eigene Felder das Formular unnötig zu verlängern.
Dateien & Notizen
Nach dem Speichern steht unterhalb der Infos der Bereich "Notizen & Dateien" zur Verfügung. Hochgeladene Dateien (beispielsweise ein Arbeitsvertrag) werden für den schnellen Zugriff oben gelistet.
Labels: Kategorisieren, Markieren, Taggen
Personen können mit Labels getaggt werden. Dazu auf den hellgrauen Balken bzw. die farbigen Labels klicken (1).
Nutzen:
Nutzen:
- Kurzfristige Markierung oder Kategorisierung
- Ermöglicht gezielte Filterung (2) über die Seitenleiste
- Labels sind auch Teil des Excel-Exports.
Anwendungsbeispiele:
- Skills: Das Personal kann in der Personalliste und auch in der Planung schnell nach Skills gefiltert werden
- Teamlead: Personen mit Teamleadfunktion können so zur Orientierung in der Liste markiert werden
Zugriffsrechte
Unter "Personal" können die Zugriffsrechte für die jeweiligen Bereiche in MOCO zugewiesen werden.
Individuelle Rechtevergabe
Die Rechte können selbst verwaltet und individuell vergeben werden. Standardmässig haben alle hinzugefügten Benutzer Zugriff auf "Zeiterfassung". Auf Bereich kann neben Vollzugriff auch eingeschränkten Zugriff vergeben werden. Weiter unten findest du die Übersicht was der eingeschränkte Zugriff jeweils bewirkt.
Tipp: Über den Benutzerwechsel kann man unkompliziert nachvollziehen, wie nach Rechte-Einstellung die Benutzeroberfläche einer Person aussieht. In die Ansicht des Account-Inhabers kann aus Sicherheitsgründen nicht gewechselt werden. Auch der Wechsel in Accounts mit höheren Rechten ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.
Option: Benutzerrollen definieren
Es lassen sich in den Einstellungen Rollen für Zugriffsrechte definieren. Rollen sind keine Pflicht und auch nur für bestimmte Personen einsetzbar. Sie bringen gerade für grössere Teams den Vorteil mit sich, dass Zugriffsrechte für neue Benutzerschneller und zielsicherer gewählt werden können.
In der Personalliste ist dann an den deaktivierten, zurückgenommenen Kreisen erkennbar, dass bei einer Person eine Rolle zugewiesen ist.
In der Personalliste ist dann an den deaktivierten, zurückgenommenen Kreisen erkennbar, dass bei einer Person eine Rolle zugewiesen ist.
Übersicht zu den Zugriffsrechten
Berichte
Eingeschränkter Zugriff
- Person kann nur die personalbezogenen Berichte "Zeiterfassung, Planung und Personal" sehen.
Eingeschränkter Zugriff + kein Vollzugriff auf "Personal"
- Person kann nur die personalbezogenen Berichte "Zeiterfassung, Planung und Personal" zum eigenen Team sehen.
→ Kontakte
Eingeschränkter Zugriff:
- Person kann die Kontakte nur sehen
- Person kann neue Kontakte erfassen und bearbeiten
→ Personal
Eingeschränkter Zugriff:
- Die Person kann nur das eigene Team verwalten – und keine Zugriffsrechte ändern
→ Ausgaben
Eingeschränkter Zugriff:
- Nur selbst erstellte Ausgaben sehen und bearbeiten
- Nur an dich adressierte Spesenanträge sehen und bearbeiten
- Nur geplante Ausgaben zuweisen können wenn man als verantwortliche Person gesetzt ist
→ Akquise: Leads & Angebote
Eingeschränkter Zugriff:
- Person kann nur die eigenen Leads verwalten (Verantwortlicher) und neue Leads erstellen
- Person kann eigene Angebote (Verantwortlicher) verwalten und neue Angebote erstellen
- Person kann Angebote in eigenen Leads & Projekten (Verantwortlicher) einsehen und bearbeiten
→ Projekte
Eingeschränkter Zugriff:
- Person kann nur eigenen Projekte verwalten (Projektleitung) und neue Projekte erstellen
- Kein Zugriff auf Projektgruppen
+ Eingeschränkter Zugriff auf "Abrechnung"
- Person sieht Abrechnungs-Zahlen nur bei eigenen Projekten.
Keine Zugriffsrechte
- Jede Person sieht ihr (für die Zeiterfassung) zugewiesenen Projekte im Profil unter "Projekte" gelistet
→ Abrechnung
Eingeschränkter Zugriff + Eingeschränkter Zugriff auf "Projekte"
- Person kann nur die eigenen Projekte abrechnen
Eingeschränkter Zugriff
- Unter "Abrechnung" nur die Rechnungen gelistet sehen, bei denen man bereits als Projektleiter Zugriff hat
Kein Zugriff + Eingeschränkter Zugriff auf "Projekte"
- Person sieht unter "Projekte" keine abrechnungsrelevanten Zahlen
→ Planung
Eingeschränkter Zugriff
- Nur die eigene Planung bearbeiten können
- Nur das eigene Soll-Ist sehen können
Ohne Zugriff
- Info zur eigenen Planung durch Export in externen Kalender
- Info zur eigenen Planung über die Wochenmail (im Profil aktivieren)
- Direkt in der Zeiterfassung werden alle Planungseinträge als Vorschläge angezeigt. So sieht jede Person welche Projekte für den Tag eingeplant sind und kann direkt via Stoppuhr die Zeiterfassung starten – oder direkt aus dem Vorschlag einen Zeiteintrag erstellen. Mehr zu Zeiterfassung auf Aufgaben
Abwesenheiten
- Alle Abwesenheiten verwalten können
→ Zugriffsrechte auf "Personal" notwendig - Benutzer können eigene Abwesenheiten eintragen/löschen
→ In den Einstellungen unter "Planung" wählen - Mitarbeiter tragen selber keine Abwesenheiten ein und beantragen Urlaub
→ In den Einstellungen unter "Planung" wählen
Mehr Infos zu Urlaubsanträgen
