Soll-Ist

Sollstunden definieren

Zentrale Verwaltung
Unter „Personal“ > „Sollstunden“ (1) wird das Soll der Mitarbeiter zentral verwaltet. 
  • Für jeden neuen Mitarbeiter wird standardmässig ein Wochenmodell mit 100 %-Pensum erstellt. Grundlage hierfür sind die in den Einstellungen unter „Account“ definierten Basisstunden. Bei Teilzeit-Beschäftigten passt man das Modell entsprechend an (2).
  • Die Wochenstunden sind auf Montag bis Freitag und zusätzlich Vormittag/Nachmittag verteilt. Wird an einem ganzen Tag oder nur am Vormittag/Nachmittag 0 Stunden eingetragen (3), wird dies in der Planung und Berichten entsprechend als abwesend angezeigt.
  • Ändert das Arbeitspensum: Jedes Wochenmodell ist einem Zeitraum zugeordnet. Man beendet das aktuelle Wochenmodell und erstellt ein nachfolgendes (3).
Sollstunden für alle Mitarbeiter definieren


Tipp
Arbeitet ein Mitarbeiter alle zwei Wochen abwechselnd nicht am Freitag (= 90% Pensum), dann trägt man ein Modell 8 - 8 - 8 - 8 - 4  ein. Über die Wochen gleicht sich das Soll dann entsprechend aus.

Soll-Ist-Vergleich

Die definierten Sollstunden werden im Soll-Ist-Vergleich den erfassten Projektstunden gegenübergestellt
Wir empfehlen, dass im Unternehmen alle Mitarbeiter alle Stunden erfassen – auch interne Zeiten. Nur so hat man ein vollständiges Bild und sieht wo all die nicht verrechenbaren Zeiten hinfliessen. Oft denken Chefs, dass sie nicht erfassen müssen. Wir empfehlen, diese kleine Task am Tag auf sich zu nehmen. Man wird sich so seinen eigenen Leistungen bewusster. Arbeitet man zuviel, wird das in konkreten Zahlen sichtbar und man kann bestenfalls frühzeitig einem Burnout entgegensteuern.
Soll-Ist-Bericht aus der Zeiterfassung


Wo
  • Bericht unter "Personal" beim Mitarbeiter unter "Soll-Ist" und jeder findet seinen eigenen Bericht auch in seinem Profil (Klick auf Profilbild oben rechts).
  • Info zur vergangenen Woche im Wochenmail (sofern vom Mitarbeiter im Profil aktiviert).
  • Info für die Woche in der Zeiterfassung visuell als Fortschrittsbalken.

Aufbau des Soll-Ist-Berichts

1. Übergreifende Info
Sollstunden des Jahres und Ist bis (und inkl.) heute.
Das kleine Plus oder Minus unterhalb zeigt die aktuelle Differenz zum Soll bis heute an.

2. Saldo pro Monat

3. Sollstunden pro Woche
Im Wochenmodell bildet man die vereinbarten Wochenstunden ab. Änderungen werden direkt im Kalender und den Summen sichtbar!
Unter "Personal" lässt sich das Wochenmodell hier anpassen – der Mitarbeiter sieht diese Option nicht.

4. Jahreskalender
Der Kalender zeigt die Berechnung der Sollstunden visuell auf. Das macht die Monats- Wochen- und Jahres-Sollberechnung nachvollziehbar.

5. Berechnung der Sollstunden
Wie bisher tabellarisch

6. Zeitkonto
Das Zeitkonto kann man für Gutschriften, Kompensationen oder individuelle Korrekturen nutzen.  Der Mitarbeiter sieht diese Option nicht.

7. Excel-Export
Für eine detaillierte Aufschlüsselung

Das Zeitkonto

Beim Mitarbeiter unter "Soll-Ist" befindet sich das Zeitkonto (im Bild oben 6.).

Mit dem Zeitkonto kann man beispielsweise
  • Kompensationen von Überstunden in Abzug bringen.
  • Individuelle Korrekturen machen.
Überstunden ins neue Jahr übertragen
Neben dem Übertrag aller Überstunden auf einen Klick kann man auch nur eine bestimmte Anzahl Überstunden übertragen. Dazu erfasst man einen negativer Eintrag im aktuellen Jahr (2) und einen positiven im Folgejahr (3).

Jahresübertrag Überstunden

Ende Dezember erscheint im aktuellen Jahr eine Option, mit einem Klick die Überstunden ins neue Jahr zu übertragen. Dazu einfach auf den blauen Link klicken. 

Die Einträge können auch durch Löschen problemlos rückgängig gemacht werden.


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