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Stundenauszug

Person, Projekt, Kunde, Global | Stunden bearbeiten und umbuchen | Verrechenbare Stundenzahl anpassen | Felder, Spalten, Unterschrift | Export als PDF-, Excel- oder CSV-Datei

Person, Projekt, Kunde, Global

Stundenauszüge auf verschiedenen Ebenen erstellen:

Person, Projekt, Kunde

Bei der Person, Projekt oder Kunden unter "Stundenauszug" gezielt filtern und erstellen (PDF, Excel, CSV).

Projektgruppe

Bei Nutzung der Projektgruppen hast du zusätzlich auf dieser Ebene die Option eines Stundenauszugs.

Global

Bei > 10 Stundeneinträgen und mit Vollzugriff auf "Projekte" bietet MOCO unter "Projekte"den zusätzlichen Menüpunkt "Stundenauszug" an (siehe Abbildung). Dieser zeigt chronologisch sortiert alle Zeiteinträge an. Du kannst gezielt filtern – und bei Bedarf einen Export erstellen (Excel).

Stundenauszug übergreifend, global, über alles


Zusätzlich gibt es auch einen monatlichen und jährlichen Gesamtexport  unter "Berichte" > "Zeiterfassung" > "Projektzeit" oben rechts.

Der eigene Stundenauszug

Jeder Person kann unter "Zeiterfassung" > "Stundenauszug" einen eigenen Stundenauszug erstellen (PDF, Excel, CSV). 

Stunden bearbeiten und umbuchen

Über die Stundenauszüge können Einträge gefiltert, umgebucht oder korrigiert werden.


Stundenauszug Projekte

Durchsuchen, Filtern, Auswählen

  • Einträge filtern bzw. textlich durchsuchen. Über den grauen Filterbereich. Ein Klick auf "Weitere Optionen?" klappt diese auf (1).
  • Einträge markieren und danach durchsuchen
    Stundeneinträge mit Ticketnummern oder Begrifflichkeiten können hier gefiltert werden, indem man der Tätigkeitsbeschreibung in der Zeiterfassung ein Tag vorneanstellt. Die Eingabe #455 wird dann als markierte 455 in der Zeiterfassung und dem Stundenauszug angezeigt. Es ist visuell und es lässt sch einfach danach filtern. Je nach Taskmanagement-Tool, mit dem MOCO zusammenarbeitet, wird die Ticketnummer automatisch im Hintergrund gespeichert.
  • Alle Einträge auswählen/abwählen: Mit einem Klick (2).
  • Einzelne Einträge oder mit einem Klick ganze Bereiche anwählen/abwählen (3).

Umbuchen

  • Auf andere Projekte und Leistungen umbuchen (3) (Einträge im Stundenauszug auswählen und unten links "Umbuchen" wählen).

Auszug erstellen

  • Der Stundenauszug als PDF, Excel- oder CSV-File exportieren (4).
  • Sind Einträge markiert werden nur diese exportiert.

Stundeneintrag bearbeiten

  • Tätigkeitsbeschreibung anpassen (Doppelklick auf Eintrag oder Dropdown rechts: "Bearbeiten").
  • Auf "nicht verrechenbar" setzen (Dropdown rechts: "Nicht verrechenbar").
  • Auf andere Leistungen umbuchen (Dropdown rechts: "Leistung ändern").
  • In zwei Einträge auftrennen (Dropdown rechts: "Auftrennen". Kleinste Einheit: 15 Min.).
  • Stundenzahl ändern: Im Stundenauszug für Projekte & Kunden kannst du die verrechenbaren Stunden anpassen. Das verändert die tatsächlich erfasste Zeit nicht. Um Manipulation vorzubeugen kann die tatsächliche Zeiterfassung nur vom Erfasser selbst in seinem persönlichen Stundenauszug/Zeiterfassung geändert werden – oder über den Benutzerwechsel. 

Automatisch generierter Stundenauszug zur Rechnung

Wird ein Rechnung aus geleisteten Stunden – also nach Aufwand – erstellt, erzeugt MOCO automatisch den zugehörigen Stundenauszug. Dieser kann einzeln heruntergeladen oder als Anhang zur Rechnung ausgewählt werden.

Verrechenbare Stundenzahl anpassen

Erfasste Projektstunden lassen sich mit Kunden- und Projektzugriff für den Leistungsfortschritt & die Abrechnung anpassen – ohne, dass sich das Soll-Ist für die Person ändert.


Um eine Manipulation der tatsächlich erfassten Stunden vorzubeugen, ist eine Anpassung nur in der eigenen Zeiterfassung oder über den Benutzerwechsel möglich. Die Anpassung der verrechenbaren Stunden zu Kunde bzw. Projekt schafft eine weitere Ebene. Die effektiv erfasste Zeit und das Soll-Ist der Person bleibt dadurch unangetastet.

Voraussetzung & Ort der Anpassung

Du benötigst zur Änderung der Stundenzahl Projekt- oder Kundenzugriff, da du die Bearbeitung entweder im Stundenauszug (Projekt, Projektgruppe, Kunde, Global) vornimmst – oder direkt bei den "Abrechenbaren Positionen" (in Projekten mit Abrechnung nach Aufwand).

Stunden für die Abrechnung anpassen

Auswirkungen

Mit der Anpassung ändert sich
  • Leistungs, bzw. Budgetfortschritt und damit auch die verbleibenden Reststunden
  • Der Eintrag wird gesperrt. Nach dem Überschreiben der Stundenzahl kann die betreffende Person den Zeiteintrag nicht mehr bearbeiten (zurücknehmbar). Die Person sieht nicht, welche Stunden wie angepasst wurden.
  • Die Verrechenbarkeit der Person ändert sich mit der Änderung der verrechenbaren Stunden. So kann beispielsweise bei Praktikanten eine geringere Zahl an verrechenbaren Stunden angesetzt werden, während das Soll-Ist unberührt bleibt.

Dies ändert sich nicht
  • Für die Rentabilitätsberechnung werden weiterhin die tatsächlich erfassten Stunden mit dem internen Stundensatz multipliziert
  • Der Stundenauszug zur Person ändert sich nicht.
  • Das Soll-Ist der Person ändert sich nicht.

Berichte
  • Im Gesamtbericht Zeiterfassung (Berichte > Zeiterfassung > Übersicht) sind die verrechenbaren Stunden massgeblich. Gibt es eine Differenz so werden im Tooltip informativ auch die tatsächlich erfassten Stunden angezeigt. Inklusive Beträgen in Accountwährung.
  • Im Export unter "Berichte > Personal > Soll-Ist & Verrechenbarkeit" sind die gesamthaft erfassten Stunden (Referenz für Soll-Ist) und die (geänderten) verrechenbaren Stunden (Referenz für Verrechenbarkeit) als Spalte enthalten.

Felder, Spalten, Unterschrift

PDF-Stundenauszüge können in den Einstellungen unter "Layout" > "Stundenauszüge" individuellen Bedürfnissen angepasst werden.

Felder
Es kann gewählt werden welche automatischen Infos und welche eigenen Felder angezeigt werden sollen.

Spalten

Stundenauszüge können durch die Spaltenwahl stark individualisiert werden. So können beispielsweise Beträge angezeigt oder Personennamen ausgeblendet werden.

Unterschrift
Bei Bedarf kann ein Bereich für die Unterschriften des Auftragnehmers und des Auftraggebers angezeigt werden (1).

Seitenränder und Briefpapier
Wir empfehlen, für Stundenauszüge ein reduziertes Briefpapier zu definieren. In der Regel genügt hier das Logo, da der Absender klar ist.
Die Seitenränder, Spaltenausrichtung/Spaltenbreite der Infos können wir in der Regel auf Anfrage kostenlos anpassen: In-App-Service kontaktieren.
Stundenauszug anpassen


Export als PDF-, Excel- oder CSV-Datei

Fall einem Kunden monatlich ein Stundenauszug zugeschickt werden soll, lässt sich dieser im Projekt (oder Kunde) unter "Stundenauszug" erstellen.

Für den PDF-Export bzw. die Druckansicht kann ein Briefpapier, das in den Einstellungen unter "Account" > "Briefpapier" hochgeladen als Standard definiert werden. Sind andere Seitenränder gewünscht, einfach uns über den In-App-Support kontaktieren.

Stundenauszug als PDF, Excel oder CSV

Reportingaufwand reduzieren und gleichzeitig Vertrauensbasis mit dem Kunden schaffen?

Projektbericht teilen
Mit dem Kunden kann man auch eine eingeschränkte tagesaktuelle Ansicht des Projektberichts über einen Link teilen. Das kann eine gute Vertrauensbasis sein und der Kunde hat zu jedem Moment den Überblick zum aktuellen Budgetstand bzw. Projektfortschritts.

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