Abrechnungsarten
Nach Aufwand
Ist im Projekt als Abrechnungsart Nach Aufwand gewählt, sammeln sich erfasste Stunden und Zusatzleistungen als potentielle abrechenbare Positionen (1).
Die Rechnung wird wie immer im Projekt oder Kunden unter "Abrechnung" erstellt. Ein Klick in der Projektliste auf die grüne Zahl führt direkt zur Abrechnungsoption.
Die Rechnung wird wie immer im Projekt oder Kunden unter "Abrechnung" erstellt. Ein Klick in der Projektliste auf die grüne Zahl führt direkt zur Abrechnungsoption.
Rechnungsaufbau
Folgender Aufbau kann global vordefiniert oder pro Rechnung (2) gewählt werden. Dabei ist immer der Button mit dem (gewählten) Standard belegt und im Dropdown stehen zusätzlich die Alternativen zur Auswahl.
- Standard: Die Positionen werden nach Monat gruppiert.
- Detailrechnung: Die Positionen werden mit Tätigkeitsbeschreibung ausgegeben. Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung inkl. Beschreibung als Positionen abgerechnet werden.
- Kompaktrechnung: Die Positionen werden nicht nach Monat gruppiert und die Leistungen zusammengefasst.
Der zugehörige Stundenauszug steht danach direkt bei der Rechnung zur Verfügung und kann auch im PDF integriert mitversendet werden. Wählt man im Projekt unter "Abrechnungsinfo" die Option für Stundenauszug an, wird dieser automatisch beim Ausdruck und Versand mitintegriert.
Stunden als abgerechnet markieren
Sind verrechenbare Positionen bereits anderweitig abgerechnet wordn,
kann über den Button "Positionen anzeigen" ausgewählten Positionen als "bereits abgerechnet" markiert werden.
kann über den Button "Positionen anzeigen" ausgewählten Positionen als "bereits abgerechnet" markiert werden.
Abgerechnete Stunden wieder freigeben
Stunden, die in eine Rechnung geflossen sind, sind gesperrt. Man kann sie wieder freigeben durch
a) Rechnung löschen
b) Nur die Position auf der Rechnung löschen
a) Rechnung löschen
b) Nur die Position auf der Rechnung löschen
Nachträglich Aufwände mit auf die Rechnung nehmen
Aus Angebot / Pauschal
Damit ein Angebot abgerechnet werden kann, muss es einem Kunden zugewiesen sein.
Projektbezogen
Wird das Angebot abgerechnet, dreht es sich in der Regel um ein Projekt mit Fixpreis/Pauschale. Hier dient der zu befüllende Abrechnungsplan (1) der Steuerung: Am gesetzte Datum ist der Abrechnungshinweis in der Projektliste sichtbar (ein Klick führt direkt zur Abrechnung) – und er dient dem Umsatzforcast
Projektbezogen
Wird das Angebot abgerechnet, dreht es sich in der Regel um ein Projekt mit Fixpreis/Pauschale. Hier dient der zu befüllende Abrechnungsplan (1) der Steuerung: Am gesetzte Datum ist der Abrechnungshinweis in der Projektliste sichtbar (ein Klick führt direkt zur Abrechnung) – und er dient dem Umsatzforcast
Abrechnung (2,3) des Angebots im Projekt:
Die Abrechnung kann auch in der Angebots-Detailansicht oben rechts bzw. in allen Listen rechts über das Dropdown erfolgen:
Danach Abrechnungsplan als erledigt abhaken.
Ohne Projekt
Ist ein Angebot keinem Projekt zugewiesen, wird die erstellte Rechnung automatisch dem Kunden zugewiesen. Im Kunden unter "Abrechnung" kann analog zur Projektebene für den Kunden abgerechnet werden und es werden kundenbezogenen Rechnungen gelistet. Eine Rechnung kannst du auch nachträglich in ein Projekt verschieben.
Teilrechnung
Es können auch nur bestimmte Positionen abgerechnet werden (4) – MOCO zeigt dann den Restbetrag auf bzw. bietet die offenen Positionen für die nächste Rechnung an.
Aufwände hinzufügen
Wahlweise können auch ausgewählte zusätzliche Aufwände hinzugefügt werden.
Abschlags- & Schlussrechnung
Soll ein Betrag prozentual abgerechnet werden, handelt es sich in der Regel nicht um eine Teilrechnung sondern um eine Abschlagsrechnung. » Abschlagsrechnungen und deren automatischer Abzug bei der Schlussrechnung.
Sammelrechnung auf Kundenbene
Im Abrechnungsplan erfasste Positionen werden auch unter "Verrechenbare Positionen" angeboten. Dies kann nützlich sein für eine Sammelabrechnung auf Kundenebene aus Pauschalen.
Bereits abgerechnet
Ist das Angebot bereits anderweitig abgerechnet worden, kann man es über "Bereits abgerechnet" (5) auf den Status Abgerechnet setzen.
Freie Rechnung
Zu einem Kunden oder Projekt kann auch völlig unabhängig eine Rechnung erstellt werden.
Dazu wählt man im Kunden oder Projekt unter "Abrechnung" die rechte Box "Neutral" (1):
- Neue Rechnung: Hülle ohne Positionen. Bei Bedarf können Positionen aus dem Leistungskatalog oder erfasste verrechenbare Positionen manuell eingefügt werden.
- Rechnung kopieren: Es kann eine x-beliebige bisher erstellte Rechnung ausgewählt werden.
Eventuelle damit abgegoltene, verrechenbare Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren", so dass diese Positionen nicht weiterhin als "verrechenbar" angezeigt werden. MOCO macht dies ansonsten auch automatisch wenn man ein abgeschlossenes und abgerechnetes Projekt archiviert.
Mischformen
Verrechenbare Positionen zu einer Rechnung hinzufügen (innerhalb eines Projekts)
Einem abgerechneten Angebot oder einer individuellen Rechnung können jetzt einzelne oder alle erfassten verrechenbaren Stunden oder Zusatzleistungen hinzugefügt werden. Dazu in der Rechnung über den grünen Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" wählen.
Einem abgerechneten Angebot oder einer individuellen Rechnung können jetzt einzelne oder alle erfassten verrechenbaren Stunden oder Zusatzleistungen hinzugefügt werden. Dazu in der Rechnung über den grünen Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" wählen.
Abschlags- & Schlussrechnung
Abschlagszahlungen sind Vorauszahlungen (vereinbarte Beträge oder Prozentsatz) unabhängig von bereits erbrachten Leistungen. Wie man eine oder mehrere Abschlagsrechnungen (auch Akonto oder Anzahlungsrechnung genannt) zu einem Projekt erstellt und diese später automatisch von der Schlussrechnung abgezogen werden zeigen wir hier:
Abschlagsrechnung erstellen
- Neue Rechnung mit dem Abschlags-Betrag erstellen. Da es in der Regel um einen Einzeiler geht (fester oder prozentualer Betrag) entweder die angebotene Option aus dem Abrechnungsplan – oder die rechte Box "Neutral" nutzen.
- Im Rechnungsformular oberhalb des Titels "Abschlagsrechnung" auswählen (1). Wurde die Markierung als Abschlagsrechnung vergessen, kann dies rechts oben bei der Rechnung nachgeholt werden.
- Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Abschlagsrechnung" vorgeschlagen (Der Begriff Abschlagsrechnung – oder ein vergleichbarer – sollte im Titel vorkommen). Bei mehreren Abschlagsrechnungen empfiehlt sich eine Nummerierung ( "Abschlagsrechnung 1", "Abschlagsrechnung 2" usw.).
- Abschlagsrechnungen sind immer ohne Rabatt, da es sich um einen unabhängigen Anzahlungsbetrag handelt! Ein eventueller Rabatt kommt erst bei der Schlussrechnung zum Zug.
Schlussrechnung erstellen
- Angebot abrechnen und oberhalb des Titels "Schlussrechnung" auswählen (2).
- Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Schlussrechnung" vorgeschlagen. (Eine Schlussrechnung sollte entsprechend betitelt sein. Der Titel "Schlussrechnung" impliziert, dass es entsprechende Abschlagszahlungen gibt.)
- MOCO zieht in einem eigenen Abschnitt nach einer Zwischensumme "Total Auftrag", die die Gesamtsumme netto des Angebots bezeichnet, die Abschlagsrechnungen netto mit den relevanten Angaben automatisch ab (3) (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Brutto- und MWST-Betrag, MWST-Satz).
Sonderfall temporäre Mehrwertsteuersenkung in Deutschland
Wurde eine Abschlagsrechnung mit einem anderen Steuersatz ausgestellt als die Schlussrechnung, muss diese Differenz korrigiert werden. MOCO berechnet hier die Steuerkorrektur und weist sie auf der Schlussrechnung aus!
Mehrere Schlussrechnungen innerhalb eines Projekts gewünscht?
Prinzipiell gibt es eine Schlussrechnung pro Projekt. Es gibt aber Fälle, da möchte man mehrere Schlussrechnungen erstellen, weil z.B. ein Projekt über mehrere Empfänger abgerechnet wird. In diesem Falle löscht man beim Erstellen der erste Schlussrechnung die nicht benötigten Abschlagsrechnungen – sie werden bei einer neuen Schlussrechnung wieder automatisch zum Abzug vorgeschlagen.
Wurde eine Abschlagsrechnung mit einem anderen Steuersatz ausgestellt als die Schlussrechnung, muss diese Differenz korrigiert werden. MOCO berechnet hier die Steuerkorrektur und weist sie auf der Schlussrechnung aus!
Mehrere Schlussrechnungen innerhalb eines Projekts gewünscht?
Prinzipiell gibt es eine Schlussrechnung pro Projekt. Es gibt aber Fälle, da möchte man mehrere Schlussrechnungen erstellen, weil z.B. ein Projekt über mehrere Empfänger abgerechnet wird. In diesem Falle löscht man beim Erstellen der erste Schlussrechnung die nicht benötigten Abschlagsrechnungen – sie werden bei einer neuen Schlussrechnung wieder automatisch zum Abzug vorgeschlagen.
Zum Thema
Detaillierter Infos zum Thema Abschlagsrechnung und Schlussrechnung gibt es bei Interesse auch in unserem Artikel: Die Abschlags- und Schlussrechnung.
Teilrechnung versus Abschlags- und Schlussrechnung
Teilrechnungen sind Rechnungen über bereits erbrachte Leistungen. Der Leistungsumfang wird auf der Rechnung konkretisiert. Teilrechnungen sind in sich abgeschlossen und benötigen keine Schlussrechnung. Manchmal möchte man die letzte Rechnung allerdings trotzdem mit "Schlussrechnung" benennen, damit klar ist, dass es sich um die letzte Teilrechnung zu einem Projekt handelt. Teilrechnung aus Angebot erstellen.
Teilrechnungen sind Rechnungen über bereits erbrachte Leistungen. Der Leistungsumfang wird auf der Rechnung konkretisiert. Teilrechnungen sind in sich abgeschlossen und benötigen keine Schlussrechnung. Manchmal möchte man die letzte Rechnung allerdings trotzdem mit "Schlussrechnung" benennen, damit klar ist, dass es sich um die letzte Teilrechnung zu einem Projekt handelt. Teilrechnung aus Angebot erstellen.
Rechnungen Kunde
Übersicht zu allen Kunden-Rechnungen
Es können auch ohne Projekte Rechnungen erstellt werden. Was es immer benötigt ist ein Kunde. Im Kunden unter "Abrechnung" werden alle kundenzugehörigen Rechnungen gelistet (1).
Angebote abrechnen (2)
Alle offenen Angebote werden hier zur Auswahl angeboten und können komplett oder teilweise abgerechnet werden. Angebote können auch in den Listen oder direkt auf der Detailansicht abgerechnet werden.
Sammelrechnung projektübergreifend
Unter "Verrechenbare Positionen" (3) lassen sich projektübergreifende Sammelrechnungen erstellen.
In den betreffenden Projekten wird die Sammelrechnung unter "Abrechnung" mit dem Hinweis "Sammelrechnung" gelistet – und betragsmässig als Umsatz angerechnet.
Eine ganz individuelle Rechnung wird über "Neutral" erstellt (4). Über diese neutrale Option, kann auch jegliche bestehende Rechnung gesucht und kopiert werden.
Es können auch ohne Projekte Rechnungen erstellt werden. Was es immer benötigt ist ein Kunde. Im Kunden unter "Abrechnung" werden alle kundenzugehörigen Rechnungen gelistet (1).
Angebote abrechnen (2)
Alle offenen Angebote werden hier zur Auswahl angeboten und können komplett oder teilweise abgerechnet werden. Angebote können auch in den Listen oder direkt auf der Detailansicht abgerechnet werden.
Sammelrechnung projektübergreifend
Unter "Verrechenbare Positionen" (3) lassen sich projektübergreifende Sammelrechnungen erstellen.
In den betreffenden Projekten wird die Sammelrechnung unter "Abrechnung" mit dem Hinweis "Sammelrechnung" gelistet – und betragsmässig als Umsatz angerechnet.
Eine ganz individuelle Rechnung wird über "Neutral" erstellt (4). Über diese neutrale Option, kann auch jegliche bestehende Rechnung gesucht und kopiert werden.
Automatische Rechnungen
MOCO setzt nicht auf vollautomatische sondern kontrollierte Abrechnung. Hauptbeweggrund für automatische Rechnungen ist die Angst, man könnte eine Rechnung vergessen. In MOCO ist das über wiederkehrende Zusatzleistungen gelöst.
Nie mehr vergessen, wiederkehrende Beträge abzurechnen
Z.B. Retainer, Abos, Hosting etc.
Auch für Abos und Hosting etc. wird ein eigenes Projekt erstellt und dort unter "Zusatzleistungen" eine sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen erfasst. Das ist eine Art Trigger mit Stichdatum und Laufzeit. Am Stichtag wird die Zusatzleistung erstellt und als grüne, verrechenbare Position in der Projektliste (Hier im Bild Punkt 2). Ein Klick darauf führt direkt zur Abrechnung.
Andere Aufwände oder Mehraufwand können einfach mit auf die Rechnung genommen werden.
Auch für Abos und Hosting etc. wird ein eigenes Projekt erstellt und dort unter "Zusatzleistungen" eine sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen erfasst. Das ist eine Art Trigger mit Stichdatum und Laufzeit. Am Stichtag wird die Zusatzleistung erstellt und als grüne, verrechenbare Position in der Projektliste (Hier im Bild Punkt 2). Ein Klick darauf führt direkt zur Abrechnung.
Andere Aufwände oder Mehraufwand können einfach mit auf die Rechnung genommen werden.
Alle Rechnungen auf einen Klick
Projekte kann man gesammelt und mit einem Klick abrechnen. Diese Option ist gedacht für
a) Abos, Retainer bzw. Projekte, deren Abrechnung über wiederkehrenden Zusatzleistungen periodisch abgerechnet werden
b) Monatliche bzw. periodische Abrechnung von Aufwänden
b) Monatliche bzw. periodische Abrechnung von Aufwänden
So geht's
1. Betreffende Projekte auswählen: Am besten über ein Label filtern (1) und unten dann alle Projekte mittels der Checkbox (2) anwählen.
2. "Abrechnen" unten als Aktion auswählen (3)
3. Zeitraum wählen (4)
Aus den verrechenbaren Stunden und Zusatzleistungen des gewählten Zeitraums wird dann automatisch die Rechnung erstellt. Entwürfe (5) kann man problemlos wieder löschen, weshalb sich das für erste Tests besonders anbietet.
Checkliste, damit das besonders gut klappt:
Mit Labels arbeiten z.B "Abr. monatl.", "Abr. jährlich", ...
→ So kann nach den abzurechnenden Projekte mit einem Klick gefiltert werden (1)
Die Stichtage wiederkehrender Leistungen über die Kunden hinweg vereinheitlichen
→ z.B. die wiederkehrende Leistung immer mit Stichtag 27. eines Monats erfassen und Ende Monat oder am 1. des Folgemonats abrechnen.
Projektdaten prüfen
→ Da MOCO für die Rechnung den Titel so zusammensetzt: "Rechnung – Projektname" zusammensetzt, sollte der Projektname aussagekräftig benannt werden.
→ Im Projekt unter "Abrechnung" kann die Rechnungsadresse und -E-Mail falls abweichend vom Kundenstandard überschrieben werden.
→ z.B. die wiederkehrende Leistung immer mit Stichtag 27. eines Monats erfassen und Ende Monat oder am 1. des Folgemonats abrechnen.
Projektdaten prüfen
→ Da MOCO für die Rechnung den Titel so zusammensetzt: "Rechnung – Projektname" zusammensetzt, sollte der Projektname aussagekräftig benannt werden.
→ Im Projekt unter "Abrechnung" kann die Rechnungsadresse und -E-Mail falls abweichend vom Kundenstandard überschrieben werden.
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