Abrechnungsarten
Nach Aufwand
In der Regel ist hier der Projekttyp Nach Aufwand gewählt, weil sich nur dann auch die erfassten Zeiten als potentielle abrechenbare Positionen summieren.
Die Rechnung wird wie immer im Projekt oder Kunden unter "Abrechnung" erstellt.
Unter "Verrechenbare Positionen" können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung und Zusatzleistungen abgerechnet werden. Dazu auf "Positionen anzeigen" klicken (1) und die gewünschten Positionen auswählen.
Der Rechnungsaufbau kann gewählt werden (2).
Die Rechnung wird wie immer im Projekt oder Kunden unter "Abrechnung" erstellt.
Unter "Verrechenbare Positionen" können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung und Zusatzleistungen abgerechnet werden. Dazu auf "Positionen anzeigen" klicken (1) und die gewünschten Positionen auswählen.
Der Rechnungsaufbau kann gewählt werden (2).
- Standard: Die Positionen werden nach Monat gruppiert.
- Detailrechnung: Die Positionen werden mit Tätigkeitsbeschreibung ausgegeben. Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung inkl. Beschreibung als Positionen abgerechnet werden.
- Kompaktrechnung: Die Positionen werden nicht nach Monat gruppiert und die Leistungen zusammengefasst.
Der zugehörige Stundenauszug steht danach direkt bei der Rechnung zur Verfügung und kann auch im PDF integriert mitversendet werden.
Stunden als abgerechnet markieren
Deckt eine bereits gestellte Rechnung bestimmte Stunden bereits ab,
kann über den Button "Positionen anzeigen" können ausgewählten Positionen auch als "bereits abgerechnet" markiert werden.
kann über den Button "Positionen anzeigen" können ausgewählten Positionen auch als "bereits abgerechnet" markiert werden.
Abgerechnete Stunden wieder freigeben
Stunden, die in eine Rechnung geflossen sind, sind gesperrt. Man kann sie wieder freigeben durch
a) Rechnung löschen
b) Nur die Position auf der Rechnung löschen
Nachträglich verrechenbare Stunden mit auf die Rechnung nehmen
https://www.mocoapp.com/funktionen/4-abrechnung/inhalt/86-rechnungstypen#313-mischformen
a) Rechnung löschen
b) Nur die Position auf der Rechnung löschen
Nachträglich verrechenbare Stunden mit auf die Rechnung nehmen
https://www.mocoapp.com/funktionen/4-abrechnung/inhalt/86-rechnungstypen#313-mischformen
Aus Angebot
Rechnet man ein Projekt pauschal ab, sollte der Projekttyp Fixpreis/Pauschal gewählt werden.
Der Abrechnungsplan wird bei Projektbeginn abgefüllt. Er weist in der Projektliste auf den Abrechnungstermin hin und wirkt sich auf den Umsatzforcast aus.
1. Angebot am Ende abrechnen
Wurde ein Angebot im verknüpften Lead unter Akquise oder direkt im Projekt erstellt, so kann dieses im Projekt unter "Abrechnung" (1) abgerechnet und bei Bedarf angepasst werden. Wahlweise können auch ausgewählte zusätzliche Aufwände hinzugefügt werden.
2. Abschlags- & Schlussrechnung
Abschlagsrechnungen und deren automatischer Abzug bei der Schlussrechnung.
3. Teilrechnungen
Möchte man nur Teile eines Angebots nach erbrachter Leistung abrechnen gibt es aktuell folgende zwei Wege:
a) Angebot zur Abrechnung "reaktivieren": Angebot manuell von "Abgerechnet" auf "Bestätigt" zurücksetzen - dann erscheint es wieder zur Auswahl im Projekt unter "Abrechnung".
Der Abrechnungsplan wird bei Projektbeginn abgefüllt. Er weist in der Projektliste auf den Abrechnungstermin hin und wirkt sich auf den Umsatzforcast aus.
1. Angebot am Ende abrechnen
Wurde ein Angebot im verknüpften Lead unter Akquise oder direkt im Projekt erstellt, so kann dieses im Projekt unter "Abrechnung" (1) abgerechnet und bei Bedarf angepasst werden. Wahlweise können auch ausgewählte zusätzliche Aufwände hinzugefügt werden.
2. Abschlags- & Schlussrechnung
Abschlagsrechnungen und deren automatischer Abzug bei der Schlussrechnung.
3. Teilrechnungen
Möchte man nur Teile eines Angebots nach erbrachter Leistung abrechnen gibt es aktuell folgende zwei Wege:
a) Angebot zur Abrechnung "reaktivieren": Angebot manuell von "Abgerechnet" auf "Bestätigt" zurücksetzen - dann erscheint es wieder zur Auswahl im Projekt unter "Abrechnung".
b) Angebot abrechnen und 2. Teilrechnung gleich vorbereiten: Rechnung aus Angebot erstellen, kopieren und die Kopie dann erstmal als Entwurf für die Zukunft speichern. Dann beide Rechnungen anpassen (nicht benötigte Positionen löschen).
Achtung: Bei Teilrechnungen gibt es keine "Schlussrechnung" bzw. Abzüge wie bei Akontorechnungen.
–––
Achtung: Bei Teilrechnungen gibt es keine "Schlussrechnung" bzw. Abzüge wie bei Akontorechnungen.
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Angebot ohne Projekt abrechnen
Wenn ein Angebot in einem Lead erstellt wurde, kann es auch ohne Projekt abgerechnet werden. Voraussetzung ist, dass der Lead einem Kunden zugeordnet ist.
1. Im Kunden unter "Akquise" auf "Angebote" gehen
2. Rechts im Dropdown "Abrechnen" wählen
Analog kann man das Angebot auch im Lead oder unter "Akquise" > "Angebote" über das Dropdown abrechnen.
1. Im Kunden unter "Akquise" auf "Angebote" gehen
2. Rechts im Dropdown "Abrechnen" wählen
Analog kann man das Angebot auch im Lead oder unter "Akquise" > "Angebote" über das Dropdown abrechnen.
Individuelle Rechnung
Zu einem Kunden oder Projekt kann auch völlig unabhängig eine Rechnung erstellt werden.
Dazu wählt man im Kunden oder Projekt unter "Abrechnung" die rechte Box "Neutral" (1):
- Neue Rechnung: Hülle ohne Positionen. Bei Bedarf können Positionen aus dem Leistungskatalog oder erfasste verrechenbare Positionen manuell eingefügt werden.
- Rechnung kopieren: Es kann eine x-beliebige bisher erstellte Rechnung ausgewählt werden.
Eventuelle damit abgegoltene, verrechenbare Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren", so dass diese Positionen nicht weiterhin als "verrechenbar" angezeigt werden. MOCO macht dies ansonsten auch automatisch wenn man ein abgeschlossenes und abgerechnetes Projekt archiviert.
Mischformen
Im Projekt
Verrechenbare Positionen zu einer Rechnung hinzufügen
Einem abgerechneten Angebot oder einer individuellen Rechnung können jetzt einzelne oder alle erfassten verrechenbaren Stunden oder Zusatzleistungen hinzugefügt werden. Dazu in der Rechnung über den grünen Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" wählen.
Verrechenbare Positionen zu einer Rechnung hinzufügen
Einem abgerechneten Angebot oder einer individuellen Rechnung können jetzt einzelne oder alle erfassten verrechenbaren Stunden oder Zusatzleistungen hinzugefügt werden. Dazu in der Rechnung über den grünen Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" wählen.
Akonto-Rechnung | Abschlagsrechnung
Abschlagszahlungen sind Vorauszahlungen unabhängig von bereits erbrachten Leistungen. Nicht zu verwechseln mit der Teilrechnung! Wie man eine oder mehrere Abschlagsrechnungen zu einem Projekt erstellt und diese später automatisch von der Schlussrechnung abgezogen werden zeigen wir hier:
Abschlagsrechnung erstellen
- Abschlagsrechnung über die Abrechnungsbox rechts "Neutral" erstellen.
- Im Rechnungsformular oberhalb des Titels "Abschlagsrechnung" auswählen (1).
- Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Abschlagsrechnung" vorgeschlagen (Der Begriff Abschlagsrechnung – oder ein vergleichbarer – sollte im Titel vorkommen). Bei mehreren Abschlagsrechnungen empfiehlt sich eine Nummerierung ( "Abschlagsrechnung 1", "Abschlagsrechnung 2" usw.).
- Eine Pauschalposition mit dem Abschlagsbetrag eintragen. Oder für einen prozentualen Betrag – z.B. 30 % eines Angebotsbetrages eine Detailposition mit % nutzen – so rechnet MOCO den Betrag automatisch aus (siehe Abbildung).
- Abschlagszahlungen sind immer ohne Rabatt! Ein eventueller Rabatt kommt erst bei der Schlussrechnung zum Zug.
Schlussrechnung erstellen
- Angebot abrechnen und oberhalb des Titels "Schlussrechnung" auswählen (2).
- Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Schlussrechnung" vorgeschlagen. (Eine Schlussrechnung sollte entsprechend betitelt sein. Der Titel "Schlussrechnung" impliziert, dass es entsprechende Abschlagszahlungen gibt.)
- MOCO zieht in einem eigenen Abschnitt nach einer Zwischensumme "Total Auftrag", die die Gesamtsumme netto des Angebots bezeichnet, die Abschlagsrechnungen netto mit den relevanten Angaben automatisch ab (3) (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Brutto- und MWST-Betrag, MWST-Satz).
Mehrere Schlussrechnungen innerhalb eines Projekts gewünscht?
Prinzipiell gibt es eine Schlussrechnung pro Projekt. Es gibt aber Fälle, da möchte man mehrere Schlussrechnungen erstellen, weil z.B. ein Projekt über mehrere Empfänger abgerechnet wird. In diesem Falle löscht man beim Erstellen der erste Schlussrechnung die nicht benötigten Abschlagsrechnungen – sie werden bei einer neuen Schlussrechnung wieder automatisch zum Abzug vorgeschlagen.
Weitere Infos zum Thema Abschlagsrechnung und Schlussrechnung gibt es bei Interesse auch in unserem Artikel: Die Abschlags- und Schlussrechnung.
Sammelrechnung für Kunde
Übersicht zu allen Kunden-Rechnungen
Im Kunden findet man unter "Abrechnung" alle Rechnungen, die zum Kunden gehören, aufgelistet (1).
Sammelrechnung
Unter "Verrechenbare Positionen" (2) lassen sich projektübergreifende Sammelrechnungen nach Aufwand (aus aufgelaufenen verrechenbaren Stunden) erstellen.
Fliessen in eine Rechnung nur Stunden aus einem Projekt, dann wird die Rechnung auch automatisch komplett dem Projekt zugeordnet. Werden mehrere Projekte gemeinsam abgerechnet, wird die Rechnung im Projekt mit dem Hinweis "projektübergreifend" gelistet.
Eine neutrale, nicht projektbezogene Rechnung zum Kunden kann man über "Neutral" erstellen (3)
Im Kunden findet man unter "Abrechnung" alle Rechnungen, die zum Kunden gehören, aufgelistet (1).
Sammelrechnung
Unter "Verrechenbare Positionen" (2) lassen sich projektübergreifende Sammelrechnungen nach Aufwand (aus aufgelaufenen verrechenbaren Stunden) erstellen.
Fliessen in eine Rechnung nur Stunden aus einem Projekt, dann wird die Rechnung auch automatisch komplett dem Projekt zugeordnet. Werden mehrere Projekte gemeinsam abgerechnet, wird die Rechnung im Projekt mit dem Hinweis "projektübergreifend" gelistet.
Eine neutrale, nicht projektbezogene Rechnung zum Kunden kann man über "Neutral" erstellen (3)
Rechnung ohne Projekt
Es können auch ohne Projekte Rechnungen erstellt werden. Was es immer benötigt ist ein Kunde.
Individuelle Rechnung zum Kunden
Im Kunden unter "Abrechnung" können über "Neutral"" individuelle Rechnungen zum Kunden erstellt werden.
Kopie einer Vorlage
Rechnungen aus Vorlagen lassen sich unter "Neutral" (Nr. 3 – Bild oben - im Kunden unter "Abrechnung") über den Button "Neue Rechnung" > "Rechnung kopieren" erstellen.
Angebot ohne Projekt abrechnen
Angebote aus einem Lead können direkt und ohne Projekt in eine Rechnung umgewandelt werden.
Mehr Infos dazu
Individuelle Rechnung zum Kunden
Im Kunden unter "Abrechnung" können über "Neutral"" individuelle Rechnungen zum Kunden erstellt werden.
Kopie einer Vorlage
Rechnungen aus Vorlagen lassen sich unter "Neutral" (Nr. 3 – Bild oben - im Kunden unter "Abrechnung") über den Button "Neue Rechnung" > "Rechnung kopieren" erstellen.
Angebot ohne Projekt abrechnen
Angebote aus einem Lead können direkt und ohne Projekt in eine Rechnung umgewandelt werden.
Mehr Infos dazu
Automatische Rechnungen
MOCO setzt nicht auf vollautomatische sondern kontrollierte Abrechnung. Hauptbeweggrund für automatische Rechnungen ist die Angst, man könnte eine Rechnung vergessen. In MOCO ist das über wiederkehrende Zusatzleistungen gelöst.
Nie mehr vergessen, wiederkehrende Beträge abzurechnen
Z.B. Retainer, Abos, Hosting etc.
Auch für Abos und Hosting etc. wird ein eigenes Projekt erstellt und dort unter "Zusatzleistungen" eine sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen erfasst. Das ist eine Art Trigger mit Stichdatum und Laufzeit. Am Stichtag wird die Zusatzleistung erstellt und als grüne, verrechenbare Position in der Projektliste (Hier im Bild Punkt 2). Ein Klick darauf führt direkt zur Abrechnung.
Andere Aufwände oder Mehraufwand können einfach mit auf die Rechnung genommen werden.
Auch für Abos und Hosting etc. wird ein eigenes Projekt erstellt und dort unter "Zusatzleistungen" eine sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen erfasst. Das ist eine Art Trigger mit Stichdatum und Laufzeit. Am Stichtag wird die Zusatzleistung erstellt und als grüne, verrechenbare Position in der Projektliste (Hier im Bild Punkt 2). Ein Klick darauf führt direkt zur Abrechnung.
Andere Aufwände oder Mehraufwand können einfach mit auf die Rechnung genommen werden.
Alle Rechnungen auf einen Klick
Projekte kann man gesammelt und mit einem Klick abrechnen. Diese Option ist gedacht für
a) Abos, Retainer bzw. Projekte, deren Abrechnung über wiederkehrenden Zusatzleistungen periodisch abgerechnet werden
b) Monatliche bzw. periodische Abrechnung von Aufwänden
b) Monatliche bzw. periodische Abrechnung von Aufwänden
So geht's
1. Betreffende Projekte auswählen: Am besten über ein Label filtern (1) und unten dann alle Projekte mittels der Checkbox (2) anwählen.
2. "Abrechnen" unten als Aktion auswählen (3)
3. Zeitraum wählen (4)
Aus den verrechenbaren Stunden und Zusatzleistungen des gewählten Zeitraums wird dann automatisch die Rechnung erstellt. Entwürfe (5) kann man problemlos wieder löschen, weshalb sich das für erste Tests besonders anbietet.
Checkliste, damit das besonders gut klappt:
Mit Labels arbeiten z.B "Abr. monatl.", "Abr. jährlich", ...
→ So kann nach den abzurechnenden Projekte mit einem Klick gefiltert werden (1)
Die Stichtage wiederkehrender Leistungen über die Kunden hinweg vereinheitlichen
→ z.B. die wiederkehrende Leistung immer mit Stichtag 27. eines Monats erfassen und Ende Monat oder am 1. des Folgemonats abrechnen.
Projektnamen prüfen
→ Da MOCO für die Rechnung den Titel so zusammensetzt: "Rechnung – Projektname" zusammensetzt, sollte der Projektname aussagekräftig benannt werden.
→ z.B. die wiederkehrende Leistung immer mit Stichtag 27. eines Monats erfassen und Ende Monat oder am 1. des Folgemonats abrechnen.
Projektnamen prüfen
→ Da MOCO für die Rechnung den Titel so zusammensetzt: "Rechnung – Projektname" zusammensetzt, sollte der Projektname aussagekräftig benannt werden.
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