Rechnungstypen
Nach Aufwand
Im Projekt oder Kunden unter "Abrechnung"
Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung und erfasste Zusatzleistungen abgerechnet werden. Hierzu auf "Positionen anzeigen" klicken (1) und die gewünschten Positionen auswählen.
Neben der Standardrechnung kann auch ein anderer Rechnungsaufbau gewählt werden (2).
- Standard: Die Positionen werden nach Monat gruppiert.
- Detailrechnung: Die Positionen werden mit Tätigkeitsbeschreibung ausgegeben. Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung inkl. Beschreibung als Positionen abgerechnet werden. Hierzu bei "Rechnung erstellen" die Option "Detailrechnung" wählen.
- Kompaktrechnung: Die Positionen werden nicht nach Monat gruppiert und die Leistungen zusammengefasst. Hierzu bei "Rechnung erstellen" die Option "Kompaktrechnung" wählen
Der Stundenauszug steht danach direkt bei der Rechnung zur Verfügung.
Aus Angebot
Zum Projekt
Wurde ein Angebot im verknüpften Lead unter Akquise oder direkt im Projekt erstellt, so kann dieses im Projekt unter "Abrechnung" (1) abgerechnet und bei Bedarf angepasst werden. Wahlweise können auch ausgewählte zusätzliche Aufwände hinzugefügt werden.
Es empfiehlt sich, die damit abgedeckten, verrechenbaren Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren".
Projektunabhängig
Wenn ein Angebot in einem Lead erstellt wurde, kann es auch ohne Projekt abgerechnet werden (Dropdown in der Liste unter Akquise und beim Kunden). Voraussetzung ist, dass der Lead einem Kunden zugeordnet ist.
Individuelle Rechnung
Zu einem Kunden oder Projekt kann auch völlig unabhängig eine Rechnung erstellt werden.
Dazu wählt man im Kunden oder Projekt unter "Abrechnung" die rechte Box "Neutral" (1):
- Neue Rechnung: Hülle ohne Positionen. Bei Bedarf können Positionen aus dem Leistungskatalog oder erfasste verrechenbare Positionen manuell eingefügt werden.
- Rechnung kopieren: Es kann eine x-beliebige bisher erstellte Rechnung ausgewählt werden.
Eventuelle damit abgegoltene, verrechenbare Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren", so dass diese Positionen nicht weiterhin als "verrechenbar" angezeigt werden. MOCO macht dies ansonsten auch automatisch wenn man ein abgeschlossenes und abgerechnetes Projekt archiviert.
Mischformen
Im Projekt
Verrechenbare Positionen zu einer Rechnung hinzufügen
Einem abgerechneten Angebot oder einer individuellen Rechnung können jetzt einzelne oder alle erfassten verrechenbaren Stunden oder Zusatzleistungen hinzugefügt werden. Dazu in der Rechnung über den grünen Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" wählen.
Verrechenbare Positionen zu einer Rechnung hinzufügen
Einem abgerechneten Angebot oder einer individuellen Rechnung können jetzt einzelne oder alle erfassten verrechenbaren Stunden oder Zusatzleistungen hinzugefügt werden. Dazu in der Rechnung über den grünen Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" wählen.
Automatisierte Rechnung?
Können für Hosting oder andere regelmässig zu verrechnende Beträge automatisierte Rechnungen erstellt werden?
In MOCO läuft es so, dass man sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen unter "Zusatzleistungen" im Projekt anlegt. Diese haben ein Stichdatum und eine Laufzeit. Am Stichtag erscheint die Position dann als grüne, verrechenbare Zahl und mit zwei Klicks ist die Rechnung daraus erstellt.
Vorteile
In MOCO läuft es so, dass man sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen unter "Zusatzleistungen" im Projekt anlegt. Diese haben ein Stichdatum und eine Laufzeit. Am Stichtag erscheint die Position dann als grüne, verrechenbare Zahl und mit zwei Klicks ist die Rechnung daraus erstellt.
Vorteile
- Es wird nie vergessen die Position abzurechnen.
- Kontrollierte Abrechnung
- Bei Bedarf kann so auch flexibel mal ein Mehraufwand mitverrechnet werden.
Akonto-Rechnung | Abschlagsrechnung
Eine oder mehrere Abschlagsrechnungen zu einem Projekt erstellen und diese später automatisch von der Schlussrechnung abziehen lassen.
Abschlagsrechnung erstellen:
Beim Rechnungstitel "Abschlagsrechnung" auswählen (1)
Abschlagsrechnung erstellen:
Beim Rechnungstitel "Abschlagsrechnung" auswählen (1)
- Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Abschlagsrechnung" vorgeschlagen (Der Begriff Abschlagsrechnung – oder ein vergleichbarer – sollte im Titel vorkommen). Bei mehreren Abschlagsrechnungen empfiehlt sich eine Nummerierung ( "Abschlagsrechnung 1", "Abschlagsrechnung 2" usw.).
- Möchte man z.B. 30 % eines Angebotsbetrages in Rechnung stellen, nutzt man eine Detailposition als prozentuale Position: "Detailposition" hinzufügen und "Akonto 30%" (= Position), "30" (= Anzahl), "%" (= Einheit) und "1000" (= Einzelpreis) eintragen. MOCO berechnet dann den Betrag. Alternativ kann man auch mit einer Pauschalposition einen glatten Pauschalbetrag in Rechnung stellen.
Schlussrechnung erstellen:
Beim Rechnungstitel "Schlussrechnung" wählen (2)
- Es wird dann automatisch im Titel der Begriff "Schlussrechnung" vorgeschlagen. (Eine Schlussrechnung sollte entsprechend betitelt sein. Der Titel "Schlussrechnung" impliziert, dass es entsprechende Abschlagszahlungen gibt.)
- Die Abschlagsrechnungen werden mit den relevanten Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und MWST-Betrag automatisch abgezogen (3).
Weitere Infos zum Thema Abschlagsrechnung und Schlussrechnung gibt es bei Interesse auch in unserem Artikel: Die Abschlags- und Schlussrechnung.
Sammelrechnung für Kunde
Im Kunden findet man unter "Abrechnung" alle kundenzugehörigen Rechnungen aufgelistet.
Unter "Verrechenbare Positionen" lassen sich projektübergreifende Sammelrechnungen nach Aufwand (aus aufgelaufenen verrechenbaren Stunden) erstellen.
Fliessen in eine Rechnung nur Stunden aus einem Projekt, dann wird die Rechnung auch automatisch komplett dem Projekt zugeordnet. Werden mehrere Projekte gemeinsam abgerechnet, wird die Rechnung im Projekt mit dem Hinweis "projektübergreifend" gelistet.
Unter "Verrechenbare Positionen" lassen sich projektübergreifende Sammelrechnungen nach Aufwand (aus aufgelaufenen verrechenbaren Stunden) erstellen.
Fliessen in eine Rechnung nur Stunden aus einem Projekt, dann wird die Rechnung auch automatisch komplett dem Projekt zugeordnet. Werden mehrere Projekte gemeinsam abgerechnet, wird die Rechnung im Projekt mit dem Hinweis "projektübergreifend" gelistet.
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