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Managen

Prinzip "Inbox Zero" | Projektzuweisung | Rechnungsfreigabe | Zahlungen & Bezahlen | Labels

Prinzip "Inbox Zero"

Inbox Zero

Der Menüpunkt "Eingang" entspricht dem Rechnungseingang und ist deine To-Do-Liste, die erledigt werden will. Ziel ist es, den Eingang auf 0 zu bringen – also die Eingangsrechnunen wie auch die Spesenabrechnungen (sofern aktiviert und genutzt) zu erledigen.

Erledigen und ins Archiv verschieben

Zum Zeitpunkt der Rechnungserfassung fehlen meist noch Informationen wie z.B. "Kann die Rechnung einem Projekt zugewiesen werden?" oder der Beleg ist nicht ausreichend. 

Sobald alle notwendigen Punkte abgehakt sind, werden Eingangsrechnungen ins Archiv verschoben. 
✅ Beleg erfasst
✅ Lieferant erfasst (optional – für Kleinrechnungen wie Taxifahrten, Restaurants, Lebensmittel etc. nicht nötig!)
✅ Zahlung erfasst 
✅ Projektzuweisung erfolgt (Zuweisung optional)
✅ Budget zugewiesen (Budgets optional)
✅ Kategorie zugewiesen (Kategorien/Aufwandskonten optional)
✅ Freigabe erteilt (Freigabeprozess optional)

Eingangsrechnungen Inbox Zero Eingangsrechnungen verwalten


Schnell-Filter-Optionen
1. Allgemeine Filteroptionen (auch über Tastaturkürzel "F" aufrufbar)
2. MOCO Smart Filters
3. Selbst definierbare Labels

Mit Tastaturkürzel "Q" kann in der Liste nach allen Ausgaben gefiltert werden, bei denen man als Verantwortliche Person zugewiesen ist.

Projektzuweisung

Ausgabe einem Projekt zuweisen

1. Eingangsrechnung erfassen.
2. Nach dem Speichern unter "Projekt zuweisen" (1) das Projekt wählen (2).
3. Du wählst eine bereits (aus dem Angebot) erfasste Zusatzleistung für die Zuweisung aus oder lässt automatisch im Projekt eine Zusatzleistung erstellen.  Über "Info an Projektleiter" (3) wird der Projektleiter benachrichtigt.

Eine Ausgabe mehreren Projekten zuweisen

Zu einer Ausgabe können auch mehreren Positionen erfasst und anschliessend unterschiedlichen Projekten zugewiesen werden.

Ausgaben bzw. Eingangsrechnungen einem Projekt zuweisen



Unterschied Zusatzleistung direkt erstellen oder vorhandene verknüpfen

Durch Zuweisung automatisch Zusatzleistung im Projekt erstellen lassen
Mit der Erstellung einer Zusatzleistung buchst du direkt eine neue Leistung aufs Projekt. Dabei wird die Ausgabe nachvollziehbar verknüpft (4). Durch die Verknüpfung werden die Kosten (EK) und der Beleg erfasst. Ebenso der Preis (VK an Kunde). Dieser kann nachträglich im Projekt angepasst werden. Bevorzugt man einen allgemeinen Aufschlag direkt bei der Zuweisung, lässt sich dieser in den Einstellungen definieren. 

Nachträglich bereits im Projekt vorhandene Zusatzleistungen verknüpfen
Bei der Ausgabe über den blauen Link "Projekt zuweisen" Projekt und Zusatzleistung (2) wählen. Die Kosten der Zusatzleistung werden bei Differenz entsprechend aktualisiert und der Beleg hinterlegt. Es können mehrere Ausgaben zugewiesen werden. Am bereits gesetzten (Verkaufs-)Preis ändert sich nichts!

Beispiel Nebenkostenpauschale:
Eine Zusatzleistung mit Pauschalpreis wird bereits im Projekt angelegt (Übernahme aus Angebot möglich). Alle zugehörigen Kosten aus Spesen und Eingangsrechnungen werden nun zugewiesen. Die Kosten summieren sich und die Belege sammeln sich. Am Ende kann dann diese Position wie angelegt mit auf die Rechnung genommen werden.

Sonstiges

Falsche Zuweisung
a)
Auf der Ausgabe über das Entkettungs-Symbol
b) Im Projekt "Ausgabe entfernen" wählen (Dropdown in der Liste der Zusatzleistungen - oder Entkettungs-Symbol in der Detailansicht - im Bild Nr. 5). Das löst nur die Zuweisung. Alternativ Zusatzleistung im Projekt komplett löschen.
Die Ausgabenposition kann dann neu zugewiesen werden.

Tipp für weniger Geklicke: Bei der Ausgabe mit gedrückter cmd- bzw. Apfel-Taste auf den Projektnamen klicken. Das öffnet das Projekt in einem neuen Tab. Dann Anpassung machen, Tab schliessen. Zurück bei der Ausgabe die Seite kurz reloaden.

Nach Ausgaben filtern, die noch keinem Projekt zugewiesen sind
Nutze dazu den Smart Filter "Ohne Projekt"

Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe ist optional und so umgesetzt, dass sich kleinere Accounts nicht belastet fühlen. So funktioniert der Freigabe-Workflow:

Freigabe anfordern 

Die Rechnungsfreigabe initiierst du entweder auf der Detailseite der Rechnung (1a) oder in der Liste über das Dropdown (1b).freigabeprozess rechnungen
Alle Personen mit Vollzugriff oder eingeschränkten Zugriff auf Ausgaben, können adressiert werden.
Die Ausgabe wird in der Liste orange markiert.
 Nach ausstehenden Freigaben kannst du über den neuen Smart Filter (3a) gezielt filtern.
→  Mit einem Kommentar (2) kannst du formulieren um was es dir bei der Freigabe geht: Z.B. um Prüfen der Rechnung oder Projektzuweisung zwecks Weiterverrechnung/Kostentracking.

Die adressierte Person wird informiert

Die adressierte Person wird auf die neue angeforderte Freigabe auf verschiedene Weisen aufmerksam gemacht:
rechnungsfreigabe benachrichtigung
→ 
Sie erhält eine Nachricht mit dem Kommentar (Benachrichtigungsoptionen im Profil einstellbar). Sie verlinkt zur Ausgabe (3b).
→  Auf die Anzahl ausstehender Freigaben wird eine Person auch über die "blaue Pill" aufmerksam gemacht (3c).
→  Ebenso kann der Smart Filter genutzt werden um nach angeforderten Freigaben zu filtern (3a). Mit dem Tastaturkürzel Q wird auf die eigenen reduziert.

Freigabe erteilen

Die adressierte Person prüft die Rechnung und kann auf dieser Detailansicht oben "Freigeben" wählen (4).
Eingangsrechnungen Freigabe


→  Nur die adressierte Person kann dies tun. Die Freigabe wird direkt aktiv und benötigt in der Regel keine weiteren Kommentare. Bei Bedarf kann unterhalb der Rechnung ein Kommentar hinterlassen oder eine andere Person benachrichtigt werden.
→  Die Ausgabe wird in der Liste mit einem grünen Kreis markiert (5).
→  Der Initiator wird über die Freigabe benachrichtigt.

Freigabe ablehnen / falscher Ansprechpartner / Freigabeanforderung löschen
→  Die adressierte Person kann "Ablehnen" wählen (4) und einen Grund/Kommentar eingeben. Der Initiator wird entsprechend benachrichtigt und kann eine neue Freigabe von einer anderen Person anfordern.
→  Möchte die adressierte Person mitteilen, dass sie die falsche Ansprechperson ist, dann kann sie das unten über eine Benachrichtigung tun.
→  Eine angeforderte Freigabe kann jederzeit von einer Person mit Vollzugriff auf "Ausgaben" gelöscht werden.

Die Schritte werden in der Historie unterhalb der Rechnung von MOCO dokumentiert.

Sonstige Optionen

→  Verantwortliche Person zuweisen
Im Ausgabenformular kann eine andere verantwortliche Person gewählt werden. Die Person wird benachrichtigt (sofern im Profil eingestellt) und/oder kann über den Smart Filter (siehe 1. Abbildung 3a) nach den freizugebenden Rechnungen filtern .

→  Labels nutzen
Mit Labels können gewisse Rechnungen schnell und gezielt markiert werden. Die Labels so benennen, dass klar wird, was erledigt werden muss  – "Beleg vermisst", "Projekt zuweisen", "Rechnung fehlerhaft" usw. Links über die Seitennavigation kann nach den Labels gefiltert werden.

→  Eine andere Personen benachrichtigen
Mit der Benachrichtigungsfunktion @name kann zu einer Ausgabe informiert/kommuniziert werden.

Zahlungen & Bezahlen

In deinem Ausgaben-Eingang sammeln sich Eingangsrechnungen und Spesen. Bei Spesen wird davon ausgegangen, dass eine Überweisung nötig ist. Bei Eingangsrechnungen gibt es ganz unterschiedliche Zahlungsarten – von Überweisungen über Kreditkartenzahlungen, Paypal, Lastschrift etc. 

Überweisungen

Zur Begleichung nutzt du den Überweisungsauftrag oder erfasst die Zahlung manuell.

Klicke auf den Smart Filter "Überweisen" und filtere bei Bedarf zusätzlich über "F" bzw. Klick auf das Filtericon oben rechts (siehe Abbildung), um gezielt die zu überweisenden Positionen aufzurufen.
Filteroption für die Überweisung

Überweisungsauftrag fürs Online-Banking

Mit MOCO kannst du SEPA-Überweisungsaufträge erstellen und im Online-Banking ausführen lassen. Die Zahlung wird im Onlinebanking auf einen Tag (bzw. den Werktag) vor dem Zahlungsziel terminiert. So trifft die Zahlung pünktlich beim Lieferant ein. 

Vorab zu erledigen
Hinterlege die Geschäftskontodaten in den Einstellungen unter "Account" > "Währung & Konto", bei allen Lieferanten die IBAN und falls Spesenabrechnungen beglichen werden sollen auch für dein Personal die IBAN.
Wenn Sammelzahlungen statt Einzelzahlungen gewünscht sind, dies in den Einstellungen wählen.

Übrweisungsauftrag erstellen
1. Smartfilter nutzen (1), um nach allen per Überweisung zu begleichenden Ausgaben zu filtern. Auch Spesenabrechnungen werden berücksichtigt.

Eingangsrechnungen begleichen mit MOCO
2. Mehrfachaktion "Überweisungsauftrag" (2) wählen oder für eine einzelne Ausgaben rechts im Dropdown"Überweisungsauftrag" wählen.
3. MOCO prüft, ob alle Angaben für eine erfolgreiche Überweisung vorhanden sind.
4. Nach Ergänzung eventueller fehlender Angaben (verlinkte Ausgabe öffnet in einem neuen Browser-Tab) die Ansicht aktualisieren.
5. Nach Bestätigung mit "OK" wird ein Überweisungsauftrag (xml-Datei) zu allen ausgewählten Ausgaben erstellt.
6. Die xml-Datei dann im Online-Banking hochladen.

Nachvollziehbarkeit
Alle erstellten Überweisungsaufträge sind mit betreffenden Rechnungen unter "Zahlungen" nachvollziehbar: Liste aller erstellten Überweisungsaufträge, Enthaltene Rechnungen (Liste & Excel-Export), XML zum nochmaligen Download.

Mit der Erstellung des Überweisungsauftrag erfasst MOCO automatisch auch in MOCO die Zahlung (analog Termin Onlinebanking) und informiert über einen Kommentar in der Ausgabenhistorie (auf der Ausgabe unter "Notizen & Dateien" über den Vorgang.

Zahlungen manuell erfassen

Einzeln
In den Listen: Unter "Ausgaben" oder im "Lieferanten" – über das Status-Icon (1) oder direkt auf der Ausgabe (2).

Teilweise bezahlt
Erfolgt eine Teilzahlung, wird beim Erfassen der Zahlung automatisch der Status "Teilweise bezahlt" vorgeschlagen.  Alle teilweise bezahlten Ausgaben sind mit einem Klick über den Smart Filter "Teilweise bezahlt" aufrufbar.

Sammelzahlung / mehrere Rechnungen auf "bezahlt" setzen
Alle oder bestimmte Ausgaben auswählen und unten links Aktion "Zahlung erfassen" wählen.

Alle Ausgaben anzeigen, auf die noch keine Zahlung erfasst wurde
Unter "Zahlungen" über das "+" werden dir alle offenen Belege für die Zahlungserfassung angeboten und du kannst direkt nach einer Rechnungen via Find-as-you-type suchen. (3)

Zahlungen Eingangsrechnungen

Kreditkarte, Lastschrift (= EC), Paypal und Bar

Ein hellgrüner Punkt in der Liste bedeutet, dass das tatsächliche Zahlungsdatum (Abbuchungsdatum vom Geschäftskonto) noch erfasst werden muss. Nur dann erscheinen diese Ausgaben auch in der Cashflow-Betrachtung .
Wie du die Zahlungen der Kreditkartenabrechnung erfasst, zeigen wir im Anschluss.
Zahlungen Kreditkarte

Zahlungen Kreditkarten-Abrechnung erfassen

1. In den Bereich "Zahlungen" wechseln (3)
2. Zahlungsart "Kreditkarte" und Monat wählen, der die Abbuchung vom Konto betrifft.
3. Jetzt einzeln oben rechts über das "+" die Zahlungen erfassen (Als Datum Abbuchungsdatum der Kreditkartenrechnung vom Geschäftskonto wählen) und abhaken auf dem KK-Beleg.
4. Am Ende sollte die Summe in der gefilterten Ansicht exakt mit dem der Kreditkartenabrechnung übereinstimmen.

Labels

Wie auch bekannt aus anderen Bereichen, kann man für Eingangsrechnungen Labels erstellen und sie so individuell kategorisieren oder kurzfristig markieren.

Um Labels zu verwalten oder zu vergeben, klickst du auf den kleinen grauen Balken in der Zeile. 
Mehrere Eingangsrechnungen können durch Auswahl (siehe Bild) auf einen Schlag markiert werden.
Mit Labels Eingangsrechnungen markieren und kategorisieren


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