Managen

Prinzip "Inbox Zero"

Inbox Zero
"Inbox Zero" bedeutet im Falle der Eingangsrechnungs-Erfassung in MOCO:

Eingangsrechnungen im Eingang erfassen und möglichst regelmässig "erledigen" – danach umgehend in das Archiv verschieben.

Ergebnis: Der Eingang ist leer (1).
Der Eingang entspricht also einer To-Do-Liste, die erledigt werden will.

Was heisst "erledigen"?
Eingangsrechnungen werden beispielsweise erfasst, wenn der Beleg eintrudelt. Zu diesem Zeitpunkt fehlen aber noch eventuelle Informationen wie "Wann wurde die Rechnung bezahlt", "Gehört die Rechnung zu einem Projekt und soll eventuell weiterverrechnet werden?". 

Folgende Funktionen unterstützen beim Erledigen:
  • Die Listen-Infos (Icons und Anzeige des Lieferanten) in der Liste unterstützen dabei, schnell zu erkennen, ob die Eingangsrechnung erledigt ist (2).
  • Labels, die man gezielt zur Markierung einsetzen kann (3).
Eingangsrechnungen Inbox Zero


Einem Projekt zuweisen

Ausgabe einem Projekt zuweisen
1. Ausgabe erfassen.
2. Nach dem Speichern über den blauen Link "Projekt zuweisen" (1) das Projekt im Popup wählen (2).
3. Es wird im Projekt automatisch eine Zusatzleistung erstellt. 
  • Soll der Preis zu dem die Leistung weiterverrechnet wird, anders sein, kann das (vom Projektleiter?) im Projekt jederzeit angepasst werden (5).
  • Wählt man "Info an Projektleiter"aus (3), wird der Projektleiter per E-Mail informiert, dass in seinem Projekt eine neue Zusatzleistung hinzugefügt wurde.
  • In der erstellten Zusatzleistung ist die zugehörige Ausgabe verlinkt (4) und so nachvollziehbar.
Ausgaben bzw. Eingangsrechnungen einem Projekt zuweisen



Eine Ausgabe mehreren Projekten zuweisen
Innerhalb einer Ausgabe können im Erfassungsformular auch mehreren Positionen erfasst und anschliessend unterschiedlichen Projekten zugewiesen werden.

Nachträglich bereits im Projekt vorhandene Zusatzleistungen verknüpfen
Über den blauen Link "Projekt zuweisen" das Projekt und "Zusatzleistung verknüpfen" (2) wählen.

Labels

Mit Labels kategorisieren und markieren
Wie auch bekannt aus anderen Bereichen, kann man für Eingangsrechnungen Labels erstellen und sie so individuell kategorisieren oder nur kurzfristig markieren.

Um Labels zu verwalten oder zu vergeben, klickt man auf den kleinen grauen Balken in der Ausgabenzeile.
Mit Labels Eingangsrechnungen markieren und kategorisieren


Mehrere Eingangsrechnungen können in der Liste ausgewählt werden – so können z.B. mehreren Eingangsrechnungen auf einen Schlag markiert bzw. kategorisiert werden.

Interne Freigabe

Mit Labels kann im Eingang ein individueller Freigabeprozess abgebildet werden
Jedes Unternehmen ist hier etwas anders organisiert.
Z.B. kann man die Labels nach den verantwortlichen Personen benennen und die Eingangsrechnungen zuweisen – oder alle noch nicht abgesegneten Eingangsrechnungen gesamthaft markieren (siehe Beispielabbildung). 
Eingangsrechnungen Freigabe


Teilweise bezahlt

Aktuell gibt es bei Eingangsrechnungen noch keinen Status "teilweise bezahlt". 

Wir empfehlen folgendes Handling
Die betreffenden Ausgaben mit Teilzahlungen im Eingang lassen und mit einem selbst angelegten Label "Teilweise bezahlt" markieren bis sie bezahlt sind und sie erst dann ins Archiv verschieben. 

Durch die farbige Markierung sollte es dann auch nicht passieren, dass sie aus Versehen ins Archiv verschoben werden.

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