Managen

Prinzip "Inbox Zero"

Inbox Zero
Der Eingang entspricht also einer To-Do-Liste, die erledigt werden will. Ziel ist es, den Eingang auf 0 zu bringen.

Zum Zeitpunkt der Rechnungserfassung fehlen meist noch Informationen wie z.B. "Kann die Rechnung einem Projekt zugewiesen werden?" oder der Beleg ist nicht ausreichend.

Sobald alle folgenden Punkte (sofern notwendig) abgehakt sind, wird eine Eingangsrechnung ins Archiv verschoben (einzeln oder gesamthaft):
  • Beleg erfasst
  • Lieferant erfasst (optional – für Kleinrechnungen wie Taxifahrten, Restaurants, Lebensmittel etc. nicht nötig!)
  • Kategorie zugewiesen (Verwaltung in den Einstellungen unter "Ausgaben" – darüber definiert sich auch das Aufwandskonto)
  • Zahlung erfasst
  • Ausgabe bzw. einzelne Positionen einem Projekt zugewiesen
Eingangsrechnungen Inbox Zero Belegmanagement


Bei einer langen Liste können Filteroptionen genutzt werden: Der allgemeine Filter (1, auch über Tastaturkürzel "F" aufrufbar), die MOCO Smart Filters (2) oder auch die selbst definierbaren Labels (3)

Projektzuweisung

Ausgabe einem Projekt zuweisen
1. Ausgabe erfassen.
2. Nach dem Speichern bei der Position über "Projekt zuweisen" (1) das Projekt auswählen (2).
3. Es wird im Projekt automatisch eine Zusatzleistung erstellt (zum EK-Betrag). 
  • Der VK zu dem die Leistung weiterverrechnet wird, kann (vom Projektleiter?) im Projekt angepasst werden (5).
  • "Info an Projektleiter" (3), löst eine Nachricht an den Projektleiter aus.
  • In der erstellten Zusatzleistung ist die zugehörige Ausgabe verlinkt (4) und so nachvollziehbar.
Eine Ausgabe mehreren Projekten zuweisen
Innerhalb einer Ausgabe können im Erfassungsformular auch mehreren Positionen erfasst und anschliessend unterschiedlichen Projekten zugewiesen werden.

Ausgaben bzw. Eingangsrechnungen einem Projekt zuweisen



Nachträglich bereits im Projekt vorhandene Zusatzleistungen verknüpfen
Bei der Ausgabe über den blauen Link "Projekt zuweisen" das Projekt und "Zusatzleistung verknüpfen" (2) wählen. Die Kosten der Zusatzleistung werden bei Differenz entsprechend aktualisiert.

Falsche Zuweisung
a)
Auf der Ausgabe über das Entkettungs-Symbol
b) Im Projekt "Ausgabe entfernen" wählen (Dropdown in der Liste der Zusatzleistungen - oder Entkettungs-Symbol in der Detailansicht - im Bild Nr. 5). Das löst nur die Zuweisung. Alternativ Zusatzleistung im Projekt komplett löschen.
Die Ausgabenposition kann dann neu zugewiesen werden.

Tipp für weniger Gelicke: Bei der Ausgabe mit gedrückter cmd- bzw. Apfel-Taste auf den Projektnamen klicken. Das öffnet das Projekt in einem neuen Tab. Dann Anpassung machen, Tab schliessen. Zurück bei der Ausgabe die Seite kurz reloaden.

Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe ist optional und so umgesetzt, dass sich kleinere Accounts nicht belastet fühlen. So funktioniert der Freigabe-Workflow:

Freigabe anfordern 

Die Rechnungsfreigabe initiierst du entweder auf der Detailseite der Rechnung (1a) oder in der Liste über das Dropdown (1b).freigabeprozess rechnungen
Alle Personen mit Vollzugriff oder eingeschränkten Zugriff auf Ausgaben, können adressiert werden.
Die Ausgabe wird in der Liste orange markiert.
 Nach ausstehenden Freigaben kannst du über den neuen Smart Filter (3a) gezielt filtern.
→  Mit einem Kommentar (2) kannst du formulieren um was es dir bei der Freigabe geht: Z.B. um Prüfen der Rechnung oder Projektzuweisung zwecks Weiterverrechnung/Kostentracking.

Die adressierte Person wird informiert

Die adressierte Person wird auf die neue angeforderte Freigabe auf verschiedene Weisen aufmerksam gemacht:
rechnungsfreigabe benachrichtigung
→ 
Sie erhält eine Nachricht mit dem Kommentar (Benachrichtigungsoptionen im Profil einstellbar) und gelangt über diese direkt zur Ausgabe (3b).
→  Auf die Anzahl ausstehender Freigaben wird eine Person auch über die "blaue Pill" aufmerksam gemacht (3c).
→  Ebenso kann der Smart Filter genutzt werden um danach zu filtern (3a).

Freigabe erteilen

Die adressierte Person prüft die Rechnung und kann auf dieser Detailansicht oben "Freigeben" wählen (4).
Eingangsrechnungen Freigabe


→  Nur die adressierte Person kann dies tun. Die Freigabe wird direkt aktiv und benötigt in der Regel keine weiteren Kommentare. Bei Bedarf kann unterhalb der Rechnung ein Kommentar hinterlassen oder eine andere Person benachrichtigt werden.
→  Die Ausgabe wird in der Liste mit einem grünen Kreis markiert (5).
→  Der Initiator wird über die Freigabe benachrichtigt.



Freigabe ablehnen / falscher Ansprechpartner / Freigabeanforderung löschen
→  Die adressierte Person kann "Ablehnen" wählen (4) und einen Grund/Kommentar eingeben. Der Initiator wird entsprechend benachrichtigt und kann eine neue Freigabe von einer anderen Person anfordern.
→  Möchte die adressierte Person mitteilen, dass sie die falsche Ansprechperson ist, dann kann sie das unten über eine Benachrichtigung tun.
→  Die Anforderung kann jederzeit vom Initiator gelöscht werden – und bei Bedarf eine neue Freigabe anfordern.


Die Schritte werden in der Historie unterhalb der Rechnung von MOCO aufgezeichnet.


Sonstige Optionen

→  Verantwortliche Person zuweisen
Im Ausgabenformular kann eine andere verantwortliche Person gewählt werden. Die Person wird benachrichtigt, sofern sie das im Profil aktiviert hat.

→  Labels nutzen
Mit Labels können gewisse Rechnungen schnell und gezielt markiert werden. Die Labels so benennen, dass klar wird, was erledigt werden muss  – "Beleg vermisst", "Projekt zuweisen", "Rechnung fehlerhaft" usw. Links über die Seitennavigation kann nach den Labels gefiltert werden.

→  Eine andere Personen benachrichtigen
Mit der Benachrichtigungsfunktion @name kann zu einer Ausgabe informiert/kommuniziert werden.

Labels

Wie auch bekannt aus anderen Bereichen, kann man für Eingangsrechnungen Labels erstellen und sie so individuell kategorisieren oder kurzfristig markieren.

Um Labels zu verwalten oder zu vergeben, klickst du auf den kleinen grauen Balken in der Zeile. 
Mehrere Eingangsrechnungen können durch Auswahl (siehe Bild) auf einen Schlag markiert werden.
Mit Labels Eingangsrechnungen markieren und kategorisieren


Bezahlen – Zahlungen

Manuell

Ein Klick auf "Unbezahlt" links in der Navigation filtert nach allen Eingangsrechnungen, die noch beglichen werden müssen. Ein hellgrüner Punkt bedeutet, dass die Rechnung per Kreditkarte oder Bar beglichen wurde aber das tatsächliche Zahlungsdatum noch erfasst werden muss (siehe unten "Kreditkartenabrechnung").

Einzelne Zahlungen im "Eingang" (1), oberhalb der Ausgabe (2) oder beim Lieferanten (mit Shift + 7 ist man am schnellsten dort) erfassen.  Pro Ausgabe können mehrere Zahlungen erfasst werden.

Bei sehr vielen Rechnungen in der Liste kann unter "Zahlungen" über das "+" direkt nach einer Rechnungen via Find-as-you-type gesucht werden. Die Eingangsrechnungen sind nach Monat gruppiert (3).

Wenn die Kreditkarten-Abrechnung kommt, in den Bereich "Zahlungen" wechseln (3)
1. Monat wählen, der die Abbuchung vom Konto betrifft und Filter "Kreditkarte" aktivieren
2. Jetzt einzeln oben rechts über das "+" die Zahlungen erfassen (= Abbuchungsdatum der Kreditkartenrechnung vom Konto), Belege heraussuchen und abhaken auf dem KK-Beleg.
3. Am Ende sollte die Summe in der gefilterten Ansicht exakt mit dem der Kreditkartenabrechnung übereinstimmen.
Zahlungen Eingangsrechnungen

Teilweise bezahlt
Aktuell gibt es bei Eingangsrechnungen noch keinen Status "teilweise bezahlt". Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Zahlung erfassen, die betreffenden Ausgaben mit Teilzahlungen im Eingang lassen, mit einem selbst angelegten Label "Teilweise bezahlt" markieren bis sie komplett bezahlt sind – und sie erst dann ins Archiv verschieben. 

Durch die farbige Markierung sollte es dann auch nicht passieren, dass sie aus Versehen ins Archiv verschoben werden.

Automatisch

In Planung für 2021: SEPA-Überweisungsaufträge generieren und über die eigene Bank bezahlen.

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