Managen

Prinzip "Inbox Zero"

Inbox Zero
Der Eingang entspricht einer To-Do-Liste, die erledigt werden will. Ziel ist es, den Eingang auf 0 zu bringen.
Zum Zeitpunkt der Rechnungserfassung fehlen meist noch Informationen wie z.B. "Kann die Rechnung einem Projekt zugewiesen werden?" oder der Beleg ist nicht ausreichend.

Sobald alle notwendigen Punkte abgehakt sind, werden Eingangsrechnungen ins Archiv verschoben. 
✅ Beleg erfasst
✅ Lieferant erfasst (optional – für Kleinrechnungen wie Taxifahrten, Restaurants, Lebensmittel etc. nicht nötig!)
✅ Zahlung erfasst 
✅ Projektzuweisung erfolgt (Zuweisung optional)
✅ Freigabe erteilt (Freigabeprozess optional)

Eingangsrechnungen Inbox Zero Belegmanagement


Schnell-Filter-Optionen
1. Allgemeine Filteroptionen (auch über Tastaturkürzel "F" aufrufbar)
2. MOCO Smart Filters
3. Selbst definierbare Labels
Mit Tastaturkürzel "Q" kann in der Liste nach allen Ausgaben gefiltert werden, bei denen man als Verantwortliche Person zugewiesen ist.

Projektzuweisung

Ausgabe einem Projekt zuweisen
1. Eingangsrechnung erfassen.
2. Nach dem Speichern unter "Projekt zuweisen" (1) das Projekt wählen (2).
3. Es wird im Projekt automatisch eine Zusatzleistung erstellt.

Über "Info an Projektleiter" (3) wird der Projektleiter benachrichtigt.

Bei Zuweisung werden die Kosten hinterlegt (EK) und der Preis (VK an Kunde). Der Preis kann nachträglich im Projekt angepasst werden. Bevorzugt man einen allgemeinen Aufschlag, lässt sich dieser in den Einstellungen definieren. Der Preis wird dann automatisch berechnet (siehe auch 2)

In der erstellten Zusatzleistung ist die zugehörige Ausgabe verlinkt (4) und so nachvollziehbar.

Eine Ausgabe mehreren Projekten zuweisen
Zu einer Ausgabe können auch mehreren Positionen erfasst und anschliessend unterschiedlichen Projekten zugewiesen werden.

Ausgaben bzw. Eingangsrechnungen einem Projekt zuweisen



Nachträglich bereits im Projekt vorhandene Zusatzleistungen verknüpfen
Bei der Ausgabe über den blauen Link "Projekt zuweisen" das Projekt und "Zusatzleistung verknüpfen" (2) wählen. Die Kosten der Zusatzleistung werden bei Differenz entsprechend aktualisiert.

Falsche Zuweisung
a)
Auf der Ausgabe über das Entkettungs-Symbol
b) Im Projekt "Ausgabe entfernen" wählen (Dropdown in der Liste der Zusatzleistungen - oder Entkettungs-Symbol in der Detailansicht - im Bild Nr. 5). Das löst nur die Zuweisung. Alternativ Zusatzleistung im Projekt komplett löschen.
Die Ausgabenposition kann dann neu zugewiesen werden.

Tipp für weniger Geklicke: Bei der Ausgabe mit gedrückter cmd- bzw. Apfel-Taste auf den Projektnamen klicken. Das öffnet das Projekt in einem neuen Tab. Dann Anpassung machen, Tab schliessen. Zurück bei der Ausgabe die Seite kurz reloaden.

Rechnungsfreigabe

Die Rechnungsfreigabe ist optional und so umgesetzt, dass sich kleinere Accounts nicht belastet fühlen. So funktioniert der Freigabe-Workflow:

Freigabe anfordern 

Die Rechnungsfreigabe initiierst du entweder auf der Detailseite der Rechnung (1a) oder in der Liste über das Dropdown (1b).freigabeprozess rechnungen
Alle Personen mit Vollzugriff oder eingeschränkten Zugriff auf Ausgaben, können adressiert werden.
Die Ausgabe wird in der Liste orange markiert.
 Nach ausstehenden Freigaben kannst du über den neuen Smart Filter (3a) gezielt filtern.
→  Mit einem Kommentar (2) kannst du formulieren um was es dir bei der Freigabe geht: Z.B. um Prüfen der Rechnung oder Projektzuweisung zwecks Weiterverrechnung/Kostentracking.

Die adressierte Person wird informiert

Die adressierte Person wird auf die neue angeforderte Freigabe auf verschiedene Weisen aufmerksam gemacht:
rechnungsfreigabe benachrichtigung
→ 
Sie erhält eine Nachricht mit dem Kommentar (Benachrichtigungsoptionen im Profil einstellbar). Sie verlinkt zur Ausgabe (3b).
→  Auf die Anzahl ausstehender Freigaben wird eine Person auch über die "blaue Pill" aufmerksam gemacht (3c).
→  Ebenso kann der Smart Filter genutzt werden um nach angeforderten Freigaben zu filtern (3a). Mit dem Tastaturkürzel Q wird auf die eigenen reduziert.

Freigabe erteilen

Die adressierte Person prüft die Rechnung und kann auf dieser Detailansicht oben "Freigeben" wählen (4).
Eingangsrechnungen Freigabe


→  Nur die adressierte Person kann dies tun. Die Freigabe wird direkt aktiv und benötigt in der Regel keine weiteren Kommentare. Bei Bedarf kann unterhalb der Rechnung ein Kommentar hinterlassen oder eine andere Person benachrichtigt werden.
→  Die Ausgabe wird in der Liste mit einem grünen Kreis markiert (5).
→  Der Initiator wird über die Freigabe benachrichtigt.



Freigabe ablehnen / falscher Ansprechpartner / Freigabeanforderung löschen
→  Die adressierte Person kann "Ablehnen" wählen (4) und einen Grund/Kommentar eingeben. Der Initiator wird entsprechend benachrichtigt und kann eine neue Freigabe von einer anderen Person anfordern.
→  Möchte die adressierte Person mitteilen, dass sie die falsche Ansprechperson ist, dann kann sie das unten über eine Benachrichtigung tun.
→  Die Anforderung kann jederzeit vom Initiator gelöscht werden – und bei Bedarf eine neue Freigabe anfordern.


Die Schritte werden in der Historie unterhalb der Rechnung von MOCO aufgezeichnet.


Sonstige Optionen

→  Verantwortliche Person zuweisen
Im Ausgabenformular kann eine andere verantwortliche Person gewählt werden. Die Person wird benachrichtigt (sofern im Profil eingestellt) und/oder kann über den Smart Filter (siehe 1. Abbildung 3a) nach den freizugebenden Rechnungen filtern .

→  Labels nutzen
Mit Labels können gewisse Rechnungen schnell und gezielt markiert werden. Die Labels so benennen, dass klar wird, was erledigt werden muss  – "Beleg vermisst", "Projekt zuweisen", "Rechnung fehlerhaft" usw. Links über die Seitennavigation kann nach den Labels gefiltert werden.

→  Eine andere Personen benachrichtigen
Mit der Benachrichtigungsfunktion @name kann zu einer Ausgabe informiert/kommuniziert werden.

Labels

Wie auch bekannt aus anderen Bereichen, kann man für Eingangsrechnungen Labels erstellen und sie so individuell kategorisieren oder kurzfristig markieren.

Um Labels zu verwalten oder zu vergeben, klickst du auf den kleinen grauen Balken in der Zeile. 
Mehrere Eingangsrechnungen können durch Auswahl (siehe Bild) auf einen Schlag markiert werden.
Mit Labels Eingangsrechnungen markieren und kategorisieren


Zahlung, Überweisen

In deinem Ausgaben-Eingang sammeln sich Eingangsrechnungen und Spesen. Bei Spesen wird davon ausgegangen, dass eine Überweisung nötig ist. Bei Eingangsrechnungen gibt es ganz unterschiedliche Zahlungsarten – von Überweisungen über Kreditkartenzahlungen, Paypal, Lastschrift etc.

Nach zu überweisenden Rechnungen kannst du mit einem Klick auf den Smart Filter "Überweisen" filtern. Zur Begleichung nutzt du den Überweisungsauftrag oder erfasst die erfolgte Zahlung manuell. Ein hellgrüner Punkt in der Liste bedeutet, dass die Rechnung bereits beglichen ist z.B. per Kreditkarte, Lastschrift oder Bar aber das tatsächliche Zahlungsdatum (Abbuchungsdatum vom Geschäftskonto) noch erfasst werden muss. Hier muss die Zahlung aktuell manuell erfasst werden, damit die Ausgaben auch als Einnahmen für die Cashflow-Betrachtung erscheinen.

Der Überweisungsauftrag fürs Online-Banking

Mit MOCO kannst du SEPA-Überweisungsaufträge erstellen und im Online-Banking ausführen lassen. Die Zahlung wird im Onlinebanking auf einen Tag (bzw. den Werktag) vor dem Zahlungsziel terminiert. So trifft die Zahlung pünktlich beim Lieferant ein. 

Vorab zu erledigen
Hinterlege die Geschäftskontodaten in den Einstellungen unter "Account" > "Währung & Konto", bei allen Lieferanten die IBAN und falls Spesenabrechnungen beglichen werden sollen auch für dein Personal die IBAN.
Wenn Sammelzahlungen statt Einzelzahlungen gewünscht sind, dies in den Einstellungen wählen.

Dann so vorgehen
1. Smartfilter nutzen (1), um nach allen per Überweisung zu begleichenden Ausgaben zu filtern. Auch Spesenabrechnungen werden berücksichtigt.

Eingangsrechnungen begleichen mit MOCO

2. Mehrfachaktion "Überweisungsauftrag" (2) wählen oder für eine einzelne Ausgaben rechts im Dropdown"Überweisungsauftrag" wählen.
3. MOCO prüft, ob alle Angaben für eine erfolgreiche Überweisung vorhanden sind.
4. Nach Ergänzung eventueller fehlender Angaben (verlinkte Ausgabe öffnet in einem neuen Browser-Tab) die Ansicht aktualisieren.
5. Nach Bestätigung mit "OK" wird ein Überweisungsauftrag (xml-Datei) zu allen ausgewählten Ausgaben erstellt.
6. Die xml-Datei dann im Online-Banking hochladen.

Nachvollziehbarkeit
Alle erstellten Überweisungsaufträge sind unter "Zahlungen" oben rechts "Export" nachvollziehbar: Liste aller erstellten Überweisungsaufträge, Enthaltene Rechnungen (Excel-Datei), XML zum nochmaligen Download.

Mit der Erstellung des Überweisungsauftrag erfasst MOCO automatisch auch in MOCO die Zahlung (analog Termin Onlinebanking) und informiert über einen Kommentar in der Ausgabenhistorie (auf der Ausgabe unter "Notizen & Dateien" über den Vorgang.

Manuelle Zahlungserfassung 

Einzelne Zahlungen manuell erfassen In der Liste auf das Icon klicken (1), oder direkt auf der Ausgabe (2). Alternativ beim Lieferanten (mit Shift + 7 ist man am schnellsten dort) erfassen. Pro Ausgabe können mehrere Zahlungen erfasst werden.

Bei sehr vielen Rechnungen in der Liste kann unter "Zahlungen" über das "+" direkt nach einer Rechnungen via Find-as-you-type gesucht werden. Die Eingangsrechnungen sind nach Monat gruppiert (3).

Wenn die Kreditkarten-Abrechnung kommt, in den Bereich "Zahlungen" wechseln (3)
1. Monat wählen, der die Abbuchung vom Konto betrifft und Filter "Kreditkarte" aktivieren
2. Jetzt einzeln oben rechts über das "+" die Zahlungen erfassen (= Abbuchungsdatum der Kreditkartenrechnung vom Geschäftskonto), Belege heraussuchen und abhaken auf dem KK-Beleg.
3. Am Ende sollte die Summe in der gefilterten Ansicht exakt mit dem der Kreditkartenabrechnung übereinstimmen.
Zahlungen Eingangsrechnungen

Teilweise bezahlt
Aktuell gibt es bei Eingangsrechnungen noch keinen Status "teilweise bezahlt". Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Zahlung erfassen, die betreffenden Ausgaben mit Teilzahlungen im Eingang lassen, mit einem selbst angelegten Label "Teilweise bezahlt" markieren bis sie komplett bezahlt sind – und sie erst dann ins Archiv verschieben. 

Die farbige Markierung (Label) kann helfen, dass sie nicht aus Versehen ins Archiv verschoben werden.

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