Managen

Prinzip "Inbox Zero"

Inbox Zero
Der Eingang entspricht also einer To-Do-Liste, die erledigt werden will. Ziel ist es, den Eingang auf 0 zu bringen.

Zum Zeitpunkt der Rechnungserfassung fehlen meist noch Informationen wie "Wann wurde die Rechnung bezahlt", "Gehört die Rechnung zu einem Projekt und soll eventuell weiterverrechnet werden?". Sobald alle folgenden Punkte (sofern notwendig) abgehakt sind, wird eine Eingangsrechnung ins Archiv verschoben.
  • Beleg erfasst
  • Lieferant erfasst (optional – für Kleinrechnungen wie Taxifahrten, Restaurants, Lebensmittel etc. nicht nötig!)
  • Kategorie zugewiesen (Verwaltung in den Einstellungen unter "Ausgaben")
  • Zahlung erfasst
  • Ausgabe bzw. einzelne Positionen einem Projekt zugewiesen
Eingangsrechnungen Inbox Zero


Es lassen sich auch mehrere Eingangsrechnungen anwählen (1)
und gesamthaft ins Archiv verschieben.

Bei einer langen Liste können Filteroptionen genutzt werden: Der allgemeine Filter (2, auch über Tastaturkürzel "F" aufrufbar) ebenso wie der Smart Filter, der auf unbezahlte Rechnungen hinweist. Mit einem Klick können diese für die Überweisung gefiltert werden.

Projektzuweisung

Ausgabe einem Projekt zuweisen
1. Ausgabe erfassen.
2. Nach dem Speichern bei der Position über "Projekt zuweisen" (1) das Projekt auswählen (2).
3. Es wird im Projekt automatisch eine Zusatzleistung erstellt (zum EK-Betrag). 
  • Der VK zu dem die Leistung weiterverrechnet wird, kann (vom Projektleiter?) im Projekt angepasst werden (5).
  • "Info an Projektleiter" (3), löst eine Info-E-Mail an den Projektleiter aus.
  • In der erstellten Zusatzleistung ist die zugehörige Ausgabe verlinkt (4) und so nachvollziehbar.
Eine Ausgabe mehreren Projekten zuweisen
Innerhalb einer Ausgabe können im Erfassungsformular auch mehreren Positionen erfasst und anschliessend unterschiedlichen Projekten zugewiesen werden.

Ausgaben bzw. Eingangsrechnungen einem Projekt zuweisen



Nachträglich bereits im Projekt vorhandene Zusatzleistungen verknüpfen
Über den blauen Link "Projekt zuweisen" das Projekt und "Zusatzleistung verknüpfen" (2) wählen.

Falsche Zuweisung lösen
Im Projekt bei der Zusatzleistung "Ausgabe entfernen" wählen.

Labels

Mit Labels kategorisieren und markieren
Wie auch bekannt aus anderen Bereichen, kann man für Eingangsrechnungen Labels erstellen und sie so individuell kategorisieren oder kurzfristig markieren.

Um Labels zu verwalten oder zu vergeben, klickt man auf den kleinen grauen Balken in der Zeile. 
Mehrere Eingangsrechnungen können durch Auswahl (siehe Bild) auf einen Schlag markiert werden.
Mit Labels Eingangsrechnungen markieren und kategorisieren


Interne Freigabe

Mit folgenden Mitteln kann im Eingang ein individueller Freigabeprozess abgebildet werden:

Verantwortliche Person zuweisen
Im Ausgabenformular kann eine andere verantwortliche Person gewählt werden (1). Mit eingeschränkten Zugriffsrechten sieht eine Person nur die eigenen Ausgaben.

Labels nutzen
Mit Labels können gewisse Rechnungen schnell und gezielt markiert werden. Die Labels so benennen, dass klar wird, was erledigt werden muss  – "Beleg vermisst", "Projekt zuweisen", "Rechnung fehlerhaft" usw. Links über die Seitennavigation kann nach den Labels gefiltert werden (2).

Eine andere Persona benachrichtigen
Mit der Benachrichtigungsfunktion @name kann zu einer Ausgabe informiert/kommuniziert werden (3).

Eingangsrechnungen Freigabe


Bezahlen – Zahlungen

Manuell

Ein Klick auf "Unbezahlt" links in der Navigation filtert nach allen Eingangsrechnungen, die noch beglichen werden müssen. Ein hellgrüner Punkt bedeutet, dass die Rechnung per Kreditkarte oder Bar beglichen wurde aber das tatsächliche Zahlungsdatum noch erfasst werden muss (siehe unten "Kreditkartenabrechnung").

Einzelne Zahlungen im "Eingang" (1), oberhalb der Ausgabe (2) oder beim Lieferanten (mit Shift + 7 ist man am schnellsten dort) erfassen.  Pro Ausgabe können mehrere Zahlungen erfasst werden.

Bei sehr vielen Rechnungen in der Liste kann unter "Zahlungen" über das "+" direkt nach einer Rechnungen via Find-as-you-type gesucht werden. Die Eingangsrechnungen sind nach Monat gruppiert (3).

Wenn die Kreditkarten-Abrechnung kommt, in den Bereich "Zahlungen" wechseln (3)
1. Monat wählen, der die Abbuchung vom Konto betrifft und Filter "Kreditkarte" aktivieren
2. Jetzt einzeln oben rechts über das "+" die Zahlungen erfassen (= Abbuchungsdatum der Kreditkartenrechnung vom Konto), Belege heraussuchen und abhaken auf dem KK-Beleg.
3. Am Ende sollte die Summe in der gefilterten Ansicht exakt mit dem der Kreditkartenabrechnung übereinstimmen.
Zahlungen Eingangsrechnungen

Teilweise bezahlt
Aktuell gibt es bei Eingangsrechnungen noch keinen Status "teilweise bezahlt". Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Zahlung erfassen, die betreffenden Ausgaben mit Teilzahlungen im Eingang lassen, mit einem selbst angelegten Label "Teilweise bezahlt" markieren bis sie komplett bezahlt sind – und sie erst dann ins Archiv verschieben. 

Durch die farbige Markierung sollte es dann auch nicht passieren, dass sie aus Versehen ins Archiv verschoben werden.

Automatisch

SEPA-Überweisungsaufträge können bald automatisch generiert und über die eigene Bank bezahlt werden.
Voraussichtlich ab Q2 2021

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