Eingangsrechnungen & Fixkosten

Erfassen: Manuell, E-Mail, Upload & mehr

In MOCO können alle Eingangsrechnungen zum Unternehmen erfasst werden. 
Rechnungen per E-Mail an MOCO schicken

Manuell Erfassung

Wenn die Eingangsrechnung per Post eintrifft
Unter "Ausgaben" eine neue Ausgabe über den grünen Button "+ Neue Ausgabe" ganz normal erstellen.

E-Mail & Upload

Wenn Rechnungen per E-Mail eintreffen oder beim Lieferant eine E-Mail angegeben werden kann
In den Einstellungen unter "Ausgaben" stellt MOCO jedem Account eine spezielle E-Mail-Adresse zur Verfügung.  Diese E-Mail-Adresse in deinem E-Mail-Programm als Kontakt speichern und eintreffende Rechnungen so an MOCO weiterleiten. Alternativ kann eine automatische Weiterleitung von einer bereits vorhandene eigenen E-Mail-Adresse eingerichtet werden.

Wenn sich mehrere Eingangsrechnungen per Post angesammelt haben
Rechnungen einscannen  ( z.B. kostenlose Scan-App "Adobe Scan" an (bis MOCO selbst soweit ist) und direkt über die Teilen-Funktion an die MOCO-E-Mail-Adresse senden.

Wenn sich mehrere Eingangsrechnungen in digitaler Form angesammelt haben
Belege können als PDF, JPG oder PNG auch gesammelt rechts oben über das Upload-Icon hochgeladen werden werden. 

Eingangsrechnungen, die per E-Mail oder Upload erfasst werden, sammeln sich unter "Entwürfe" im Ausgaben-Eingang. Nach Kontrolle die Ausgabe erstellen und die Angaben ergänzen

Erfassung per Smartphone

Geplant ist, Belege auch mit der MOCO iPhone App bzw. Android App erfassen zu können.
Bis dahin lässt sich das mit anderen Apps überbrücken. Z.B. mit Adobe Scan (kostenlos)

1.
Dokument scannen
2. Als PDF speichern
3. Über Freigeben per Mail an MOCO senden
Belege mit App scannen

Erfassung per API, Zapier oder Integromat

Eingangsrechnungen können aus anderen Systemen auch per API, Zapier Action oder Integromat Action eingespeist werden.

Ausblick: Automatisches Auslesen

Wir arbeiten auch an einer Option, die eingehenden Rechnungen automatisch auslesen zu lassen. 

Der Rechnungseingang

Alle erfassten Ausgabenbelege sammeln sich im "Eingang" (1).
Eingangsrechnungen, die per E-Mail oder Upload (2) erfasst und noch nicht ausgelesen sind, sammeln sich zuerst unter "Entwürfe" – eingereichte Spesen unter "Spesen". Die sogenannten Smart Filter werden nur bei Eingang angezeigt. Ihr Sinn ist es, auf unerledigte Dinge hinzuweisen und diese schnell gezielt aufrufen zu können.

Individuelle Anforderungen zur Datenerfassung
Wie für andere Instanzen, kann auch das Formular zu einer Eingangsrechnung mit eigenen Feldern erweitert werden.

Zuweisung zu Kategorien
Eingangsrechnungen kann man Kategorien zuweisen, die zuvor in den Einstellungen unter "Ausgaben" > "Kategorien" erfasst werden.

Rechnung splitten

Im Normalfall erfasst man mit der Ausgabe eine Position. Bei verschiedenen Steuersätzen oder wenn man verschiedene Positionen unterschiedlichen Projekten zuweisen möchte, können auch innerhalb der Ausgabe mehrere Positionen erfasst werden.
Rechnung in mehrere Teile splitten


Fixkosten

In den Einstellungen unter "Ausgaben" Fixkosten (Zahlung/Brutto-Betrag) hinterlegen.
Fixkosten sind z.B. Ausgaben wie Miete, Löhne, Bankgebühren – alles Ausgaben, zu denen es keine Eingangsrechnung gibt und die in der Buchhaltung anders verbucht werden.
Fixkosten erfassen


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