Eingangsrechnungen & Fixkosten

Im zentralen, digitalen Rechnungseingang von MOCO sammeln sich alle Eingangsrechnungen zum Unternehmen. Belege können einzeln mit Eingabe der Rechnungsdaten erfasst werden. Belege, die per E-Mail eintreffen oder Upload erfasst werden, warten als "Entwürfe" auf ihre Prüfung.

Eintreffende PDF-Rechnungsbelege werde vom Empfänger an die zentrale "E-Mail to Inbox"- Adresse weitergeleitet. Diese Adresse stellt MOCO in den Einstellungen unter "Ausgaben" zur Verfügung. Die lange Zeichenfolge sorgt dafür, dass die Adresse nicht von Spammern missbraucht werden kann. Für die Weiterleitung diese Adresse als E-Mail-Kontakt speichern, damit sie von jedem im Unternehmen leicht aufgerufen werden kann. Du kannst auch beim deinem E-Mail-Provider eine automatische Weiterleitung von einer eigenen E-Mail an MOCO einrichten. 

Mehrere Belege (PDF, JPG oder PNG) können auch gesammelt hochgeladen werden  rechts oben über das Upload-Icon

Tipp:
Digitale und papierbasierte Rechnungsdokumente sind bereits seit Jahren auch umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt – trotzdem treffen immernoch etliche Papierrechnungen ein. Hier bestehenden und neuen Lieferanten den Wunsch nach Rechnungsversand eines Rechnungs-PDFs per E-Mail an den Rechnungseingang mitteilen. Da in der Regel so auch Rechnungen zügiger gezahlt werden können, ist das auch für Lieferanten von Vorteil.

Scannen
Wenn sich mehrere oder mehrseitige Papierrechnungen angesammelt haben, diese mit einem effizienten Scanner (z.B. leistungsfähige Tischscanner mit Mehrfacheinzug – Testbericht 2022 zum Beispiel Fujitsu ScanSnap iX1500) direkt in die Cloud bringen.

Geplant ist, Belege auch mit der MOCO iPhone App bzw. Android App erfassen zu können.
Bis dahin lässt sich das mit anderen Apps überbrücken. Z.B. mit Adobe Scan (kostenlos)

1. Dokument scannen
2. Als PDF speichern
3. Über Freigeben per Mail an MOCO senden

Eingangsrechnungen können aus anderen Systemen auch per API, Zapier Action oder Integromat Action eingespeist werden.

MOCO bietet eine Zusatzoption für KI-basiertes OCR an. Belege werden dann automatisch ausgelesen und die Daten müssen dann nur noch geprüft/ ergänzt werden. Die Texterkennung lernt mit jeder Erfassung dazu, um langfristig eine immer bessere Zuverlässigkeit zu erreichen.

VIDEO: So aktivierst und nutzt du OCR (2:17)

Genauere Infos zur Aktivierung, Kosten & Tipps was vorab beachten werden soll, damit die Texterkennung erfolgreich starten kann

Alle erfassten Eingangsrechnungsbelege sammeln sich unter "Eingang" (1).
Per E-Mail oder Upload (2) erfasste Eingangsrechnungen sammeln sich unter "Entwürfe" – eingereichte Spesen unter "Spesen". Diese Untermenüs (1) werden nur bei mind. einem vorhandenen Objekt angezeigt. Ihr Sinn ist es, auf unerledigte Dinge hinzuweisen und diese mit einem Klick aufrufen und abarbeiten zu können.

Wie für andere Instanzen, kann auch das Formular zu einer Eingangsrechnung mit eigenen Feldern erweitert werden.

Zuweisung zu Kategorien
Eingangsrechnungen kann man Kategorien zuweisen, die zuvor in den Einstellungen unter "Ausgaben" > "Kategorien" erfasst werden.

Im Normalfall erfasst man mit der Ausgabe eine Position. Bei verschiedenen Steuersätzen oder wenn man verschiedene Positionen unterschiedlichen Projekten zuweisen möchte, können auch innerhalb der Ausgabe mehrere Positionen erfasst werden.

In den Einstellungen unter "Ausgaben" Fixkosten (Zahlung/Brutto-Betrag) hinterlegen.
Fixkosten sind z.B. Ausgaben wie Miete, Löhne, Bankgebühren – alles Ausgaben, zu denen es keine Eingangsrechnung gibt und die in der Buchhaltung anders verbucht werden. Regelmässige Abrechnungen wie z.B. Mobile-Aborechnungen sind damit nicht gemeint sondern werden als Eingangsrechnung erfasst.

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