Eingangsrechnungen & Fixkosten

Erfassen: Manuell, E-Mail, Upload & mehr

Im zentralen, digitalen Rechnungseingang von MOCO sammeln sich alle Eingangsrechnungen zum Unternehmen. Belege können einzeln mit Eingabe der Rechnungsdaten erfasst werden. Belege, die per E-Mail eintreffen oder Upload erfasst werden, warten als "Entwürfe" auf ihre Prüfung.
Rechnungen per E-Mail an MOCO schicken

PDF-Belege

Eintreffende PDF-Rechnungsbelege werde vom Empfänger an die zentrale "E-Mail to Inbox"- Adresse weitergeleitet. Diese Adresse stellt MOCO in den Einstellungen unter "Ausgaben" zur Verfügung. Die lange Zeichenfolge sorgt dafür dass die Adresse nicht von Spammern missbraucht werden kann. Für die Weiterleitung diese Adresse als E-Mail-Kontakt speichern, damit sie von jedem im Unternehmen leicht aufgerufen werden kann. Es kann grundsätzlich auch eine automatische Weiterleitung von einer eigenen E-Mail an MOCO eingerichtet werden

Mehrere Belege (PDF, JPG oder PNG) können auch gesammelt hochgeladen werden  rechts oben über das Upload-Icon

Tipp:
Digitale und papierbasierte Rechnungsdokumente sind bereits seit Jahren auch umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt – trotzdem treffen immernoch etliche Papierrechnungen ein. Hier bestehenden und neuen Lieferanten den Wunsch nach Rechnungsversand eines Rechnungs-PDFs per E-Mail an den Rechnungseingang mitteilen. Da in der Regel so auch Rechnungen zügiger gezahlt werden können, ist das auch für Lieferanten von Vorteil.

Papierbelege

Scannen
Wenn sich mehrere oder mehrseitige Papierrechnungen angesammelt haben, diese mit einem effizienten Scanner (z.B. leistungsfähige Tischscanner (zum Beispiel so ein ähnliches Model Scansnap iX50) direkt in die Cloud bringen.

Erfassung per Smartphone
Geplant ist, Belege auch mit der MOCO iPhone App bzw. Android App erfassen zu können.
Bis dahin lässt sich das mit anderen Apps überbrücken. Z.B. mit Adobe Scan (kostenlos)

1.
Dokument scannen
2. Als PDF speichern
3. Über Freigeben per Mail an MOCO senden
Belege mit App scannen

Erfassung per API, Zapier oder Integromat

Eingangsrechnungen können aus anderen Systemen auch per API, Zapier Action oder Integromat Action eingespeist werden.

Ausblick: Automatisches Auslesen

Wir arbeiten auch an einer Option, die eingehenden Rechnungen automatisch über KI-basiertes OCR auslesen zu lassen. 

Der Rechnungseingang

Alle erfassten Ausgabenbelege sammeln sich im "Eingang" (1).
Eingangsrechnungen, die per E-Mail oder Upload (2) erfasst und noch nicht ausgelesen sind, sammeln sich zuerst unter "Entwürfe" – eingereichte Spesen unter "Spesen". Die sogenannten Smart Filter werden nur bei Eingang angezeigt. Ihr Sinn ist es, auf unerledigte Dinge hinzuweisen und diese schnell gezielt aufrufen zu können.

Individuelle Anforderungen zur Datenerfassung
Wie für andere Instanzen, kann auch das Formular zu einer Eingangsrechnung mit eigenen Feldern erweitert werden.

Zuweisung zu Kategorien
Eingangsrechnungen kann man Kategorien zuweisen, die zuvor in den Einstellungen unter "Ausgaben" > "Kategorien" erfasst werden.

Rechnung splitten

Im Normalfall erfasst man mit der Ausgabe eine Position. Bei verschiedenen Steuersätzen oder wenn man verschiedene Positionen unterschiedlichen Projekten zuweisen möchte, können auch innerhalb der Ausgabe mehrere Positionen erfasst werden.
Rechnung in mehrere Teile splitten


Fixkosten

In den Einstellungen unter "Ausgaben" Fixkosten (Zahlung/Brutto-Betrag) hinterlegen.
Fixkosten sind z.B. Ausgaben wie Miete, Löhne, Bankgebühren – alles Ausgaben, zu denen es keine Eingangsrechnung gibt und die in der Buchhaltung anders verbucht werden.
Fixkosten erfassen


Anzeige in Berichten

Mehr zu Ausgaben...
30 Tage gratis

Account sofort startbereit. Voller Funktionsumfang. Ohne Zahlungsangaben.