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Eingangsrechnungen & Fixkosten

Erfassung & OCR | Der Rechnungseingang | Mehrere Positionen | Fixkosten

Erfassung & OCR

Im zentralen, digitalen Rechnungseingang von MOCO sammeln sich alle Eingangsrechnungen zum Unternehmen. Belege können einzeln mit Eingabe der Rechnungsdaten erfasst werden. Belege, die per E-Mail eintreffen oder Upload erfasst werden, warten als "Entwürfe" auf ihre Prüfung.
Rechnungen per E-Mail an MOCO schicken



Manuell
Einzelne Rechnungen erfasst du direkt über den grünen Button "+ Neue Ausgabe"

E-Mail

E-Mail-to-Inbox
Eintreffende PDF-Rechnungsbelege direkt an die "E-Mail-to-Inbox"- Adresse weiterleiten. Diese Adresse findest du in den Einstellungen unter "Ausgaben" zur Verfügung.
➜ Die lange Zeichenfolge sorgt dafür, dass die Adresse nicht von Spammern missbraucht werden kann.
Adresse als E-Mail-Kontakt "Belege an MOCO" speichern damit sie leicht aufgerufen werden kann.
Eine automatische Weiterleitung von einer eigenen E-Mail an MOCO kannst auch beim deinem E-Mail-Provider einrichten. 

Upload

Mehrere Belege (PDF, JPG oder PNG) können auch gesammelt hochgeladen werden  rechts oben über das Upload-Icon

Tipp:
Digitale und papierbasierte Rechnungsdokumente sind bereits seit Jahren auch umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt – trotzdem treffen immernoch etliche Papierrechnungen ein. Hier bestehenden und neuen Lieferanten den Wunsch nach Rechnungsversand eines Rechnungs-PDFs per E-Mail an den Rechnungseingang mitteilen. Da in der Regel so auch Rechnungen zügiger gezahlt werden können, ist das auch für Lieferanten von Vorteil.

Papierbelege

Scannen
Wenn sich mehrere oder mehrseitige Papierrechnungen angesammelt haben, diese mit einem effizienten Scanner (z.B. leistungsfähige Tischscanner mit Mehrfacheinzug – Testbericht 2022 zum Beispiel Fujitsu ScanSnap iX1500) direkt in die Cloud bringen.

Erfassung per Smartphone
Geplant ist, Belege auch mit der MOCO iPhone App bzw. Android App erfassen zu können.
Bis dahin lässt sich das mit anderen Apps überbrücken. Z.B. mit Adobe Scan (kostenlos)

1.
Dokument scannen
2. Als PDF speichern
3. Über Freigeben per Mail an MOCO senden
Belege mit App scannen

Erfassung per API, Zapier oder Maket

Eingangsrechnungen können aus anderen Systemen auch per API, Zapier Action oder Make Action eingespeist werden.

Automatisches Auslesen

QR-Rechnung Schweiz
Standard-QR-Rechnungen werden von MOCO automatisch ausgelesen.

KI-basiertes OCR
MOCO bietet die Erweiterung KI-basiertes OCR an. Belege werden dann automatisch ausgelesen und die Daten müssen dann nur noch geprüft/ ergänzt werden. Die Texterkennung lernt mit jeder Erfassung dazu, um langfristig eine immer bessere Zuverlässigkeit zu erreichen.
 Video Agentursoftware MOCO OCR
VIDEO: So aktivierst und nutzt du OCR (2:17)

Genauere Infos zur Aktivierung, Kosten & Tipps was vorab beachten werden soll, damit die Texterkennung erfolgreich starten kann

Der Rechnungseingang

Alle erfassten Eingangsrechnungsbelege sammeln sich unter "Eingang" (1).
Per E-Mail oder Upload (2) erfasste Eingangsrechnungen sammeln sich als Entwürfe. Mit einem Klick kannst du über den Smartfilter "Entwürfe" danach filtern – eingereichte Spesen über den Smartfilter "Spesen"
Digitaler Rechnungseingang (Mail, OCR, Sammelupload etc.)

Individuelle Anforderungen zur Datenerfassung
Wie für andere Instanzen, kann auch das Formular zu einer Eingangsrechnung mit eigenen Feldern erweitert werden.

Zuweisung zu Kategorien und Aufwandskonten (optional aktivierbar)
Eingangsrechnungen können Kategorien und Aufwandskonten zugewiesen werden. Aktiviere dafür die Kategorien in den Einstellungen unter "Buchhaltung" > "Aufwände".

Mehrere Positionen

Im Normalfall erfasst man mit der Ausgabe eine Position. Bei verschiedenen Steuersätzen oder wenn man verschiedene Positionen unterschiedlichen Projekten zuweisen möchte, können auch innerhalb der Ausgabe mehrere Positionen erfasst werden.
Rechnung in mehrere Teile splitten


Fixkosten

Einstellungen > Ausgaben > Fixkosten

Ergänzend zum Rechnungseingang unter "Ausgaben" erfasst du hier die Fixkosten.

Fixkosten sind z.B. Ausgaben wie Miete, Löhne, Bankgebühren
– alles Ausgaben, zu denen es keine Eingangsrechnung gibt und die in der Buchhaltung anders verbucht werden. Regelmässige Abrechnungen wie z.B. Handy-Aborechnungen sind damit nicht gemeint – diese werden als Eingangsrechnung erfasst. 

Fixkosten erfassen

 

Berücksichtigung in Berichten
Unabhängige Zahlungen erfassen
Einzelne unabhängige Zahlungen können auch unter "Ausgaben" > "Zahlungen" > rechts oben "Zahlung ohne Beleg" erfasst werden.

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