Eingangsrechnungen & Fixkosten

Erfassung & OCR

Im zentralen, digitalen Rechnungseingang von MOCO sammeln sich alle Eingangsrechnungen zum Unternehmen. Belege können einzeln mit Eingabe der Rechnungsdaten erfasst werden. Belege, die per E-Mail eintreffen oder Upload erfasst werden, warten als "Entwürfe" auf ihre Prüfung.
Rechnungen per E-Mail an MOCO schicken

PDF-Belege per E-Mail erfassen

Eintreffende PDF-Rechnungsbelege werde vom Empfänger an die zentrale "E-Mail to Inbox"- Adresse weitergeleitet. Diese Adresse stellt MOCO in den Einstellungen unter "Ausgaben" zur Verfügung. Die lange Zeichenfolge sorgt dafür, dass die Adresse nicht von Spammern missbraucht werden kann. Für die Weiterleitung diese Adresse als E-Mail-Kontakt speichern, damit sie von jedem im Unternehmen leicht aufgerufen werden kann. Du kannst auch beim deinem E-Mail-Provider eine automatische Weiterleitung von einer eigenen E-Mail an MOCO einrichten

PDF-Belege gesammelt hochladen

Mehrere Belege (PDF, JPG oder PNG) können auch gesammelt hochgeladen werden  rechts oben über das Upload-Icon

Tipp:
Digitale und papierbasierte Rechnungsdokumente sind bereits seit Jahren auch umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt – trotzdem treffen immernoch etliche Papierrechnungen ein. Hier bestehenden und neuen Lieferanten den Wunsch nach Rechnungsversand eines Rechnungs-PDFs per E-Mail an den Rechnungseingang mitteilen. Da in der Regel so auch Rechnungen zügiger gezahlt werden können, ist das auch für Lieferanten von Vorteil.

Papierbelege

Scannen
Wenn sich mehrere oder mehrseitige Papierrechnungen angesammelt haben, diese mit einem effizienten Scanner (z.B. leistungsfähige Tischscanner mit Mehrfacheinzug – Testbericht 2022 zum Beispiel Fujitsu ScanSnap iX1500) direkt in die Cloud bringen.

Erfassung per Smartphone
Geplant ist, Belege auch mit der MOCO iPhone App bzw. Android App erfassen zu können.
Bis dahin lässt sich das mit anderen Apps überbrücken. Z.B. mit Adobe Scan (kostenlos)

1.
Dokument scannen
2. Als PDF speichern
3. Über Freigeben per Mail an MOCO senden
Belege mit App scannen

Erfassung per API, Zapier oder Integromat

Eingangsrechnungen können aus anderen Systemen auch per API, Zapier Action oder Integromat Action eingespeist werden.

Automatisches Auslesen

QR-Rechnung Schweiz
Standard-QR-Rechnungen werden von MOCO automatisch ausgelesen.

KI-basiertes OCR
MOCO bietet die Erweiterung KI-basiertes OCR an. Belege werden dann automatisch ausgelesen und die Daten müssen dann nur noch geprüft/ ergänzt werden. Die Texterkennung lernt mit jeder Erfassung dazu, um langfristig eine immer bessere Zuverlässigkeit zu erreichen.
 Video Agentursoftware MOCO OCR
VIDEO: So aktivierst und nutzt du OCR (2:17)

Genauere Infos zur Aktivierung, Kosten & Tipps was vorab beachten werden soll, damit die Texterkennung erfolgreich starten kann

Der Rechnungseingang

Alle erfassten Eingangsrechnungsbelege sammeln sich unter "Eingang" (1).
Per E-Mail oder Upload (2) erfasste Eingangsrechnungen sammeln sich unter "Entwürfe" – eingereichte Spesen unter "Spesen". Diese Untermenüs (1) werden nur bei mind. einem vorhandenen Objekt angezeigt. Ihr Sinn ist es, auf unerledigte Dinge hinzuweisen und diese mit einem Klick aufrufen und abarbeiten zu können.

Digitaler Rechnungseingang (Mail, OCR, Sammelupload etc.)

Individuelle Anforderungen zur Datenerfassung
Wie für andere Instanzen, kann auch das Formular zu einer Eingangsrechnung mit eigenen Feldern erweitert werden.

Zuweisung zu Kategorien
Eingangsrechnungen kann man Kategorien zuweisen, die zuvor in den Einstellungen unter "Ausgaben" > "Kategorien" erfasst werden.

Mehrere Positionen

Im Normalfall erfasst man mit der Ausgabe eine Position. Bei verschiedenen Steuersätzen oder wenn man verschiedene Positionen unterschiedlichen Projekten zuweisen möchte, können auch innerhalb der Ausgabe mehrere Positionen erfasst werden.
Rechnung in mehrere Teile splitten


Fixkosten

In den Einstellungen unter "Ausgaben" Fixkosten (Zahlung/Brutto-Betrag) hinterlegen.
Fixkosten sind z.B. Ausgaben wie Miete, Löhne, Bankgebühren – alles Ausgaben, zu denen es keine Eingangsrechnung gibt und die in der Buchhaltung anders verbucht werden. Regelmässige Abrechnungen wie z.B. Mobile-Aborechnungen sind damit nicht gemeint sondern werden als Eingangsrechnung erfasst.
Fixkosten erfassen


Anzeige in Berichten
  • Im Unternehmensbericht und Finanzbericht werden für die Cashflow-Auswertung die Zahlungsausgänge (Fixkosten + Zahlungen unter "Ausgaben") den Zahlungseingängen (Zahlungen unter "Abrechnung) gegenübergestellt.
  • Ausgabenbericht Fixkosten sind Teil der "Zahlungen".

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