Firmen & Kontakte

Kunden (= Auftraggeber) können Firmen aber auch Privatpersonen sein.

Kunden erfassen
Kunden werden unter "Firmen" erfasst oder bei Start mit MOCO gesammelt importiert.
Die optionale Google-Erweiterung ermöglicht ein schnelleres Erfassen von Firmen.



Im Untermenu des Kunden (1) finden sich alle betreffenden Aufstellungen.

Adressen-Handhabung
Die Kundenstammdaten sind auf die Abrechnung ausgelegt. Die Adresse und E-Mail, die du also beim Kunden einträgst sollte die Rechnungsadresse sein. Denn Rechnungen gehen in der Regel an eine fixe Adresse und sind unpersönlich. Die Rechnungsadresse auf Kundenebene kann im Projekt unter "Abrechnung" oder in der Rechnung selbst überschrieben werden. Postadressen spielen innerhalb MOCO weniger eine Rolle und können im Feld "Zusatzinfos" Platz finden oder als Datenerweiterung über ein eigenes Feld ergänzt werden.

Bei Angeboten wählst du oben rechts beim Empfänger den Kontakt aus. Es wird dann automatisch die Adresse und E-Mail vom Kontakt gesetzt. Oft gehen innerhalb eines Kunden Angebote an verschiedene Ansprechpartner.

Unterhalb der Kundendetails können unter "Notizen und Dateien"  Informationen und Dateien (z.B. ein Vertrag) zum Kunden für die Nachvollziehbarkeit hinterlegt werden. Das bildet die Historie.

"Weitere Optionen" im Kundenformular (Bearbeiten - 2) beachten – darunter verbergen sich erweiterte Angaben und Einstellungen, die für das erstmalige Erfassen weniger eine Rolle spielen.  Z.B. Rabatt, Skonto, individueller Fusstext, Abweichende Stundensätze (nach Wahl erscheint der neue Tab - 3), Abrechnungshinweis, Debitorennummer usw.

Mit Eigenen Feldern können die Stammdaten individuell ergänzt bzw. erweitert werden. Mit Labels (1) kann kategorisiert bzw. markiert werden. Anwendungsbeispiele findest du auch unter in diesem Themenbereich unter Organisation.
Das Taggen bzw. Labeln kann pro Firma erfolgen – oder gesammelt nach Auswahl mehrerer Firmen.
Labels wie auch Eigene Felder sind auch im Export enthalten und für weitere individuelle Auswertungen nützlich.

Export
Kunden lassen sich als Excel-Datei über das entsprechende Symbol oben rechts exportieren (2).

Lieferanten  sind z.B. Druckereien, Hosting-Provider, Übersetzungsbüros, Freelancer.
Unter dem Lieferanten werden diesem zugeordnete Eingangsrechnungen gelistet.

Lieferanten erfassen
Lieferanten werden unter "Firmen" erfasst oder importiert.

"Weitere Optionen" im Lieferantenformular beachten – darunter verbergen sich erweiterte Angaben und Einstellungen, die für das erstmalige Erfassen weniger eine Rolle spielen.  Z.B. Kontoverbindung, Zahlungsart, Kreditorennummer usw.

Daten ergänzen, taggen

Mit Eigenen Feldern können die Stammdaten individuell ergänzt bzw. erweitert werden. Mit Labels (1) kann kategorisiert bzw. markiert werden. Anwendungsbeispiele findest du auch unter in diesem Themenbereich unter Organisation.

Kunde = Lieferant?
Ist ein Unternehmen gleichzeitig Kunde und Lieferant, so legt man derzeit in MOCO dafür 2 Firmen an.

Export
Lieferanten lassen sich als Excel-Datei über das entsprechende Symbol oben rechts exportieren (2).
Labels wie auch Eigene Felder sind Teil des Exports, der für individuelle Auswertungen nützlich ist.

Ein Unternehmen, das noch kein Kunde oder kein Lieferant ist, bezeichnet man in MOCO als "Andere Firma". z.B. kann das eien Firma sein, mit der man bereits wegen einer Anfrage in Kontakt ist aber noch keine Projektzusage besteht.

Andere Firmen werden unter "Firmen" erfasst oder importiert.

Möchte man Kunden "aussortieren", können diese von "Kunde" zurück auf "Andere Firma" gesetzt werden. Alle Rechnungen und archivierten Projekte bleiben bestehen.

Unter "Kontakte" werden alle natürlichen Personen erfasst und gelistet. Diese können (müssen aber nicht) einer Firma zugeordnet sein. Auch alle Personen, die unter "Personal" als Benutzer erfasst wurden, werden hier der Vollständigkeit halber angezeigt.

Bestehende Kontakte über eine Excel-Datei selbst importieren.

Zuweisung zu einer Firma

Personalisierung
Kontakte können Angeboten und Rechnungen zugewiesen werden. Es werden dann Empfängeradresse, E-Mail und Anrede vom Kontakt übernommen. Alle Infos zur Personalisierung