E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung? | Einrichtung | E-Rechnungen erstellen | E-Rechnungen empfangen | FAQWas ist eine E-Rechnung?
Im Gegensatz zur klassischen PDF stehen bei einer E-Rechnung alle Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Empfänger in vordefinierten Datenfeldern. Der Empfänger kann sie einfach einlesen – komplett automatisch.
Wenn du ein in Deutschland ansässiges Unternehmen bist, musst du seit 2025 E-Rechnungen empfangen und ab 2027 bzw. 2028 versenden können. Was genau für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wenn du ein in Deutschland ansässiges Unternehmen bist, musst du seit 2025 E-Rechnungen empfangen und ab 2027 bzw. 2028 versenden können. Was genau für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Weiterführende Links
- BMF: FAQ zur E-Rechnung – die praxisnächste amtliche Quelle
- E-Rechnungsvalidator (Land Baden-Württemberg) – prüft eine Datei gegen die Norm
- Quba-Viewer – zeigt E-Rechnungen (X-Rechnung und ZUGFeRD) inklusive Anhängen lesbar an
Einrichtung
Bevor die erste E-Rechnung rausgeht, sind drei Dinge zu tun. Zwei davon machst du einmal für deinen ganzen Account, das dritte für jeden Kunden einzeln.
1. E-Rechnung freischalten
Schalte zunächst die E-Rechnungsformate frei. Drei Angaben sind dabei zu machen:
Absenderangaben
Deine Absenderdaten als Rechnungssteller – inklusive Kontaktangaben – müssen vollständig und korrekt hinterlegt sein. Sie sind Pflichtbestandteil der E-Rechnung und werden strukturiert übermittelt.
Deine Absenderdaten als Rechnungssteller – inklusive Kontaktangaben – müssen vollständig und korrekt hinterlegt sein. Sie sind Pflichtbestandteil der E-Rechnung und werden strukturiert übermittelt.
Zahlungsart
Lege fest, ob deine Kontodaten mit der E-Rechnung übermittelt werden sollen. Für das Projektgeschäft ist „Überweisung" in der Regel die passende Wahl.
Lege fest, ob deine Kontodaten mit der E-Rechnung übermittelt werden sollen. Für das Projektgeschäft ist „Überweisung" in der Regel die passende Wahl.
Briefpapier (nur für ZUGFeRD)
Die Absenderangaben auf deinem Briefpapier müssen zu den Angaben in den E-Rechnungseinstellungen passen — im Zweifelsfall zählen die Daten. Weicht dein Briefpapier ab, kannst du für ZUGFeRD ein eigenes hinterlegen.
Mehr zum Briefpapier
Die Absenderangaben auf deinem Briefpapier müssen zu den Angaben in den E-Rechnungseinstellungen passen — im Zweifelsfall zählen die Daten. Weicht dein Briefpapier ab, kannst du für ZUGFeRD ein eigenes hinterlegen.
Mehr zum Briefpapier
2. BT-Felder aktivieren (optional)
Rechnungsdaten werden in der E-Rechnung über BT-Felder (sogenannte „Business Terms") strukturiert übermittelt. MOCO unterstützt alle Pflichtfelder und BT-34 (Elektronische Adresse, standardmäßig die E-Mail des Kontakts).
Übersicht über alle BT-Felder in MOCO
Übersicht über alle BT-Felder in MOCO
Manche Kunden verlangen eine Bestellnummer oder eine eigene Projektnummer auf der E-Rechnung. Aktiviere bei Bedarf die passenden, optionalen BT-Felder unter Einstellungen > Account > Eigene Felder:
- Bestellnummer (BT-13)
- Externe Projektnummer (BT-11)
- Vertragsnummer (BT-12)
3. Kunden auf E-Rechnung umstellen
beim Kunden unter „Abrechnung"
Bereits bestehende Rechnungen im PDF-Format bleiben unverändert – sie werden nicht automatisch umgewandelt. Für neue Rechnungen stellst du pro Kunde das Rechnungsformat ein:
Bereits bestehende Rechnungen im PDF-Format bleiben unverändert – sie werden nicht automatisch umgewandelt. Für neue Rechnungen stellst du pro Kunde das Rechnungsformat ein:
Rechnungsformat wählen
Ob XRechnung oder ZUGFeRD hängt davon ab, was dein Kunde bevorzugt. Beide sind gleichwertig zulässig.
Die beiden Formate im Vergleich
Ob XRechnung oder ZUGFeRD hängt davon ab, was dein Kunde bevorzugt. Beide sind gleichwertig zulässig.
Die beiden Formate im Vergleich
Bei Behörden: Leitweg-ID eintragen
Für Rechnungen an deutsche Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID (BT-10) des Auftraggebers. MOCO gibt sie in beiden Formaten mit.
Rechnungsadresse ggf. korrigieren
Hast du ein E-Rechnungsformat ausgewählt und speicherst den Kunden, prüft MOCO die Rechnungsadresse. Ggf. musst du diese strukturiert hinterlegt – d.h. Firma, Straße & Hausnummer, sowie Postleitzahl und Stadt in jeweils eigenen Zeilen.
Für Rechnungen an deutsche Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID (BT-10) des Auftraggebers. MOCO gibt sie in beiden Formaten mit.
Rechnungsadresse ggf. korrigieren
Hast du ein E-Rechnungsformat ausgewählt und speicherst den Kunden, prüft MOCO die Rechnungsadresse. Ggf. musst du diese strukturiert hinterlegt – d.h. Firma, Straße & Hausnummer, sowie Postleitzahl und Stadt in jeweils eigenen Zeilen.
E-Rechnungen erstellen
Hast du E-Rechnungen eingerichtet und einen Kunden auf das Rechnungsformat umgestellt, erstellst du die eigentliche Rechnung genau wie bisher. MOCO erzeugt im Hintergrund das für diesen Kunden hinterlegte Format.
Auch der Versand läuft unverändert – wie gewohnt per E-Mail direkt aus MOCO. Bei XRechnung wird dabei ausschliesslich die XML-Datei verschickt, bei ZUGFeRD das PDF mit den eingebetteten Daten.
E-Rechnungen empfangen
Mit E-Rechnungen sparst du Zeit und Geld. Denn E-Rechnungen liefern eindeutige Daten mit. Dadurch können Formulare von MOCO automatisch ausgefüllt werden. Das schont dein OCR-Budget und verringert manuelle Aufwände. Unterhalb des Belegs werden im XML-Teil integrierte Anhänge aufgelistet und können zur Prüfung heruntergeladen werden.
Unterstützt werden XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3.
FAQ
Warum sieht die X-Rechnung anders aus als meine PDF- oder ZUGFeRD-Rechnung?
Eine X-Rechnung enthält ausschliesslich Datenfelder im XML-Format. In MOCO visualisieren wie diese Daten in einem neutralen Format. So kannst du die Rechnung einfach prüfen.
Wenn du deinem Kunden weiterhin eine PDF schicken möchtest, empfehlen wir das ZUGFeRD-Format. Damit wird die gewohnte Darstellung als PDF mit einer maschinenlesbaren XML kombiniert – und Mensch und Maschine sind glücklich.
Wichtig: Unstrukturierte Daten, für die kein BT-Feld vorgesehen ist – dazu gehören z.B. Rechnungstitel, Einleitung, Schlusstext oder auch eigener Felder – werden gesammelt über das Datenfeld "Bemerkungen" ausgeliefert. Auch Formatierungen in Beschreibungen werden ignoriert.
Für einen möglichst verlustfreien Aufbau empfiehlt sich der Rechnungsaufbau „Kompakt".
Wenn du deinem Kunden weiterhin eine PDF schicken möchtest, empfehlen wir das ZUGFeRD-Format. Damit wird die gewohnte Darstellung als PDF mit einer maschinenlesbaren XML kombiniert – und Mensch und Maschine sind glücklich.
Wichtig: Unstrukturierte Daten, für die kein BT-Feld vorgesehen ist – dazu gehören z.B. Rechnungstitel, Einleitung, Schlusstext oder auch eigener Felder – werden gesammelt über das Datenfeld "Bemerkungen" ausgeliefert. Auch Formatierungen in Beschreibungen werden ignoriert.
Für einen möglichst verlustfreien Aufbau empfiehlt sich der Rechnungsaufbau „Kompakt".
Wie kommen Anhänge beim Kunden an?
Belege, Stundenauszug und individuelle Anhänge wählst du bei der Rechnung wie gewohnt aus. Bei E-Rechnungen werden sie in die Rechnungsdaten integriert, nicht hinten an ein PDF gehängt – dein Kunde öffnet sie über seine Software oder einen Viewer. Im PDF weist ein automatischer Hinweis auf die Anzahl der Anhänge hin.
Optional kannst du über die Einstellungen definieren, dass Anhänge sowohl im XML- als auch im PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnung enthalten sind – getrennt einstellbar für den Stundenauszug und für andere Anhänge. Beachte dabei, dass sich die Dateigrösse verdoppelt.
Woran erkenne ich, dass eine Rechnung eine E-Rechnung ist?
Unter Abrechnung und Ausgaben zeigt dir das Icon mit dem "E", das eine Rechnung bzw. Ausgabe eine E-Rechnung ist.
Gehen Mahnungen auch als E-Rechnung raus?
Nein. Mahnungen sind keine Rechnungen und gehen weiterhin als PDF – unabhängig davon, welches Format beim Kunden eingestellt ist. Prüfe ggf. deine Mahntexte, wenn sie sich auf eine beigefügte Rechnung beziehen.
Brauche ich ein BT-Feld, das MOCO nicht anbietet?
Alle Pflichtfelder sind abgedeckt, dazu BT-34 und die optionalen Referenzfelder aus der Einrichtung. Weitere optionale Felder sind derzeit nicht einzeln belegbar. Melde dich beim Support, wenn dein Kunde ein bestimmtes Feld verlangt – das hilft uns bei der Priorisierung.
Kann ich E-Rechnungen über Peppol verschicken?
MOCO hat derzeit keine Peppol-Anbindung – E-Rechnungen verschickst du per E-Mail direkt aus MOCO. Das deckt die deutsche Pflicht ab; Peppol ist dort kein vorgeschriebener Übertragungsweg. Wir prüfen derzeit, ob wir den Versand über Peppol anbieten können.
Kann ich E-Rechnungen an Kunden im Ausland schicken?
Theoretisch kann das funktionieren, aber MOCO ist darauf nicht ausgelegt. Das liegt primär an der Struktur ausländischer Adressen, die ausserhalb des DACH-Raums häufig abweicht. Wir empfehlen, Rechnungen ins Ausland weiterhin als klassische PDF zu verschicken.
Was passiert mit E-Rechnungen, die ich aus dem Ausland erhalte?
Die liest MOCO ein wie jede andere E-Rechnung, solange sie in einem der unterstützten Formate kommt (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3). Landesspezifische Formate wie das italienische FatturaPA erkennt MOCO nicht – solche Belege erfasst du wie eine normale Eingangsrechnung.
Mein Kunde kann die Datei nicht einlesen. Was nun?
Probiere es mit einem anderen E-Rechnungsformat (ZUGFeRD ⇆ X-Rechnung). Nicht jede Empfängersoftware kommt mit jedem Profil zurecht. Im Zweifel kannst du kurzfristig auf die klassische PDF ausweichen.
Grundsätzlich entsprechen die in MOCO generierten E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben und müssen von deinem Kunden akzeptiert werden. Melde dich bei Bedarf im Support, und wir schauen uns den konkreten Fall an.
Grundsätzlich entsprechen die in MOCO generierten E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben und müssen von deinem Kunden akzeptiert werden. Melde dich bei Bedarf im Support, und wir schauen uns den konkreten Fall an.
Ist die E-Rechnung für Accounts in Österreich und der Schweiz verfügbar?
Nicht offiziell. Wir prüfen aber laufend den Bedarf und können das Feature für dich als Beta freischalten. Melde dich dafür bei uns im Support.
