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Firmen archivieren – die neue Funktion und mögliche Anwendungsfälle.
Kunden, Lieferanten und andere Firmen können nun archiviert werden. Welche Auswirkungen die Archivierung hat und in welchen Fällen das nützlich sein kann, erklären wir hier.
Archivierst du Kunden, Lieferanten oder andere Firmen über das Dropdown (1) oder auf der Detailseite über die Aktion (2), kann die Firma nicht mehr für neue Projekte, Angebote oder Leads ausgewählt werden.
Offene Angebote, unerledigte To-dos und geplante Ausgaben können bei der Archivierung direkt mit abgeschlossen werden (3). Kunden mit aktiven Projekten oder Leads und Lieferanten mit Ausgaben-Entwürfe können nicht archiviert werden.
Wieder freigeben
Archivierte Firmen können jederzeit mit einem Klick wieder "Freigegeben" werden.
Berichte & Export
Archivierte Firmen können jederzeit exportiert werden. Alle Firmendaten bleiben erhalten und sind weiter abrufbar, auch z.B. in Berichten.
Wann ist die Archivierung sinnvoll?
Inaktive Firmen ausblenden
Firmen ohne Relevanz (z.B. Geschäftsaufgabe, Insolvenz, lange Inaktivität) archivieren, damit sie nicht mehr in Auswahllisten für neue Vorgänge erscheinen.
Firmen ohne Relevanz (z.B. Geschäftsaufgabe, Insolvenz, lange Inaktivität) archivieren, damit sie nicht mehr in Auswahllisten für neue Vorgänge erscheinen.
Strukturänderungen abbilden
Bei Fusionen, Umfirmierungen oder Konzernstrukturen alte Firmen nach Abschluss aller Vorgänge archivieren, um nur noch die aktuelle Struktur zu nutzen.
Bei Fusionen, Umfirmierungen oder Konzernstrukturen alte Firmen nach Abschluss aller Vorgänge archivieren, um nur noch die aktuelle Struktur zu nutzen.
Aufräumen nach Akquise- oder Prüfungsphasen
Firmen nach abgeschlossenen Leads, Projekten oder Prüfungen archivieren, wenn klar ist, dass nichts mehr ansteht – der operative Bestand bleibt schlank.
Datenbestand schlank & fehlerarm halten
Archivierung reduziert die Anzahl auswählbarer Firmen und senkt das Risiko, neue Projekte, Angebote oder Leads versehentlich der falschen Firma zuzuordnen.
Firmen nach abgeschlossenen Leads, Projekten oder Prüfungen archivieren, wenn klar ist, dass nichts mehr ansteht – der operative Bestand bleibt schlank.
Datenbestand schlank & fehlerarm halten
Archivierung reduziert die Anzahl auswählbarer Firmen und senkt das Risiko, neue Projekte, Angebote oder Leads versehentlich der falschen Firma zuzuordnen.
Sonderfall "Spesen"
Manche MOCO-Accounts haben Benutzer zusätzlich als Lieferanten erfasst, um sie Spesenabrechnungen zuordnen zu können. Seit einigen Monaten lässt sich die Kreditorennummer direkt beim Benutzer unter „Personal“ hinterlegen. Nutzt du die Kreditorennummer beim Benutzer, kannst du den dazugehörigen Lieferanten jetzt archivieren.
