Kontrolle

Kurzcheck über alle Projekte

Die Projektliste mit Budgetkontrolle


Wieviel wurde im Verhältnis zum Budget bereits geleistet?
Mit dem Budget-Forschrittsbalken (1) in der Projektliste hat man immer eine gute Kontrolle, wieviel vom Budget bereits mit gebuchten Arbeitsstunden (grün) und Zusatzleistungen (dunkelgrün) verbraucht wurde. Klickt man auf den Balken, gelangt man zum detaillierteren Projektbericht.
Über die Smart Filters (5) können Projekte, die über Budget sind gezielt angezeigt werden.

Was ist bis heute verrechenbar?
Die grüne Zahl (2) zeigt an, wenn sich potentiell verrechenbare Positionen angesammelt haben (Aufwandsprojekte) oder/und eine Abrechnung terminiert wurde (Fixpreis-Projekte).  Ein Klick auf den grünen Betrag führt direkt zur Abrechnungsübersicht/-möglichkeit.
Über die Smart Filters (5) können diese Projekte gezielt angezeigt werden.

Wieviel wurde bereits abgerechnet?
Ein kleiner grauen Balken unterhalb des Budgetfortschritts (3) zeigt an, wieviel vom Budget schon abgerechnet wurde.

Wo steht ein Zieltermin an oder wurde überschritten?
In der Projektliste wird rechts neben dem Budgetbalken ein Ausrufezeichen angezeigt (4). Bei Mouseover wird der Zieltermin angezeigt, bei Klick kann man diesen verschieben oder löschen.
Über die Smart Filters (5) können Projekte über Zieltermin gezielt angezeigt werden

Abgeschlossene aber noch nicht abgerechnete Projekte markieren?
Bei Bedarf kann man abgeschlossene Projekte mit einem entsprechendem erstellten Label als abgeschlossen markieren – und sich so gefiltert auf einen Klick anzeigen lassen. Nach endgültiger Abrechnung wird das Projekt archiviert.

Budgetierung von Projekt, Leistung, Person, Fremdkosten, Monat

Projektbudget kontrollieren
Ein Budget für das gesamte Projekt (Eingabe im Projektformular) ist bei Projekten nach Aufwand optional – für Fixpreisprojekte Pflicht.
» Budgetkontrolle hinsichtlich erfassten Leistungen in der Projektliste und im Projektbericht – inkl. Benachrichtigungsoptionen.
» Budgetkontrolle hinsichtlich abgerechneten Beträgen in der Projektliste
» Das Restbudget wird in Form von Reststunden in der Zeiterfassung angezeigt sofern dies aktiviert ist.

Projekt Monat und Fremdkosten budgetieren

Zusatzleistungen (i.d.R. Fremdkosten)
Ist ein Teil des Projektbudgets für Fremdkosten reserviert, kann dieser Anteil beim Projektbudget eingegeben werden (blauer Link unterhalb des Eingabefeldes)
» Der Budgetfortschritt wird anhand der erfassten Zusatzleistungen ("im Budget") im Projekt unter "Zusatzleistungen" angezeigt.
» Die Reststunden für die Zeiterfassung (Eigenleistungen) werden entsprechend reduziert.
» Die planbaren Stunden (Kapazitätsplanung) werden entsprechend reduziert.
» Neben des anteiligen Budgets gibt es auch die Option der Kostentöpfe

Monat
Für Retainer oder ein Stundenkontingent, bietet MOCO alternativ zu den aufgezählten Budgetoptionen das Monatsbudget an. Neben der Monatskontrolle im Projektbericht gibt es auch eine Benachrichtigungsoption.

Leistung & Person
Bei Bedarf können Leistungen oder Mitarbeiter budgetiert werden (1). Werden Leistungen aus einem Angebot für die Zeiterfassung übernommen, setzte MOCO automatisch die Budgets.
» Budgetkontrolle im Projektbericht (2) – inkl. Benachrichtigungsoptionen.
» Bei budgetierten Leistungen wird das Restbudget in Form von Reststunden in der Zeiterfassung angezeigt sofern dies aktiviert ist.


Projektgruppe

Grosse Projekte – z.B. Etats, oder Kampagnen möchte man in der Regel in kleinere Teilprojekte untergliedern. Teilprojekte entsprechen in MOCO normalen Projekten. Diese Einzelprojekte können zu einer Projektgruppe zusammengefasst werden.

Eine Gruppe definiert sich über ein Gesamtbudget, eine verantwortliche Person und zugewiesenen Projekten. Sie ermöglicht:
  • Kontrolle eines Gesamtbudgets bezüglich Leistungsfortschritt & Abrechnungsfortschritt
  • Gezielte Sammelrechnung der gruppierten Projekte
Projektgruppen erstellen
Projektgruppen in den Einstellungen unter "Projekte" aktivieren. Unter "Kundenprojekte" wird dann der neue Navigationspunkt "Projektgruppen" (1) angezeigt. Dort können die Projektgruppen erstellt (2) und verwaltet (3) werden.

Unterprojekte, Teilprojekte MOCO



Ein Klick auf die Gruppe zeigt die zugewiesenen Projekte an – ein Mouseover über den Fortschrittsbalken Details zu Leistungs- und Abrechnungsfortschritt.

Filter, Smart Filters, Labels

Filter (1)

Projekte können individuell gefiltert werden. Die Filteroption öffnet sich bei Klick oben rechts auf das Filtericon – oder noch besser: "F" auf der Tastatur wählen.

Tastaturkürzel für schnelles Filtern:

F  = Ein- und Ausblenden Filter
Q = Meine Projekte

Smart Filters (2)

Gezielt filtern mit dem Ziel der Erledigung
MOCO weist mit so genannten Smart Filters auf Projekte mit bestimmten Merkmalen hin. In der Regel ist hier eine Aktion nötig. 
Über Budget, über Zieltermin, Verrechenbar, ist ohne Abrechnungsplan.
Ein Klick auf den kleinen Navigationspunkt filtert gezielt diese Projekte.

Labels (3)

Projekte markieren oder kategorisieren
Mithilfe von Labels werden Projekte kategorisiert und markiert. So kann man in der Liste gezielt  filtern.

Beispielanwendung 1
Für eigene Worflows können Projekte kurzfristig markiert werden. Z.B. markiert der Projektleiter das Projekt mit dem Label "Abgeschlossen" als Zeichen für die Buchhaltung, dass die Rechnung gestellt werden kann. Die Buchhaltung kann dann durch Anklicken des Labels sich gezielt nur diese Projekte anzeigen lassen.

Beispielanwendung 2
Beliebt sind die Labels z.B. für Projekte, über die ein reiner Hosting-Vertrag abgewickelt wird. Einfach ein Label "Hosting" erstellen und alle Projekte entsprechend labeln. Da die gewählte gefilterte Ansicht bis zum nächsten Besuch gespeichert bleibt, kann man so auch gezielt Hostingprojekte ausblenden indem man nur alle anderen Labels gesammelt anwählt.

Stundenauszug und Berichte


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