Rechnung erstellen

Wo und wie

Workflow
Ein Klick in der Projektliste auf den abrechenbaren Betrag führt direkt zur Abrechnungsoption – die Seite "Abrechnung" im Kunden oder Projekt. Rechnungen können zu einem Projekt gehören oder unabhängig sein. Benötigt wird immer ein Kunde.

Flexible Abrechnung
Es stehen in Projekt und Kunde die drei Boxen "Angebot", "Abrechenbare Positionen" und "Neutral" zur Auswahl (1)
Seite "Abrechnung" unter Projekte


Damit können beispielsweise folgende Abrechnungsarten realisiert werden:
Erstellt Rechnungen werden unterhalb gelistet und summiert (2).

Rechnungsempfänger & Elemente

Rechnungen sind modular aufgebaut. Sie können z.B. "on the go", über verrechenbaren Leistungen, Leistungen aus dem Leistungskatalog oder durch Kopie erstellt werden.

Rechnungsempfänger (1)
MOCO füllt automatisch die hinterlegte Kundenadresse ins Empfängerfeld ein und nutzt auch die hinterlegte E-Mail für den Versand. Durch die Hinterlegung einer individuellen Rechnungsadresse/E-Mail im Projekt (Abrechnung > Abrechnungsinfos) oder Wahl einer Kontaktperson oben rechts (personalisierte Anrede) lässt sich der Empfänger übersteuern.

Zur Kontrolle wird der E-Mail-Empfänger nach dem Speichern oberhalb des Sokuments angezeigt. Ebenso eventuelle definierte CC-E-Mail-Adressen.

Rechnungen erstellen Software Abrechnung

Rechnungsinfos (2)
Elementaren Rechnungsinfos wie Nummer, Datum, Zahlbar bis, UID, Zeitraum werden von MOCO automatisch gesetzt bzw. sind in der Rechnung rechts oben anpassbar. Die Anzeige kann in den Einstellungen definiert werden. Über Eigene Felder (Kunden- oder Projektebene oder direkt auf Rechnung) können bei Bedarf eigene Angaben wie z.B. Bestellnummer automatisiert bzw. ergänz werden. 

Titel (3)
 Es empfiehlt sich, den Titel aussagekräftig zu benennen, da dieser später in der Debitorenliste und dem Dateinamen eine Rolle spielt. Option Abschlagsrechnung (= Akontorechnung) und Schlussrechnung

Einleitung (4)
Einen Einleitungstext benötigt es bei Rechnung meist nicht – er kann leer gelassen werden. Bei Bedarf kann man aber einen Standardtext mit Variablen vordefinieren (z.B. für personalisierte Anrede, Zeitraum). Ein Seitenumbruch lässt sich durch drei Striche (---) erzeugen.

Positionsbereich (5)
Es stehen verschiedene Positionselemente zur Verfügung. Bei Abrechnung der abrechenbaren Positionen werden die Elemente automatisch erstellt. Positionen können auch nachträglich hinzugefügt bzw. aus dem Leistungskatalog ergänzt werden.

Verschiedene Rabattoptionen
Neben dem Rabatt auf die gesamte Rechnung (6) vordefinierbar beim Kunden – sind auch individuelle Rabatte oder Aufschläge Ist prozentual oder pauschal umsetzbar.

Skonto (7)
Wenn nicht bereits allgemein oder auf Kunde vordefiniert  – noch auf Rechnungsebene anpassbar.

Schlusstext (8)
Üblicherweise kommt in den Schlusstext die Zahlungsanweisung, ein eventueller Hinweis auf Reverse Charge sowie eine abschliessende Grussformel (vordefinierebar). Ist auf dem Briefpapier nicht bereits Kontoverbindung und MWST-Nr. platziert, so kann man auch diese hier aufnehmen. Ein Seitenumbruch lässt sich durch drei Striche (---) erzeugen.

Entwurf speichern
Alternativ zur effektiven Rechnungserstellung, kann auch erst einmal ein Rechnungsentwurf erstellt werden.

PDF/Ausdruck: Unter "Druckansicht" wird die Rechnung direkt als PDF mit einem ausgewählten hochgeladenen Briefpapierhintergrund ausgegeben. Wählt man über den Button rechts "weiss" aus, lässt sich die Rechnung auch einfach auf vorgedruckten Briefpapier ohne Hintergrund aus MOCO ausdrucken.

Per E-Mail verschicken: Der Begleittext kann ebenso bei den Standardtexten vordefiniert werden.

Positionen & Drag'n'Drop

Positionen hinzufügen
Im Rechnungsformular lassen sich über den grünen Button "Neue Position"verschiedene Positionen hinzufügen (1). Darunter auch vordefinierte Positionen aus dem Leistungskatalog oder einzelne abrechenbare Positionen aus dem Projekt.

Ebenso ist dies rechts über das Dropdown möglich, wenn gezielt etwas an einer Stelle eingefügt werden soll (2).

Positionen löschen & kopieren
Rechts über das Dropdown. Über das Mülleimersymbol (Anzeige bei Mousover) kann schnell gelöscht werden (2).

Reihenfolge von Positionen ändern
Über Drag'n'Drop (ziehen mit gedrückter Maustaste) (3)

Rechnungselemente individuell einsetzen


Rechnungen kopieren, zuweisen

Projekt- und kundenübergreifend kopieren (u.a für Vorlagen)
Möchte man eine bestehende Rechnung z.B. als Vorlage nutzen, wählt man im Zielprojekt unter "Abrechnung" > Neutral" > "Rechnung kopieren" (1) und kann in diesem Schritt nach einer bestehenden Rechnung bzw. einem Rechnungsentwurf suchen – und in das Projekt kopieren.
Dasselbe geht auch auf Kundenebene unter "Abrechnung".

Innerhalb Projekt/Kunde kopieren
Direkt bei der Rechnung auf "Kopieren" gehen (Dropdown in der Rechnungsliste oder Aktionsicon oben rechts in der Rechnungsdetailansicht).

Screenshot Rechnungen kopieren und zuweisen



Rechnung einem anderen Projekt zuweisen
Rechnungen, die nicht direkt aus Aufwänden erstellt wurden, können innerhalb eines Kunden verschoben werden. Dazu wählt man in der Rechnungsansicht oben rechts die entsprechend Aktion (2).

Rabatt, Aufschlag, Skonto

Rabatt oder Aufschlag auf Gesamtbetrag
Einen prozentualen Rabatt oder Aufschlag auf das gesamte Angebot bzw. die gesamte Rechnung wird über den kleinen blauen Link am Ende der Positionen eingefügt.

Die Bezeichnungen sind in den Einstellungen unter "Layout" bei Bedarf überschreibbar. Setzt man in der Regel eine Nebenkostenpauschale an, kann man diesen Begriff hinterlegen und beim Kunden den Prozentsatz hinterlegen.

Pauschaler Abzug
Für einen individuellen Abzug zu nutzt man eine Pauschalposition und setzt den Betrag negativ.

Individueller Rabatt/Aufschlag
Nutzt man als Einheit bei der Detailposition "%" können prozentuale Beträge ausgerechnet – und abgezogen bzw. aufgeschlagen werden:
Rabatt, Provisionen und Skonto bei Rechnungen


Skonto auf Rechnungen
Skonto lässt sich für den ganzen Account vordefinieren oder abweichend für einen Kunden. Auch erst bei der Rechnungsstellung kann man eine Skontooption hinzufügen (Kleiner blauer Link unter dem Gesamtsummenbereich "Skonto hinzufügen?"). MOCO setzt automatisch einen entsprechenden Satz an den Beginn des Fusstextes und informiert bei der Zahlungserfassung zu Datum und reduziertem Betrag.

Steuersatz & "Reverse Charge"

Ein Steuersatz
Pro Rechnung in MOCO ist ein Steuersatz (korrektes Kürzel in Deutschland USt. und in der Schweiz MWST) vorgesehen, da diese Vereinfachung fast alle Fälle abdeckt.

Reisekosten etc. mit anderem Steuersatz mit auf die Rechnung nehmen
In der Regel handelt es sich dabei um Nebenleistungen zur Hauptleistung. Sie werden netto auf die Rechnung genommen und der Steuersatz der Hauptleistung findet auf alle Positionen Anwendung.

Reverse Charge (Einstellungen für Kunden im Ausland)
Stellt man einem ausländischen Kunden eine Rechnung und die Steuerschuldnerschaft geht damit auf den Leistungsempfänger über, spricht man von einem Reverse-Charge Verfahren. Voraussetzung für die Anwendung des Reverse-Charge Verfahrens ist, dass es sich auch beim Kunden um den Inhaber einer Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) handelt. 

In diesem Falle trägt man beim Kunden unter "Weitere Optionen" (siehe Abb.) ein:
  • UID – Ist diese eingetragen wird sie im Infoblock auf der Rechnung angezeigt.
  • Steuersatz "0"
  • Schlusstext beim Kunden unter "Weitere Optionen" (siehe Bild) überschreiben: Hinweis auf die Reverse Charge sicherstellen (z.B. "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers").
Reverse Charge in MOCO: Einstellung Kunde – Steuersatz 0 % und Hinweissatz im Fusstext


Belege, Anhänge

Belege Fremdkosten
Sollen Belege aus abgerechneten Zusatzleistungen (PDF) mit auf die Rechnung kommen, diese im Bearbeitungsmodus der Rechnung unterhalb des Schlusstextes auswählen (1)

Stundenauszug

Rechnest du Stunden ab, erstellt MOCO automatisch einen Stundenauszug, den du mit der Rechnung mitschicken kannst. Auch hier findest du die Checkbox direkt bei der Rechnungserstellung (siehe 1). Die Option ist automatisch vorausgewählt wenn das vor Rechnungserstellung bereits beim Kunden oder in den Abrechnungsinfos des Projekts definiert wurde.

Anhänge – Belege und Stundenauszug an Rechnung anhängen



Individuelle Anhänge mitschicken
Dazu lädst du das PDF unterhalb der gespeicherten Rechnung hoch. Die Zusatzseiten werden direkt in das Rechnungs-PDF integriert.
Individuelle Anhänge für Angebote und Rechnungen hochladen

Lieferscheine

Versendet ein Dienstleister Waren, möchte er in der Regel einen Lieferschein als Warenbegleitschein erstellen. Der Lieferschein dient dem Kunden direkt beim Empfang von Waren dazu, den Umfang und die Art der bestellten Waren zu überprüfen und zuzuordnen.
Die Rechnung wird in den meisten Fällen getrennt vom Lieferschein verschickt.

Lieferschein erstellen
Bei der Rechnung) oben rechts "Lieferschein" wählenBegleittext bestätigen/anpassen und Positionen auswählen Der Lieferschein wird erstellt und kann direkt ausgedruckt und der Lieferung beigelegt werden.

» Standardangaben auf dem Lieferschein und sonstige Informationen

Abrechnungshinweise

Gibt es spezielle Vereinbarungen mit dem Kunden gesamthaft oder zu einem speziellen Projekt, die bei der Rechnungsstellung nicht untergehen dürfen, nutze diese Optionen:

Hinweistext begleitet bei der Rechnungserstellung
Über das Feld "Abrechnungsinfo" ein Hinweistext hinterlegen (1 + 2). Dieser begleitet von der Abrechnungsseite (3) bis zur erstellten Rechnung.
Dieser Hinweistext kann im Kunden oder Projekt auf der Abrechnungsseite (Menüpunkt "Abrechnung" im Kunden) befüllt werden (2).

Stundenauszug automatisch integrieren
Soll bei Abrechnung der automatisch erstellte Stundenauszug im Rechnungs-PDF mitintegriert werden, kann das beim Kunden bereits vordefiniert werden (1). Alternativ beim Projekt oder erst mit der Rechnung.

Andere Vereinbarungen wie Skonto, Nebenkostenpauschalen oder Rabatte, direkt im Kundenformular erfassen.
Abrechnungshinweis Rechnungsinfo Kundenvereinbarung


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