Rechnung erstellen

Abrechnungsarten

In MOCO können Rechnungen zu einem Projekt oder projektunabhängig erstellt werden.
Was es als Grundlage immer benötigt, ist ein Kunde.


Workflow: Klick auf die verrechenbare Summe in der Projektliste -> Rechnung erstellen.

Dabei kann man flexibel wählen, wie die Rechnung erstellt werden soll: Es stehen die Boxen "Angebot", "Verrechnbare Positionen" und "Neutral" zur Auswahl (1). Damit können folgende Arbrechnungsarten realisiert werden:

Erstellt Rechnungen werden unterhalb gelistet und summiert (2).
Seite "Abrechnung" unter Projekte


Die Rechnung

Im Projekt und Kunden gibt es den Unternavigationspunkt "Abrechnung". Klickt man auf die verrechenbare Summen in der Projektliste kommt man direkt auf diese Abrechnungsoption und kann die Rechnung erstellen.

Rechnungen sind so aufgebaut:
Rechnungen erstellen Software Abrechnung


(1) Empfänger: MOCO setzt automatisch die Rechnungsadresse ein, die beim Kunden eingetragen wurde. Soll die Rechnung direkt an eine Person gehen und auch die Anrede personalisiert werden, dann kann man rechts neben dem Empfänger einen beliebigen Kontakt auswählen.

(2) Rechnungsinfos: Elementaren Rechnungsinfos wie Nummer, Datum, Zahlbar bis, UID, Zeitraum werden von MOCO automatisch gesetzt bzw. sind in der Rechnung rechts oben anpassbar. Die Anzeige kann in den Einstellungen definiert und um eigene Angaben wie z.B. Bestellnummer ergänzt werden.

(3) Titel: Es empfiehlt sich, den Titel aussagekräftig zu benennen, da dieser später in der Debitorenliste und dem Dateinamen eine Rolle spielt.
Option Abschlagsrechnung (= Akontorechnung) und Schlussrechnung

(4) Einleitung: Der Einleitungstext benötigt es bei Rechnung meist nicht. Bei Bedarf kann man aber einen Standardtext mit Variablen vordefinieren (z.B. für personalisierte Anrede, Zeitraum).

(5) Positionsbereich: Wenn ein Angebot abgerechnet wird oder die Rechnung nach Aufwand gestellt wird, ist dieser Bereich automatisch ausgefüllt. Die Positionen können dann noch bearbeitet oder ergänzt werden.

Individueller Rabatt: Ist prozentual oder pauschal umsetzbar (im Beispiel Neukundenrabatt).

(6) Rabatt auf die gesamte Rechnung: ist optional.

(7) Skonto: Wenn nicht bereits allgemein oder auf Kunde vordefiniert  – noch auf Rechnungsebene anpassbar.

(8) Schlusstext: Üblicherweise kommt in den Schlusstext die Zahlungsanweisung und ein Gruss. Ist auf dem Briefpapier nicht bereits Kontoverbindung und MWST-Nr. platziert, so kann man auch diese hier aufnehmen. Genauso wie bei der Einleitung lässt sich auch das vordefinieren.

Entwurf speichern: Alternativ zur effektiven Rechnungserstellung, kann auch erst einmal ein Rechnungsentwurf erstellt werden.

PDF/Ausdruck: Unter "Druckansicht" wird die Rechnung direkt als PDF mit einem ausgewählten hochgeladenen Briefpapierhintergrund ausgegeben. Wählt man über den Button rechts "weiss" aus, lässt sich die Rechnung auch einfach auf vorgedruckten Briefpapier ohne Hintergrund aus MOCO ausdrucken.

Per E-Mail verschicken: Der Begleittext kann ebenso bei den Standardtexten vordefiniert werden.

Positionen & Drag'n'Drop

Positionen hinzufügen
Im Rechnungsformular lassen sich über den grünen Button "Neue Position"verschiedene Positionen hinzufügen (1). Darunter auch vordefinierte Positionen aus dem Leistungskatalog oder einzelne verrechenbare Positionen aus dem Projekt.

Ebenso ist dies rechts über das Dropdown möglich, wenn gezielt etwas an einer Stelle eingefügt werden soll (2).

Positionen löschen & kopieren
Rechts über das Dropdown – Mülleimersymbol als "Schnelllöschoption" nutzen (2).

Reihenfolge von Positionen ändern
Über Drag'n'Drop (ziehen mit gedrückter Maustaste) (3)

Rechnungselemente individuell einsetzen


Rechnungen kopieren, verschieben

Projekt- und kundenübergreifend (u.a für Vorlagen)
Möchte man eine bestehende Rechnung z.B. als Vorlage nutzen, wählt man im Zielprojekt unter "Abrechnung" > Neutral" > "Rechnung kopieren" (1) und kann in diesem Schritt nach einer bestehenden Rechnung bzw. einem Rechnungsentwurf suchen – und in das Projekt kopieren.
Dasselbe geht auch auf Kundenebene unter "Abrechnung".
Rechnungen kopieren oder verschieben


Innerhalb des Projekts oder des Kunden
Direkt bei der Rechnung auf "Kopieren" gehen (Dropdown in der Rechnungsliste oder Aktionsicon oben rechts in der Rechnungsdetailansicht – 2)

Rechnung in ein anderes Projekt verschieben
Rechnungen, die nicht direkt aus Aufwänden erstellt wurden, können innerhalb eines Kunden verschoben werden. Dazu wählt man in der Rechnungsansicht oben rechts das "Pfeil-Icon" (2).

Rabatt, Aufschlag, Skonto

Gesamtrabatt
Einen prozentualen Rabatt auf das gesamte Angebot bzw. die gesamte Rechnung wird über den kleinen blauen Link am Ende der Positionen eingefügt.

Pauschaler Abzug
Für einen individuellen Abzug zu nutzt man eine Pauschalposition und setzt den Betrag negativ.

Individueller Rabatt/Aufschlag
Nutzt man als Einheit bei der Detailposition "%" können prozentuale Beträge ausgerechnet – und abgezogen bzw. aufgeschlagen werden:
Rabatt, Provisionen und Skonto bei Rechnungen


Skonto auf Rechnungen
Skonto lässt sich für den ganzen Account vordefinieren oder abweichend für einen Kunden. Auch erst bei der Rechnungsstellung kann man eine Skontooption hinzufügen (Kleiner blauer Link unter dem Gesamtsummenbereich "Skonto hinzufügen?"). MOCO setzt automatisch einen entsprechenden Satz an den Beginn des Fusstextes und informiert bei der Zahlungserfassung zu Datum und reduziertem Betrag.

Entwurf & Freigabe

Wählt man bei der Rechnung "Entwurf speichern" anstatt "Erstellen", kann man damit Rechnungen vorbereiten, ohne dass bereits eine Rechnungsnummer vergeben wird.


Entwürfe werden im Unterpunkt "Entwürfe" (2) gelistet. Möchte man auch nach den Entwürfen filtern, das enstprechende Statusicon im Filter aktivieren (3).

Freigabe
  • Über den Status "Entwurf" kann ein interner Freigabeprozess abgebildet werden. 
  • Alternativ können bestimmte Rechnungen auch über Labels kurzfristig markiert – und so einfach gefiltert werden.
  • Auch können Mitarbeiter zu einer Rechnung benachrichtigt werden.

Steuersatz & "Reverse Charge"

Ein Steuersatz
Pro Rechnung in MOCO ist ein Steuersatz (korrektes Kürzel in Deutschland USt. und in der Schweiz MWST) vorgesehen, da diese Vereinfachunf fast alle Fälle abdeckt.

Reisekosten etc. mit anderem Steuersatz mit auf die Rechnung nehmen
In der Regel handelt es sich dabei um Nebenleistungen zur Hauptleistung. Sie werden netto auf die Rechnung genommen und der Steuersatz der Hauptleistung findet auf alle Positionen Anwendung. Detaillierte Infos.

Reverse Charge (Einstellungen für Kunden im Ausland)
Stellt man einem ausländischen Kunden eine Rechnung und die Steuerschuldnerschaft geht damit auf den Leistungsempfänger über, spricht man von einem Reverse-Charge Verfahren. Voraussetzung für die Anwendung des Reverse-Charge Verfahrens ist, dass es sich auch beim Kunden um den Inhaber einer Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) handelt. 

In diesem Falle trägt man beim Kunden ein:
  • Unter "Weitere Optionen" (siehe Abb.) die UID. Ist diese eingetragen wird sie im Infoblock auf der Rechnung angezeigt.
  • Beim Steuersatz "0"
  • Überschreibt unter"Weitere Optionen" (siehe Abb.) den Schlusstext und stellt einen Hinweis auf die Reverse Charge sicher (z.B. "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers").
Reverse Charge in MOCO: Einstellung Kunde – Steuersatz 0 % und Hinweissatz im Fusstext


Belege anhängen

Für Zusatzleistungen, die mit auf die Rechnung kommen, kann der PDF-Beleg als Anhang für die Rechnung ausgewählt werden. 
Anhänge – Belege an Rechnung anhängen


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