Die Rechnung

Alle Rechnungen an einem Ort

Unter Abrechnung > Rechnungen (1) sind alle erstellten Rechnungen unabhängig vom Status gelistet und summiert. 
Die Ansicht kann oben gefiltert werden – auch nach Status, indem man die Icons aktiviert bzw. deaktiviert.

Die gefilterte Ansicht kann dann oben rechts exportiert werden (2 – Excel oder Sammeldownload Rechnungs-PDFs mit Standardhintergrund).
Alle Rechnungen an einem Ort filterbar


Abrechnungsoptionen

Mit MOCO können Rechnungen direkt als PDF erstellt und ausgedruckt – oder per E-Mail verschickt – werden.

PROJEKT 
Alle Optionen, die sich auf ein Projekt beziehen befinden sich im Projekt unter "Abrechnung"
  • Angebot abrechnen: Wurde ein Angebot im verknüpften Lead unter Akquise oder direkt im Projekt erstellt, so kann dieses im Projekt unter "Abrechnung" abgerechnet und bei Bedarf bearbeitet werden. Es empfiehlt sich, die damit abgedeckten, verrechenbaren Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren".
  • Positionen abrechnen: Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung und erfasste Zusatzleistungen abgerechnet werden. Hierzu auf "Positionen anzeigen" klicken und die gewünschten Positionen auswählen. Der Stundenauszug steht danach direkt bei der Rechnung zur Verfügung. 
  • Detailrechnung (Positionen inkl. Beschreibung): Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung inkl. Beschreibung als Positionen abgerechnet werden. Hierzu bei "Rechnung erstellen" die Option "Detailrechnung" wählen.
  • Kompaktrechnung (Positionen nicht nach Monat gruppiert): Hierzu bei "Rechnung erstellen" die Option "Kompaktrechnung" wählen.
  • Leere Rechnung: Es kann eine individuelle Rechnung unabhängig von der Zeiterfassung erstellt werden. In diesem Zuge empfiehlt es sich, die damit abgedeckten, verrechenbaren Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren", so dass diese Positionen nicht weiterhin als "verrechenbar" angezeigt werden.
KUNDE
Unter dem Kunden findet man unter "Abrechnung" alle kundenzugehörigen Rechnungen aufgelistet. Dort lassen sich ausserdem folgende kundenweite Rechnungen erstellen: 
  • Sammelrechnung (projektübergreifend): Beim Kunden unter "Abrechnung". Funktioniert genauso wie beim Projekt oben beschrieben.
  • Leere Rechnung: Analog Projekt kann auch beim Kunden direkt eine individuelle Rechnung erstellt werden.
Zusätzliche Möglichkeit Angebote abzurechnen:
  • Angebot abrechnen: Wenn ein Angebot in einem Lead erstellt wurde, kann es auch ohne Projekt abgerechnet werden (Multibutton rechts). Voraussetzung ist, dass der Lead einem Kunden zugeordnet ist.
Seite "Abrechnung" unter Projekte

Die Abbildung zeit die Rechnungsoptionen im Projekt unter "Abrechnung". Analog finden Sie beim Kunde auch im rechten Untermenu den Punkt "Abrechnung".


Positionen

  • Im Rechnungsformular lassen sich verschiedenartige Positionen hinzufügen (Detailposition, Pauschalpositionen, Texte, Zwischensumme, Teilsumme, Seitenumbruch, Trennlinie, Einträge aus dem Leistungskatalog etc.)
  • Vordefinierte Positionen können über den Leistungskatalog hinzugefügt werden.
  • Die Positionen sind kopier- und verschiebbar.
  • Vordefinierte Texte (Einstellungen > Abrechnung) sind beliebig anpassbar.
  • Ein Rechnungsrabatt auf die gesamte Rechnung ist optional (blauer Linktext).
  • Über eine Detailposition kann ein individueller Rabatt oder Aufschlag realisiert werden.
  • Die Rechnungsnummern lassen sich manuell oder automatisch setzen (Einstellungen > Nummernkreise)
Abrechnung Rechnungsformular


Drag and Drop

(1) Über Dropdown rechts: Positionen löschen, kopieren & neue Positionen einfügen

(2) Über Drag'n'Drop: Reihenfolge von Positionen ändern (ziehen mit gedrückter Maustaste)

(3) Button "Neue Position": Neue Positionen (z.B. Texte, Pauschalposition, Seitenumbruch etc.) hinzufügen.

Rechnung individualisieren


Anzahlung, Teilrechnung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Teilzahlungsrechnungen für Angebote zu erstellen:

1. Man nutzt die "Leere Rechnung"
Eine Rechnung "Akonto-Rechnung" (Teilrechnung) benennen und die Prozentuale Position (Detailposition und bei Anzahl/Einheit/Einzelpreis beispielsweise 30/%/1000 eintragen wenn eine Akontorechnung für 30% erstellt werden soll) nutzen.  Hier muss nicht manuell gerechnet werden

Für die Schlussrechnung kopiert man die Rechnung, benennt sie um in "Schlussrechnung" und ändert die Position in 70%.

2. Angebot mehrmals abrechnen und mit einem Abschlag arbeiten
Eine Teilrechnung von z.B. 30% kann auch erstellt werden, indem man das Angebot abrechnet und 70% des Betrages abzieht. Die Bezeichnung sollte dabei treffend gewählt werden, damit das für den Kunden eindeutig ist. Im besten Fall trennt man den Teilrechnungshinweis gleich – z.B- über eine Überschrift, Trennlinie – klar ab.
Die Rechnung kann für die Schlussrechnung einfach kopiert und die Anzahlung abgezogen wird (Abbildung). 


Rabatt, Aufschlag, Abschlag, Skonto

Prozentualer Rechnungs-Rabatt
Um einen prozentualen Rechnungs-Rabatt einzufügen, klickt man auf den kleinen blauen Link am Ende der Rechnung (siehe Bild).

Abschlag pauschal
Um einen individuellen Abschlag zu gewähren, eine Pauschalposition benutzen und den Betrag negativ setzen.

Abschlag/Aufschlag prozentual
Hier kann eine Detailposition hergenommen. Wählt man bei Anzahl "5" und bei Einheit "%" wird automatisch 5 % Aufschlag vom eingegebenen Betrag berechnet (siehe Bild). Ist die Zahl bei "Anzahl" negativ - erzeugt man einen Abschlag. 

Skonto
In der Regel wird diese Option lediglich im Fusstext erwähnt. Hier muss derzeit der Betrag manuell ausgerechnet werden.

Rabatt, Provisionen und Skonto bei Rechnungen


Automatisierte Rechnung?

Können für Hosting oder andere regelmässig zu verrechnende Beträge automatisierte Rechnungen erstellt werden?

In MOCO läuft es so, dass man sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen unter "Zusatzleistungen" im Projekt anlegt. Diese haben ein Stichdatum und eine Laufzeit. Am Stichtag erscheint die Position dann als grüne, verrechenbare Zahl und mit zwei Klicks ist die Rechnung daraus erstellt. Wir bei MOCO sind bisher der Meinung, dass es Sinn macht, Rechnungen so "halbautomatisch" zu erstellen, weil man damit bewusst und kontrolliert verrechnet. Bei Bedarf kann so auch flexibel mal ein Mehraufwand mitverrechnet werden.


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