Die Rechnung

Abrechnungsoptionen

Mit MOCO können Rechnungen direkt als PDF erstellt und ausgedruckt – oder per E-Mail verschickt – werden.

PROJEKT 
Alle Optionen, die sich auf ein Projekt beziehen befinden sich im Projekt unter "Abrechnung"
  • Angebot abrechnen: Wurde ein Angebot im verknüpften Lead unter Akquise oder direkt im Projekt erstellt, so kann dieses im Projekt unter "Abrechnung" abgerechnet und bei Bedarf bearbeitet werden. Es empfiehlt sich, die damit abgedeckten, verrechenbaren Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren".
  • Positionen abrechnen: Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung und erfasste Zusatzleistungen abgerechnet werden. Hierzu auf "Positionen anzeigen" klicken und die gewünschten Positionen auswählen. Der Stundenauszug steht danach direkt bei der Rechnung zur Verfügung. 
  • Detailrechnung (Positionen inkl. Beschreibung): Es können ausgewählte Stunden aus der Zeiterfassung inkl. Beschreibung als Positionen abgerechnet werden. Hierzu bei "Rechnung erstellen" die Option "Detailrechnung erstellen" wählen.
  • Leere Rechnung: Es kann eine individuelle Rechnung unabhängig von der Zeiterfassung erstellt werden. In diesem Zuge empfiehlt es sich, die damit abgedeckten, verrechenbaren Stunden über "Positionen anzeigen" als "abgerechnet zu markieren", so dass diese Positionen nicht weiterhin als "verrechenbar" angezeigt werden.
KUNDE
Beim Kunden unter "Abrechnung" gibt es die Optionen
  • Sammelrechnung (projektübergreifend): Beim Kunden unter "Abrechnung". Funktioniert genauso wie beim Projekt oben beschrieben.
  • Leere Rechnung: Analog Projekt kann auch beim Kunden direkt eine individuelle Rechnung erstellt werden.
Zusätzliche Möglichkeit Angebote abzurechnen:
  • Angebot abrechnen: Wenn ein Angebot in einem Lead erstellt wurde, kann es auch ohne Projekt abgerechnet werden (Multibutton rechts). Voraussetzung ist, dass der Lead einem Kunden zugeordnet ist.
Seite "Abrechnung" unter Projekte

Die Abbildung zeit die Rechnungsoptionen im Projekt unter "Abrechnung". Analog finden Sie beim Kunde auch im rechten Untermenu den Punkt "Abrechnung".


Standardtexte und -werte

Standards für Rechnungen und Mahnungen können in den Einstellungen unter "Abrechnung" (Topnavigation – nur für Account-Inhaber sichtbar) definiert werden. 
  • Sofern die MWST- bzw. Ust-Nummer nicht auf dem Briefpapier aufgeführt ist, kann diese hier im Fusstext mitaufgeführt werden.
  • Nutzen auch die zur Verfügung stehenden Variablen:
    Datum → {date}
    Fälligkeitsdatum→ {due_date}
    Dokumenttitel → {title}
    Dokumentnummer → {identifier}
    Nettobetrag → {net_total}
    Bruttobetrag → {gross_total}
    Benutzer → {user}
    Sender E-Mail → {me}
    Für Mahnungen ausserdem:
    Mahngebühr → {fee}
Standardtexte und Standardwerte Rechnungen


Positionen

  • Im Rechnungsformular lassen sich verschiedenartige Positionen hinzufügen (Detailposition, Pauschalpositionen, Texte, Zwischensumme, Teilsumme, Seitenumbruch, Trennlinie, Einträge aus dem Leistungskatalog etc.)
  • Vordefinierte Positionen können über den Leistungskatalog hinzugefügt werden.
  • Die Positionen sind kopier- und verschiebbar.
  • Vordefinierte Texte (Einstellungen > Abrechnung) sind beliebig anpassbar.
  • Ein Rechnungsrabatt auf die gesamte Rechnung ist optional (blauer Linktext).
  • Über eine Detailposition kann ein individueller Rabatt oder Aufschlag realisiert werden.
  • Die Rechnungsnummern lassen sich manuell oder automatisch setzen (Einstellungen > Nummernkreise)
Abrechnung Rechnungsformular


Drag and Drop

(1) Über Dropdown rechts: Positionen löschen, kopieren & neue Positionen einfügen

(2) Über Drag'n'Drop: Reihenfolge von Positionen ändern (ziehen mit gedrückter Maustaste)

(3) Button "Neue Position": Neue Positionen (z.B. Texte, Pauschalposition, Seitenumbruch etc.) hinzufügen.

Rechnung individualisieren


Rechnungsnummern

Rechnungsnummern kann man manuell eingeben oder automatisieren. Die entsprechende Einstellung befindest sich in den Einstellungen unter "Nummernkreise"

Optionale Einstellung manuelle Eingabe oder automatisierte Rechnungsnummer


Automatisierte Rechnung?

Können für Hosting oder andere regelmässig zu verrechnende Beträge automatisierte Rechnungen erstellt werden?

In MOCO läuft es so, dass man sogenannte wiederkehrende Zusatzleistungen unter "Zusatzleistungen" im Projekt anlegt. Diese haben ein Stichdatum und eine Laufzeit. Am Stichtag erscheint die Position dann als grüne, verrechenbare Zahl und mit zwei Klicks ist die Rechnung daraus erstellt. Wir bei MOCO sind bisher der Meinung, dass es Sinn macht, Rechnungen so "halbautomatisch" zu erstellen, weil man damit bewusst und kontrolliert verrechnet. Bei Bedarf kann so auch flexibel mal ein Mehraufwand mitverrechnet werden.


Rabatt, Aufschlag, Abschlag, Skonto

Prozentualer Rechnungs-Rabatt
Um einen prozentualen Rechnungs-Rabatt einzufügen, klickt man auf den kleinen blauen Link am Ende der Rechnung (siehe Bild).

Abschlag pauschal
Um einen individuellen Abschlag zu gewähren, eine Pauschalposition benutzen und den Betrag negativ setzen.

Abschlag/Aufschlag prozentual
Hier kann eine Detailposition hergenommen. Wählt man bei Anzahl "5" und bei Einheit "%" wird automatisch 5 % Aufschlag vom eingegebenen Betrag berechnet (siehe Bild). Ist die Zahl bei "Anzahl" negativ - erzeugt man einen Abschlag. 

Skonto
In der Regel wird diese Option lediglich im Fusstext erwähnt. Hier muss derzeit der Betrag manuell ausgerechnet werden.

Rabatt, Provisionen und Skonto bei Rechnungen


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