Rechnung erstellen

Die Rechnung

Abrechnung Rechnungsformular


Empfänger: MOCO setzt automatisch die Rechnungsadresse ein, die beim Kunden eingetragen wurde. Soll die Rechnung direkt an eine Person gehen und auch die Anrede personalisiert werden, dann kann man rechts neben dem Empfänger einen beliebigen Kontakt auswählen (1).

Rechnungsinfos: Die elementaren Rechnungsinfos Nummer, Datum, Zahlbar bis, Zeitraum werden von MOCO automatisch gesetzt und sind in der Rechnung rechts oben änderbar. Weitere Infos wie Projektnummer oder eigene Angaben wie UID zum Kunden können ein- oder ausgeblendet werden (2).

Titel: Es empfiehlt sich, den Titel aussagekräftig zu benennen, da dieser später in der Debitorenliste und dem Dateinamen eine Rolle spielt (3)

Rechnungstyp: Ob es sich um eine normale Rechnung, eine Abschlagsrechnung oder eine Schlussrechnung handelt, kann oberhalb des Titels gewählt werden.

Einleitung: Der Einleitungstext kann bei einer Rechnung meist leergelassen werden. Möchte man hier den Rechnungsempfänger persönlich ansprechen kann man einen Standardtext  mit Variable vordefinieren und bei Bedarf überschreiben (4).

Positionsbereich: Wenn ein Angebot abgerechnet wird oder die Rechnung nach Aufwand gestellt wird, ist dieser Bereich automatisch ausgefüllt. Die Positionen können dann noch bearbeitet oder ergänzt werden (5).

Rabatt auf die gesamte Rechnung: ist optional (6).

Schlusstext: Üblicherweise kommt in den Schlusstext die Zahlungsanweisung und ein Gruss. Ist auf dem Briefpapier nicht bereits Kontoverbindung und MWST-Nr. platziert, so kann man auch diese hier aufnehmen. Genauso wie bei der Einleitung lässt sich auch das vordefinieren.

Entwurf: Alternativ zur effektiven Rechnungserstellung, kann auch erst einmal ein Rechnungsentwurf erstellt werden.

PDF/Ausdruck: Unter "Druckansicht" wird die Rechnung direkt als PDF mit einem ausgewählten hochgeladenen Briefpapierhintergrund ausgegeben. Wählt man über den Button rechts "weiss" aus, lässt sich die Rechnung auch einfach auf vorgedruckten Briefpapier ohne Hintergrund aus MOCO ausdrucken.

Per E-Mail verschicken: Der Begleittext kann ebenso bei den Standardtexten vordefiniert werden.

Abrechnungsoptionen

In MOCO können Rechnungen zu einem Projekt oder projektunabhängig erstellt werden. 
Was es als Grundlage immer benötigt, ist ein Kunde.


Eine Rechnung erstellt man im Projekt unter "Abrechnung" (projektunabhängig analog beim Kunden).

Dabei kann man flexibel wählen, wie die Rechnung erstellt werden soll: Es stehen die Boxen "Angebot", "Verrechnbare Positionen" und "Neutral" zur Auswahl (1). Damit können folgende Arbrechnungsarten realisiert werden:

Erstellt Rechnungen werden unterhalb gelistet und summiert (2).
Seite "Abrechnung" unter Projekte


Positionen & Drag'n'Drop

Positionen hinzufügen
Im Rechnungsformular lassen sich über den grünen Button "Neue Position"verschiedenartige Positionen hinzufügen (1). Darunter auch vordefinierte Positionen aus dem Leistungskatalog oder einzelne verrechenbare Positionen aus dem Projekt.

Ebenso ist dies rechts über das Dropdown möglich, wenn gezielt etwas an einer Stelle eingefügt werden soll (2).

Positionen löschen & kopieren
Rechts über das Dropdown  (2).

Reihenfolge von Positionen ändern 
Über Drag'n'Drop (ziehen mit gedrückter Maustaste) (3)

Rechnungselemente individuell einsetzen


Rechnungen kopieren

Innerhalb des Projekts oder des Kunden
Direkt bei der Rechnung auf "Kopieren" gehen (Dropdown in der Rechnungsliste oder Aktionsicon oben rechts in der Rechnungsdetailansicht)

Projekt- und kundenübergreifend (u.a für Vorlagen)
Möchte man eine bestehende Rechnung z.B. als Vorlage nutzen, wählt man im Zielprojekt unter "Abrechnung" > Neutral" > "Rechnung kopieren" (siehe Abbildung) und kann in diesem Schritt nach einer bestehenden Rechnung bzw. einem Rechnungsentwurf suchen – und in das Projekt kopieren.

Dasselbe geht auch auf Kundenebene unter "Abrechnung".
Rechnungen kopieren


Rabatt, Aufschlag, Abschlag, Skonto

Prozentualer Rabatt auf die gesamte Rechnung
Um einen prozentualen Rechnungs-Rabatt einzufügen, klickt man auf den kleinen blauen Link am Ende der Rechnung (siehe Bild).

Abschlag pauschal
Um einen individuellen Abschlag zu gewähren, eine Pauschalposition benutzen und den Betrag negativ setzen.

Prozentualer Betrag (Abschlag/Aufschlag)
Hier kann eine Detailposition hergenommen. Wählt man bei Anzahl "5" und bei Einheit "%" wird automatisch 5 % Aufschlag vom eingegebenen Betrag berechnet. Ist die Zahl bei "Anzahl" negativ - erzeugt man einen Abschlag (siehe Bild). 

Skonto
In der Regel wird diese Option lediglich im Fusstext erwähnt. Den Standardfusstext kann man bei einem Kunden entsprechend überschreiben.
Der Skonto-Betrag muss derzeit manuell ausgerechnet werden.

Rabatt, Provisionen und Skonto bei Rechnungen


Entwurf

Wählt man bei der Rechnung "Entwurf speichern" anstatt "Erstellen", kann man damit Rechnungen vorbereiten, ohne dass bereits eine Rechnungsnummer vergeben wird. 

  • Existieren Entwürfe werden diese unter einem Unterpunkt "Entwürfe" gelistet.
  • Auch unter dem Punkt "Rechnungen" kann nach Entwürfen gefiltert werden (entsprechendes Icon im Filterbereich wählen - die anderen abwählen).

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