Abrechnung
Standards Rechnungen | Rechnungsinfos & Rechnungsaufbau | Storno | Mahnungen | QR-Rechnung (CH) / QR-Code | eBill (CH) | eRechnungen | Zahlungsabgleich Bankanbindung | Nicht mehrwertsteuerpflichtig | Inkasso (DE)Standards Rechnungen
Einstellungen > Abrechnung > Rechnungen
Einleitungs-, und Schlusstext, E-Mail-Text & Signatur
Tipp: Einleitungstext leer lassen Versendet man Rechnungen per E-Mail benötigt es keinen Einleitungstext. Dieser macht die Rechnung nur unnötig lange und hat kaum Aussagekraft. Es empfiehlt sich eher ein "Vielen Dank für den Auftrag" im Schlusstext nach der Zahlungsanweisung.
Tipp: Einleitungstext leer lassen Versendet man Rechnungen per E-Mail benötigt es keinen Einleitungstext. Dieser macht die Rechnung nur unnötig lange und hat kaum Aussagekraft. Es empfiehlt sich eher ein "Vielen Dank für den Auftrag" im Schlusstext nach der Zahlungsanweisung.
Variablen einfügen
Es stehen Variablen zur Verfügung. Diese kann man mit "{" ( Tippe alt + "(" ) aufrufen. (siehe Hinweis 1)
Die Anredezeile greift auf Fallbacks zurück, falls sie nicht beim Kontakt individuell gesetzt wurde.
Logo für E-Mail-Signatur einfügen
Ein zuvor unter Account > E-Mail definiertes Signaturbild kann auch über die Variablen im E-Mail-Textfeld eingefügt werden.
Seitenumbruch einfügen
Ein Seitenumbruch kann im Einleitungs- und Schlusstext mit "---" eingefügt werden (siehe Hinweis 1).
Eigene UID
Die eigene UID bzw. MWST-Nummer am besten bei den Absenderangaben auf dem Briefpapier platzieren. Ansonsten diese mit in den Standard-Schlusstext nehmen.
Englisch
Die hier vordefinierbaren englischen Texte werden abgefüllt, wenn beim Kunden im Formular "Korrespondenz in Englisch" gewählt ist.
Zahlungsbedingungen
Standards zu Zahlungsfrist und Skonto eingeben.
Abweichende Standards für Kunde
Die Standards können jederzeit noch auf der Rechnung angepasst werden. Den Standard-Steuersatz auf Account-Ebene wählst du in den Einstellungen unter "Buchhaltung"
Rechnungsinfos & Rechnungsaufbau
Einstellungen > Layout > Angebote & Rechnungen
Infoblock
Welche Dokumentinfos auf der Rechnung im Infoblock angezeigt werden sollen, bestimmst du in den Einstellungen unter Layout > Angebote & Rechnungen. Alternativ kann man Infos auch als Variablen im Text setzen (Zum Einfügen "{" tippen).
Rechnungsaufbau bei Abrechnung von Positionen
Bei Abrechnung nach Aufwand gruppiert MOCO standardmässig nach Monat – alternativ kann für Projekte die Detailrechnung (erübrigt einen Stundenauszug) oder Kompaktrechnung (Gruppierung nach Monaten entfällt) unter Layout > Angebote & Rechnungen als Standard gewählt werden.
Infoblock
Welche Dokumentinfos auf der Rechnung im Infoblock angezeigt werden sollen, bestimmst du in den Einstellungen unter Layout > Angebote & Rechnungen. Alternativ kann man Infos auch als Variablen im Text setzen (Zum Einfügen "{" tippen).
Rechnungsaufbau bei Abrechnung von Positionen
Bei Abrechnung nach Aufwand gruppiert MOCO standardmässig nach Monat – alternativ kann für Projekte die Detailrechnung (erübrigt einen Stundenauszug) oder Kompaktrechnung (Gruppierung nach Monaten entfällt) unter Layout > Angebote & Rechnungen als Standard gewählt werden.
Storno
Einstellungen > Abrechnung > Storno
Hier erfasst du die Standardtexte für Stornorechnungen bzw. Rechnungskorrekturen.
Mehr zu Stornorechnung, Rechnungskorrektur vs. Gutschriften
Hier erfasst du die Standardtexte für Stornorechnungen bzw. Rechnungskorrekturen.
Mehr zu Stornorechnung, Rechnungskorrektur vs. Gutschriften
Mahnungen
Einstellungen > Abrechnung > Mahnungen
Hier kannst du die Texte für deine Mahnstufen vordefinieren. Diese sind Pflicht, da MOCO automatisch immer beim Erstellen die nächste Stufe abfüllt.
Mahnungen einzeln oder alle mit einem Klick erstellen
Hier kannst du die Texte für deine Mahnstufen vordefinieren. Diese sind Pflicht, da MOCO automatisch immer beim Erstellen die nächste Stufe abfüllt.
Mahnungen einzeln oder alle mit einem Klick erstellen
QR-Rechnung (CH) / QR-Code
Einstellungen > Abrechnung > QR-Rechnung & eBill
Scannen statt eintippen: Ein QR-Code auf der Rechnung erleichtert den Rechnungsempfängern das Bezahlen von Rechnungen. Der Kunde scannt den QR-Code mit der Banking-App und zahlt so schnell, sicher und fehlerfrei, da Abtippen entfällt.
QR-Rechnung Schweiz
Die QR-Rechnung hat den bisherigen orangen und roten Einzahlungsschein seit Oktober 2022 als Standard abgelöst. Es gibt diese beiden Typen der QR-Rechnung:
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ersetzt den bisherigen orangen Einzahlungsschein. Die QR-Referenz entspricht der bisherigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit den Zahlungseingängen. Die sogenannte QR-IBAN löst die bisherige 9-stellige ESR-Teilnehmernummer ab. D. h. anstelle von bisher 01-... wird ab jetzt auf dem Zahlteil mit QR-Code eine IBAN-Nummer angezeigt. Diese QR-IBAN wird von der Bank vergeben und muss in MOCO beim Einrichten der QR-Rechnung erfasst werden.
Die QR-Rechnung mit normaler IBAN deckt die einfache Fakturierung – früher roter Einzahlungsschein – ab: Die Referenz ist nicht strukturiert.
Die QR-Rechnung mit normaler IBAN deckt die einfache Fakturierung – früher roter Einzahlungsschein – ab: Die Referenz ist nicht strukturiert.
QR-Rechnung einrichten
1. In den Einstellungen unter "Abrechnung" > "ESR/QR-Rechnung" den Typ der QR-Rechnung wählen.
2. Für die Bestellung einer QR-IBAN (= ehemals oranger Einzahlungsschein) deine Bank kontaktieren.
3. QR-IBAN bzw. IBAN und alle benötigten anderen Angaben eingeben.
Unterhalb siehst du dann eine Vorschau des QR-Zahlschein-Teils (4), der dann zu jeder Rechnung automatisch ergänzt wird.
Diese Voraussetzungen muss eine Rechnung erfüllen damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann:
Unterhalb siehst du dann eine Vorschau des QR-Zahlschein-Teils (4), der dann zu jeder Rechnung automatisch ergänzt wird.
Diese Voraussetzungen muss eine Rechnung erfüllen damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann:
- Empfängeradresse vollständig und fehlerfrei
- Währung CHF
- Empfänger in CH oder LI
- Rechnung ist kein Entwurf
EPC-QR-Code (GiroCode) International
Allen anderen Accounts ausserhalb der Schweiz können ihre Rechnungen mit dem EPC-QR-Code (GiroCode) erstellen. » Alle Infos zum GiroCode
Vorteile im Überblick
Vorteile im Überblick
- Einfachheit und Bequemlichkeit animieren Rechnungsempfänger zum sofortigen Bezahlen per Mobile-Banking und an SB-Terminals der Banken und Sparkassen.
- Fehlerfreie und vollständige Übernahme der Rechnungsdaten.
- Einsetzbar für digitale und papierhafte Rechnungen.
Wie aktiviere ich den GiroCode?
In den MOCO-Einstellungen unter "Abrechnung" > "QR-Code" die Option aktivieren und die Überweisungsangaben ausfüllen.
In den MOCO-Einstellungen unter "Abrechnung" > "QR-Code" die Option aktivieren und die Überweisungsangaben ausfüllen.
Sonstiges
Kann die Referenznummer die Rechnungsnummer enthalten?
a) Accounts, die ab dem 16. Juli erstellt wurden, verwenden in der Referenznummer die Rechnungsnummer ohne Buchstaben und Sonderzeichen: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungsnummer (Beispiel: RF35220601).
b) Accounts, die bis zum 15. Juli erstellt wurden, verwenden noch die Vorversion: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungs-ID (Beispiel: RF3567554). Bitte via In-App-Service Bescheid geben, wenn eine Umstellung auf a) präferiert wird.
Über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer in MOCO suchen (globale Suche und "Weitere Optionen" unter "Abrechnung").
a) Accounts, die ab dem 16. Juli erstellt wurden, verwenden in der Referenznummer die Rechnungsnummer ohne Buchstaben und Sonderzeichen: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungsnummer (Beispiel: RF35220601).
b) Accounts, die bis zum 15. Juli erstellt wurden, verwenden noch die Vorversion: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungs-ID (Beispiel: RF3567554). Bitte via In-App-Service Bescheid geben, wenn eine Umstellung auf a) präferiert wird.
Über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer in MOCO suchen (globale Suche und "Weitere Optionen" unter "Abrechnung").
eBill (CH)
Einstellungen > Abrechnung > QR-Rechnung & eBill
eBill ist ein Zahlverfahren für Rechnungen in der Schweiz. Mit eBill erhalten deine Kunden ihre Rechnungen nicht mehr per Post oder E-Mail, sondern direkt im E-Banking. Dort können sie diese mit wenigen Klicks prüfen und direkt bezahlen.
Vorteile eBill
- Jeder Kunde entscheidet selbst im E-Banking, ob er deine Rechnungen mit dem eBill-Verfahren zahlen möchte. Andere sehen lediglich eine zusätzliche Angabe auf ihrem Zahlschein (siehe Abbildung 1).
- Zahlungen können schnell, fehlerfrei und zuverlässig übermittelt werden.
- Dein Kunde nimmt die Rechnung als sicher und vertrauenswürdig wahr.
- Du wirst von deinem Kunden als fortschrittlich wahrgenommen, wenn du eine moderne Zahlungsoption anbietest.
- Weniger Papierverbrauch durch den digitalen Rechnungsprozess (falls du bisher per Post geschickt hast).
Weitere Infos zur Aktivierung und Benutzung des eBill Zahlungsverfahren für deine QR-Rechnungen.
eRechnungen
E-Rechnungen / eRechnungen – neue Pflicht
In Deutschland bzw. der EU ist die allgemeine Einführung der eRechnung geplant – MOCO wird rechtzeitig zur Einführung eRechnungen verarbeiten und erstellen können. Weitere Infos zur neuen Pflicht.
Zahlungsabgleich Bankanbindung
Einstellungen > Abrechnung > Zahlungsabgleich
Info: Die Bankanbindung ist aktuell nur für deutsche und österreichische Accounts möglich, da hier finAPI integriert wurde und das zahlreiche Banken abdeckt. In der Schweiz warten wir noch auf ähnliche Potentiale. Für die Schweiz empfehlen wir aktuell den Abgleich über camt.
Bankverbindung einrichten
1. Gehe in den Einstellungen auf "Abrechnung" > "Zahlungsabgleich".
2. Wähle, ob alle Zahlungen abgeholt werden sollen oder nur die Zahlungen, die einer Rechnung automatisch zugewiesen werden können (1).
3. Wähle "Bank verbinden" (2) und vergesse nicht bei der Verbindung "PIN speichern" auszuwählen, damit die Verbindung nicht regelmässig erneuert werden muss. (Nichtsdestotrotz hängt es schlussendlich von der Bank ab, wie oft sie eine Authentifizierung verlangt)
4. Nach erfolgreicher Verbindung über FinAPI wird die Bank mit Ihren Konten aufgelistet.
5. Konten wählen.
Wie der Zahlungsabgleich mit der Bankanbindung funktioniert zeigen wir hier.
Nicht mehrwertsteuerpflichtig
Fällt man unter die Kleinunternehmerregelung muss man keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Ein entsprechender Vermerk informiert den Empfänger der Rechnung über diese Besonderheit.
Inkasso (DE)
Einstellungen > Abrechnung > Inkasso
Bestellt, geliefert – aber dein Kunde zahlt die Rechnung nicht? Mit zwei Klicks kann eine Rechnung an den Inkassoservice übergeben werden.
Kostenloser Service
Der Service ist für dich als MOCO-Benutzer im Erfolgsfall kostenlos, da keine Provision anfällt. Die Inkassogebühren trägt der Schuldner.
Aktivieren
Inkasso-Option aktivieren
Nachdem du die Inkasso-Option aktiviert hast, kannst du auf der Rechnung rechts oben den Button "Inkasso" benutzen!
Rechnung einreichen
1. Bei der Rechnung auf den orangefarbenen Button "Inkasso" klicken
2. Eventuelle Informationen zum bisherigen Ablauf ergänzen und den Auftrag bestätigen
3. Rechnung, bisherige Mahnungen & Infos werden an aifinyo geschickt. Aifinyo prüft den Auftrag.
4. Beim ersten Fall schickt aifinyo einen Vertrag mit Elbe Inkasso als Basis für die zusammenarbeit zu.*
Die weitere Kommunikation und die Überweisung des Betrages läuft direkt über aifinyo.
Mehr zur Funktionalität
Nachdem du die Inkasso-Option aktiviert hast, kannst du auf der Rechnung rechts oben den Button "Inkasso" benutzen!
Rechnung einreichen
1. Bei der Rechnung auf den orangefarbenen Button "Inkasso" klicken
2. Eventuelle Informationen zum bisherigen Ablauf ergänzen und den Auftrag bestätigen
3. Rechnung, bisherige Mahnungen & Infos werden an aifinyo geschickt. Aifinyo prüft den Auftrag.
4. Beim ersten Fall schickt aifinyo einen Vertrag mit Elbe Inkasso als Basis für die zusammenarbeit zu.*
Die weitere Kommunikation und die Überweisung des Betrages läuft direkt über aifinyo.
Mehr zur Funktionalität
Rahmenbedingungen
- Nur für DE-Accounts (mit Abo)
- Rechnungsbetrag >10 EUR
- Zahlungsfrist der Rechnung (bzw. letzte Mahnung) verstrichen.
- Dein Debitor sollte im deutschsprachigen Raum (DACH) sitzen, da die Korrespondenz in Deutsch erfolgt.
- Rechnung nicht verjährt (3 Jahre)
*Vertrag mit dem Inkassounternehmen
Ein kurzer Vertrag regelt die Zusammenarbeit zwischen deinem Unternehmen und dem Inkassounternehmen. Kosten fallen für dich erst an, wenn du im Einzelfall ein gerichtliches Mahnverfahren beauftragst.
