Abrechnung
Allgemein | Rechnungen | Storno | Mahnungen | QR-Rechnung (CH) / QR-Code | eBill (CH) | eRechnungen | Zahlungsabgleich Bankanbindung | Nicht mehrwertsteuerpflichtig | Inkasso (DE)Allgemein
Einstellungen > Abrechnung > Allgemein
Abrechnung von Positionen
Für den automatischen Rechnungsaufbau von Rechnungsrestellung direkt aus Positionen, bietet MOCO diese Varianten an:
- Monatlich Gruppierung nach Monaten
- Detailliert Jeder einzelne Zeiteintrag kommt auf die Rechnung
- Kompakt Keine Gruppierung nach Monaten
MOCO nimmt bei Wahl des Buttons "Rechnung erstellen" immer den hier gewählten Standard. Direkt bei der Abrechnung kann immer eine Variante gewählt werden.
Für die Massenabrechnung wird Monatlich verwendet.
Für die Massenabrechnung wird Monatlich verwendet.
Stundensatz nach Person
Ist im Projekt "Stundensatz nach Person" gewählt, bietet MOCO bei der Abrechnung der Stunden diese Varianten an:
- Nach Person gruppieren
- Nach Leistung gruppieren (Detailposition) Zeigt die Leistung, Total und Stundenanzahl an
- Nach Leistung gruppieren (Pauschalposition) Zeigt Leistung und Total an
Neutrale Rechnungen
Bei den meisten Rechnungen kann MOCO aus den vorhandenen Daten, den Zeitraum ableiten und vorschlagen. Bei neutralen Rechnungen, die neu oder per Kopie erstellt werden, ist das nicht möglich. Wähle deinen bevorzugten Standard.
Zahlungsbedingungen
Standard für Zahlungsfrist und Skonto eingeben (bei Kunde oder Rechnung überschreibbar).
Stundenauszug
Bei Abrechnung nach Aufwand wird automatisch der passende Stundenauszug erstellt. Ob der Stundenauszug Teil des PDF sein soll, definierst du beim Kunden oder im Projekt unter "Abrechnung" > "Abrechnungsinfos". Oder alternativ in einzelnen Rechnungen am Ende des Formulars. Der Stundenauszug wird dann direkt im PDF integriert.
Rechnungen
Einleitungs-, und Schlusstext, E-Mail-Text & Signatur
Einstellungen > Abrechnung > Rechnungen
Tipp: Einleitungstext leer lassen Versendet man Rechnungen per E-Mail benötigt es keinen Einleitungstext. Dieser macht die Rechnung nur unnötig lange und hat kaum Aussagekraft. Es empfiehlt sich eher ein "Vielen Dank für den Auftrag" im Schlusstext nach der Zahlungsanweisung.
Variablen einfügen
Es stehen Variablen zur Verfügung. Diese kann man mit "{" ( Tippe alt + "(" ) aufrufen. (siehe Hinweis 1)
Die Anredezeile greift auf Fallbacks zurück, falls sie nicht beim Kontakt individuell gesetzt wurde.
Logo für E-Mail-Signatur einfügen
Ein zuvor unter Account > E-Mail definiertes Signaturbild kann auch über die Variablen im E-Mail-Textfeld eingefügt werden.
Seitenumbruch einfügen
Ein Seitenumbruch kann im Einleitungs- und Schlusstext mit "---" eingefügt werden (siehe Hinweis 1).
Eigene UID
Die eigene UID bzw. MWST-Nummer am besten bei den Absenderangaben auf dem Briefpapier platzieren. Ansonsten diese mit in den Standard-Schlusstext nehmen.
Englisch
Die hier vordefinierbaren englischen Texte werden abgefüllt, wenn beim Kunden im Formular "Korrespondenz in Englisch" gewählt ist.
Abweichende Standards für Kunde
Die Standards können jederzeit noch auf der Rechnung angepasst werden. Den Standard-Steuersatz auf Account-Ebene wählst du in den Einstellungen unter "Buchhaltung"
Infoblock
Welche Dokumentinfos auf der Rechnung im Infoblock angezeigt werden sollen, bestimmst du in den Einstellungen unter Layout > Angebote & Rechnungen. Alternativ kann man Infos auch als Variablen im Text setzen (Zum Einfügen "{" tippen).
Storno
Einstellungen > Abrechnung > Storno
Hier erfasst du die Standardtexte für Stornorechnungen bzw. Rechnungskorrekturen.
Mehr zu Stornorechnung, Rechnungskorrektur vs. Gutschriften
Hier erfasst du die Standardtexte für Stornorechnungen bzw. Rechnungskorrekturen.
Mehr zu Stornorechnung, Rechnungskorrektur vs. Gutschriften
Mahnungen
Einstellungen > Abrechnung > Mahnungen
Hier kannst du die Texte für deine Mahnstufen vordefinieren. Diese sind Pflicht, da MOCO automatisch immer beim Erstellen die nächste Stufe abfüllt.
Mahnungen einzeln oder alle mit einem Klick erstellen
Hier kannst du die Texte für deine Mahnstufen vordefinieren. Diese sind Pflicht, da MOCO automatisch immer beim Erstellen die nächste Stufe abfüllt.
Mahnungen einzeln oder alle mit einem Klick erstellen
QR-Rechnung (CH) / QR-Code
Einstellungen > Abrechnung > QR-Rechnung & eBill
Scannen statt eintippen: Ein QR-Code auf der Rechnung erleichtert den Rechnungsempfängern das Bezahlen von Rechnungen. Der Kunde scannt den QR-Code mit der Banking-App und zahlt so schnell, sicher und fehlerfrei, da Abtippen entfällt.
QR-Rechnung Schweiz
Die QR-Rechnung hat den bisherigen orangen und roten Einzahlungsschein seit Oktober 2022 als Standard abgelöst. Es gibt diese beiden Typen der QR-Rechnung:
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ersetzt den bisherigen orangen Einzahlungsschein. Die QR-Referenz entspricht der bisherigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit den Zahlungseingängen. Die sogenannte QR-IBAN löst die bisherige 9-stellige ESR-Teilnehmernummer ab. D. h. anstelle von bisher 01-... wird ab jetzt auf dem Zahlteil mit QR-Code eine IBAN-Nummer angezeigt. Diese QR-IBAN wird von der Bank vergeben und muss in MOCO beim Einrichten der QR-Rechnung erfasst werden.
Die QR-Rechnung mit normaler IBAN deckt die einfache Fakturierung – früher roter Einzahlungsschein – ab: Die Referenz ist nicht strukturiert.
Die QR-Rechnung mit normaler IBAN deckt die einfache Fakturierung – früher roter Einzahlungsschein – ab: Die Referenz ist nicht strukturiert.
QR-Rechnung einrichten
1. In den Einstellungen unter "Abrechnung" > "ESR/QR-Rechnung" den Typ der QR-Rechnung wählen.
2. Für die Bestellung einer QR-IBAN (= ehemals oranger Einzahlungsschein) deine Bank kontaktieren.
3. QR-IBAN bzw. IBAN und alle benötigten anderen Angaben eingeben.
Unterhalb siehst du dann eine Vorschau des QR-Zahlschein-Teils (4), der dann zu jeder Rechnung automatisch ergänzt wird.
Diese Voraussetzungen muss eine Rechnung erfüllen damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann:
Unterhalb siehst du dann eine Vorschau des QR-Zahlschein-Teils (4), der dann zu jeder Rechnung automatisch ergänzt wird.
Diese Voraussetzungen muss eine Rechnung erfüllen damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann:
- Empfängeradresse vollständig und fehlerfrei
- Währung CHF
- Empfänger in CH oder LI
- Rechnung ist kein Entwurf
Ein automatischer Zahlungsabgleich über die Referenznummer ist via camt-Datei möglich!
Weiterführende Infos: Länderübergreifende Rechnungen & QR-Code
Weiterführende Infos: Länderübergreifende Rechnungen & QR-Code
EPC-QR-Code (GiroCode) International
Allen anderen Accounts ausserhalb der Schweiz können ihre Rechnungen mit dem EPC-QR-Code (GiroCode) erstellen. » Alle Infos zum GiroCode
Vorteile im Überblick
Vorteile im Überblick
- Einfachheit und Bequemlichkeit animieren Rechnungsempfänger zum sofortigen Bezahlen per Mobile-Banking und an SB-Terminals der Banken und Sparkassen.
- Fehlerfreie und vollständige Übernahme der Rechnungsdaten.
- Einsetzbar für digitale und papierhafte Rechnungen.
Wie aktiviere ich den GiroCode?
In den MOCO-Einstellungen unter "Abrechnung" > "QR-Code" die Option aktivieren und die Überweisungsangaben ausfüllen.
In den MOCO-Einstellungen unter "Abrechnung" > "QR-Code" die Option aktivieren und die Überweisungsangaben ausfüllen.
Sonstiges
Kann die Referenznummer die Rechnungsnummer enthalten?
Die Referenznummer verwendet die Rechnungsnummer ohne Buchstaben und Sonderzeichen: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungsnummer (Beispiel: RF35220601). Bitte via In-App-Service Bescheid geben, wenn bei dir noch die Vorversion ("RF"+ Prüfziffer + Rechnungs-ID – Beispiel: RF3567554) eingestellt ist und du umstellen möchtest.
Über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer in MOCO suchen (globale Suche und über das Feld "Suchbegriff" im Filter der Rechnungsliste).
Die Referenznummer verwendet die Rechnungsnummer ohne Buchstaben und Sonderzeichen: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungsnummer (Beispiel: RF35220601). Bitte via In-App-Service Bescheid geben, wenn bei dir noch die Vorversion ("RF"+ Prüfziffer + Rechnungs-ID – Beispiel: RF3567554) eingestellt ist und du umstellen möchtest.
Über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer in MOCO suchen (globale Suche und über das Feld "Suchbegriff" im Filter der Rechnungsliste).
eBill (CH)
Einstellungen > Abrechnung > QR-Rechnung & eBill
eBill ist ein Zahlverfahren für Rechnungen in der Schweiz. Mit eBill erhalten deine Kunden ihre Rechnungen nicht mehr per Post oder E-Mail, sondern direkt im E-Banking. Dort können sie diese mit wenigen Klicks prüfen und direkt bezahlen.
Vorteile eBill
- Jeder Kunde entscheidet selbst im E-Banking, ob er deine Rechnungen mit dem eBill-Verfahren zahlen möchte. Andere sehen lediglich eine zusätzliche Angabe auf ihrem Zahlschein (siehe Abbildung 1).
- Zahlungen können schnell, fehlerfrei und zuverlässig übermittelt werden.
- Dein Kunde nimmt die Rechnung als sicher und vertrauenswürdig wahr.
- Du wirst von deinem Kunden als fortschrittlich wahrgenommen, wenn du eine moderne Zahlungsoption anbietest.
- Weniger Papierverbrauch durch den digitalen Rechnungsprozess (falls du bisher per Post geschickt hast).
Weitere Infos zur Aktivierung und Benutzung des eBill Zahlungsverfahren für deine QR-Rechnungen.
eRechnungen
E-Rechnungen / eRechnungen – neue Pflicht
In Deutschland bzw. der EU ist die allgemeine Einführung der eRechnung geplant – MOCO wird rechtzeitig zur Einführung eRechnungen verarbeiten und erstellen können. Weitere Infos zur neuen Pflicht.
Zahlungsabgleich Bankanbindung
Einstellungen > Abrechnung > Zahlungsabgleich
Info: Die Bankanbindung ist aktuell nur für deutsche und österreichische Accounts möglich, da hier finAPI integriert wurde und das zahlreiche Banken abdeckt. In der Schweiz warten wir noch auf ähnliche Potentiale. Für die Schweiz empfehlen wir aktuell den Abgleich über camt.
Bankverbindung einrichten
1. Gehe in den Einstellungen auf "Abrechnung" > "Zahlungsabgleich".
2. Wähle, ob alle Zahlungen abgeholt werden sollen oder nur die Zahlungen, die einer Rechnung automatisch zugewiesen werden können (1).
3. Wähle "Bank verbinden" (2) und vergesse nicht bei der Verbindung "PIN speichern" auszuwählen, damit die Verbindung nicht regelmässig erneuert werden muss. (Nichtsdestotrotz hängt es schlussendlich von der Bank ab, wie oft sie eine Authentifizierung verlangt)
4. Nach erfolgreicher Verbindung über FinAPI wird die Bank mit Ihren Konten aufgelistet.
5. Konten wählen.
Wie der Zahlungsabgleich mit der Bankanbindung funktioniert zeigen wir hier.
Nicht mehrwertsteuerpflichtig
Fällt man unter die Kleinunternehmerregelung muss man keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Ein entsprechender Vermerk informiert den Empfänger der Rechnung über diese Besonderheit.
Inkasso (DE)
Einstellungen > Abrechnung > Inkasso
Bestellt, geliefert – aber dein Kunde zahlt die Rechnung nicht? Mit zwei Klicks kann eine Rechnung an den Inkassoservice übergeben werden.
Kostenloser Service
Der Service ist für dich als MOCO-Benutzer im Erfolgsfall kostenlos, da keine Provision anfällt. Die Inkassogebühren trägt der Schuldner. Der Service ist in Zusammenarbeit mit aifinyo entstanden.
Aktivieren
Inkasso-Option aktivieren
Nachdem du die Inkasso-Option aktiviert hast, kannst du auf der Rechnung rechts oben den Button "Inkasso" benutzen!
Rechnung einreichen
1. Bei der Rechnung auf den orangefarbenen Button "Inkasso" klicken
2. Eventuelle Informationen zum bisherigen Ablauf ergänzen und den Auftrag bestätigen
3. Rechnung, bisherige Mahnungen & Infos werden an aifinyo geschickt. Aifinyo prüft den Auftrag.
4. Beim ersten Fall schickt aifinyo einen Vertrag mit Elbe Inkasso als Basis für die Zusammenarbeit zu.
Die weitere Kommunikation und die Überweisung des Betrages läuft direkt über aifinyo.
Mehr zur Funktionalität
Nachdem du die Inkasso-Option aktiviert hast, kannst du auf der Rechnung rechts oben den Button "Inkasso" benutzen!
Rechnung einreichen
1. Bei der Rechnung auf den orangefarbenen Button "Inkasso" klicken
2. Eventuelle Informationen zum bisherigen Ablauf ergänzen und den Auftrag bestätigen
3. Rechnung, bisherige Mahnungen & Infos werden an aifinyo geschickt. Aifinyo prüft den Auftrag.
4. Beim ersten Fall schickt aifinyo einen Vertrag mit Elbe Inkasso als Basis für die Zusammenarbeit zu.
Die weitere Kommunikation und die Überweisung des Betrages läuft direkt über aifinyo.
Mehr zur Funktionalität
Rahmenbedingungen
- Nur für DE-Accounts (mit Abo)
- Rechnungsbetrag >10 EUR
- Zahlungsfrist der Rechnung (bzw. letzte Mahnung) verstrichen.
- Dein Debitor sollte im deutschsprachigen Raum (DACH) sitzen, da die Korrespondenz in Deutsch erfolgt.
- Rechnung nicht verjährt (3 Jahre)
Praxisbeispiel
Eingereichter Fall:
Rechnungsbetrag Brutto: 238 EUR
Mahngebühren: 10 EUR
Zinsen: 0 EUR
= Forderung 248 EUR
Dem Schulder wird verrechnet:
Forderung 248 EUR
+ Verfahrenskosten zzgl. MWST (Post & Kommunikationspauschale und Inkassogebühren nach Gebührenordnung)
= Forderung 248 EUR
Dem Schulder wird verrechnet:
Forderung 248 EUR
+ Verfahrenskosten zzgl. MWST (Post & Kommunikationspauschale und Inkassogebühren nach Gebührenordnung)
Bei Erfolg:
Erstattung von Elbe Inkasso 248 abzgl. MWST auf die Verfahrenskosten.
Diese können über die Vorsteuer (Rechnungsbeleg von Elbe Inkasso mit der Gutschrift und Detailaufstellung) geltend gemacht werden.
Erstattung von Elbe Inkasso 248 abzgl. MWST auf die Verfahrenskosten.
Diese können über die Vorsteuer (Rechnungsbeleg von Elbe Inkasso mit der Gutschrift und Detailaufstellung) geltend gemacht werden.
Ohne Erfolg
Keine Kosten
Du hast die Option, im Einzelfall ein gerichtliches Mahnverfahren zu beauftragen. Erst dann fällt eine Kostenpauschale von 25 EUR + weitere Kosten an. Infos zum gerichtlichen Mahnverfahren und den Kosten
