Mahnungen

Mahnen erfordert Fingerspitzengefühl
Kunden sind verschieden. Meist hat der Kunde schlicht vergessen, die Rechnung innerhalb der Frist zu begleichen. Ein kurzes Telefonat genügt in der Regel, um freundlich und bestimmt auf den Verzug hinzuweisen. Oder man erstellt in MOCO eine Mahnung (1).

In MOCO gibt es drei vordefinierbare Mahnstufen
Die erste Mahnung wird meist freundlich mit "Zahlungserinnerung" betitelt. Mit ihr wird der Kunde an, einen noch offenen Betrag erinnert – es wird ein Versäumnis vorausgesetzt, das lediglich einer Erinnerung bedarf.
Erfolgt nach Zustellung der ersten Mahnung keine Zahlung, sollte nach 14 Tagen die zweite Mahnung folgen – mit einer Frist von in der Regel 14 Tagen. Die dritte Mahnung sollte die letzte Aufforderung sein und kann auch Konsequenzen benennen.
Die Texte für die Mahnstufen vordefinieren

Mahnungen in MOCO erstellen
Sobald erstellte Rechnungen überfällig sind, erscheint in der in der Rechnungs-Detailansicht der Button "+ Neue Mahnung" (1) über den ein oder mehrere Mahnungen erstellt werden können. MOCO füllt immer automatisch die vordefinierten Texte der nächsten Mahnstufe ab.

Wurde bereits mindestens eine Mahnung erstellt, wird diese auch im grauen Bereich aufgelistet.

Wurde eine Rechnung nur teilweise bezahlt und man möchte nur einen Teilbetrag mahnen, diesen im Mahnschreiben konkret beziffern und einfordern. MOCO bietet aktuell diesbezüglich keine Automatisierung an.

Unter dem Smart Filter "Überfällig" (1) einzelne oder alle überfällige Rechnungen auswählen (2). Dann unten rechts auf "Weiter" (3) klicken, die Auswahl prüfen und die Mahnungen erstellen.
Hinweis: Rechnungen mit mindestens 3 Mahnungen werden ignoriert. Diese besonderen Fälle sind einzeln manuell zu managen.

Noch nicht verschickte Mahnungen sind über den Smart Filter "Mahnungen versenden" (4) abrufbar. Alle oder betreffende Rechnungen auswählen (5). Dann unten rechts mit "Weiter" (6) die Prüfung (auf vorhandene E-Mail-Adresse) vor Versand initiieren.