Rechnungen managen

Entwurf & Freigabe

Wählt man bei der Rechnung "Entwurf speichern" anstatt "Erstellen", kann man damit Rechnungen vorbereiten, ohne dass bereits eine Rechnungsnummer vergeben wird.


Entwürfe werden im Unterpunkt "Entwürfe" (2) gelistet. Möchte man auch nach den Entwürfen filtern, das enstprechende Statusicon im Filter aktivieren (3).

Freigabe
  • Über den Status "Entwurf" kann ein interner Freigabeprozess abgebildet werden. 
  • Alternativ können bestimmte Rechnungen auch über Labels kurzfristig markiert – und so einfach gefiltert werden.
  • Auch können Mitarbeiter zu einer Rechnung benachrichtigt werden.

Offene Rechnungen verwalten (Debitorenmanagement)

Alle offenen Rechnungen werden unter "Rechnungen" (1) angezeigt.
Rechnungen gefiltert (2) und auch bei Bedarf exportiert werden (3).
Debitorenliste

Offene Rechnungen

Sind Rechnungen offen, werden sie zusätzlich links als "Smart Filters" (1) für eine Schnellfilterung angezeigt.

Entwürfe
Eine Rechnung kann vorerst als Entwurf gespeichert werden. Es wird dabei noch keine Rechnungsnummer vergeben.

Erstellt
  • Wählt man beim Speichern einer Rechnung "Erstellen", wird eine Rechnungsnummer vergeben. 
  • Werden erstellte Rechnungen noch einmal bearbeitet, kann man das über das Änderungsprotokoll nachvollziehen.
Verschickt
  • Per E-Mail versendete Rechnungen werden automatisch auf "Verschickt" gesetzt. Verschickt man die Rechnung per Post, passt man den Status manuell an.
Überfällig
Sobald Rechnungen verschickt wurde, prüft MOCO einmal täglich, ob eine Rechnung überfällig ist. 
  • Die Rechnung wird dann unter "Überfällig" eingeordnet.
  • Sofern eingestellt, erhält der Rechnungssteller eine Infomail.
Teilweise bezahlt
Entspricht die erfasste Zahlung nicht dem Rechnungsbetrag, bietet MOCO die Option "teilweise bezahlt" an.
  • Es können jederzeit weitere Zahlungen erfasst werden. 
  • Die Zahlungen sind jeweils bei der Rechnung aufgelistet. 
  • Für Rechnungen, bei den Zahlungen wegen Skonto abweichen, ist der Status "Bezahlt" die richtige Wahl.

Bezahlt, Ignoriert

Damit eine Rechnung als "Bezahlt" gilt, muss die Zahlung erfasst werden.

Manuell unter "Zahlungen" einzelne Zahlungen erfassen

Am einfachsten erfasst man Zahlungen im Untermenü "Zahlungen". Alternativ kann der Zahlungsbetrag auch direkt in der Rechnungsansicht oben rechts erfasst werden.

Rechnungen verwalten – Status Teilweise bezahlt



Rechnungen über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer (QR-Rechnungen/ESR) in MOCO suchen (Shift +7 – oder unter "Abrechnung" im Filter unter "Weitere Optionen" ). 

Sammelzahlung / mehrere Rechnungen auf "bezahlt" setzen

Bei Bedarf Rechnungen filtern, alle oder einzelne Rechnungen auswählen, Aktion "Zahlung erfassen" wählen.
Mehrfachaktion Rechnungen auf bezahlt setzen

Bezahlten Rechnungen anzeigen
Bezahlte Rechnungen lassen sich anzeigen, indem man unter "Rechnungen" im Filter nur den Status "Bezahlt" (Icon) anwählt.

Ignoriert
Der Status "Ignoriert" ist für Rechnungen gedacht,  die nie bezahlt wurden oder für stornierte Rechnungen/Stornorechnungen sofern keine Zahlungen geflossen sind.


Automatischer Zahlungsabgleich

Camt-Datei hochladen
Unter "Zahlungen" rechts oben kann das camt-File (camt.052, camt.053 und camt.054-Datei) der Bank für den automatischen Zahlungsabgleich hochgeladen werden.

Matching über ESR, Rechnungsnummer, QR-Code-Referenz
Für Schweizer Accounts dient die Referenznummer zur Identifikation.
Für alle anderen Accounts muss die Rechnungsnummer im Verwendungszweck enthalten sein damit die Zahlung der Rechnung zugeordnet werden kann. Wenn der QR-Code für Rechnungen aktiviert ist, kann der Abgleich auch über die Referenz gewährleistet werden.

Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR)
Schweizer Accounts, die bei der Bank ESR-angemeldet haben, können in den Einstellungen unter "Abrechnung" > "Einzahlungsschein" die automatische Generierung von Einzahlungsscheinen aktivieren.


Labels

Mit Labels lassen sich Rechnungen kategorisieren bzw. kurzfristig markieren. Diese Labels sind auch Teil des Excel-Exports und so können weitere eigene Auswertungen gemacht werden.
» Mehr zu Labels

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