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Managen

Entwurf & Freigabe | Offene Rechnungen verwalten | Bezahlt & Ignoriert | Automatischer Zahlungsabgleich | Labels

Entwurf & Freigabe

Wählt man bei der Rechnung "Entwurf speichern" anstatt "Erstellen", kann man damit Rechnungen vorbereiten, ohne dass bereits eine Rechnungsnummer vergeben wird.

Rechnungsentwurf erstellen


Entwürfe werden im Unterpunkt "Entwürfe" (2) gelistet. Möchte man auch nach den Entwürfen filtern, das enstprechende Statusicon im Filter aktivieren (3).

Freigabe
  • Über den Status "Entwurf" kann ein interner Freigabeprozess abgebildet werden. 
  • Alternativ können bestimmte Rechnungen auch über Labels kurzfristig markiert – und so einfach gefiltert werden.
  • Auch können Mitarbeiter zu einer Rechnung benachrichtigt werden.

Massenerstellung Rechnungen
Rechnungen können mit der Mehrfachaktion als Entwurf erstellt werden – und danach unter "Abrechnung" > "Entwürfe" kontrolliert und mit einem Klick (Auf der Rechnungsseite oben links) erstellt werden.

Offene Rechnungen verwalten

Alle Rechnungen werden unter "Rechnungen" (1) gelistet.
Die Standardfilterung schliesst Entwürfe und ignorierte Rechnungen aus. Aber im Filterbereich (2) kannst du weiter individuell filtern. Eine einfache Exportoption findest du rechts oben (3).
» Alle Infos zum Export und den Buchhaltungsexporten

Debitorenliste Rechnungen verwalten


Offene Rechnungen

Offene Rechnungen lassen sich schnell und gezielt über die "Smart Filters" anzeigen:
Offene Rechnungen Debitoren

Entwürfe
Eine Rechnung kann vorerst als Entwurf gespeichert werden. Es wird dabei noch keine Rechnungsnummer vergeben.

Erstellt
Wählt man beim Speichern einer Rechnung "Erstellen", wird direkt eine Rechnungsnummer vergeben. Nachträgliche Änderungen sind über das  Änderungsprotokoll (unterhalb der Rechnungsansicht) nachvollziehen.

Verschickt
Per E-Mail versendete Rechnungen werden automatisch auf "Verschickt" gesetzt. Verschickt man die Rechnung per Post, den Status manuell anpassen.

Überfällig
Sobald Rechnungen verschickt wurde, prüft MOCO einmal täglich, ob eine Rechnung überfällig ist. Die Rechnung wird dann unter "Überfällig" eingeordnet. Sofern eingestellt, erhält der Rechnungssteller eine Benachrichtigung.

Teilweise bezahlt
Entspricht die erfasste Zahlung nicht dem Rechnungsbetrag, bietet MOCO die Option "Teilweise bezahlt" an. Es können jederzeit weitere Zahlungen erfasst werden.

Für Rechnungen, bei den Zahlungen wegen Skonto abweichen, ist der Status "Bezahlt" die richtige Wahl. Die Abweichungen werden in der Buchhaltung entsprechend gehandhabt.

Bezahlt & Ignoriert

Status Bezahlt
Ein Rechnung gilt als bezahlt wenn die Zahlung (Betrag + Datum) zur Rechnung erfasst wurden.

Status Ignoriert
Der Status "Ignoriert" ist für Rechnungen gedacht, die nicht bezahlt werden/wurden aber auch nicht als offen stehenbleiben sollen. Diesen Status kann man auch manuell zuweisen. Eine Rechnung wird bei Stornierung automatisch auf "Ignoriert" gesetzt, falls noch keine Zahlung erfolgt ist. Ebenso wird die Stornorechnung auf ignoriert gesetzt. 

Zahlung manuell erfassen

Zahlungen werden unter "Abrechnung" > "Zahlungen" erfasst. Alternativ lässt sich die Zahlung auch direkt in der Rechnungsansicht oben rechts über den Button "+ Zahlung" erfassen (siehe Abbildung).

Rechnungen über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer (QR-Rechnungen/ESR) in MOCO suchen (Shift +7 – oder unter "Abrechnung" im Filter unter "Weitere Optionen" ). 

Rechnungen verwalten – Status Teilweise bezahlt


Sammelzahlung / mehrere Rechnungen auf "bezahlt" setzen

Bei Bedarf Rechnungen filtern, alle oder einzelne Rechnungen auswählen, Aktion "Zahlung erfassen" wählen.
Sammelzahlung Rechnungen bzw. mehrere Rechnungen auf bezahlt setzen

Automatischer Zahlungsabgleich

Über Camt-File

Zahlungsabgleich via camt Datei der Bank


Camt-Datei hochladen
Unter "Zahlungen" rechts oben kann das camt-File (camt.052, camt.053 und camt.054-Datei) der Bank für den automatischen Zahlungsabgleich hochgeladen werden.

Bei automatisch erfassten Zahlungen wird über ein "i" Symbol der Verwendungszweck angezeigt – unterstützend für die Nachvollziehbarkeit.

Matching über ESR, Rechnungsnummer, QR-Code-Referenz
Für Schweizer Accounts dient die Referenznummer zur Identifikation.
Für alle anderen Accounts muss die Rechnungsnummer im Verwendungszweck enthalten sein damit die Zahlung der Rechnung zugeordnet werden kann. Wenn der QR-Code für Rechnungen aktiviert ist, kann der Abgleich auch über die Referenz gewährleistet werden.

Stark abweichender Betrag
Beim Zahlungsabgleich via CAMT weist MOCO aktiv daraufhin, wenn sich Brutto-Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag bei einem Match zu sehr unterscheidet. In der Annahme, dass es um eine Teilzahlung geht, schlägt MOCO "Teilweise bezahlt" als Status vor. Als Benutzer kann das einfach auf "Bezahlt" geändert werden.

Direkte Bankanbindung

Du kannst auch deine Zahlungseingangänge direkt über die Bankanbindung abgleichen lassen.

Umfang der Version 1
  • Beschränkung auf deutsche und österreichische Accounts (Abgleich über finAPI)
  • Verbindung einer Bank mit einem oder mehrere Konten
  • Zahlungseingänge (keine Zahlungsausgänge)
Bank verbinden
In den Einstellungen verbindest du deine Bank und wählst die Konten aus.

Automatischer Abgleich vier Mal täglich
Der automatische Zahlungsabgleich erfolgt mit aktiver Bankverbindung und mindestens einem ausgewählten Konto vier Mal täglich. Einen Überblick zu allen Zahlungen hast du unter "Abrechnung" > "Zahlungen".

Verwendungszweck entscheidend für einen erfolgreichen Zahlungsabgleich
Damit eine Zahlung zur entsprechenden Rechnung zugeordnet werden kann, muss die Rechnungsnummer bzw. der Verwendungszweck übereinstimmen. Bei automatisch erfassten Zahlungen wird über ein "i" Symbol dieser Verwendungszweck angezeigt – unterstützend für die Nachvollziehbarkeit.

Zahlungen nachträglich zuweisen
Wählst du in den Einstellungen, dass alle Zahlungen abgeholt werden sollen, erfasst MOCO auch die Zahlungen, die nicht einer Rechnung zugewiesen werden können. Diese werden unter "Abrechnung" > "Zahlungen" gelistet und können bei Bedarf nachträglich Rechnungen zugewiesen werden:

Zahlung nachträglich einer Rechnung zuweisen

Andere Einnahmen

Zahlungen, die nicht zu einer MOCO-Ausgangsrechnung gehören, können so stehen bleiben zur Abbildung des echten Cashflows. Es können auch jederzeit Zahlungen einzeln erfasst werden.

Labels

Mit Labels lassen sich Rechnungen kategorisieren bzw. kurzfristig markieren. Diese Labels sind auch Teil des Excel-Exports und so können weitere eigene Auswertungen gemacht werden.
» Mehr zu Labels

Mehr zu Abrechnung...