Das Projekt

Kundenprojekt und internes Projekte

Projektliste in MOCO


Kundenprojekt
Legt man ein Projekt an und wählt einen Kunden aus, wird das Projekt unter "Kundenprojekte" gelistet.

Unterprojekte/Teilprojekte
Teilprojekte entsprechen in MOCO normalen Projekten. Diese Einzelprojekte können zu einer Projektgruppe zusammengefasst werden.

Internes Projekt
Wählst du beim Projekt erstellen die eigene Firma als Kunde aus, erstellt du automatisch ein internes Projekte. Es wird unter "Interne Projekte" gelistet.
Mithilfe von internen Projekten werden interne Aufwände erfasst. Beispielsweise Admin-Tätigkeiten, Akquise, HR, Buchhaltung oder eine interne Website. Diese nicht verrechenbaren Leistungen wie z.B. Akquiseaufwände können nachträglich auf ein Kundenprojekt umgebucht werden.

Möchtest du Projekte zum eigenen Unternehmen anlegen, die wie Kundenprojekte behandelt werden sollen, legst du die eigene Firma als Kunde unter "Firmen" an und wählst diese beim Projekt aus.

Projekttyp und Stundensätze

ERP-Software Formular Projekt


Beim Anlegen eines Projektes wird definiert

1) Projekttyp
Du wählst, ob die Abrechnung nach Aufwand oder pauschal/Fixpreis erfolgen soll.
Durch zusätzliche Wahl von "Monatsbudget?" wird ein Monats-Stundenkontingent oder einen Retainer ergänzt.
» Alle Projekttypen im Überblick

2) Zieltermin Der optionale Zieltermin wird in der Projektliste angezeigt und man kann sich dazu benachrichtigen lassen.

3) Stundensatz
Hier wählst du, ob der angebotene Stundensatz nach Leistung, nach Person oder einheitlich ist. Es greifen die hinterlegten Standardstundensätze oder die auf Kunde definierten, abweichenden Stundensätze.
Unbedingt auch die internen Stundensätze in den Einstellungen erfassen (was kostet mich selbst die geleistete Stunde), da diese grundlegend zur Rentabilitätsberechnung sind.
» Standardstundensätze und internen Stundensatz hinterlegen

4) Über "Eigene Felder" können Formulare ergänzt werden. Solche Infos können auch auf der Rechnung im Infoblock mitausgegeben werden.
» Eigene Felder erstellen und weitere Infos dazu

Leistungen & Personen, Zusatzleistungen

Sobald das Projekt gespeichert ist, kann man in der Detailansicht Leistungen und Personen verwalten:

Dem Projekt Leistungen und Personen zuweisen

Leistungen für die Zeiterfassung (1)

Leistungen wählen
Beim Erstellen des Projekts werden die vordefinierten Standardleistungen für die Zeiterfassung abgefüllt.
Alternativ den blauen Link "Leistungen übernehmen?" nutzen
a)
Gezielt einzelne Leistungen wählen
b) Leistungen aus dem Angebot übernehmen – diese werden automatisch entsprechend budgetiert.
Durch Projektkopie können ebenso die Eigenschaften übernommen werden.

Leistungen können nicht auf Benutzer eingegrenzt werden. MOCO merkt sich aber beim Zeiterfassen die letzte ausgewählte Leistung zum Projekt.

Leistungen bearbeiten
  • Löschen: Rechts über das Dropdown möglich solange noch keine Stunden darauf erfasst sind.
  • Sperren: Rechts über das Dropdown. Diese Leistung wird dann nicht mehr in der Zeiterfassung angeboten.
  • Verrechenbar/nicht verrechenbar – wählbar rechts über das Dropdown.
  • Reihenfolge der Leistungen ändern: Drag'n'drop wie bei den Standardleistungen.

Personen & Teams für die Zeiterfassung (2)

Beim Erstellen des Projekts wird automatisch der Ersteller als Person hinzugefügt. Nur den hinzugefügten Personen wird das Projekt in der Zeiterfassung angeboten. 

Gezielt weitere Personen hinzufügen
Es können gezielt einzelne Personen, ganze Teams oder alle zugewiesen werden. Das reduziert die Projektauswahl in der Zeiterfassung für den einzelnen Mitarbeiter und vermeidet Fehlbuchungen.

Neue Mitarbeitende bestimmten oder allen Projekten zuweisen
Unter "Personal" > Person > "Projekte" über das "+" rechts oben können bestimmte oder alle Projekte für die Zeiterfassung zugewiesen werden.

Zusatzleistungen

Im Projekt unter "Zusatzleistungen" werden alle Leistungen erfasst, auf die keine Zeiten erfasst werden soll. Z.B. Fremdleistungen, Pauschalen, Reisekosten, Abos usw. Genauere Infos dazu

Projektleitung

Jedem Projekt ist unter "Projektleitung" eine Person zugewiesen.
Projektleitung, Verantwortlicher eines Projekts


Diese Person

Kopieren, Archivieren, Löschen

Bearbeiten, Archivieren, Kopieren, Löschen
kann man ein Projekt in der Liste über das Dropdown rechts oder im Projekt selber rechts oben (siehe Abbildung).
Projekte archivieren


Kopieren
Projekte können kopiert werden. Der Kunde und zu übernehmende Eigenschaften werden direkt im Kopierschritt gewählt.

Archivieren
Projekte sollten nach Abschluss (in der Regel nach der abschliessenden Rechnung) archiviert werden. In diesem Schritt informiert MOCO über eventuelle offene Positionen und Angebote und nimmt dem Benutzer nach Zustimmung bei der Archivierung eines Projekts wesentliche Schritte ab:
  • Offene Angebote werden archiviert.
  • Offene Positionen (Stunden und Zusatzleistungen) werden als abgerechnet markiert.
  • Wiederkehrende  Zusatzleistungen werden pausiert.
Löschen
Nur leere Projekte können gelöscht werden. Stunden am besten umbuchen oder löschen.

Infos, Historie, Dateiupload, Kommunizieren

Zusatzinfos: Im Projekt können weitere Infos im Projektformular unter "Zusatzinfos" (siehe kleiner blauer Link) erfasst werden.

Abrechnungsinfo: Im Projekt unter "Abrechnung" lässt sich für das Projekt eine vom Kunden abweichende Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, CC-Adresse und eine textliche Info definieren (1).

Notizen und Dateien zum Projekt erfassen


Notizen & Dateien: Für Notizen oder einer Historie zum Projekt kann der Notizbereich genutzt werden. In diesem Bereich können auch informative Dateien hochgeladen – oder Personen benachrichtigt werden (2).

Individuelle Projektdaten erfassen: Je nach Bedarf können generelle eigene Felder zum Projekt definiert werden. Diese können auch auf einer Rechnung angezeigt werden.

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