Abläufe

Lead (mit Angebot) → Projekt

Angebot im Lead erstellen falls der Auftrag noch nicht sicher ist
Ist der Auftrag noch nicht sicher, empfiehlt es sich mit Leads (engl. für Spur und bedeutet die Aufnahme eines qualifizierten Interessenten) zu arbeiten. Das macht nicht nur die Akquise effizienter und zuverlässiger, sondern das wahrscheinliche kommende Auftragsvolumen kann entsprechend berechnet werden. Das hat mehr Aussagekraft als eine reine Angebotssumme. »  Mehr Infos zu Leads

Nach Zusage kann aus einem Lead das Projekt (oder mehrere) erstellt werden. Angebot(e) und Angaben werden dabei übernommen.

vom lead zum projekt

Der Regelablauf

Lead unter "Akquise" erfassen mit geschätztem Volumen und Termin für die nächste Aktion, so dass man rechtzeitig an eine nächste Aktion erinnert wird. Unter "Notizen & Dateien" (1) können wichtige Kommunikationsnotizen und Briefings als eine Art Historie gespeichert werden. Der Lead durchläuft die individuell definierten Akquise-Stufen – so kann das wahrscheinliche Auftragsvolumen berechnet werden.
Angebot(e) erstellen nach Vorabklärungen/Briefing  im Lead unter "Angebote" (2) erstellen.
Nach Angebotbestätigung den Lead auf "gewonnen" (3) setzen. Nicht archivierte Angebote werden automatisch auf "bestätigt" gesetzt.
Projekt erstellen (4). Die Angaben inkl. Angebot(e) werden automatisch übernommen.
Die aus dem Lead erstellten Projekte werden im Lead verlinkt (5) – ebenso ist der Lead im Projekt verlinkt.

Optionen

Im Projekt Angebotssumme als Budget übernehmen
Im erstellen Projekt kann direkt die Summe der (nicht archivierten) Angebote als Projektbudget übernommen werden (blauer Link). Als Zusatzleistungen markierte Positionen werden als anteiliges Zusatzleistungsbudget übernommen.Das Budget kann man immer bei Bedarf manuell anpassen.

Leistungen aus dem Angebot für die Zeiterfassung nutzen
Unter "Leistungen" kann man die Leistungen aus dem Angebot übernehmen (blauer Link), um darauf seine Zeiten zu buchen. Die Leistung wird automatisch mit dem gesetzten Betrag budgetiert. Als Zusatzleistung markierte Positionen werden nicht berücksichtigt.

Zusatzleistungen aus dem Angebot in das Projekt übernehmen
Aus den Angeboten, die im Projekt gelistet sind, können Zusatzleistungen ins Projekt übernommen werden. Dazu müssen sie vorgängig im Angebot als Zusatzleistung markiert worden sein. Im Projekt unter Zusatzleistung wählt man dann über den Einfügen-Button das entsprechende Angebot aus.

Angebot → Rechnung

Angebot zum Projekt abrechnen
Angebote erstellt man in einem Lead, wenn noch nicht sicher ist, ob ein Projekt kommt – und direkt im Projekt, wenn es um einen sicheren Folgeauftrag geht

1.
Alle zugehörigen Angebote sind im Projekt unter "Angebote" aufgelistet. Hat man Angebote im Lead erstellt, wurden die Angebote automatisch bei der Projekterstellung verknüpft (1) oder der Lead kann nachträglich im Projekt verknüpft werden.
2. Im Projekt unter "Abrechnung" kann man dann alle dort gelisteten Angebote abrechnen. Ein Angebot lässt sich über den Pfeil rechts oben auswählen (2)

Wie erstelle ich aus einem Angebot eine Rechnung?


Ohne Projekt

Möchte man ein Angebot ohne Projektbezug abrechnen, wählt man in der Angebotsliste rechts im Dropdown "Abrechnen" (3). Die Rechnung wird dann direkt auf Kundenebene erstellt und gelistet.

Eine Liste aller Angebote und aller Rechnungen gibt es unter "Akquise" > "Angebote".

Projekt erstellen → Archivieren

Projekt erstellen
Wie oben beschrieben erstellt man in MOCO das Projekt in der Regel aus einem Lead. Ist kein Lead nötig (oder nutzt man diesen Bereich noch nicht), wird das Projekt direkt unter "Projekte" erstellt.

Laufendes Projekt
Auf das Projekt werden Leistungen gebucht: Stunden und/oder Zusatzleistungen.

Bei Retainern/Betreuungsprojekten wird in der Regel monatlich nach Aufwand oder pauschal abgerechnet. All diese Projekte kann man z.B. mit einem Label "Monatlich" kennzeichnen.

Arbeit abgeschlossen
Ist die Arbeit abgeschlossen, kann das Projekt als abgeschlossen markiert werden, wenn die Rechnung beispielsweise durch eine andere Person im Unternehmen erstellt wird. Dazu erstellt man vorab ein Label –  z.B. "Abgeschlossen". Die Leistungen im Projekt können bei Bedarf gesperrt werden.
Beispiel eine Filterung nach Label


Rechnung/Schlussrechnung
Der Rechnungssteller kann sich dann über das Label diese Projekte gefiltert anzeigen lassen und die Rechnung bzw. Schlussrechnung erstellen.
Die Rechnung erstellt man im Projekt unter "Abrechnung". Hat man das Projekt korrekt aufgesetzt, wird rechts in der Projektliste der abzurechnende Betrag grün angezeigt. Mit einem Klick darauf gelangt man direkt in diesen Abrechnungsbereich.
Es kann auch eine übergreifende Rechnung auf Kundenebene erstellt werden.

Archivieren
Nachdem die letzte Rechnung erstellt wurde, wird das Projekt archiviert.
Die Rechnungen verwaltet man unabhängig unter "Abrechnung".

Mehr zu Projekte...
30 Tage gratis

Account sofort startbereit. Voller Funktionsumfang. Ohne Zahlungsangaben.