Allgemeines

Kundenprojekte und interne Projekte

Kundenprojekte
Legt man ein Projekt an und wählt einen Kunden aus, wird das Projekt unter "Kundenprojekte" gelistet.
Leistungen, die unabhängig von der Zeiterfassung sind (Fremdkosten, Pauschalen etc.), werden unter "Zusatzleistungen" erfasst.

Interne Projekte
  • Wird als Kunde die eigene Firma ausgewählt, erstellt man automatisch interne Projekte
  • Sie sind im Seitenmenü unter "Interne Projekte" gelistet
Charakteristisch für die internen Projekte ist, dass die Leistungen nicht verrechenbar sind. Sie sind für alle nicht verrechenbare interne Arbeiten gedacht, auf die ein Mitarbeiter Stunden buchen können soll. Z.B. Admintätigkeiten, HR, Buchhaltung oder eine interne Website.

Möchte man auch Projekte zum eigenen Unternehmen anlegen, die man wie Kundenprojekte behandeln möchte, legt man die eigene Firma als Kunde unter "Firmen" an und weist den Projekten diesen Kunden zu.
Projektliste in MOCO


Projektart und Stundensätze

ERP-Software Formular Projekt


Beim Anlegen eines Projektes wird definiert
  • ob es sich um ein Projekt handelt, das nach Aufwand abgerechnet wird oder es einen Fixpreis hat (1).
  • ob der angebotene Stundensatz nach Leistung, nach Person oder einheitlich ist (2). Es greifen die hinterlegten Standardstundensätze auf Account-Ebene oder die beim Kunden definierten, abweichenden Stundensätze.
Interner Stundensatz hinterlegen!

Leistungen und Personen

Auf die im Projekt definierten Leistungen können später Stunden gebucht werden (1). Nur den hinzugefügten Mitarbeitern (3) wird das Projekt in der Zeiterfassung angeboten.
Dem Projekt Leistungen und Personen zuweisen



Leistungen bearbeiten
  • Löschen – solange noch keine Stunden darauf erfasst sind.
  • Sperren – Mitarbeiter können dann nicht mehr auf diese Leistung buchen und bestehende Buchungen bleiben bestehen.
  • Verrechenbar/nicht verrechenbar – Umschalter via Dropdown rechts.
  • Drag'n'drop – um Reihenfolge der Leistungen zu ändern (2).
Leistungen vordefinieren
Es lassen sich Standardleistungen vordefinieren, die automatisch jedem neuen Projekt hinzugefügt werden (Einstellungen > Leistungen).

Leistungen aus Angebot übernehmen
Bei zugehörigem Angebot wird hier ein blauer Link für die Übernahme der Leistungen angezeigt. Es werden alle Pauschal- und Detailpositionen aus dem Angebot übernommen, die nicht als Zusatzleistungen markiert wurden.

Personal & Teams für die Zeiterfassung
Es können ganze Teams oder einzelne Personen zugewiesen werden (3)
(Nachträglich einer Person ein oder mehrere Projekte zuweisen: Bei der Person unter "Projekte" über das "+" rechts oben.)

Zusatzleistungen/Drittkosten

Alle Leistungen, die unabhängig von der Zeiterfassung sind, werden im Projekt unter "Zusatzleistungen" (1) erfasst. Zum Beispiel
  • Spesen, Reisekosten
  • Fremdkosten (Beispiel Druckkosten, Hosting)
  • Pauschalen (Beispiel Workshops)
  • Prozentuale Nebenkostenpauschale ( prozentual erfassen)
  • Artikel
Nutzen
Weiterverrechnung an den Kunden oder/und Erfassung der Kosten für die Rentabilitätsberechnung.

Zusatzleistungen vordefinieren
In den Einstellungen vordefinierte Zusatzleistungen können einem Projekt über "Leistungskatalog" hinzugefügt werden.

Eingangsrechnungen zuweisen
Nutzt man den Bereich "Ausgaben", können die dort erfassten Eingangsrechnungen (bzw. einzelne Positionen daraus) einem Projekt zugewiesen werden. Es wird dann automatisch eine verknüpfte Zusatzleistung erstellt.

Drittkosten erfassen

Einmalig? Wiederkehrend?

Einmalig: Fremdleistungen, Reiskosten,Pauschalen, die einmalig anfallen
Weitere Infos

Wiederkehrend: So vergisst man nie mehr, laufende Gebühren abzurechnen (2).
Beim Anlegen wird ein Startdatum und die Wiederholung angegeben. Am Stichtag wird dann die verrechenbare Position erstellt – und mit zwei Klicks ist die Rechnung erstellt. Liegt das Startdatum einer WZ in der Vergangenheit, werden die Leistungen bis heute sofort erstellt.

Verrechenbar? Im Budget?

Eine Zusatzleistung kann man bei Aufwandsprojekten wie folgt charakterisieren

Verrechenbar
JA Soll mit auf die Rechnung
NEIN Soll nicht als Aufwand mit auf die Rechnung (wird zur Berechnung der Rentabilität genutzt).

Im Budget
JA Wurde mit angeboten und soll vom Projektbudget abgezogen werden.
NEIN Nicht im Projektbudget enthalten. Soll nicht vom Budget abgezogen werden.

Bei Fixpreisprojekten gibt es nur die Option "Im Budget JA/NEIN" weil "im Budget" automatisch auch im Fixpreis inklusive also nicht zusätzlich verrechenbar bedeutet.

Zusatzleistungen budgetieren

Gibt es zum Projekt viele Drittkosten, Spesen etc. und man möchte diese budgetmässig "im Griff" haben, dann kann man die anteiligen Zusatzleistungen beim Projektbudget oder direkt unter "Zusatzleistungen" budgetieren (3).

Projektinfos, eigene Felder, Dateiupload

  • Im Projekt können weitere Infos unter Bearbeiten "Zusatzinfos" erfasst werden.
  • Für Notizen oder einer Historie zum Projekt kann der Notizbereich (unterhalb der Projektdetails siehe Abbildung weiter oben) genutzt werden. In diesem Bereich können auch informative Dateien hochgeladen werden (siehe Abbildung).
  • Je nach Bedarf können generelle eigene Felder zum Projekt definiert werden.


Kopieren, Archivieren, Löschen

Bearbeiten, Archivieren, Kopieren, Löschen
kann man ein Projekt in der Liste über das Dropdown rechts oder im Projekt selber rechts oben (siehe Abbildung).
Projekte archivieren


Kopieren
Projekte können kopiert werden. Der Kunde und zu übernehmende Eigenschaften werden direkt im Kopierschritt gewählt.

Archivieren
Projekte sollten nach Abschluss (in der Regel nach der abschliessenden Rechnung) archiviert werden. In diesem Schritt informiert MOCO über eventuelle offene Positionen und Angebote und nimmt dem Benutzer nach Zustimmung bei der Archivierung eines Projekts wesentliche Schritte ab:
  • Offene Angebote werden archiviert.
  • Offene Positionen (Stunden und Zusatzleistungen) werden als abgerechnet markiert.
  • Wiederkehrende  Zusatzleistungen werden pausiert.
Löschen
Projekte können auch gelöscht werden, wenn noch keine Rechnungen erstellt wurden. Stundenbuchungen gehen dann verloren. Deshalb empfiehlt es sich, nur "leere Projekte" zu löschen.

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