Das Projekt

Kundenprojekt und internes Projekte

Projektliste in MOCO


Kundenprojekt
Legt man ein Projekt an und wählt einen Kunden aus, wird das Projekt unter "Kundenprojekte" gelistet.

Internes Projekt
Wird beim Projekt erstellen als Kunde die eigene Firma ausgewählt, erstellt man automatisch ein internes Projekte. Dieses ist dann im Seitenmenu unter "Interne Projekte" gelistet.

Mithilfe von internen Projekten werden interne Aufwände erfasst. Beispielsweise Admintätigkeiten, Akquise, HR, Buchhaltung oder eine interne Website. Diese nicht verrechenbaren Leistungen wie z.B. Akquiseaufwände können nachträglich auf ein Kundenprojekt umgebucht werden.

Möchte man auch Projekte zum eigenen Unternehmen anlegen, die man wie Kundenprojekte behandeln möchte, legt man die eigene Firma als Kunde unter "Firmen" an und weist den Projekten diesen Kunden zu.

Projekttyp und Stundensätze

ERP-Software Formular Projekt


Beim Anlegen eines Projektes wird definiert

1) Projekttyp: Abrechnung nach Aufwand oder pauschal bzw. einen Fixpreis vereinbart wurde.
2)
ob der angebotene Stundensatz nach Leistung, nach Person oder einheitlich ist. Es greifen die hinterlegten Standardstundensätze auf Account-Ebene oder die beim Kunden definierten, abweichenden Stundensätze.

Interner Stundensatz hinterlegen!
Unbedingt auch die internen Stundensätze (was kostet mich der Mitarbeiter) in den Einstellungen erfassen, da diese grundlegend zur Rentabilitätsberechnung sind.

Leistungen & Personen, Zusatzleistungen

Dem Projekt Leistungen und Personen zuweisen

Leistungen für die Zeiterfassung

Beim Erstellen des Projekts werden die vordefinierten Standardleistungen für die Zeiterfassung abgefüllt (1).

Leistungen bearbeiten
  • Löschen – solange noch keine Stunden darauf erfasst sind.
  • Sperren – Mitarbeiter können dann nicht mehr auf diese Leistung buchen und bestehende Buchungen bleiben bestehen.
  • Verrechenbar/nicht verrechenbar – Umschalter via Dropdown rechts.
  • Drag'n'drop – um Reihenfolge der Leistungen zu ändern (2).
Leistungen aus Angebot übernehmen
Bei zugehörigem Angebot wird hier ein blauer Link für die Übernahme der Leistungen angezeigt. Es werden alle Pauschal- und Detailpositionen aus dem Angebot übernommen, die nicht als Zusatzleistungen markiert sind.

Personen & Teams für die Zeiterfassung

Nur den hinzugefügten Mitarbeitern (3) wird das Projekt in der Zeiterfassung angeboten. Es können ganze Teams oder einzelne Personen zugewiesen werden. In der Regel ist es von Vorteil, wenn nur gezielt die Personen oder Teams zugewiesen werden, die tatsächlich auf einem Projekt arbeiten – einerseits weil deren Auswahlliste in der Zeiterfassung nicht unendlich lang wird und weil Fehlbuchungen vermieden werden können.

Einer Person Projekte gesammelt zuweisen
Bei der Person unter "Projekte" > über das "+" rechts oben.

Zusatzleistungen

Im Projekt unter "Zusatzleistungen" werden alle Leistungen erfasst, auf die keine Zeiten erfasst werden soll. Z.B. Fremdleistungen, Pauschalen, Reisekosten, Abos usw. Genauere Infos dazu

Projektleiter

Jedem Projekt ist ein Projektleiter zugewiesen.
Projektleitung, Verantwortlicher eines Projekts


Kopieren, Archivieren, Löschen

Bearbeiten, Archivieren, Kopieren, Löschen
kann man ein Projekt in der Liste über das Dropdown rechts oder im Projekt selber rechts oben (siehe Abbildung).
Projekte archivieren


Kopieren
Projekte können kopiert werden. Der Kunde und zu übernehmende Eigenschaften werden direkt im Kopierschritt gewählt.

Archivieren
Projekte sollten nach Abschluss (in der Regel nach der abschliessenden Rechnung) archiviert werden. In diesem Schritt informiert MOCO über eventuelle offene Positionen und Angebote und nimmt dem Benutzer nach Zustimmung bei der Archivierung eines Projekts wesentliche Schritte ab:
  • Offene Angebote werden archiviert.
  • Offene Positionen (Stunden und Zusatzleistungen) werden als abgerechnet markiert.
  • Wiederkehrende  Zusatzleistungen werden pausiert.
Löschen
Nur leere Projekte können gelöscht werden. Stunden am besten umbuchen oder löschen.

Projektinfos, eigene Felder, Dateiupload

  • Im Projekt können weitere Infos unter Bearbeiten "Zusatzinfos" erfasst werden.
  • Für Notizen oder einer Historie zum Projekt kann der Notizbereich (unterhalb der Projektdetails siehe Abbildung weiter oben) genutzt werden. In diesem Bereich können auch informative Dateien hochgeladen werden (siehe Abbildung).
  • Je nach Bedarf können generelle eigene Felder zum Projekt definiert werden.


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