Buchhaltung und Erweiterungen

Die Aktivierung in den Einstellungen unter "Erweiterungen" generiert den von Zapier benötigte accountspezifische API-Schlüssel. Mithilfe von Zapier können andere webbasierte Business-Tools angebunden und einfache Workflows ohne Programmierkenntnisse erstellt werden.

Nach Wahl einer der folgenden Buchhaltungsoptionen erscheint in den Bereichen "Abrechnung" und "Ausgaben" zusätzliche der Unterpunkt "Buchhaltung".

Automatische Übertragung an DATEV Unternehmen online
Rechnungsdaten inkl. Belege werden vollautomatisch an DATEV Unternehmen online übertragen. Nach der Bereitstellung kannst du oder deine Steuerberatung die Daten dann als Buchungsvorschläge abholen – abhängig davon, ob die Finanzbuchführung mit DATEV bei dir oder deiner Steuerberatung erfolgt. Neben der Auswahl dieser Buchhaltungsoption müssen folgende Voraussetzungen beachtet werden:
 
1. Deine Steuerberatung hat den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in DATEV für dich bestellt und eingerichtet. Erledigst du die Finanzbuchführung selbst, kannst du mit der Zustimmung deines Steuerberaters den Rechnungsdatenservice 1.0 eigenständig in Betrieb nehmen. Nähere Informationen findest du hier.
DATEV bietet für die Bestellung des Datenservices und die Einrichtung in DATEV eine kostenfreie Unterstützung an. Die Buchung eines Termins ist über folgenden Link möglich: https://www.terminland.de/datev-partner-onboarding
2. In DATEV Unternehmen online ist die erweiterte Bearbeitungsform aktiviert (siehe Abbildung).

3. Nach Auswahl und Speichern von "Automatische Übertragung: DATEV Unternehmen Online" ist eine DATEV Authentifizierung nötig. Dafür benötigst du DATEV SmartLogin. Einen Zugang zu DATEV SmartLogin erhältst du nach erfolgreicher Bestellung der Schnittstelle. Solltest du bereits über einen DATEV SmartLogin-Zugang verfügen, wird dieser im Rahmen des Inbetriebnahmeprozesses mit den notwendigen Rechten versehen.


Generischer CSV Export/Import

Generischer CSV-Export, der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen der Buchhaltung zur Verfügung gestellt wird.

CSV-Export im DATEV-Format (genannt "Buchungsstapel"), der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen dem Steuerberater zur Verfügung gestellt wird. Dieser importiert den Buchungsstapel in DATEV (z.B. Kanzlei Rechnungswesen und DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen).

Debitorenkonten
In den Einstellungen wählst du ein Standardkonto. Wählst zu zusätzlich Kundennummern wird diese gesetzt, falls vorhanden. Die Debitoren-Nummern lassen sich abgesehen von den Standards unter "Abrechnung" > "Buchhaltung" >"Konten" (auf-und absteigend sortierbar) oder jeweils im Kundenformular unter "Weitere Optionen" frei verwalten.
Mit dem Kunden-Import kannst du gleich die Debitoren-Nummern mitimportieren.

Erlöskonten
In den Einstellungen wählst du das Standardkonto.
Erlöskonten für die Steuerschlüssel verwaltest du unter "Erweiterungen" > "Buchhaltung" (siehe Abbildung).
Weitere Erlöskonten sind derzeit eingeschränkt verwaltbar: Erlöskonto können pro Rechnung im Buchhaltungsbereich gesetzt werden. Weitere Optionen (z.B. Erlöskonten auf Rechnungspositionsebene) sind in der Weiterentwicklung.
Workaround mit Labels: Die Labels mit denen Rechnungen markiert/kategorisiert werden, stehen auch im Buchhaltungsbereich zur Verfügung (Filterung im Seitemenü + im manuellen Export).

Kreditorenkonten
In den Einstellungen wählst du das Standardkonto das automatisch gesetzt wird, wenn kein Kreditor (Lieferant) zugewiesen ist (= Fallback). Alle Kreditoren-Nummern lassen sich direkt im Formular des Lieferanten oder unter "Ausgaben" > "Buchhaltung" > "Konten" (auf-und absteigend sortierbar) verwalten.
Mit dem Lieferanten-Import kannst du gleich die Kreditoren-Nummern mitimportieren. 
 
Aufwandskonten
In den Einstellungen wählst du das Standardkonto. Die Aufwandskonten werden in den Einstellungen unter "Ausgaben" über die Ausgabenkategorien hinterlegt.

Steuerschlüssel
In den Einstellungen die Codes für die Steuerschlüssel eintragen.

Kostenstellen
Die Projektnummer kann als Kostenstelle übermittelt werden. Bitte über den In-App-Service Bescheid geben, wenn dies eingestellt werden soll. Weitere Optionen für Kostenstellen sind in Arbeit.

» Eingangsrechnungen vorbereiten und exportieren/an DATEV übermitteln
» Ausgangsrechnungen vorbereiten und exportieren/an DATEV übermitteln

Vor allem zu Beginn der Nutzung auf die Lieferantenzuordnung achten: Neue Lieferanten über die Schnellerfassungsoption direkt im Ausgabenformular erstellen. So wird eine zukünftige Lieferantenzuordnung meist gewährleistet.

Vorab in den Einstellungen (Account > Währung & Konto) die Fremdwährungen hinzufügen, zu denen man erwartungsgemäss Eingangsrechnungen erhält.


VIDEO: So aktivierst und nutzt du OCR (2:17)

Für jeden ausgelesenen Beleg  fallen automatisch 0.25 CHF/ 0.20 EUR an. Es gibt keine Grundgebühren. Ein hinterlegbares Budget ermöglicht eine einfache Kostenkontrolle. Ist die Grenze erreicht, benachrichtigt MOCO den Accountinhaber. Das Abo kann jederzeit ohne Kündigungsfristen gestoppt werden.

Warum ist die Option ist nicht vom regulären MOCO-Abonnement abgedeckt?

In den Einstellungen unter "Erweiterungen" kann CardDAV aktiviert bzw. deaktiviert werden.

CardDAV ermöglicht das Abrufen der Business-Kontaktdaten zu Firmen, Personal und Kontaktpersonen aus MOCO. Die Daten werden dabei zentral in MOCO verwaltet und auf den Geräten, auf denen die Kontakte hinzugefügt wurden, synchronisiert angezeigt.

» Weitere Infos hier im Kapitel Kontaktverwaltung
» Infos zur Aktivierung

Du kannst dein 3CX VoIP Softphone bzw. deine 3CX Telefonanlage mit MOCO verbinden.

👉🏻 3CX zeigt bei eingehenden Anrufen die Anrufer-Details an.
👉🏻 Für ausgehende Anrufe in MOCO einfach auf Telefonnummer klicken. Dann öffnet sich die 3CX-App und macht den Anruf.

So richtest du die Verbindung ein
1. In MOCO die Konfigurationsdatei herunterladen (Einstellungen > Erweiterungen > Telefonanlage)
2. In der 3CX Software unter "CRM Integrationen" im Dropdown "Keinen" wählen und über Hinzufügen die MOCO-Konfigurationsdatei hochladen.
3. Bei "Query CRM" "Always" wählen
4. MOCO API-Schlüssel (Profil > Integrationen) eingeben
5. Softphone installieren

Telefonnummern werden von MOCO als sogenannte tel-Links ausgegeben. Dadurch kann durch einen Klick auf eine Telefonnummer direkt ein Anruf im 3CX Softphone getätigt werden.

Mit dieser MOCO-Erweiterung, wird beim Anlegen einer neuen Firma das Formular automatisch ausgefüllt. Voraussetzung ist ein Google-Account (Persönliches Konto oder Geschäftskonto).

So aktiviert man die Firmensuche
1. In den Einstellungen unter "Erweiterungen" > "Google Places" aktivieren
2. Auf der Google Cloud Platform registrieren
3. Places API aktivieren
4. Den API-Schlüssel in MOCO eingeben
5. Maps Java Script API aktivieren
6. Google Abrechnung aktivieren bzw. eine Kreditkarte hinterlegen

Kosten
MOCO stellt die Integration kostenlos zur Verfügung.
Der Google Service ist kostenpflichtig. Für die Anlegung einer Firma werden im Hintergrund mehrere Suchvervollständigungs-Anfragen abgesetzt, da die Suche kontinuierlich eingeschränkt wird. Erfahrungsgemäss belaufen sich die Kosten hier auf 2 bis 5 Cents bis zum Abschluss der Vervollständigung. D.h. mit weniger als einem Euro/Monat können so ca. 20-40 Neukunden anlegen werden. Neu registriert erhält man 300 Dollar Guthaben, das in der Regel mehrere Monate vorhält. (Stand April 2020).
Da sich die Preise von Google ändern können, empfehlen wir, die Kosten gerade zu Beginn im Auge zu halten.

Mithilfe von WebHooks lassen sich Ereignisse in MOCO einfach und in Echtzeit in andere Systeme übertragen. Es lassen sich bis zu 39 Ereignisse definieren (Einstellungen > Erweiterungen > WebHooks)

Für erweiterte Funktionen im HR-Bereich wie z.B. Recruiting kann MOCO mit der HR-Software Personio verbunden werden, um ausgewählten Daten automatisiert zu übertragen. 

Verbindung aktivieren
Für die Aktivierung in den Einstellungen unter "Erweiterungen" > "HR" die in Personio generierten Zugriffsdaten (siehe Abbildung) eingeben.
» Alle Infos zur Aktivierung und Funktion