Erweiterungen

In den Einstellungen kann für den Account eine 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) aktiviert werden.

Die Funktionsweise der 2-Faktor-Authentifizierung
Die 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie stellt sicher, dass nur der jeweilige Benutzer auf sein Konto und sensible Daten zugreifen kann – auch wenn eine andere Person das persönliche Passwort kennt. Voraussetzung ist, dass jeder Benutzer eine Mobile App zur Authentifikation wie z.B. Authy oder Google Authenticator auf seinem Smartphone installiert.

Für den Zugriff auf sensible Bereiche* innerhalb von MOCO wird eine Code-Eingabe vom Benutzer angefordert. Dieser Code ist vom Benutzer auf seinem Smartphone via App abrufbar und ändert sich alle 30 Sekunden.

Aktivierung der 2FA in MOCO

Sobald man sich angemeldet hat, wird man alle 24 Stunden erneut nach dem Überprüfungscode gefragt. Bevorzugt man einen anderen Zeitraum, einfach bei uns melden - wir stellen das gerne individuell ein.

*Sensible Bereiche sind alle Bereiche ausser "Zeiterfassung", "Kontakte" und das eigene Profil. Diese sind von der 2FA ausgenommen und weiterhin wie gewohnt und ohne zusätzlichen Code verfügbar.

Wechsel auf neues Smartphone oder Authenticator App
Jeder Benutzer findet in seinem Profil einen Recovery Code. Mit der Eingabe dieses Codes in der MOCO Code-Abfrage, wird 2 FA zurückgesetzt und kann neu aufgesetzt werden.

Die Aktivierung in den Einstellungen unter "Erweiterungen" generiert den von Zapier benötigte accountspezifische API-Schlüssel. Mithilfe von Zapier können andere webbasierte Business-Tools angebunden und einfache Workflows ohne Programmierkenntnisse erstellt werden.

Wird in den Einstellungen unter "Erweiterungen" > "Buchhaltung" eine Buchhaltungsoption gewählt, erscheint in den Bereichen "Abrechnung" und "Ausgaben" ein zusätzlicher Unterpunkt "Buchhaltung".

Im Dropdown können folgende Optionen gewählt werden:

Generischer CSV-Export, der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen der Buchhaltung zur Verfügung gestellt wird.

CSV-Export im DATEV-Format (genannt "Buchungsstapel"), der zusammen mit den gesammelt heruntergeladenen Belegen dem Steuerberater zur Verfügung gestellt wird. Dieser importiert den Buchungsstapel in DATEV (z.B. Kanzlei Rechnungswesen und DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen).

Automatische Übertragung an DATEV Unternehmen online
Rechnungendaten inkl. Belege werden vollautomatisch an DATEV Unternehmen online übertragen. Nach der Bereitstellung kann der Steuerberater die Daten dann als Buchungsvorschläge abholen.

Neben der Auswahl dieser Buchhaltungsoption müssen folgende Voraussetzungen beachtet werden:
1. Dein Steuerberater arbeitet mit DATEV.
2. Dein Steuerberater hat den Rechnungsdatenservice 1.0 für dich in DATEV bestellt und für sich eingerichtet eingerichtet (DATEV unterstützt deinen Steuerberater kostenlos bei der Einrichtung. Dazu diesen Link weitergeben: https://www.terminland.de/datev-partner-onboarding)
3. In DATEV Unternehmen online ist die erweiterte Bearbeitungsform aktiviert (siehe Abbildung).

4. Nach Auswahl im Dropdown ist eine Authentifizierung bei DATEV nötig. Für diese Authentifizierung benötigst du DATEV SmartLogin. Einen Zugang zu DATEV SmartLogin erhältst du nach erfolgreicher Inbetriebnahme der Schnittstelle durch deinen Steuerberater. Solltest du bereits über einen DATEV SmartLogin-Zugang verfügen, wird dieser im Rahmen des Inbetriebnahmeprozesses mit den notwendigen Rechten versehen.

Die hinterlegten Standardkonten kommen beim Export zur Anwendung wenn sie nicht überschrieben wurden.

Debitorenkonten
In den Einstellungen kann alternativ auch die Kundennummer als Standard gewählt werden (Klick auf blauen Link in Abbildung). Die Debitorenkontonummern lassen sich immer im Buchhaltungsbereich im Tab "Konten" überschreiben.

Erlöskonten
Das Erlöskonto kann nur direkt auf der Rechnung überschrieben werden.
Workaround mit Labels: Die Labels mit denen Rechnungen markiert/kategorisiert werden, stehen auch im Buchhaltungsbereich zur Verfügung (Filterung im Seitemenü + im manuellen Export).

» Infos zum Buchhaltungs-Workflow Ausgangsrechnungen (Debitoren)

Die hinterlegten Standardkonten kommen beim Export zur Anwendung wenn sie nicht überschrieben wurden.

Kreditorenkonten
Alle Kreditorenkontonummern lassen sich im Buchhaltungsbereich im Tab "Konten" setzen und verwalten.

Lieferanten sind in MOCO standardmässig nicht nummeriert wie Kunden.  So können Kreditorennummern aber über den Firmenimport einfach mitimportiert werden: Eigenes Feld "Kreditorennummer" für Lieferanten in MOCO anlegen, im Excel-File der importiert wird eine entsprechende Spalte vorsehen und so alle Kreditorennummern auf einen Rutsch mitimportieren. Über unseren In-App_Service Bescheid geben – wir können dann diese Nummern als Kreditorennummern übernehmen. Das eigene Feld kann danach gelöscht werden.
 
Aufwandskonten
Die Aufwandskonten werden in den Einstellungen unter "Ausgaben" über die Ausgabenkategorien hinterlegt.

Standardmässig verschickt MOCO Angebote und Rechnungen über den MOCO-Server.
Vorteil: Man muss sich um nichts kümmern
Nachteil: Der Kunde erhält die E-Mail mit Absendername des Benutzers aber die Absender-E-Mail lautet noreply@mocoapp.com

Über eigenen Server verschicken
In den Einstellungen unter "Erweiterungen" > "E-Mail" kann man einen Versand via SMTP einrichten.

Versand über eine eigene, zentrale E-Mail-Adresse
Der Versand erfolgt dann bei allen Dokumenten über die zentrale verifizierte E-Mail-Adresse. Diese ist idealerweise neutral und allgemein (z.B. buero@ ...) Als Absender wird der Name des Versenders im Postfach des Empfängers angezeigt.
Geht der Empfänger der E-Mail auf "Antworten", wird die Antwort direkt an die individuelle Versender-E-Mail geschickt.

Zusätzliche Optionen

E-Mail-Signatur
Eine E-Mail-Signatur wird in den Einstellungen jeweils zu Angeboten und Rechnungen definiert. 
Hier können Variablen genutzt werden.

In den Einstellungen unter "Erweiterungen" kann CardDAV aktiviert bzw. deaktiviert werden.

CardDAV ermöglicht das Abrufen der Business-Kontaktdaten zu Firmen, Personal und Kontaktpersonen aus MOCO. Die Daten werden dabei zentral in MOCO verwaltet und auf den Geräten, auf denen die Kontakte hinzugefügt wurden, synchronisiert angezeigt.

» Weitere Infos hier im Kapitel Kontaktverwaltung
» Infos zur Aktivierung

Mit dieser MOCO-Erweiterung, wird beim Anlegen einer neuen Firma das Formular automatisch ausgefüllt. Voraussetzung ist ein Google-Account (Persönliches Konto oder Geschäftskonto).

So aktiviert man die Firmensuche
1. In den Einstellungen unter "Erweiterungen" > "Google Places" aktivieren
2. Auf der Google Cloud Platform registrieren
3. Places API aktivieren
4. Den API-Schlüssel in MOCO eingeben
5. Maps Java Script API aktivieren

Kosten
MOCO stellt die Integration kostenlos zur Verfügung.
Der Google Service ist kostenpflichtig. Für die Anlegung einer Firma werden im Hintergrund mehrere Suchversvollständigungs-Anfragen abgesetzt, da die Suche kontinuierlich eingeschränkt wird. Erfahrungsgemäss belaufen sich die Kosten hier auf 2 bis 5 Cents bis zum Abschluss der Vervollständigung. D.h. mit weniger als einem Euro/Monat können so ca. 20-40 Neukunden anlegen werden. Neu registriert erhält man 300 Dollar Guthaben, das in der Regel mehrere Monate vorhält. (Stand April 2020).
Da sich die Preise von Google ändern können, empfehlen wir, die Kosten gerade zu Beginn im Auge zu halten.