Arbeitszeiterfassung

Erfassung (Start, Ende, Pausen)

Die Arbeitszeiterfassung kann zusätzlich aktiviert werden. Sie ist unabhängig von der regulären (Projekt-)Zeiterfassung – und für Unternehmen gedacht, die gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind, Arbeitsstart, -ende sowie längere Pausen zu erfassen.

Die mitlaufende Arbeitszeit hilft ausserdem bei der Orientierung, wie lange eine Aufgabe gedauert hat bzw. wieviele Projektstunden für den Tag erfasst werden sollten.

In der regulären Zeiterfassung wird eine neue Zeile "Arbeitsbeginn" & "Arbeitsende" oberhalb des Eingabeformulars eingeblendet (1). Beim Klick darauf öffnet sich das Popup zur Erfassung der Arbeitseinheiten (2). Die Pausen werden automatisch berechnet.


Aktivierung für einzelne Mitarbeiter Die Arbeitszeiterfassung kann mit Zugriffsrechten auf "Personal" beim Mitarbeiter im Formular aktiviert werden.
Aktivierung für alle Wählt man die Arbeitszeiterfassung als Basis für den Soll-Ist-Vergleich (Einstellungen > Zeiterfassung), wird diese automatisch für alle Mitarbeiter aktiviert.

Standardwerte hinterlegen

Bei geregelten Arbeitszeiten erleichtert die Voreinstellung die Arbeitszeiterfassung erheblich. Es wird dann nur noch punktuell nachjustiert. Für andere Vorlieben bietet sich beispielsweise auch eine automatische Erfassung via NFC/RFID-Tag an.

Voreinstellung im Profil
In den Profileinstellungen (1) lässt sich unter "Arbeitszeiten" die Arbeitszeit von Montag bis Freitag hinterlegen.
Arbeitszeiterfassung Standardwerte eintragen

MOCO trägt dann für dich ein
MOCO bietet die vordefinierten Zeiten über einen blauen Link bei der Arbeitszeiterfassung an. Wählt man in den Einstellungen die Checkbox "Arbeitszeiten täglich automatisch eintragen" aus (2), wird diese täglich kurz nach Anbruch des neuen Tages eingetragen – und steht bei Arbeitsstart zum Auffüllen mit Projektstunden bereit.

Homeoffice

Die Arbeitszeiterfassung beinhaltet auch eine Option zur Dokumentation von Homeoffice-Tagen.

Homeoffice dokumentieren

Dokumentation ausdrucken bzw. exportieren:


Unter "Arbeitszeiten" werden die Homeoffice-Tage in einer Extra-Spalte angezeigt. Im  dortigen PDF-Auszug gibt es ebenso die neue Spalte "Homeoffice".

software homeoffice dokumentieren

Im Soll-Ist Export gibt es ebenso eine Spalte "Homeoffice". Pro Tag & Person unter "Soll-Ist" bei der Person. Pro Monat und Person unter "Berichte" > "Personal".

Button, Mobile App, Check-In (NFC, RFID, Wifi)

Physischer Button

Die Arbeitszeit kann auch mittels eines Buttons erfasst werden. Das funktioniert einfach und ohne Programmierkenntnisse. Wir zeigen das mit dieser Case-Study: "Push the button" – Arbeitszeiterfassung made easy – mit MOCO & Flic.

Mobile App

Über die kostenlose Android und iPhone MOCO MobileApp kann neben der Projektzeit auch die Arbeitszeit erfasst werden.

Automatisieren

Die iPhone-App lässt sich mit der "Kurzbefehle"-App von Apple kombinieren. MOCO bietet zwei Aktionen für die Automatisierung an: Check-in ("Einstempeln" für eine neue Arbeitsphase) &  Check-out ("Ausstempeln" zum Beenden einer laufenden Arbeitsphase). So lassen sich verschiedene Automatisierungen erstellen.

3 Beispiele für die individuelle Automatisierung
  • Check-in bei Ankunft an einem definierten Ort (Check-out analog)
  • Check-in bei Verbindung mit einem definierten Wifi
  • Check-in bei Berühren eine RFID/NFC-Tags (Aufkleber, an diversen Orten  wie z. B. Schreibtisch oder Eingangstür platzierbar.
Mit dem Upgrade auf iOS 13 können alle iPhone 7 und höher NFC-Tags lesen und schreiben.
Das iPhone ist mit allen NFC Forum-Chips von Typ 1 bis 5 kompatibel, einschließlich: NTAG®, ICODE®, FeliCa™, MIFARE® (Desfire, Plus, Ultralight).

automatischer check-in arbeitszeiterfassung ios


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Für weitere Optionen kann die API oder die Zapier-Action "Record Presence" genutzt werden.

Übersicht, Auszug, Exporte

Arbeitszeiterfassung für Agenturen



Neben der Erfassungsmöglichkeit der Arbeitszeiten unter "Zeiterfassung" – steht der Person unter dem Menüpunkt "Arbeitszeiten" (1) eine Übersicht & ein Auszug zur Verfügung.
  • Filterbar nach Zeitraum
  • Abwesenheit und Homeoffice ist nachvollziehbar.
  • Einträge können hier noch bearbeitet werden.
  • Es kann ein Auszug als PDF (Übersicht analog Webansicht), csv oder xls-Datei (Auflistung der einzelnen Arbeitsslots) erstellt werden. (2)
Als Personalverantwortliche/r hat man diese Übersicht und Auszugsmöglichkeit unter "Personal" bei der Person gespiegelt.

Ebenso sind die Arbeitszeiten Teil des Soll-Ist-Exports pro Person und Tag (bei der Person unter "Soll-Ist" (3) und pro Person und Monat unter "Berichte" > "Personal" (4))

Eigene Felder, die für den Stundenauszug gewählt wurden, werden auch auf diesem Auszug für die Arbeitszeiten angezeigt.

Arbeitszeit mit Projektstunden auffüllen

  • Mit einem neuen Zeiteintrag die bestehende Arbeitszeitsumme auffüllen.
  • Bestehende Projektzeiteinträge abgleichen.

Tipp für Accounts die eine automatische 15 oder 5 Minuten-Rundung der Projekt-Zeiteinträge aktiviert haben
Grundsätzlich ist eine kleine Abweichung der Arbeitszeit kein Problem. Möchte man jedoch jegliche Abweichung verhindern, empfehlen wir, die Arbeitszeit auch entsprechend in Viertelstunden oder 5 Min-Schritten zu erfassen.

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