Abwesenheiten / Urlaub

Abwesenheiten aller Art

Abwesenheiten werden mit entsprechenden Rechten unter "Planung" eingetragen. Urlaub kann alternativ auch im Urlaubskonto (Unter "Personal" bei der Person) oder im eigenen Profil erfasst werden (direkt oder als Antrag – je nach Einstellungen).

Abwesenheiten in der Einsatzplanung

1) "Abwesenheiten" wählen 2) Nach Klick auf den Tag öffnet das Abwesenheitsfenster 3) Urlaubsanträge werden blau angezeigt 4) Feiertage für das gesamte Personal wird über den Serieneintarg rechts oben eingetragen.

"Echte" Abwesenheiten

★  Feiertag 
   Urlaub
K    Krankheit (Benutzer sehen den Hinweis auf Krankheit nur, wenn sie "Personal"-Zugriffsrechte haben)
X    Neutrale Abwesenheit z.B. für Berufsschule, Vaterschaft, Umzugstag etc. Mit Rechtsklick auf den Eintrag kann ein Icon sowie ein Kommentar vergeben werden.

An Tagen mit diesem Eintrag hat der Mitarbeiter keine Stunden zu leisten (Die über das Wochenmodell hinterlegten Sollstunden werden negiert).

Nicht planbar

 /  Nicht planbar (schraffiert) kommt zum Einsatz bei Kompensation (Abbau von Überstunden) oder Markierung bei Tausch eines freien Tages, der über das Wochenmodell festgelegt ist.

Das hinterlegtes Soll ist weiterhin gültig. 

Andere/längere Abwesenheiten

Für z.B. Mutterschutz/Elternzeit kann man das Soll-Wochenmodell pausieren oder für diesen Zeitraum ein Wochenmodell mit 0-0-0-0-0 erfassen.

Stundenweise Abwesenheiten z.B. Arztbesuche

Toleriert aber der Arbeitgeber stundenweise Abwesenheiten innerhalb der Arbeitszeit – z.B. einen Arztbesuch – kannst du solche krankheitsbedingten Abwesenheitszeiten auf ein vorab angelegtes internes Projekt "Abwesenheiten" mit Leistungen wie z.B. "Arztbesuch", "Covid-Testroutine", "Kundenevent" etc. buchen lassen. 

Anzeige der Planung im externen Kalender – z.B. Google Kalender


Feiertage

Für den jährlichen Eintrag von Feiertagen für das ganze Unternehmen bietet MOCO eine Vorlage an (1).
Im Falle einer neu erfassten Person im laufenden Betrieb, können die Feiertage ebenso aus der Vorlage oder alternativ auch von einer anderen Person übernommen werden (2). Letzteres kann vor allem bei unterschiedlichen Feiertagen je Land, Stadt nützlich sein.

Feiertage gesammelt eintragen


Zusätzlich lassen sich Feiertage auch direkt unter "Soll-Ist" über einen blauen Link (3) eintragen.

Übersicht zu Feiertagen je Land/Bundesland
Deutschland: https://www.timeanddate.de/feiertage/deutschland/2021?hol=1
Schweiz: https://www.timeanddate.de/feiertage/schweiz/2021?hol=4194329
Österreich: https://www.timeanddate.de/feiertage/oesterreich/2021?hol=1
Oben kann nach Jahr, Land und Art der Feiertage gefiltert werden.

Feiertage fair eintragen?

Arbeiten manche Personen Teilzeit gibt es ab und an Diskussionen zu Feiertagen.
Es gibt hier zwei Modelle, die in der Praxis Verwendung finden:

1. Nur Anspruch auf Feiertage wenn sie tatsächlich anfallen
Der Mitarbeiter hat ein genau definiertes Pensum mit regelmässigen Arbeitstagen. Bei Feiertagen, die nicht in das definierte Pensum fallen, besteht kein Anspruch auf Entschädigung. Im schlechtesten Falle hat der Mitarbeiter "Pech gehabt".
> Feiertage für alle regulär mit dem Sternsymbol eintragen

2. Feiertage proportional zum Pensum
Gibt es in einem Jahr zehn Feiertage bei einem 50 %-Pensum ergeben einen Anspruch von fünf bezahlten Tagen. Dieses Modell wird von Teilzeitmitarbeitern in der Regel als gerechter empfunden.
> Man trägt hier im Urlaubskonto ein zusätzliches Guthaben von 5 Tagen ein und nutzt statt dem offiziellen Feiertagssymbol das Urlaubssymbol.

Urlaubsmodell

In den Einstellungen unter "Planung" kann das Urlaubsmodell "Stundengenau" oder "Tagesgenau"(Standard) gewählt werden. 
Urlaubsmodell stundengenau oder tagesgenau

Tagesgenau wählen wenn alle Mitarbeiter Vollzeit arbeiten oder alle dieselben Tagesstunden haben.
Stundengenau wählen wenn einige Teilzeitmitarbeiter mit unterschiedlichen Tagesstunden beschäftigt sind.
Das Praxisbeispiel zeigt den Unterschied plakativ auf und kann als Entscheidungshilfe dienen 

Tagesgenau

→ Vorteil Einfach nachvollziehbar (WYSIWYG).
→ Nachteil Es kann zu Diskussionen kommen. Teilzeitmitarbeiter können sich benachteiligt fühlen oder nehmen öfter Tage mit den meisten Sollstunden frei.

Stundengenau

→ Vorteil Fair für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
→ Nachteil Mitdenken vor allem beim unterjährigen Wechsel des Pensums ist gefragt.

Urlaubskonto

Das Urlaubskonto zu jeder Person befindet sich unter "Personal" > Person wählen > "Urlaub". Durch die Schnellwahl "Nächste Person" rechts oben kann schnell ins Urlaubskonto einer anderen Person gewechselt werden.

Urlaubsguthaben eintragen

Urlaubsanspruch sowie Sonderguthaben (z.B. für Umzug oder Hochzeit) werden hier im Urlaubskonto erfasst nachdem das Soll hinterlegt wurde.
 VIDEO anschauen

Bei Wahl des Urlaubsmodells "Stundengenau"

Gewöhnlich nimmt ein Mitarbeiter ganze und halbe Tage Urlaub. Auch MOCO zeigt das Urlaubsguthaben in Tagen an. Urlaubseinträge ziehen nur die Stunden ab, die im Wochenmodell für den entsprechenden Wochentag hinterlegt wurden. Das garantiert, dass auch bei Teilzeitmitarbeitern mit unterschiedlichen Sollstunden pro Tag der Urlaub fair gehandhabt wird.
Ferienkonto-Urlaubsguthaben


Massgeblich für die Anzeige in Tagen ist die gesetzte Basis (1).

Standardbeispiel
Irene arbeitet 100 % / 40 h und hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 8
> Basis für Anzeige in Tagen: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 8 h

Teilzeit: gleiche Stunden pro Tag
Mirko arbeitet 80 % / 32 h verteilt auf 5 Tage = 6.4 h pro Tag. Er hat hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4
> Basis für Anzeige in Tagen:: 6.4 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 6.4 h

Teilzeit: Freitag frei
Stefan arbeitet 80 % / 32 h. Am Freitag hat er frei. 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 0
> Basis für Anzeige in Tagen: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 20 Tage à 8 h
Hinweis: Mit den 0,8 x 25 Tagen = 20 Tage Urlaubsguthaben kann Stefan 5 volle Wochen Urlaub nehmen.

Teilzeit: unterschiedliche Stunden pro Tag
Iris arbeitet 85 % / 34 h. Am Montag 2 h und Dienstag bis Freitag je 8 h. Sie hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 2 – 8 – 8 – 8 – 8
> Basis für Anzeige in Tagen: 6.8 h (Durchschnitt pro Tag)
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 6.8 h
Hinweis: Das Urlaubskonto wird zwangsweise "krumme Tage" ausweisen. Das ist im Sinne der Gleichbehandlung.
Denn würde man bei einem Tag Eintrag 1 Tag abziehen – egal um wieviele Stunden Soll es geht, hat immer eine Seite einen Nachteil:
Der Mitarbeiter kommt zu kurz wenn er am Montag Urlaub nimmt. Für den Arbeitgeber ist es nachteilig, wenn er vorrangig zwischen Dienstag und Freitag frei nimmt.


Wir empfehlen das auch so dem betreffenden Mitarbeiter zu kommunizieren:
Mit dieser Berechnung kann es zu keiner Benachteiligung von Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer kommen.

Ansprüche wie z.B. Vaterschaftsurlaub

Bei Bedarf können auch weitere Guthaben erfasst werden wie z.B. Umzugstage, Vaterschaftsurlaub etc. Für längere Abwesenheiten bietet es sich an, das Soll-Wochenmodell entsprechend zu pausieren oder ein Wochenmodell mit "0-0-0-0-0" (Bei 0 Stunden zeigt MOCO eine Abwesenheit an) für den betreffenden Zeitraum zu definieren.

Urlaubsübertrag ins Folgejahr

Ab 1. Januar bis März bietet MOCO über einen kleinen blauen Link an, den Resturlaub automatisch in das nächste Jahr zu übertragen. Für einen manuellen Übertrag zieht man die Resttage im aktuellen Jahr ab und schreibt sie dem neuen Jahr gut.
Jahreswechsel Urlaubsguthaben Resttage Übertrag

Urlaubsantrag

Ist im Account das selbstständige Eintragen und Löschen von Abwesenheiten nicht erlaubt » Einstellung , kommt der Urlaubsantrag zum Einsatz:

1. Der Mitarbeiter reicht den Urlaubsantrag über das eigene Profil ein.
2. Der Antrag wird von einer Person mit Zugriffsrechten auf "Personal" genehmigt oder abgelehnt.
3. Bei Genehmigung oder Ablehnung wird der/die Antragsteller/in benachrichtigt.

1. Urlaubsantrag einreichen
Im Profil unter "Urlaub" (1, 2) die Wunschtage auswählen (3) und über den blauen Button bestätigen (4).
Jetzt noch den Ansprechpartner für die Benachrichtigung wählen (MOCO schlägt diesen das nächste Mal direkt vor), einen Kommentar eingeben (optional) und den Antrag abschicken.

Urlaubsantrag MOCO



2. Urlaubsantrag genehmigen/ablehnen
Sobald ein Antrag eines Mitarbeiters eingegangen ist, macht der Menüpunkt "Personal" darauf aufmerksam (1). Der blaue Hinweis verlinkt direkt auf "Urlaubsanträgen". Dort kann ein Personalverantwortlicher direkt in der Liste den Antrag genehmigen, ablehnen (rechts über das Dropdown  (2)).

urlaubsantrag genehmigen


Antrag genauer prüfen
Für die Detailansicht in der Liste "Bearbeiten" wählen
  • Alle Tage sind einzeln gelistet und können einzeln gelöscht oder ersetzt werden (z.B. bei Krankheit) (1). Die Person wird dazu benachrichtigt.
  • Der Rest des Urlaubsguthabens wird angezeigt.
  • Der Link zur Planung (2) ermöglicht es, direkt in diesen Zeitraum zu springen, um zu überblicken welche Überschneidungen es mit Abwesenheiten anderer Personen gibt.
  • Der Bereich "Notizen & Dateien" zeichnet die Historie auf. Es kann darüber auch mit @name kommuniziert werden. Zum Beispiel wenn ein Antrag geändert werden soll/muss.
urlaubsantrag ändern


3. Mitarbeiter wird benachrichtigt
Der betreffende Mitarbeiter wird über den genehmigten oder abgelehnten Antrag informiert (Benachrichtigung/E-Mail je nach Einstellungen). Für das Unternehmen sind Anträge und Genehmigungen weiterhin unter "Personal" nachvollziehbar.

Nachvollziehbarkeit im Urlaubskonto
Alle Anträge sind im persönlichen Urlaubskonto nachvollziehbar (Unter "Personal" bei der Person > "Urlaub" – analog für den Mitarbeiter in seinem Profilbereich)

Einzelne Tage ändern oder löschen – oder ganzen Antrag löschen
Genehmigte Anträge lassen sich nur mit Personal-Zugriffsrechten (unter "Personal") löschen. Dazu beim gelisteten Antrag rechts über das Dropdown "Löschen" wählen. Auf der Detailansicht  unter "Bearbeiten" können auch nur einzelne Tage gelöscht oder ersetzt werden.

Urlaubsübersicht über alle Mitarbeiter

Unter "Planung"
Das gesamte Personal ist übereinander aufgelistet ist. So erkennt man schnell welche Urlaube sich überschneiden. Anträge sind blau eingefärbt.

Im übergreifenden Personalbericht
gibt es zusätzlich eine kompakte Jahresübersicht:
Urlaubsübersicht über alle Mitarbeiter

Externe Anzeige
Die Abwesenheiten aller Mitarbeiter kann man sich auch extern im Kalender anzeigen lassen.

Homeoffice


Exporte

Abwesenheit pro Person und Tag:
Berichte > Planung > Export oben rechts "Abwesenheiten".

Homeoffice: Unter Personal bei der Person > "Arbeitszeiterfassung" > Auszug (PDF, Excel). Im Soll-Ist Export gibt es ebenso eine Spalte "Homeoffice".
Alle Infos zu Homeoffice

Pro Tag & Person unter "Soll-Ist" bei der Person.

Pro Monat & Person unter "Berichte" > "Personal" > Export "Soll-Ist & Verrechenbarkeit"

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