Abwesenheiten / Urlaub
Abwesenheiten aller Art | Feiertage | Urlaubsmodell | Urlaubskonto | Urlaubsantrag | Urlaubsübersicht über alle Mitarbeiter | Homeoffice | ExporteAbwesenheiten aller Art
Abwesenheiten werden mit entsprechenden Rechten unter "Planung" eingetragen. Urlaub kann alternativ auch im Urlaubskonto (Unter "Personal" bei der Person) oder im eigenen Profil erfasst werden (direkt oder als Antrag – je nach Einstellungen).
1) "Abwesenheiten" wählen 2) Nach Klick auf den Tag öffnet sich die Abwesenheitswahl 3) Urlaubsanträge werden blau angezeigt 4) Feiertage für das gesamte Personal wird über den Serieneintrag rechts oben eingetragen.
An Tagen mit folgenden eingetragenen Abwesenheiten hat der Mitarbeiter keine Stunden zu leisten (Die über das Wochenmodell hinterlegten Sollstunden werden neutralisiert).
Feiertag
Urlaub
(Sonnenschirm)
Urlaubsmodell, Urlaubskonto, Sonderurlaub, Urlaubsantrag
Urlaubsmodell, Urlaubskonto, Sonderurlaub, Urlaubsantrag
Krankheit
(K)
Benutzer sehen den Hinweis auf Krankheit nur, wenn sie "Personal"-Zugriffsrechte haben.
Abwesenheit, weil das Kind krank ist: Krankheit + Symbol Kinderwagen nutzen.
Benutzer sehen den Hinweis auf Krankheit nur, wenn sie "Personal"-Zugriffsrechte haben.
Abwesenheit, weil das Kind krank ist: Krankheit + Symbol Kinderwagen nutzen.
Neutrale Abwesenheit
(X )
Z.B. für Berufsschule, Vaterschaft, Umzugstag etc. Mit Rechtsklick auf den Eintrag kann ein Icon sowie ein Kommentar vergeben werden.
Z.B. für Berufsschule, Vaterschaft, Umzugstag etc. Mit Rechtsklick auf den Eintrag kann ein Icon sowie ein Kommentar vergeben werden.
Nicht planbar
(Schraffiert)
"Nicht planbar" ist eine rein informative Markierung. Das hinterlegte Soll ist weiterhin gültig. Mitarbeitende können diese informative Abwesenheit deshalb selbst eintragen.
"Nicht planbar" ist eine rein informative Markierung. Das hinterlegte Soll ist weiterhin gültig. Mitarbeitende können diese informative Abwesenheit deshalb selbst eintragen.
Beispiele für den Einsatz
a) Kompensation (Abbau) von Überstunden: Anke hat am Montag 8 h zu leisten (8 Sollstunden = -8 h). Da sie 20 Überstunden (+20) angesammelt hat, kompensiert sie am Montag. Sie trägt "nicht planbar" ein. Da sie am Montag dann die 8 h nicht leistet, reduzieren sich die Überstunden um diese zu leistenden 8 h und sie steht am Montag Abend bei 12 Überstunden (20 -8 = 12 Überstunden).
b) Markierung bei Tausch eines freien Tages, der über das Wochenmodell festgelegt ist.
c) Homeoffice Workaround: Nicht planbar kann in Kombination mit Kommentar/Haus-Icon kann ein HomeOffice kennzeichnen
b) Markierung bei Tausch eines freien Tages, der über das Wochenmodell festgelegt ist.
c) Homeoffice Workaround: Nicht planbar kann in Kombination mit Kommentar/Haus-Icon kann ein HomeOffice kennzeichnen
Diverse/längere Abwesenheiten
Für z.B. Mutterschutz/Elternzeit kann man das Soll-Wochenmodell pausieren oder für diesen Zeitraum ein Wochenmodell mit 0-0-0-0-0 erfassen.
Stundenweise Abwesenheiten z.B. Arztbesuche
Wenn es um stundenweise Abwesenheiten geht, die innerhalb der Arbeitszeit toleriert werden (wie z.B. ein Arztbesuche oder Kundenevents), empfehlen wir, dafür ein internes Projekt" Abwesenheiten" anzulegen. Auf dieses wird dann die Zeit gebucht und ist auch auswertbar.
Dieses Projekt kann dann auch bei Bedarf mit 1-2 h in die Planung gelegt werden.
Anzeige der Planung im externen Kalender – z.B. Google Kalender
Feiertage
Für den jährlichen Eintrag von Feiertagen für das ganze Unternehmen bietet MOCO eine Vorlage an (1).
Im Falle einer neu erfassten Person im laufenden Betrieb, können die Feiertage ebenso aus der Vorlage oder alternativ auch von einer anderen Person übernommen werden (2). Letzteres kann vor allem bei unterschiedlichen Feiertagen je Land, Stadt nützlich sein.
Zusätzlich lassen sich Feiertage auch direkt unter "Soll-Ist" über einen blauen Link (3) eintragen.
Übersicht zu Feiertagen je Land/Bundesland
Deutschland: https://www.timeanddate.de/feiertage/deutschland/2023
Schweiz: https://www.timeanddate.de/feiertage/schweiz/2023
Österreich: https://www.timeanddate.de/feiertage/oesterreich/2023
Oben kann nach Jahr, Land und Art der Feiertage gefiltert werden.
Im Falle einer neu erfassten Person im laufenden Betrieb, können die Feiertage ebenso aus der Vorlage oder alternativ auch von einer anderen Person übernommen werden (2). Letzteres kann vor allem bei unterschiedlichen Feiertagen je Land, Stadt nützlich sein.
Zusätzlich lassen sich Feiertage auch direkt unter "Soll-Ist" über einen blauen Link (3) eintragen.
Übersicht zu Feiertagen je Land/Bundesland
Deutschland: https://www.timeanddate.de/feiertage/deutschland/2023
Schweiz: https://www.timeanddate.de/feiertage/schweiz/2023
Österreich: https://www.timeanddate.de/feiertage/oesterreich/2023
Oben kann nach Jahr, Land und Art der Feiertage gefiltert werden.
Feiertage fair eintragen?
Arbeiten manche Personen Teilzeit gibt es ab und an Diskussionen zu Feiertagen.
Es gibt hier zwei Modelle, die in der Praxis Verwendung finden:
1. Nur Anspruch auf Feiertage wenn sie tatsächlich anfallen
Der Mitarbeiter hat ein genau definiertes Pensum mit regelmässigen Arbeitstagen. Bei Feiertagen, die nicht in das definierte Pensum fallen, besteht kein Anspruch auf Entschädigung. Im schlechtesten Falle hat der Mitarbeiter "Pech gehabt".
> Feiertage für alle regulär mit dem Sternsymbol eintragen
2. Feiertage proportional zum Pensum
Gibt es in einem Jahr zehn Feiertage bei einem 50 %-Pensum ergeben einen Anspruch von fünf bezahlten Tagen. Dieses Modell wird von Teilzeitmitarbeitern in der Regel als gerechter empfunden.
> Man trägt hier im Urlaubskonto ein zusätzliches Guthaben von 5 Tagen ein und nutzt statt dem offiziellen Feiertagssymbol das Urlaubssymbol.
Es gibt hier zwei Modelle, die in der Praxis Verwendung finden:
1. Nur Anspruch auf Feiertage wenn sie tatsächlich anfallen
Der Mitarbeiter hat ein genau definiertes Pensum mit regelmässigen Arbeitstagen. Bei Feiertagen, die nicht in das definierte Pensum fallen, besteht kein Anspruch auf Entschädigung. Im schlechtesten Falle hat der Mitarbeiter "Pech gehabt".
> Feiertage für alle regulär mit dem Sternsymbol eintragen
2. Feiertage proportional zum Pensum
Gibt es in einem Jahr zehn Feiertage bei einem 50 %-Pensum ergeben einen Anspruch von fünf bezahlten Tagen. Dieses Modell wird von Teilzeitmitarbeitern in der Regel als gerechter empfunden.
> Man trägt hier im Urlaubskonto ein zusätzliches Guthaben von 5 Tagen ein und nutzt statt dem offiziellen Feiertagssymbol das Urlaubssymbol.
Urlaubsmodell
In den Einstellungen unter "Planung" kann das Urlaubsmodell "Stundengenau" oder "Tagesgenau"(Standard) gewählt werden.
Tagesgenau wählen wenn alle Mitarbeiter Vollzeit arbeiten oder alle dieselben Tagesstunden haben.
Stundengenau wählen wenn einige Teilzeitmitarbeiter mit unterschiedlichen Tagesstunden beschäftigt sind.
Das Praxisbeispiel zeigt den Unterschied plakativ auf und kann als Entscheidungshilfe dienen
Stundengenau wählen wenn einige Teilzeitmitarbeiter mit unterschiedlichen Tagesstunden beschäftigt sind.
Das Praxisbeispiel zeigt den Unterschied plakativ auf und kann als Entscheidungshilfe dienen
Tagesgenau
→ Vorteil Einfach nachvollziehbar (WYSIWYG).
→ Nachteil Es kann zu Diskussionen kommen. Teilzeitmitarbeiter können sich benachteiligt fühlen oder nehmen öfter Tage mit den meisten Sollstunden frei.
→ Nachteil Es kann zu Diskussionen kommen. Teilzeitmitarbeiter können sich benachteiligt fühlen oder nehmen öfter Tage mit den meisten Sollstunden frei.
Stundengenau
→ Vorteil Fair für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
→ Nachteil Mitdenken vor allem beim unterjährigen Wechsel des Pensums ist gefragt.
Urlaubskonto
Das Urlaubskonto zu jeder Person befindet sich unter "Personal" > Person wählen > "Urlaub" (1). Durch die Schnellwahl "Nächste Person" rechts oben kann schnell ins Urlaubskonto einer anderen Person gewechselt werden.
Urlaubsguthaben eintragen
Urlaubsanspruch sowie Sonderguthaben (z.B. für Umzug oder Hochzeit) werden hier im Urlaubskonto erfasst nachdem das Soll hinterlegt wurde.
→ VIDEO anschauen
→ VIDEO anschauen
Bei Wahl des Urlaubsmodells "Stundengenau"
Gewöhnlich nimmt ein Mitarbeiter ganze und halbe Tage Urlaub. Auch MOCO zeigt das Urlaubsguthaben in Tagen an. Urlaubseinträge ziehen nur die Stunden ab, die im Wochenmodell für den entsprechenden Wochentag hinterlegt wurden. Das garantiert, dass auch bei Teilzeitmitarbeitern mit unterschiedlichen Sollstunden pro Tag der Urlaub fair gehandhabt wird. Genauere Infos zu Urlaubsmodell stundengenau vs. tagesgenau
Massgebend für die Anzeige in Tagen ist die gesetzte Basis (2).
Standardbeispiel
Irene arbeitet 100 % / 40 h und hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 8
> Basis für Anzeige in Tagen: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 8 h
Teilzeit: gleiche Stunden pro Tag
Mirko arbeitet 80 % / 32 h verteilt auf 5 Tage = 6.4 h pro Tag. Er hat hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4
> Basis für Anzeige in Tagen:: 6.4 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 6.4 h
Teilzeit: Freitag frei
Stefan arbeitet 80 % / 32 h. Am Freitag hat er frei. 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 0
> Basis für Anzeige in Tagen: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 20 Tage à 8 h
Hinweis: Mit den 0,8 x 25 Tagen = 20 Tage Urlaubsguthaben kann Stefan 5 volle Wochen Urlaub nehmen.
Teilzeit: unterschiedliche Stunden pro Tag
Iris arbeitet 85 % / 34 h. Am Montag 2 h und Dienstag bis Freitag je 8 h. Sie hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 2 – 8 – 8 – 8 – 8
> Basis für Anzeige in Tagen: 6.8 h (Durchschnitt pro Tag)
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 6.8 h
Hinweis: Das Urlaubskonto wird zwangsweise "krumme Tage" ausweisen. Das ist im Sinne der Gleichbehandlung.
Denn würde man bei einem Tag Eintrag 1 Tag abziehen – egal um wieviele Stunden Soll es geht, hat immer eine Seite einen Nachteil:
Der Mitarbeiter kommt zu kurz wenn er am Montag Urlaub nimmt. Für den Arbeitgeber ist es nachteilig, wenn er vorrangig zwischen Dienstag und Freitag frei nimmt.
Wir empfehlen das auch so dem betreffenden Mitarbeiter zu kommunizieren:
Mit dieser Berechnung kann es zu keiner Benachteiligung von Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer kommen.
Massgebend für die Anzeige in Tagen ist die gesetzte Basis (2).
1) Urlaubskonto unter Personal bei der Person, 2) Basis wählen, wenn das Urlaubsmodell stundengenau gewählt ist, 3) Link für den vereinfachten Übertrag, der um den Jahreswechsel angeboten wird, 4) Auflistung der Urlaubsanträge (Für Änderungen oder Löschung bearbeitbar)
Standardbeispiel
Irene arbeitet 100 % / 40 h und hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 8
> Basis für Anzeige in Tagen: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 8 h
Teilzeit: gleiche Stunden pro Tag
Mirko arbeitet 80 % / 32 h verteilt auf 5 Tage = 6.4 h pro Tag. Er hat hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4
> Basis für Anzeige in Tagen:: 6.4 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 6.4 h
Teilzeit: Freitag frei
Stefan arbeitet 80 % / 32 h. Am Freitag hat er frei. 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 0
> Basis für Anzeige in Tagen: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 20 Tage à 8 h
Hinweis: Mit den 0,8 x 25 Tagen = 20 Tage Urlaubsguthaben kann Stefan 5 volle Wochen Urlaub nehmen.
Teilzeit: unterschiedliche Stunden pro Tag
Iris arbeitet 85 % / 34 h. Am Montag 2 h und Dienstag bis Freitag je 8 h. Sie hat 25 Tage Urlaubsanspruch.
> Wochenmodell: 2 – 8 – 8 – 8 – 8
> Basis für Anzeige in Tagen: 6.8 h (Durchschnitt pro Tag)
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage à 6.8 h
Hinweis: Das Urlaubskonto wird zwangsweise "krumme Tage" ausweisen. Das ist im Sinne der Gleichbehandlung.
Denn würde man bei einem Tag Eintrag 1 Tag abziehen – egal um wieviele Stunden Soll es geht, hat immer eine Seite einen Nachteil:
Der Mitarbeiter kommt zu kurz wenn er am Montag Urlaub nimmt. Für den Arbeitgeber ist es nachteilig, wenn er vorrangig zwischen Dienstag und Freitag frei nimmt.
Wir empfehlen das auch so dem betreffenden Mitarbeiter zu kommunizieren:
Mit dieser Berechnung kann es zu keiner Benachteiligung von Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer kommen.
Ansprüche wie z.B. Vaterschaftsurlaub
Bei Bedarf können auch weitere Guthaben erfasst werden wie z.B. Umzugstage, Vaterschaftsurlaub etc. Für längere Abwesenheiten bietet es sich an, das Soll-Wochenmodell entsprechend zu pausieren oder ein Wochenmodell mit "0-0-0-0-0" (Bei 0 Stunden zeigt MOCO eine Abwesenheit an) für den betreffenden Zeitraum zu definieren.
Urlaubsübertrag ins Folgejahr
In MOCO kannst du den automatischen Übertrag mit einem Klick pro Person oder über alle Personen machen (4). Für einen manuellen Übertrag ziehst du die Resttage im aktuellen Jahr ab und schreibt sie dem neuen Jahr gut. Das Jahresguthaben kann über das Dropdown ins nächste Jahr kopiert werden.
Alle Infos zum Jahreswechsel haben wir hier zusammengestellt.
Alle Infos zum Jahreswechsel haben wir hier zusammengestellt.
Urlaubsantrag
Ist im Account das selbstständige Eintragen und Löschen von Abwesenheiten nicht erlaubt » Einstellung , kommt der Urlaubsantrag zum Einsatz:
1. Der Mitarbeiter reicht den Urlaubsantrag über das eigene Profil ein.
2. Der Antrag wird von einer Person mit Zugriffsrechten auf "Personal" genehmigt oder abgelehnt.
3. Bei Genehmigung oder Ablehnung wird der/die Antragsteller/in benachrichtigt.
2. Der Antrag wird von einer Person mit Zugriffsrechten auf "Personal" genehmigt oder abgelehnt.
3. Bei Genehmigung oder Ablehnung wird der/die Antragsteller/in benachrichtigt.
1. Urlaubsantrag einreichen
Im Profil unter "Urlaub" (1, 2) die Wunschtage auswählen (3) und über den blauen Button bestätigen (4).
Jetzt noch den Ansprechpartner für die Benachrichtigung wählen (MOCO schlägt diesen das nächste Mal direkt vor), einen Kommentar eingeben (optional) und den Antrag abschicken.
Jetzt noch den Ansprechpartner für die Benachrichtigung wählen (MOCO schlägt diesen das nächste Mal direkt vor), einen Kommentar eingeben (optional) und den Antrag abschicken.
2. Urlaubsantrag genehmigen/ablehnen
Sobald ein Antrag eines Mitarbeiters eingegangen ist, macht der Menüpunkt "Personal" darauf aufmerksam (1). Der blaue Hinweis verlinkt direkt auf "Urlaubsanträgen". Dort kann ein Personalverantwortlicher direkt in der Liste den Antrag genehmigen, bearbeiten oder ablehnen (Dropdown rechts 2).
Antrag genauer prüfen
Für die Detailansicht in der Liste "Bearbeiten" wählen
- Alle Tage sind einzeln gelistet und können einzeln gelöscht oder ersetzt werden (z.B. bei Krankheit) (1). Die Person wird dazu benachrichtigt.
- Der Rest des Urlaubsguthabens wird angezeigt.
- Der Link zur Planung (2) ermöglicht es, direkt in diesen Zeitraum zu springen, um zu überblicken welche Überschneidungen es mit Abwesenheiten anderer Personen gibt.
- Der Bereich "Notizen & Dateien" zeichnet die Historie auf. Es kann darüber auch mit @name kommuniziert werden. Zum Beispiel wenn ein Antrag geändert werden soll/muss.
3. Person wird benachrichtigt
Der betreffende Mitarbeiter wird über den genehmigten oder abgelehnten Antrag informiert (Benachrichtigung/E-Mail je nach Einstellungen). Für das Unternehmen sind Anträge und Genehmigungen weiterhin unter "Personal" nachvollziehbar.
Nachvollziehbarkeit im Urlaubskonto
Alle Anträge sind im persönlichen Urlaubskonto nachvollziehbar (Unter "Personal" bei der Person > "Urlaub" – analog für den Mitarbeiter in seinem Profilbereich)
Alle Anträge sind im persönlichen Urlaubskonto nachvollziehbar (Unter "Personal" bei der Person > "Urlaub" – analog für den Mitarbeiter in seinem Profilbereich)
Urlaubsantrag ändern oder löschen
Genehmigte Anträge lassen sich nur mit Personal-Zugriffsrechten (unter "Personal") löschen. Dazu beim gelisteten Antrag rechts über das Dropdown "Löschen" wählen. Auf der Detailansicht unter "Bearbeiten" können auch nur einzelne Tage gelöscht oder ersetzt werden.
Urlaubsübersicht über alle Mitarbeiter
Unter "Planung"
Das gesamte Personal ist übereinander aufgelistet ist. So erkennt man schnell welche Urlaube sich überschneiden. Anträge sind blau eingefärbt.
Im übergreifenden Personalbericht
gibt es zusätzlich eine kompakte Jahresübersicht:
Das gesamte Personal ist übereinander aufgelistet ist. So erkennt man schnell welche Urlaube sich überschneiden. Anträge sind blau eingefärbt.
Im übergreifenden Personalbericht
gibt es zusätzlich eine kompakte Jahresübersicht:
Externe Anzeige
Die Abwesenheiten aller Mitarbeiter kann man sich auch extern im Kalender anzeigen lassen.
Die Abwesenheiten aller Mitarbeiter kann man sich auch extern im Kalender anzeigen lassen.
Homeoffice
Exporte
Abwesenheit pro Person und Tag:
Berichte > Planung > Export oben rechts "Abwesenheiten".
Homeoffice: Unter Personal bei der Person > "Arbeitszeiterfassung" > Auszug (PDF, Excel). Im Soll-Ist Export gibt es ebenso eine Spalte "Homeoffice".
Alle Infos zu Homeoffice
Pro Tag & Person unter "Soll-Ist" bei der Person.
Pro Monat & Person unter "Berichte" > "Personal" > Export "Soll-Ist & Verrechenbarkeit"
Berichte > Planung > Export oben rechts "Abwesenheiten".
Homeoffice: Unter Personal bei der Person > "Arbeitszeiterfassung" > Auszug (PDF, Excel). Im Soll-Ist Export gibt es ebenso eine Spalte "Homeoffice".
Alle Infos zu Homeoffice
Pro Tag & Person unter "Soll-Ist" bei der Person.
Pro Monat & Person unter "Berichte" > "Personal" > Export "Soll-Ist & Verrechenbarkeit"
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