Urlaub / Abwesenheiten

Abwesenheiten

Abwesenheiten werden mit entsprechenden Rechten unter "Planung" eingetragen – der Urlaub kann auch direkt im Urlaubskonto mit Jahreskalender (bei der Person unter "Personal") oder im eigenen Profil erfasst werden (direkt oder als Antrag – je nach Einstellungen).

Abwesenheiten in der Einsatzplanung

(1) Abwesenheiten (2) Beispieleintrag "Nicht planbar" mit Icon – z.B. bei Kompensation.



Abwesenheiten mit Sollstunden-Abzug
In der Planung wird oben links (1) eine Abwesenheit ausgewählt und mit Klick auf den Tag eingetragen.
★  Feiertag
   Urlaub (kann auch im Urlaubskonto eingetragen werden)
K    Krankheit (Benutzer sehen den Hinweis auf Krankheit nur, wenn sie "Personal"-Zugriffsrechte haben)
X    Neutrale Abwesenheit z.B. für Berufsschule, Vaterschaft, Umzugstag etc. Mit Rechtsklick auf den Eintrag kann ein Icon sowie ein Kommentar vergeben werden (2).

Abwesenheit ohne Sollstunden-Abzug
 /  Nicht planbar z.B. für Kompensationen (Abbau von Überstunden) oder Markierung bei Tausch eines freien Tages, der über das Wochenmodell festgelegt ist.

Andere/längere Abwesenheiten
Für z.B. Mutterschutz/Elternzeit kann man das Soll-Wochenmodell pausieren oder für diesen Zeitraum ein Wochenmodell mit 0-0-0-0-0 erfassen.

Halbe Tage oder Infos zu Eintrag
Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag lässt sich dieser auf einen halben Tag reduzieren und man kann eine genauere Info hinterlegen (2).

Feiertage für alle Mitarbeiter auf einen Schlag eintragen
Unter Planung oben rechts "Serie" werden Feiertage für die ganze Firma eingetragen.
Einzelne Abweichungen - z.B. halbe Tage justiert man danach in der Planung.

Anzeige der Planung im externen Kalender – z.B. Google Kalender
Alle Infos zum Export in einen externen Kalender

Urlaubskonto

Der Mitarbeiter hat einen Urlaubsanspruch auf die im Vertrag angegebenen Anzahl Tage.  Diesen trägt man beim Mitarbeiter im Urlaubskonto ein ("Personal" > Mitarbeiter > "Urlaub") nachdem das Soll hinterlegt wurde (1).
Auch zusätzliche Urlaubsansprüche – z.B. für einen Umzug oder eine Hochzeit werden hier erfasst.
Ferienkonto-Urlaubsguthaben

Urlaubsguthaben richtig erfassen

Gewöhnlich nimmt ein Mitarbeiter ganze und halbe Tage Urlaub. Auch MOCO zeigt das Urlaubsguthaben in Tagen an. Im Hintergrund basiert aber alles auf Stunden, damit Arbeitsmodell und Urlaub übereinstimmen. Wird ein Tag Urlaub in der "Planung" eingetragen, zieht es nur die Stunden ab, die im Wochenmodell an diesem Tag hinterlegt wurden und zeigt diese auch im Urlaubskonto an (4). Das garantiert, dass auch bei Teilzeitmitarbeitern mit unterschiedlichen Sollstunden pro Tag der Urlaub fair gehandhabt wird.

Massgeblich ist hier die eingestellte Basis. Bei Teilzeitstellen wird die Basis entsprechend angepasst (2).  Nachdem man die Basis definiert hat, trägt man die Anzahl Tage Guthaben ein (3).

Standardbeispiel
Irene arbeitet 100 % / 40 h. Sie hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 8
> Tagesbasis: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage

Teilzeit: gleiche Stunden pro Tag
Mirko arbeitet 80 % / 32 h verteilt auf 5 Tage = 6.4 h pro Tag. Er hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4
> Tagesbasis: 6.4 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage

Teilzeit: Freitag frei
Stefan arbeitet 80 % / 32 h. Am Freitag hat er frei. Er hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 0
> Tagesbasis: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 20 Tage (0,8 x 25 Tage)
Hinweis: Mit den 0,8 x 25 Tagen = 20 Tage Urlaubsguthaben kann Stefan 5 volle Wochen Urlaub nehmen.

> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 0
> Tagesbasis: 6.4 h (= Durchschnitt pro Tag)
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage
Hinweis: Nachteil der Variante ist, dass unterjährig die Tage "krumm" angezeigt werden, da sie exakt nach Wochenmodell und Basis berechnet werden.

Teilzeit: unterschiedliche Stunden pro Tag
Iris arbeitet 85 % / 34 h. Am Montag 2 h und Dienstag bis Freitag je 8 h. Sie hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 2 – 8 – 8 – 8 – 8
> Tagesbasis: 6.8 h (Durchschnitt pro Tag)
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage
Hinweis: Das Urlaubskonto wird zwangsweise "krumme Tage" ausweisen. Das ist im Sinne der Gleichbehandlung.
Denn würde man bei einem Tag Eintrag 1 Tag abziehen – egal um wieviele Stunden Soll es geht, hat immer eine Seite einen Nachteil:
Der Mitarbeiter kommt zu kurz wenn er am Montag Urlaub nimmt. Für den Arbeitgeber ist es nachteilig, wenn er vorrangig zwischen Dienstag und Freitag frei nimmt.


Wir empfehlen das auch so dem betreffenden Mitarbeiter zu kommunizieren:
Mit dieser Berechnung kann es zu keiner Benachteiligung von Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer kommen.

Ansprüche wie z.B. Vaterschaftsurlaub

Bei Bedarf können auch weitere Guthaben erfasst werden wie z.B. Umzugstage, Vaterschaftsurlaub etc. Für längere Abwesenheiten bietet es sich an, das Soll-Wochenmodell entsprechend zu pausieren oder ein Wochenmodell mit "0-0-0-0-0" für den betreffenden Zeitraum zu definieren.

Urlaubsübertrag

Ab Dezember bietet MOCO über einen kleinen blauen Link an, den Resturlaub automatisch in das nächste Jahr zu übertragen. Für einen manuellen Übertrag zieht man die Resttage im aktuellen Jahr ab und schreibt sie dem neuen Jahr gut.

Urlaubsantrag

Mitarbeiter die ihre Abwesenheiten nicht selbstständig eintragen und löschen dürfen (» Einstellung), nutzen in MOCO den Urlaubsantrag:

1. Mitarbeiter beantragt Urlaub in seinem Profil
2. Antrag wird von einem Personalverantwortlichen genehmigt oder abgelehnt
3. Mitarbeiter wird per E-Mail informiert

1. Urlaub beantragen

Mitarbeiter markieren in ihrem Profil (1) unter "Urlaub" (2) die Wunschtage (3) und schicken den Urlaubsantrag ab (4).

2. Urlaubsantrag genehmigen/ablehnen

Sobald ein Antrag eines Mitarbeiters eingegangen ist, macht der Menüpunkt "Personal" darauf aufmerksam (1). Der blaue Hinweis verlinkt direkt auf "Urlaubsanträgen".
urlaubsantrag genehmigen
Dort kann ein Personalverantwortlicher den Antrag genehmigen oder ablehnen (rechts über das Dropdown  (2)). 

Vor Genehmigung können Details zum Antrag über Klick auf den Antragssteller, Mousover oder über die Monats-Kurzinfo (3) abgerufen werden. Ein Wechsel in de Planung zeigt eventuelle noch nicht berücksichtigte Überschneidungen oder Planungskonflikte auf.

3. Mitarbeiter wird per E-Mail informiert

Der betreffende Mitarbeiter wird per E-Mail über den genehmigten oder abgelehnten Antrag informiert. Für das Unternehmen sind Anträge und Genehmigungen weiterhin unter "Personal" nachvollziehbar.

Eintrag nicht mehr veränderbar
Einmal genehmigte Urlaubseinträge können nicht mehr verändert werden, ohne dass vorab der genehmigte Urlaubsantrag im Urlaubskonto des Mitarbeiters gelöscht wird. Dies ist nur unter "Personal" möglich.

Urlaubsplanung

Da unter "Planung" das gesamte Personal auf einer Seite übereinander aufgelistet ist, erkennt man schnell welche Urlaube sich überschneiden.

Beim Löschen von Urlaubstagen muss der Benutzer die Löschung bestätigen, damit nicht aus Versehen Urlaubstage gelöscht werden.

Die Abwesenheiten aller Mitarbeiter kann man sich auch extern im Kalender immer aktuell anzeigen lassen


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