Urlaub / Abwesenheiten

Abwesenheiten aller Art

Abwesenheiten werden mit entsprechenden Rechten unter "Planung" eingetragen – der Urlaub kann auch direkt im Urlaubskonto mit Jahreskalender (bei der Person unter "Personal") oder im eigenen Profil erfasst werden (direkt oder als Antrag – je nach Einstellungen).

In der Planung wird oben links (1) eine Abwesenheit ausgewählt und mit Klick auf den Tag eingetragen. 
Abwesenheiten in der Einsatzplanung

(1) Abwesenheiten (2) Beispieleintrag "Nicht planbar" mit Icon – z.B. bei Kompensation.

Reguläre Abwesenheiten

An Tagen mit diesem Eintrag hat der Mitarbeiter keine Stunden zu leisten. (Die über das Wochenmodell hinterlegten Sollstunden werden aufgehoben)
★  Feiertag
   Urlaub (kann auch im Urlaubskonto eingetragen werden)
K    Krankheit (Benutzer sehen den Hinweis auf Krankheit nur, wenn sie "Personal"-Zugriffsrechte haben)
X    Neutrale Abwesenheit z.B. für Berufsschule, Vaterschaft, Umzugstag etc. Mit Rechtsklick auf den Eintrag kann ein Icon sowie ein Kommentar vergeben werden (2).

Nicht planbar

Das hinterlegtes Soll ist weiterhin gültig.
 /  Nicht planbar wird eingetragen in z.B. folgenden Fällen: Kompensationen (Abbau von Überstunden) oder Markierung bei Tausch eines freien Tages, der über das Wochenmodell festgelegt ist.

Andere/längere Abwesenheiten

Für z.B. Mutterschutz/Elternzeit kann man das Soll-Wochenmodell pausieren oder für diesen Zeitraum ein Wochenmodell mit 0-0-0-0-0 erfassen.

Halbe Tage oder Infos zu Eintrag

Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag lässt sich dieser auf einen halben Tag reduzieren und man kann eine genauere Info hinterlegen (2).

Anzeige der Planung im externen Kalender – z.B. Google Kalender


Urlaubsmodell

Standardmässig ist in MOCO (Einstellungen > Planung) das Urlaubsmodell "Stundengenau" gewählt. Man kann bei Bedarf auf "Tagesgenau" wechseln. Das Praxisbeispiel zeigt den Unterschied plakativ auf und kann als Entscheidungshilfe dienen 

Grundsätzlich gilt:
Tagesgenau wählen wenn alle Mitarbeiter Vollzeit arbeiten oder alle dieselben Tagesstunden haben.
Stundengenau wählen wenn einige Teilzeitmitarbeiter mit unterschiedlichen Tagesstunden beschäftigt sind

Tagesgenau

→ Vorteil Einfach nachvollziehbar (WYSIWYG).
→ Nachteil Es kann zu Diskussionen kommen. Teilzeitmitarbeiter können sich benachteiligt fühlen oder nehmen öfter Tage mit den meisten Sollstunden frei.

Stundengenau

→ Vorteil Fair für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
→ Nachteil Mitdenken vor allem beim unterjährigen Wechsel des Pensums ist gefragt.

Urlaubskonto

Der Mitarbeiter hat einen Urlaubsanspruch auf die im Vertrag angegebenen Anzahl Tage.  Diesen trägt man beim Mitarbeiter im Urlaubskonto ein ("Personal" > Mitarbeiter > "Urlaub") (1) nachdem das Soll hinterlegt wurde.
Auch zusätzliche Urlaubsansprüche – z.B. für einen Umzug oder eine Hochzeit werden hier erfasst.
 VIDEO anschauen

Urlaubsguthaben erfassen: Stundengenau

Gewöhnlich nimmt ein Mitarbeiter ganze und halbe Tage Urlaub. Auch MOCO zeigt das Urlaubsguthaben in Tagen an. Im Hintergrund basiert aber alles auf Stunden, damit Arbeitsmodell und Urlaub übereinstimmen. Wird ein Tag Urlaub in der "Planung" eingetragen, zieht es nur die Stunden ab, die im Wochenmodell an diesem Tag hinterlegt wurden und zeigt diese auch im Urlaubskonto an (4). Das garantiert, dass auch bei Teilzeitmitarbeitern mit unterschiedlichen Sollstunden pro Tag der Urlaub fair gehandhabt wird.
Ferienkonto-Urlaubsguthaben


Massgeblich ist hier die eingestellte Basis. Bei Teilzeitstellen wird die Basis entsprechend angepasst (2).  Nachdem man die Basis definiert hat, trägt man die Anzahl Tage Guthaben ein (3).

Standardbeispiel
Irene arbeitet 100 % / 40 h. Sie hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 8
> Tagesbasis: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage

Teilzeit: gleiche Stunden pro Tag
Mirko arbeitet 80 % / 32 h verteilt auf 5 Tage = 6.4 h pro Tag. Er hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4 – 6.4
> Tagesbasis: 6.4 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage

Teilzeit: Freitag frei
Stefan arbeitet 80 % / 32 h. Am Freitag hat er frei. Er hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 0
> Tagesbasis: 8 h
> Eintrag Urlaubsanspruch: 20 Tage (0,8 x 25 Tage)
Hinweis: Mit den 0,8 x 25 Tagen = 20 Tage Urlaubsguthaben kann Stefan 5 volle Wochen Urlaub nehmen.

> Wochenmodell: 8 – 8 – 8 – 8 – 0
> Tagesbasis: 6.4 h (= Durchschnitt pro Tag)
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage
Hinweis: Nachteil der Variante ist, dass unterjährig die Tage "krumm" angezeigt werden, da sie exakt nach Wochenmodell und Basis berechnet werden.

Teilzeit: unterschiedliche Stunden pro Tag
Iris arbeitet 85 % / 34 h. Am Montag 2 h und Dienstag bis Freitag je 8 h. Sie hat 25 Tage Urlaub.
> Wochenmodell: 2 – 8 – 8 – 8 – 8
> Tagesbasis: 6.8 h (Durchschnitt pro Tag)
> Eintrag Urlaubsanspruch: 25 Tage
Hinweis: Das Urlaubskonto wird zwangsweise "krumme Tage" ausweisen. Das ist im Sinne der Gleichbehandlung.
Denn würde man bei einem Tag Eintrag 1 Tag abziehen – egal um wieviele Stunden Soll es geht, hat immer eine Seite einen Nachteil:
Der Mitarbeiter kommt zu kurz wenn er am Montag Urlaub nimmt. Für den Arbeitgeber ist es nachteilig, wenn er vorrangig zwischen Dienstag und Freitag frei nimmt.


Wir empfehlen das auch so dem betreffenden Mitarbeiter zu kommunizieren:
Mit dieser Berechnung kann es zu keiner Benachteiligung von Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer kommen.

Ansprüche wie z.B. Vaterschaftsurlaub

Bei Bedarf können auch weitere Guthaben erfasst werden wie z.B. Umzugstage, Vaterschaftsurlaub etc. Für längere Abwesenheiten bietet es sich an, das Soll-Wochenmodell entsprechend zu pausieren oder ein Wochenmodell mit "0-0-0-0-0" für den betreffenden Zeitraum zu definieren.

Urlaubsübertrag

Ab Dezember bietet MOCO über einen kleinen blauen Link an, den Resturlaub automatisch in das nächste Jahr zu übertragen. Für einen manuellen Übertrag zieht man die Resttage im aktuellen Jahr ab und schreibt sie dem neuen Jahr gut.

Urlaubsantrag

Mitarbeiter die ihre Abwesenheiten nicht selbstständig eintragen und löschen dürfen (» Einstellung), nutzen in MOCO den Urlaubsantrag:

1. Mitarbeiter beantragt Urlaub in seinem Profil.
2. Antrag wird von einem Personalverantwortlichen genehmigt oder abgelehnt.
3. Mitarbeiter wird per E-Mail informiert.

1. Urlaub beantragen

Mitarbeiter markieren in ihrem Profil (1) unter "Urlaub" (2) die Wunschtage (3) und schicken den Urlaubsantrag ab (4)Wir empfehlen, für jede Urlaubssequenz  ein Antrag zu stellen, da man bei Änderungen immer den gesamten Antrag löschen muss.

2. Urlaubsantrag genehmigen/ablehnen

Sobald ein Antrag eines Mitarbeiters eingegangen ist, macht der Menüpunkt "Personal" darauf aufmerksam (1). Der blaue Hinweis verlinkt direkt auf "Urlaubsanträgen".
urlaubsantrag genehmigen
Dort kann ein Personalverantwortlicher den Antrag genehmigen oder ablehnen (rechts über das Dropdown  (2)). 

Vor Genehmigung können Details zum Antrag über Klick auf den Antragssteller, Mousover oder über die Monats-Kurzinfo (3) abgerufen werden. Ein Wechsel in de Planung zeigt eventuelle noch nicht berücksichtigte Überschneidungen oder Planungskonflikte auf.

3. Mitarbeiter wird per E-Mail informiert

Der betreffende Mitarbeiter wird per E-Mail über den genehmigten oder abgelehnten Antrag informiert. Für das Unternehmen sind Anträge und Genehmigungen weiterhin unter "Personal" nachvollziehbar.

Eintrag nicht mehr veränderbar
Einmal genehmigte Urlaubseinträge können nicht mehr verändert werden, ohne dass vorab der genehmigte Urlaubsantrag im Urlaubskonto des Mitarbeiters gelöscht wird. Dies ist nur unter "Personal" möglich.

Urlaubsübersicht über alle Mitarbeiter

Da unter "Planung" das gesamte Personal auf einer Seite übereinander aufgelistet ist, erkennt man schnell welche Urlaube sich überschneiden:


Im übergreifenden Personalbericht gibt es zusätzlich eine kompakte Jahresübersicht.

Die Abwesenheiten aller Mitarbeiter kann man sich auch extern im Kalender immer aktuell anzeigen lassen.

Feiertage

Feiertage für alle Mitarbeiter auf einen Schlag eintragen
Unter Planung oben rechts "Serie" werden Feiertage für die ganze Firma eingetragen

Feiertage gesammelt eintragen

Unter "Planung" oben rechts über "Serie" können die Feiertage pro Jahr gesammelt eingetragen werden.
Feiertage gesammelt eintragen


Einzelne Abweichungen - z.B. halbe Tage justiert man danach in der Planung. 
Übersicht zu Feiertagen je Land/Bundesland
Deutschland: https://www.timeanddate.de/feiertage/deutschland/2019
Schweiz: https://www.timeanddate.de/feiertage/schweiz/2019
Österreich: https://www.timeanddate.de/feiertage/oesterreich/2019
Oben kann nach Land und Art der Feiertage gefiltert werden.

Feiertage fair eintragen?

Arbeiten manche Personen Teilzeit gibt es ab und an Diskussionen zu Feiertagen.
Es gibt hier zwei Modelle, die in der Praxis Verwendung finden:

1. Nur Anspruch auf Feiertage wenn sie tatsächlich anfallen
Der Mitarbeiter hat ein genau definiertes Pensum mit regelmässigen Arbeitstagen. Bei Feiertagen, die nicht in das definierte Pensum fallen, besteht kein Anspruch auf Entschädigung. Im schlechtesten Falle hat der Mitarbeiter "Pech gehabt".
> Feiertage für alle regulär mit dem Sternsymbol eintragen

2. Feiertage proportional zum Pensum
Gibt es in einem Jahr zehn Feiertage bei einem 50 %-Pensum ergeben einen Anspruch von fünf bezahlten Tagen. Dieses Modell wird von Teilzeitmitarbeitern in der Regel als gerechter empfunden.
> Man trägt hier im Urlaubskonto ein zusätzliches Guthaben von 5 Tagen ein und nutzt statt dem offiziellen Feiertagssymbol das Urlaubssymbol.

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