Projekttypen

Verrechnung nach Aufwand

Bei Projekten nach Aufwand können in der Regel alle erfassten Leistungen verrechnet werden. Die Verrechnung erfolgt dabei oft monatlich.

1. Mitarbeiter erfassen Stunden auf dem Projekt
2. Drittkosten zum Projekt werden im Projekt unter "Zusatzleistungen" erfasst
3. In der Projektliste summiert sich rechts eine grüne Zahl, die anzeigt, welcher Betrag aktuell verrechenbar ist.
4. Beim Klick darauf gelangt man im Projekt auf "Abrechnung"
5. "Positionen anzeigen" wählen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen
6. Auf "Rechnung erstellen" oder mit dem Pfeil rechts "Detailrechnung erstellen". Die Detailrechnung nimmt jede erfasste Stunde mit auf die Rechnung - bei der normalen Rechnung werden die Leistungen zusammengefasst aufegführt.
projekte nach aufwand abrechnen


Monatspauschalen

Egal ob Maintenance, Retainer oder Betreuungsprojekte. So einfach geht das mit MOCO:

1. Projekt anlegen inkl. Gesamtbudget für die Projektlaufzeit und Stundensatz
2. Eine wiederkehrende Zusatzleistung für die Pauschale anlegen (Im Projekt unter "Zusatzleistungen").
3. Immer am Stichtag erscheint die Position als abrechenbar (grüne Zahl in der Projektliste bzw. im Projekt unter „Abrechnung“)
4. Nach der Erstellung der Rechnung werden damit abgegoltene erfasste Stunden als abgerechnet markiert.
5. Parallel werden Stunden auf dem Projekt erfasst, um zu kontrollieren, in welchen Monaten der Aufwand über oder unter der Pauschale liegt.
6. Momentan erscheinen auch hier die erfassten Stunden noch als verrechenbare Positionen - zusätzlich zu den Zusatzleistungen. Die Positionen (Stunden), die mit der Pauschale (Zusatzleistung) abgegolten sind, müsstest Du parallel als „abgerechnet“ markieren.
7. Mit wenigen Klicks ist per "Positionen anzeigen" eine Rechnung erstellt. So passiert die Rechnung kontrolliert im Gegensatz zu „automatisierten Rechnungen“ - deshalb haben wir automatisierte Rechnungen auch bisher nicht umgesetzt. Auch kommt es oft vor, dass man bei Mehraufwand dann auch mal die Rechnung nach Absprache mit dem Kunden anpassen möchte.

8. Tipp (siehe Abbildung): Für eine Budgetkontrolle pro Monat, empfehlen wir pro Monat eine „Einheitsleistung“ einzugeben, die man budgetiert. Diese kann z.B. "1701 Text & Konzept“, "1702 Text & Konzept“ usw. heissen. Durch die Monatsbenennung am Anfang sortieren sich die Leistungen automatisch nach Monat. Die Mitarbeiter buchen dann auf diese Monatsleistung und schnell wird im Projektbericht klar, wieviele Stunden man darüber oder darunter ist.

Maintenance oder Retainer


Pitch

In MOCO erstellt man einen Lead als Vorstufe zum Projekt. Leads sind Projektchancen, die man bis zum Abschluss verfolgt und funktionieren nicht wie Projekte. Das bedeutet, man kann nicht auf einem Lead Zeiten erfassen.

Vor allem bei einem Pitch bzw. Ausschreibung kommt es vor, dass bereits Arbeitsaufwände anfallen, die man eventuell später verrechnen möchte. Damit man hier Stunden erfassen kann gibt es folgende Möglichkeiten:

a) Ein internes Projekt mit dem Namen "Pitch" anlegen und für jeden Pitch eine Leistung definieren. Kommt das Projekt, dann einfach die Stunden über den Stundenauszug auf das echte Projekt umbuchen. Wichtig ist, dass man die umgebuchten Stunden auf "verrechenbar" stellt, sofern man sie später verrechnen möchte (Bei internen Projekten sind generell alle Stunden nicht verrechenbar).

b) Ein normales Projekt mit einem Kürzel "[PITCH]..." vorangestellt anlegen und entweder mit den üblichen Leistungen arbeiten oder vorerst nur mit einer einzigen Leistung, die man "Vorarbeiten" nennen kann. Wenn man während der Pitchphase den Stundensatz auf "0" stellt, dann verhält sich das Projekt erstmal "neutral" - der Stundensatz kann angepasst werden sobald der Pitch gewonnen ist . Verliert man den Pitch archiviert man das Projekt.



Fixpreis

Es existiert bereits ein Angebot , das nach Projektabschluss 1:1 abgerechnet werden soll. Dies wurde optimalerweise unter einem Lead erstellt und ist im Projekt unter "Angebote" verknüpft. Als Budget ist im Projekt die Angebotssumme eingetragen.

1. Auf das Projekt werden nun Stunden erfasst. Es sammeln sich so "grüne verrechenbare Stunden". Diese werden rechts in der Projektliste sichtbar und werden bei Fixprojekten vorerst ignoriert. Sie dienen lediglich der Orientierung.
2. Sobald die Rechnung gestellt werden kann, unter "Abrechnung" das Angebot auswählen und mit einem Klick die Rechnung daraus erstellen.
3. Danach werden die damit abgegoltene erfassten Stunden unter "Positionen anzeigen" als abgerechnet markiert (siehe Abbildung).

Wird gegen Ende des Projekts das Budget zwecks Extrawünsche aufgestockt, kann das Projektgesamtbudget erhöht werden. Unter "Notizen" (ganz unten auf der Detailseite) wird dann automatisch eine entsprechende Info hinzugefügt.

Das Angebot, das zum Schluss abgerechnet wird, kann beliebig verändert oder ergänzt werden.
Fixpreisprojekte handhaben


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