Projekttypen

Nach Aufwand

Bei Projekten nach Aufwand können in der Regel alle erfassten Leistungen verrechnet werden. Die Verrechnung erfolgt dabei oft monatlich.

Projekt nach Aufwand erstellen
Erstellt man ein neues Projekt, wählt man "Abrechnung – Nach Aufwand" aus. Die Eingabe eines Budgets macht zur Kontrolle Sinn – ein Zieltermin ist nicht notwendig.

Zeiterfassung & Drittkosten auf dem Projekt
Mitarbeiter erfassen ihre Stunden auf dem Projekt und Drittkosten werden unter "Zusatzleistungen eingegeben. Ganze Leistungen oder einzelne Stunden können bei bedarf auf "Nicht abrechenbar" gesetzt werden (wenn man als Dienstleister z.B. gewisse Korrekturen "auf die eigene Rechnung nimmt")

Bis dato verrechenbare Leistungen
Verrechenbare Leistungen sammeln sich als grüne Zahl in der Projektliste an

Monatliche Rechnung erstellen
1. Auf die grüne Zahl in der Projektliste klicken (1)
2. "Verrechenbare Positionen" wählen (2), prüfen und unten auf "Rechnung erstellen" gehen. Als Alternative zur normalen Rechnung kann man hier rechts über das Pfeilchen Detailrechnung oder Kompaktrechnung wählen. 
Es wird automatisch ein Stundenauszug zur Rechnung erzeugt.

projekte nach aufwand abrechnen


Fixpreis

Ein Projekt wird am Ende komplett zum angebotenen Fixpreis abgerechnet – oder es werden zusätzliche zur Schlussrechnung Akontorechnungen gestellt. 

Fixpreis-Projekt erstellen
  • Erstellt man ein neues Projekt, wählt man aus, dass es sich um ein Projekt mit Fixpreis handelt. Als Budget wird der Fixpreis eingegeben und ein voraussichtlicher Zieltermin erfasst. (1)
Fixpreisprojekte handhaben



Erfasste Stunden gelten als inklusive
  • Es wird angenommen, dass alle erfassten Stunden mit dem Fixpreis abgedeckt sind. Das bedeutet: Stundeneinträge werden nicht explizit als verrechenbar (grüne Zahlen in der Projektliste und in mittlerer Box unter "Abrechnung") angezeigt wie bei Projekten nach Aufwand. 
  • Für die Auswertung zum Mitarbeiter gelten sie als "verrechenbar".
Erfasste Zusatzleistungen können zusätzlich mit auf die Rechnung genommen werden
  • Wählt man bei einer Zusatzleistung "im Budget" aus, nimmt MOCO an, dass der Betrag durch den Fixpreis abgedeckt ist. Der Eintrag von z.B. Drittkosten, Reisekosten, Spesen reduziert lediglich die Rentabilität des Projekts.
  • Wählt man "Im Budget" NICHT an nicht an, geht MOCO davon aus, dass die Leistung zusätzlich zum Fixpreis mit auf die Rechnung kommen soll. Bei der Rechnungsstellung kann man diese verrechenbaren Positionen über den Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" einfügen.
Abrechnung am Ende
MOCO erstellt beim Anlegen des Fixpreisprojekts einen Abrechnungstermin im Projekt unter "Abrechnung" (berücksichtigt Zieltermin und Budgetbetrag). 

Akontorechnung(en) und Schlussrechnung
Wird ein bestimmter Betrag vor Arbeitsbeginn oder nach einer bestimmten Etappe für den Kunden fällig, dann ergänzt man die Abrechnungsplanung im Projekt unter "Abrechnung" entsprechend :
1. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet die Planungsoption. 
2. Termine und Beträge eingeben.
3. Planungsoption schliessen > die “Abrechnungs-Checkliste“ wurde entsprechend erweitert.

Rechnung erstellen
Wird ein Abrechnungstermin erreicht, so zeigt MOCO das Projekt als verrechenbar an (grüner Betrag in der Projektliste siehe Bild):
1. Auf den Abrechnungshinweis in der Projektliste klicken
2. a) Über linke Box "Angebot abrechnen" die Rechnung erstellen oder b) für Akontorechnungen beim Termin rechts die Rechnungsoption nutzen bzw. über die rechte Box "Neutral" eine entsprechende Rechnung manuell erstellen.
3. Abrechnungstermin abhaken

Monatspauschalen

Egal ob Maintenance, Retainer oder Betreuungsprojekte mit einheitlichem Stundensatz. So einfach geht das mit MOCO:

1. Projekt anlegen inkl. Gesamtbudget für die Projektlaufzeit und Stundensatz
2. Eine wiederkehrende Zusatzleistung für die Pauschale anlegen (Im Projekt unter "Zusatzleistungen").
3. Immer am Stichtag erscheint die Position als abrechenbar (grüne Zahl in der Projektliste bzw. im Projekt unter „Abrechnung“)
4. Nach der Erstellung der Rechnung werden damit abgegoltene erfasste Stunden als abgerechnet markiert.
5. Parallel werden Stunden auf dem Projekt erfasst, um zu kontrollieren, in welchen Monaten der Aufwand über oder unter der Pauschale liegt.
6. Momentan erscheinen auch hier die erfassten Stunden noch als verrechenbare Positionen - zusätzlich zu den Zusatzleistungen. Die Positionen (Stunden), die mit der Pauschale (Zusatzleistung) abgegolten sind, müsstest Du parallel als „abgerechnet“ markieren.
7. Mit wenigen Klicks ist per "Positionen anzeigen" eine Rechnung erstellt. So passiert die Rechnung kontrolliert im Gegensatz zu „automatisierten Rechnungen“ - deshalb haben wir automatisierte Rechnungen auch bisher nicht umgesetzt. Auch kommt es oft vor, dass man bei Mehraufwand dann auch mal die Rechnung nach Absprache mit dem Kunden anpassen möchte.

8. Tipp (siehe Abbildung): Für eine Budgetkontrolle pro Monat, empfehlen wir pro Monat eine „Einheitsleistung“ einzugeben, die man budgetiert (1). Diese kann z.B. "1701 Text & Konzept“, "1702 Text & Konzept“ usw. heissen. Durch die Monatsbenennung am Anfang sortieren sich die Leistungen automatisch nach Monat. Die Mitarbeiter buchen dann auf diese Monatsleistung und schnell wird im Projektbericht klar, wieviele Stunden man darüber oder darunter ist (2).
Maintenance oder Retainer


Pitch

In MOCO erstellt man einen Lead als Vorstufe zum Projekt. Leads sind Projektchancen, die man bis zum Abschluss verfolgt und funktionieren nicht wie Projekte. Das bedeutet, man kann nicht auf einem Lead Zeiten erfassen.

Vor allem bei einem Pitch bzw. Ausschreibung kommt es vor, dass bereits Arbeitsaufwände anfallen, die man eventuell später verrechnen möchte. Damit man hier Stunden erfassen kann gibt es folgende Möglichkeiten:

a) Ein internes Projekt mit dem Namen "Pitch" anlegen und für jeden Pitch eine Leistung definieren. Kommt das Projekt, dann einfach die Stunden über den Stundenauszug auf das echte Projekt umbuchen. Wichtig ist, dass man die umgebuchten Stunden auf "verrechenbar" stellt, sofern man sie später verrechnen möchte (Bei internen Projekten sind generell alle Stunden nicht verrechenbar).

b) Ein normales Projekt mit einem Kürzel "[PITCH]..." vorangestellt anlegen und entweder mit den üblichen Leistungen arbeiten oder vorerst nur mit einer einzigen Leistung, die man "Vorarbeiten" nennen kann. Wenn man während der Pitchphase den Stundensatz auf "0" stellt, dann verhält sich das Projekt erstmal "neutral" - der Stundensatz kann angepasst werden sobald der Pitch gewonnen ist . Verliert man den Pitch archiviert man das Projekt.



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