Projekttypen

Aufwandsprojekt

Bei Projekten nach Aufwand können in der Regel alle erfassten Leistungen verrechnet werden. Die Verrechnung erfolgt dabei oft monatlich – man legt dann trotzdem das Projekt über die gesamte Laufzeit (Vertrag oder Jahr) an und kopiert es für die Folgelaufzeit.

Projekt erstellen
Erstellt man ein neues Projekt, wählt man "Abrechnung – Nach Aufwand" aus. Die Eingabe eines Budgets macht zur Kontrolle Sinn – ein Zieltermin ist nicht notwendig.

Nicht verrechenbare Leistungen/Stunden
Ganze Leistungen (z.B. Akquiseaufwände) oder einzelne Stunden können bei Bedarf auf "Nicht verrechenbar" gesetzt werden (z.B. gewisse Korrekturen, die man "auf die eigene Kappe nimmt"), wenn sie nicht verrechnet werden können, aber trotzdem das Projekt belasten sollen (Rentabilitätsberechnung).

Fremleistungen auf dem Projekt
Drittkosten und  andere Projektleistungen, die unabhängig von der Zeiterfassung sind, werden unter Zusatzleistungen eingegeben.

Abrechnung klassisch
Bis dato erfasste verrechenbare Leistungen sammeln sich als grüne Zahl in der Projektliste an (1). Ein Klick auf die grüne Zahl führt direkt zur Abrechnungsoption. Obwohl hier alle Abrechnungsarten nutzbar sind, geht man in der Regel so vor:

"Verrechenbare Positionen" wählen (2), prüfen und unten auf "Rechnung erstellen" gehen. Als Alternative zur normalen Rechnung kann man hier rechts über das Pfeilchen Detailrechnung oder Kompaktrechnung wählen. Es wird automatisch ein Stundenauszug zur Rechnung erzeugt, der beim Mailversand (Checkbox anwählen!) automatisch mitgeschickt werden kann.

projekte nach aufwand abrechnen


Alternative Abrechnung
MOCO lässt grundsätzlich die Abrechnungsart immer offen. Es kann z.B. bei einem Aufwandsprojekt auch das Angebot abgerechnet – und bei Bedarf die Stundenzahlen auf der Rechnung angepasst – werden. Damit abgegoltene verr. Positionen können auf "bereits abgerechnet" gesetzt werden. MOCO nimmt diesen Schritt beim Archivieren ab.

Mehrere Projekte monatlich gesammelt abrechnen
Rechnet man mehrere Projekte monatlich nach Aufwand ab, bietet sich folgende elegante Option an:
1. All diese Monate mit einem Label (z.B. "Monatlich") markieren
2. Ende Monat über das Label all diese Projekte mit einem Klick filtern und unten links über die Checkbox markieren
3. Die Aktion "Abrechnen" wählen. Damit wird pro Projekt aus allen Aufwänden automatisch die Rechnung erstellt.
4. Bei Bedarf die Rechnungen unter "Abrechnung" in der Rechnungsliste vor dem Versand prüfen 

Fixpreisprojekt

Ein Fixpreis-Projekt wird in der Regel am Ende komplett zum angebotenen Fixpreis abgerechnet – oder es werden Abschlagsrechnung(en) und Schlussrechnung gestellt. Abrechnungshinweis und Umsatz-Forecast zu einem Fixpreisprojekt wird über den Abrechnungsplan gesteuert.

Projekt erstellen
Im Projektformular "Fixpreis / Pauschal" wählen (1).

Erfasste Stunden gelten als inklusive
  • Die Stundensätze werden wie angeboten im Projekt berücksichtigt, damit man stets die Kontrolle hat, wieviel Budget noch übrig ist.
  • Es wird angenommen, dass alle erfassten Stunden mit dem Fixpreis abgedeckt sind. Das bedeutet: Stundeneinträge werden nicht wie bei Projekten nach Aufwand als potentiell verrechenbar (grüne Zahlen in der Projektliste und in mittlerer Box unter "Abrechnung") angezeigt.
  • Für die Auswertung zum Mitarbeiter gelten sie als "verrechenbar" sofern sie nicht explizit als "nicht verrechenbar" vom Budget ausgenommen werden).
Fixpreisprojekte handhaben

Abrechnung
Abrechnungshinweis und Umsatz-Forecast zu einem Fixpreisprojekt wird über den Abrechnungsplan gesteuert. Dieser Abrechnungsplan wird im Projekt unter "Abrechnung" befüllt (2). Wird ein Termin erreicht, so zeigt MOCO den Betrag in der Projektliste als verrechenbar an (3).

1. Auf den Abrechnungshinweis in der Projektliste klicken.
2. a) Über linke Box "Angebot abrechnen" die Rechnung erstellen oder b) für Akontorechnungen beim Termin rechts die Rechnungsoption nutzen bzw. über die rechte Box "Neutral" eine entsprechende Rechnung manuell erstellen.
3. Abrechnungstermin abhaken.

Zusatzleistungen mit auf die Rechnung nehmen
  • Wählt man bei einer Zusatzleistung "im Budget" aus, nimmt MOCO an, dass der Betrag durch den Fixpreis abgedeckt ist. Der Eintrag von z.B. Drittkosten, Reisekosten, Spesen reduziert lediglich die Rentabilität des Projekts.
  • Wählt man "Im Budget" NICHT an nicht an, geht MOCO davon aus, dass die Leistung zusätzlich zum Fixpreis mit auf die Rechnung kommen soll. Bei der Rechnungsstellung kann man diese verrechenbaren Positionen über den Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" einfügen.

Retainer (Monatspauschale)

Betreuungsprojekte (z.B. Retainer) mit monatlichem Pauschalbetrag

Projekt erstellen
1. Projekt mit Typ "Fixpreis" für einen konkreten Zeitraum anlegen (idealerweise das Jahr oder die Vertragslaufzeit – für eine Verlängerung wird das Projekt kopiert). Als Budget das Gesamtbudget über die betreffenden Monate eintragen.
2. Wiederkehrenden Zusatzleistung "nicht im Budget" für die abzurechnende Pauschale anlegen (Immer zum Stichdatum wird dann die verrechenbare Position erstellt).
3. Der Abrechnungsplan im Projekt unter "Abrechnung" kann in diesem Falle ignoriert werden. Arbeitet man mit dem Abrechnungsplan kann man auch dort die geplanten Beträge eintragen (auch hier wird zum Termin der Betrag als abrechenbar angezeigt).

Budgetkontrolle über die Laufzeit
Die erfassten Stunden summieren sich nun im Budgetbalken als Geleistet gegenüber dem Budget. Man sieht so gegen Ende Jahr, ob die Pauschale in etwa aufgeht. Wenn nicht, kann rechtzeitig vor Laufzeitende mit dem Kunden nachverhandelt werden.

Budgetkontrolle pro Monat
Möglich über den Stundenauszug. Hier kann auch der Betrag für den PDF-Export eingeblendet werden.
Auch im Projektbericht (kann auch mit dem Kunden in eingeschränkter Ansicht geteilt werden) unter "Aktivität" hat man eine schnelle Übersicht über die geleisteten Stunden pro Monat.

Abrechnung
a) Einzeln

1. Auf die grüne Zahl in der Projektliste klicken
2. Man landet direkt im Projekt unter "Abrechnung" und kann über "Positionen anzeigen" die Rechnung erstellen. Alternativ lässt sich auch die letzte Rechnung kopieren und über "Positionen anzeigen" die ZL als bereits abgerechnet markieren bzw. die Position im Abrechnungsplan abhaken.
b) Ende Monat mehrere Projekte auf einen Klick abrechnen

Mehraufwand
Bei Mehraufwand kann eine Zusatzleistung "Mehraufwand" erstellt und mitabgerechnet oder zu einer Rechnung hinzugefügt werden.

OPTION
Bei einheitlichem Stundensatz

Für eine Budgetkontrolle pro Monat, kann man auch pro Monat eine „Einheitsleistung“ einzugeben, die man budgetiert. Diese kann z.B. "1701 Text & Konzept“, "1702 Text & Konzept“ usw. heissen. Die Mitarbeiter buchen dann auf diese Monatsleistung und schnell wird im Projektbericht klar, wieviele Stunden man darüber oder darunter ist (Nachteil: Im Unternehmensbericht unter "Leistungen" werden alle unterschiedlichen Leistungen aufgeführt.).
Maintenance oder Retainer


Pitch / Akquiseaufwände

In MOCO erstellt man einen Lead als Vorstufe zum Projekt. Leads sind Projektchancen, die man bis zum Abschluss verfolgt und funktionieren nicht wie Projekte. Das bedeutet, man kann nicht auf einem Lead Zeiten erfassen.

Vor allem bei einem Pitch bzw. Ausschreibung kommt es vor, dass bereits Arbeitsaufwände anfallen, die man eventuell später verrechnen möchte. Damit man hier Stunden erfassen kann gibt es folgende Möglichkeiten:

a) Ein internes Projekt mit dem Namen "Pitch" anlegen und für jeden Pitch eine Leistung definieren. Kommt das Projekt, dann einfach die Stunden über den Stundenauszug auf das echte Projekt umbuchen. Wichtig ist, dass man die umgebuchten Stunden auf "verrechenbar" stellt, sofern man sie später verrechnen möchte (Bei internen Projekten sind generell alle Stunden nicht verrechenbar).

b) Ein normales Projekt mit einem Kürzel "[PITCH]..." vorangestellt anlegen und entweder mit den üblichen Leistungen arbeiten oder vorerst nur mit einer einzigen Leistung, die man "Vorarbeiten" nennen kann. Wenn man während der Pitchphase den Stundensatz auf "0" stellt, dann verhält sich das Projekt erstmal "neutral" - der Stundensatz kann angepasst werden sobald der Pitch gewonnen ist . Verliert man den Pitch archiviert man das Projekt.

Generelle Akquiseaufwände kann man auf ein internes Projekt und die Leistung "Akquise" buchen. Hinterlegt man bei der Tätigkeitsbeschreibung auch den Kunden oder Leadnamen, kann man bei Bedarf später auch im Stundenauszug danach suchen und die Aufwände auf das erstellte Projekt umbuchen.

Abo

Abos verwaltet man auch innerhalb eines Projekts. Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

Projekt erstellen
1. Ein Projekt mit Abrechnungstyp "Nach Aufwand" erstellen (ist das Abo-Ende bereits klar, Zieldatum setzen). Die nach dem Speichern automatisch abgefüllten Standard-Leistungen für die Zeiterfassung können gelöscht werden. So belastet das Projekt nicht in der Zeiterfassung.
2. Wiederkehrenden Zusatzleistung anlegen (Immer zum Stichdatum wird dann die verrechenbare Position erstellt, es muss noch kein Enddatum angegeben werden).
3. All diese Abo-Projekte mit einem Label (z.B. "Abo") markieren (Sie sind so jederzeit mit einem Klick filterbar).

Abrechnung mehrerer Abos auf einen Schlag
Idealerweise werden die Abos zu gleichen Stichtagen in Rechnung gestellt (also z.B. immer im Voraus zum 1. /zu Jahresbeginn/zum Quartlasstart usw.) Gibt es da Unterschiede, kann man die Projekte durch die Labels entsprechend gruppieren.
1. Ein Klick auf das entsprechende Label filtert nur nach den markierten Abos, die denselben Zeitraum betreffen.
2. Diese links unten über die Checkbox auswählen und die Aktion "Abrechnen" wählen.
3. Die automatisch erstellten Rechnung bei Bedarf nochmals vor dem Versand prüfen.

Forecast
Die Übersicht zu den zukünftigen Umsätzen aus den wiederkehrenden Zusatzleistungen stellt MOCO unter Abrechnung dar und schlüsselt sie auch auf.

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