Projekttypen

Nach Aufwand (Time & Material)

Bei Projekten nach Aufwand können in der Regel alle erfassten Leistungen verrechnet werden. Die Verrechnung erfolgt dabei oft monatlich.

Projekt erstellen
Erstellt man ein neues Projekt, wählt man "Abrechnung – Nach Aufwand" aus (1). Die Eingabe eines Budgets macht zur Kontrolle Sinn – ein Zieltermin ist nicht notwendig. » Option monatliches Stundenkontingent

Nicht verrechenbare Leistungen/Stunden
Ganze Leistungen (z.B. Akquiseaufwände) oder einzelne Stunden können bei Bedarf auf "Nicht verrechenbar" gesetzt werden (z.B. gewisse Korrekturen, die man "auf die eigene Kappe nimmt"), wenn sie nicht verrechnet werden können, aber trotzdem das Projekt belasten sollen (Rentabilitätsberechnung).

Fremleistungen auf dem Projekt
Drittkosten und  andere Projektleistungen, die unabhängig von der Zeiterfassung sind, werden unter Zusatzleistungen eingegeben.

Abrechnung klassisch
Bis dato erfasste verrechenbare Leistungen sammeln sich verrechenbarer Betrag (2 - grüne Zahl) in der Projektliste an. Ein Klick führt direkt zur Abrechnungsoption.
"Verrechenbare Positionen" wählen (3), prüfen und unten auf "Rechnung erstellen" gehen (oder über das Pfeilchen Detailrechnung oder Kompaktrechnung wählen).

Ein automatischer Stundenauszug zur Rechnung wird erzeugt, der beim Mailversand automatisch mitgeschickt werden kann. Dazu Das Häkchen im Versanddialog anwählen oder generell für das Projekt unter "Abrechnungsinfo bearbeiten?" definieren (4).

projekte nach aufwand abrechnen


Alternative Abrechnung
MOCO lässt grundsätzlich die Abrechnungsart immer offen. Es kann z.B. bei einem Aufwandsprojekt auch das Angebot abgerechnet – und bei Bedarf die Stundenzahlen auf der Rechnung angepasst – werden. Damit abgegoltene verr. Positionen können auf "bereits abgerechnet" gesetzt werden. MOCO nimmt diesen Schritt beim Archivieren ab.

Mehrere Projekte monatlich gesammelt abrechnen
Rechnet man mehrere Projekte monatlich nach Aufwand ab, bietet sich folgende elegante Option an:
1. All diese Monate mit einem Label (z.B. "Monatlich") markieren
2. Ende Monat über das Label all diese Projekte mit einem Klick filtern und unten links über die Checkbox markieren
3. Die Aktion "Abrechnen" wählen. Damit wird pro Projekt aus allen Aufwänden automatisch die Rechnung erstellt.
4. Bei Bedarf die Rechnungen unter "Abrechnung" in der Rechnungsliste vor dem Versand prüfen 

Fixpreis

Ein Fixpreis-Projekt wird in der Regel am Ende komplett zum angebotenen Fixpreis abgerechnet – oder es werden Abschlagsrechnung(en) und Schlussrechnung gestellt. Abrechnungshinweis und Umsatz-Forecast zu einem Fixpreisprojekt wird über den Abrechnungsplan gesteuert.

Projekt erstellen
Im Projektformular "Fixpreis / Pauschal" (1) wählen.

Fixpreisprojekte handhaben

Abrechnung
Abrechnungshinweis und Umsatz-Forecast zu einem Fixpreisprojekt wird über den Abrechnungsplan (2) gesteuert. Dieser Abrechnungsplan wird im Projekt unter "Abrechnung" befüllt. MOCO zeigt am Stichtag den Betrag in der Projektliste als verrechenbar an (3) Ein Klick darauf führt direkt zur Abrechnungsoption. MOCO bietet am Stichtag auch eine Benachrichtigung an. 

Kontrolle
Erfasste (verrechenbare) Stunden gelten als inklusive und laufen zur Budgetkontrolle gegen das Budget.

Zusatzleistungen (Fremdkosten wie Druckkosten, Bildmaterial, Spesen etc.) 

Retainer (Monatspauschale)

Ein Retainer beschreibt eine regelmässige Monatspauschale, welche die Agentur dem Auftraggeber in Rechnung stellt. Diese deckt vereinbarte regelmässige Leistungen ab.  Auch Fremdleistungen – also von Lieferanten zugekaufte Leistungen z.B. Reisekosten, Übersetzungen usw. – können Teil einer Retainer-Pauschale sein. Hier möchte man sicherstellen, dass man monatlich und auch insgesamt das Budget kontrollieren kann, mit dem Ziel, eine gewisse Marge sicherzustellen.

Vorteile im Überblick:
  • Kontrolle aktueller Stand direkt in der Projektliste
  • Kontrolle des aktuellen Monats über Benachrichtigung & Projektbericht
  • Anzeige Reststunden in der Zeiterfassung wählbar (Budget oder nur Monatsbudget)
  • Gesamtstunden der Laufzeit in der Kapazitätsplanung planbar (Planung sichtbar im Projektbericht)
  • Kennzeichnung & Filteroption zu Retainern in der Projektliste

Das typische Erkennungszeichen in MOCO ist die Pfeilform des Budgetbalkens, der auf das fortlaufend kummulierende Budget hinweist. In der Projektliste kann mit "F" der Filter aufgerufen werden und nach "Fixpreis mit Monatsbudget" gefiltert werden.
Retainer Projekt


Besonderheit "kummulierendes Budget"
MOCO betrachtet das Budget bis Ende des aktuellen Monats. Immer monatlich zum 1. bei  0 beginnen, ist für die Kontrolle nicht optimal, weil es das wirtschaftliche Gesamtbild ausser Acht lässt.

Es gibt meist folgende 2 Situationen:
A) Man ist schon die letzten Monate immer leicht drüber, dann sollte man eher sehen, dass man ingesamt immer weniger zur Verfügung hat. Wenn das Budget schon völlig überbucht ist, kann man so rechtzeitig gegensteuern.
B) Man hat die letzten Monate immer "geschafft" unter dem Monatsbudget zu bleiben, dann sieht man hier die gesamten Rest inkl. der "Ersparnisse" der letzten Monate. 

Retainer erstellen
(1)
Beim Erstellen eines neuen Projekts "Fixpreis / Pauschal" und "Monatliches Budget?" wählen.
(2) Startbudget (in der Regel 0.–) und monatlicher Betrag und Laufzeit erfassen.
(3) In den Projektdetails werden die Infos zum Retainer angezeigt.
Retainer erstellen

Planung
Das hinterlegte, hochgerechnete Budget (siehe 3 – graue Zahl) steht in Form von planbaren Stunden in der Kapazitätsplanung zur Verfügung.
Geplante vs. geleistete Stunden sind im Projektbericht vergleichbar.

Kontrolle
(1)
Kontrolle des aktuellen Stands in der Projektliste. Ein Klick auf diesen Budgetgrafik führt zum Projektbericht.
(2) Unter "Stunden" wird angezeigt wie viele Stunden man zum aktuellen Zeitpunkt drüber oder drunter ist. Über der Monatsgrafik (Mouseover für Stundenzahl + Betrag) liegt eine Markierung. Weiter unten sind die Monate detaillierter aufgeschlüsselt mit Restbetrag und Reststunden.
(3) Der Budgetfortschrittsbalken zeigt das kummulierte Budget inkl. aktueller Monat, Geleistet und Rest an.
(4) Aufschlüsselung der Monate
retainer controlling reporting

Abrechnung
MOCO erstellt automatisch einen monatlichen Abrechnungsplan (4) ab dem nächsten Monat. Immer zum 1. eines Monats wird automatisch die Position erstellt – Ende des Monats wird sie aktiv zur Abrechnung angeboten. Zuvor kann sie aber auch bereits über "Verrechenbare Positionen" ausgewählt und abgerechnet werden. Eventuelle ausstehende Rechnungen zu diesem Monat oder vorherigen Monaten bitte ergänzen.
(1) Ende Monat erscheint der Monatsbetrag in der Projektliste als verrechenbare Position.
(2) Ein Klick darauf führt zum Abrechnungsplan.
(3) Die Rechnung kann auf dieser Seite erstellt werden – oder über die Massenabrechnung.
retainer abrechnung rechnung erstellen

Forecast
Auch beim Retainer fliesst der automatische Abrechnungsplan in den Umsatz-Forecast mitein (Abrechnung > Bericht)

Mehraufwand
Bei Mehraufwand kann eine Zusatzleistung "Mehraufwand" erstellt und mitabgerechnet oder nachträglich zu einer Rechnung hinzugefügt werden.

Stundenkontingent

Das Stundenkontingent versteht sich als Projekt mit monatlichem Budget, das nach Aufwand abgerechnet wird. Z.B. ein Betreuungsprojekt wie Software Maintenance. Mit dem Kunden wird eine gewisse Anzahl Stunden (oder ein Betrag) vereinbart, der geleistet werden kann, ohne dass es jedes Mal eine Budgetfreigabe benötigt. 

Um das monatliche Kontingent einzurichten und so kontrollieren zu können, im Projektformular unterhalb des Budgetfelds "Monatliches Budget?" (siehe Abbildung oben) wählen – Betrag und Laufzeit eingeben.

So wirkt sich das Monatsbudget aus
Das monatliche Budget wird jeden Monat automatisch addiert, so dass immer das Gesamtbudget bis heute kontrollierbar bleibt – aber auch das Monatsbudget.
  • Kontrolle aktueller Stand (Budget bis aktueller Monat v.s. Geleistet) in der Projektliste
  • Kontrolle des aktuellen Monats über Benachrichtigung & Projektbericht
  • Anzeige Reststunden für die Zeiterfassung wählbar (Budget oder Monatsbudget)
  • Gesamtstunden der Laufzeit in der Kapazitätsplanung planbar
  • Kennzeichnung & Filteroption in der Projektliste

Abo (Hosting, Domain etc.)

Für wiederkehrende Beträge wie z.B. Hosting, Domains verwaltet wird auch ein Projekt erstellt. Eine automatische Generierung der abzurechnenden Beträge garantiert, dass deren Abrechnung nicht vergessen wird.

Projekt erstellen
1. Ein Projekt mit Abrechnungstyp "Nach Aufwand" erstellen ohne Budget.
(Ist das Abo-Ende bereits klar, Zieldatum setzen. Die nach dem Speichern automatisch abgefüllten Standard-Leistungen für die Zeiterfassung löschen damit es nicht für die Zeiterfassung angeboten wird).
2. Wiederkehrenden Zusatzleistung anlegen (Immer zum Stichdatum wird dann die verrechenbare Position erstellt, es muss noch kein Enddatum angegeben werden). Diese wiederkehrende Zusatzleistung fliesst auch in den Forecast mitein.
3. All diese Abo-Projekte mit einem Label (z.B. "Abo") markieren (Sie sind so jederzeit mit einem Klick filterbar).



Abrechnung mehrerer Abos auf einen Schlag
Idealerweise werden die Abos zu gleichen Stichtagen in Rechnung gestellt (also z.B. immer im Voraus zum 1. /zu Jahresbeginn/zum Quartlasstart usw.) Gibt es da Unterschiede, kann man die Projekte durch die Labels entsprechend gruppieren.
1. Ein Klick auf das entsprechende Label filtert nur nach den markierten Abos, die denselben Zeitraum betreffen.
2. Diese links unten über die Checkbox auswählen und die Aktion "Abrechnen" wählen.
3. Die automatisch erstellten Rechnung bei Bedarf nochmals vor dem Versand prüfen.

Forecast
Die Übersicht zu den zukünftigen Umsätzen aus den wiederkehrenden Zusatzleistungen stellt MOCO unter Abrechnung dar und schlüsselt sie auch auf.

Pitch

Vor allem bei einem Pitch bzw. Ausschreibung kommt es vor, dass bereits grössere Arbeitsaufwände anfallen, die man später verrechnen möchte oder die das Projekt belasten sollen (Rentabilitätsauswertung).

In der unklaren Akquise-Phase erstellt man normalerweise in MOCO noch kein Projekt sondern einen Lead. Leads sind Projektchancen, die man bis zum Abschluss verfolgt und deutlich schlanker als Projekte: Auf einem Lead können nicht direkt Zeiten erfasst werden.

Projekt erstellen
Im Lead oben rechts über "+ Neues Projekt" ein Projekt erstellen. Zur Unterscheidung von laufenden Projekten das Projekt mit einem Label als Pitch markieren oder im Namen ein Kürzel "[PITCH]..." vorneanstellen. Nun entweder auf die üblichen Leistungen buchen oder vorerst nur mit einer einzigen Leistung, die man "Akquise" nennen kann.

Wenn man während der Pitchphase den Stundensatz auf "0" stellt, dann verhält sich das Projekt erstmal "neutral" – der Stundensatz kann angepasst werden sobald der Pitch gewonnen ist . Verliert man den Pitch archiviert man das Projekt.

Allgemeine Akquiseaufwände buchen, auswerten oder später auf Projekte umbuchen

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