Projekttypen

Nach Aufwand

Bei Projekten nach Aufwand können in der Regel alle erfassten Leistungen verrechnet werden. Die Verrechnung erfolgt dabei oft monatlich – man legt dann trotzdem das Projekt über die gesamte Laufzeit (Vertrag oder Jahr) an und kopiert es für die Folgelaufzeit.

Projekt nach Aufwand erstellen
Erstellt man ein neues Projekt, wählt man "Abrechnung – Nach Aufwand" aus. Die Eingabe eines Budgets macht zur Kontrolle Sinn – ein Zieltermin ist nicht notwendig.

Zeiterfassung: Stunden als nicht verrechenbar markieren können
Mitarbeiter erfassen ihre Stunden auf dem Projekt. Ganze Leistungen oder einzelne Stunden können bei bedarf auf "Nicht abrechenbar" gesetzt werden (wenn man als Dienstleister z.B. gewisse Korrekturen "auf die eigene Rechnung nimmt")

Drittkosten auf dem Projekt
 und Drittkosten werden unter "Zusatzleistungen eingegeben. 

Bis dato verrechenbare Leistungen
Verrechenbare Leistungen sammeln sich als grüne Zahl in der Projektliste an

Monatliche Rechnung erstellen
1. Auf die grüne Zahl in der Projektliste klicken (1)
2. "Verrechenbare Positionen" wählen (2), prüfen und unten auf "Rechnung erstellen" gehen. Als Alternative zur normalen Rechnung kann man hier rechts über das Pfeilchen Detailrechnung oder Kompaktrechnung wählen. 
Es wird automatisch ein Stundenauszug zur Rechnung erzeugt.

projekte nach aufwand abrechnen


Fixpreis

Ein Fixpreis-Projekt wird in der Regel am Ende komplett zum angebotenen Fixpreis abgerechnet – oder es werden Abschlagsrechnung(en) und Schlussrechnung gestellt. 

Fixpreis-Projekt erstellen
  • Erstellt man ein neues Projekt, wählt man aus, dass es sich um ein Projekt mit Fixpreis handelt. Als Budget wird der Fixpreis eingegeben und ein voraussichtlicher Zieltermin erfasst. (1)
Fixpreisprojekte handhaben



Erfasste Stunden gelten als inklusive
  • Es wird angenommen, dass alle erfassten Stunden mit dem Fixpreis abgedeckt sind. Das bedeutet: Stundeneinträge werden nicht explizit als verrechenbar (grüne Zahlen in der Projektliste und in mittlerer Box unter "Abrechnung") angezeigt wie bei Projekten nach Aufwand. 
  • Für die Auswertung zum Mitarbeiter gelten sie als "verrechenbar".
Zusatzleistungen mit auf die Rechnung nehmen
  • Wählt man bei einer Zusatzleistung "im Budget" aus, nimmt MOCO an, dass der Betrag durch den Fixpreis abgedeckt ist. Der Eintrag von z.B. Drittkosten, Reisekosten, Spesen reduziert lediglich die Rentabilität des Projekts.
  • Wählt man "Im Budget" NICHT an nicht an, geht MOCO davon aus, dass die Leistung zusätzlich zum Fixpreis mit auf die Rechnung kommen soll. Bei der Rechnungsstellung kann man diese verrechenbaren Positionen über den Button "Neue Position" > "Verrechenbare Positionen" einfügen.
Abrechnungsplan
MOCO erstellt beim Anlegen des Fixpreisprojekts einen Abrechnungstermin im Projekt unter "Abrechnung" (berücksichtigt Zieltermin und Budgetbetrag. Ohne Zieltermin wird der Abrechnungshinweis sofort erstellt). 

Akontorechnung(en) und Schlussrechnung
Wird ein bestimmter Betrag vor Arbeitsbeginn oder nach einer bestimmten Etappe für den Kunden fällig, dann ergänzt man die Abrechnungsplanung im Projekt unter "Abrechnung" (2) entsprechend :
1. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet die Planungsoption. 
2. Termine und Beträge eingeben.
3. Planungsoption schliessen > die “Abrechnungs-Checkliste“ wurde entsprechend erweitert.

Rechnung erstellen
Wird ein Abrechnungstermin erreicht, so zeigt MOCO das Projekt als verrechenbar an (grüner Betrag in der Projektliste siehe Bild):
1. Auf den Abrechnungshinweis in der Projektliste klicken
2. a) Über linke Box "Angebot abrechnen" die Rechnung erstellen oder b) für Akontorechnungen beim Termin rechts die Rechnungsoption nutzen bzw. über die rechte Box "Neutral" eine entsprechende Rechnung manuell erstellen.
3. Abrechnungstermin abhaken

Pitch

In MOCO erstellt man einen Lead als Vorstufe zum Projekt. Leads sind Projektchancen, die man bis zum Abschluss verfolgt und funktionieren nicht wie Projekte. Das bedeutet, man kann nicht auf einem Lead Zeiten erfassen.

Vor allem bei einem Pitch bzw. Ausschreibung kommt es vor, dass bereits Arbeitsaufwände anfallen, die man eventuell später verrechnen möchte. Damit man hier Stunden erfassen kann gibt es folgende Möglichkeiten:

a) Ein internes Projekt mit dem Namen "Pitch" anlegen und für jeden Pitch eine Leistung definieren. Kommt das Projekt, dann einfach die Stunden über den Stundenauszug auf das echte Projekt umbuchen. Wichtig ist, dass man die umgebuchten Stunden auf "verrechenbar" stellt, sofern man sie später verrechnen möchte (Bei internen Projekten sind generell alle Stunden nicht verrechenbar).

b) Ein normales Projekt mit einem Kürzel "[PITCH]..." vorangestellt anlegen und entweder mit den üblichen Leistungen arbeiten oder vorerst nur mit einer einzigen Leistung, die man "Vorarbeiten" nennen kann. Wenn man während der Pitchphase den Stundensatz auf "0" stellt, dann verhält sich das Projekt erstmal "neutral" - der Stundensatz kann angepasst werden sobald der Pitch gewonnen ist . Verliert man den Pitch archiviert man das Projekt.



Monatspauschale

Betreuungsprojekte (z.B. Retainer) mit monatlichem Pauschalbetrag

Projekt richtig anlegen
1. Projekt "Fixpreis" anlegen inkl. Gesamtbudget für die Projektlaufzeit (= Vertragslaufzeit oder Jahr)
2. Eine wiederkehrende Zusatzleistung für die Pauschale anlegen (Im Projekt unter "Zusatzleistungen" > "nicht im Budget"). 
3. Den Abrechnungsplan unter "Abrechnung" in diesem Falle löschen.

Die erfassten Stunden werden nun dem Projektbudget gegengerechnet. Man sieht so gegen Ende Jahr, ob die Pauschale in etwa aufgeht. Wenn nicht, kann rechtzeitig vor Laufzeitende mit dem Kunden nachverhandelt werden.

Abrechnung
1. Immer am Stichtag wird die Zusatzleistung automatisch als abrechenbare Position erstellt.
2. Auf diese grüne Zahl in der Projektliste klicken
3. Man landet direkt im Projekt unter "Abrechnung" und kann. Klickt man darauf, landet man direkt unter "Abrechnung" und kann über "Positionen anzeigen" die Rechnung erstellen. 

Prinzipiell kann auch der Abrechnungsplan genutzt – und monatlich die Rechnung kopiert werden. Die WZL hat einfach den Vorteil, dass die Einrichtung schneller geht und man die Pauschale auch ohne Enddatum laufen lassen kann.

Budgetkontrolle pro Monat
Möglich über den Stundenauszug. Hier kann auch der Betrag für den PDF-Export eingeblendet werden.
Auch im Projektbericht (kann auch mit dem Kunden in eingeschränkter Ansicht geteilt werden) unter "Aktivität" hat man eine schnelle Übersicht über die geleisteten Stunden pro Monat.

Mehraufwand
Bei Mehraufwand kann eine Zusatzleistung "Mehraufwand" erstellt und mitabgerechnet oder einfach die Rechnung entsprechend ergänzt werden.

OPTION
Bei einheitlichem Stundensatz

Für eine Budgetkontrolle pro Monat, kann man auch pro Monat eine „Einheitsleistung“ einzugeben, die man budgetiert. Diese kann z.B. "1701 Text & Konzept“, "1702 Text & Konzept“ usw. heissen. Die Mitarbeiter buchen dann auf diese Monatsleistung und schnell wird im Projektbericht klar, wieviele Stunden man darüber oder darunter ist (Nachteil: Im Unternehmensbericht unter "Leistungen" werden alle unterschiedlichen Leistungen aufgeführt.).
Maintenance oder Retainer


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