Personal

Personen hinzufügen


Personen zum Account hinzufügen
Neue Benutzer werden unter "Personal" (1) mit Klick auf "+Neue Person" (2) hinzugefügt . Die neuen Benutzer erhalten eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Hat sich ein eingeladener Benutzer noch nie eingeloggt bleibt er als "ausstehend" markiert (3)

Zugangsdaten nicht mehr zur Hand oder vergessen?
Falls er seine E-Mail mit den Zugangsdaten nicht mehr findet, kann kann man mit Klick auf "ausstehend" die Zugangsdaten noch einmal zusenden lassen – oder der Mitarbeiter wählt beim Login "Passwort vergessen".

Checkliste

Wochenmodell prüfen (Personal > Sollstunden) und bei Bedarf abweichende Sollstunden einstellen.
Urlaubsguthaben erfassen (Bei der Person > Urlaub – Tipp: über den Personenwechsler oben rechts kommst du schnell zum nächsten Urlaubskonto)
Feiertage eintragen (Planung > Abwesenheiten)
→ Projekte für die Zeiterfassung  zuweisen (Bei der Person > Projekte > über das "+" rechts oben)

Mitarbeiter, Externe, Teams

Alle hinzugefügten Benutzer werden automatisch im Untermenü "Aktive Personen" (1) gelistet. 
Standardmässig nimmt MOCO an, es geht bei der neuen Person um einen neuen Mitarbeiter. 
Benutzer hinzufügen, selber verwalten

1) Alle neuen Benutzer sind unter "Aktive Personen" gelistet. 2) Als Extern markierte werden in der Liste entsprechend angezeigt. 3) Unter "Teams" werden die Teams definiert und verwaltet.

Externe / Freelancer

Für Freelancer oder andere externe Mitarbeiter das Häkchen bei "Externe Mitarbeiter" beim Erfassen setzen.

In der Personalliste wird "Extern" angezeigt (2)
Externe werden NICHT in Unternehmensberichten berücksichtigt.
Externe haben kein Urlaubskonto und kein Soll.

Kosten steuern
Externe können z.B. nur zu Einsätzen aktiviert werden – MOCO berechnet dann nur diese Tage.

Sollen Externe Stunden erfassen oder soll ich deren Rechnungen als Ausgaben/Zusatzleistung erfassen?
Antwort: Das kommt darauf an.

A) Externe schicken eine Rechnung nach Aufwand + erfassen Stunden in MOCO
Wenn Externe Ihre Dienstleistung nach Stundenaufwand verrechnen, dann ist es von Vorteil, wenn Sie zeitnah ihre Stunden in MOCO erfassen.
  Man sieht so zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Budgetfortschritt.
Die Kosten (zwecks Rentabilitätsberechnung) werden über den Internen Stundensatz summiert – eine Zusatzleistung muss nicht erfasst werden (bzw. die Eingangsrechnung nicht zugewiesen werden).

B) Externe bieten Ihre Arbeit pauschal an + erfassen KEINE Stunden in MOCO
Kann man einen externen Aufwand auch nur pauschal weiterverrechnen, fordert an in der Regel vom externen Mitarbeiter auch eine Pauschalangebot an.
  Zusatzleistung im Projekt erfassen (Betrag = dem Kunden angeboten, Kosten = was einen der Externe kostet). Später kann (muss aber nicht) die unter "Ausgaben" erfasste Eingangsrechnung mit der Zusatzleistung verknüpft werden.
  Die Kosten der Zusatzleistungen werden für die Rentabilitätsberechnung berücksichtigt.

C) Externe bieten Ihre Arbeit pauschal an + erfassen Stunden in MOCO
Siehe B und zusätzlich gilt es zu beachten: Beim internen Stundensatz "0" eintragen, da die Kosten bereits über die Zusatzleistung abgedeckt sind.

Teams

Personen werden in Teams gruppiert
Eine Person kann nur einem Teams zugeordnet sein. Für die Einteilung nutzt man am besten z.B. Abteilungen oder Standorte – es geht nicht um temporäre Projekt-Teams.

Teams werden unter "Teams" (oben – 3) definiert und können dann bei der Person ausgewählt werden.

Teams strukturieren die Ansichten
  Eine Person mit eingeschränkten Personalrechten kann Infos zum eigenen Team abrufen, ohne Zugriff auf alle Personen zu haben.
Zu jedem Team gibt es einen Teambericht

teams verwalten
Ein Team kann nicht gelöscht werden, so lange sich noch Mitarbeiter in diesem Team befinden.

Personen deaktivieren

Aus dem Unternehmen austretende Mitarbeiter deaktivieren
Alle Daten bleiben erhalten aber der Mitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen.
Inaktive Personen werden nicht berechnet.

HInweis: Wochenmodell korrekt zum Austrittsdatum beenden damit MOCO vom Ende des Anstellung ausgeht und die Berücksichtigung in den Unternehmensberichten stimmt.

Mitarbeiterdaten

Basisdaten
Mit der Erfassung einer Person werden die gängigsten Basisdaten eingegeben. 

Individuelle Mitarbeiterdaten
Die Basisdaten kann man individuell erweitern - mit z.B. Skills, Geburtsdatum erweitern mit "Eigene Felder".
Möchte man einen Kollegen von unterwegs anrufen, können die Kontaktdaten dem Smartphone-Adressbuch hinzugefügt werden.

Kategorisieren & Markieren
Personen können mit Labels markiert und gezielt gefiltert werden. Labels sind auch Teil des Excel-Exports.

Dateien & Notizen 
Nach dem Speichern steht unterhalb der Infos der Bereich "Notizen & Dateien" zur Verfügung. Hochgeladene Dateien (beispielsweise ein Arbeitsvertrag) werden für den schnellen Zugriff oben gelistet.
Für generelle Infos kann auch das freie Feld "Zusatzinfos" genutzt werden – eine unkomplizierte Möglichkeit, ohne durch eigene Felder das Formular unnötig zu verlängern.

Zugriffsrechte

Unter "Personal" können die Zugriffsrechte für die jeweiligen Bereiche in MOCO zugewiesen werden.
  • Standardmässig haben alle hinzugefügten Benutzer Zugriff auf "Zeiterfassung".
  • Die Rechte können auch für Bereiche eingeschränkt werden. Nachfolgend eine Übersicht was der eingeschränkte Zugriff jeweils bewirkt.
  • Über den Benutzerwechsel kann man unkompliziert nachvollziehen, wie durch die Rechte-Einstellung die Benutzeroberfläche einer Person aussieht.
agentursoftware zugriffsrechte

→ Personal

  • Nur eigenes Team verwalten können
    → Eingeschränkter Zugriff 

→ Kontakte

  • Nur Anzeige der Kontakte mit E-Mail und Telefonnummer
    → Eingeschränkter Zugriff 

→ Akquise

  • Nur seine eigenen Leads verwalten (Verantwortlicher) und neue Leads erstellen
    → Eingeschränkter Zugriff

→ Projekte

  • Nur seine eigenen Projekte verwalten (Projektleiter) und neue Projekte erstellen
    → Eingeschränkter Zugriff

→ Abrechnung

  • Nur seine eigenen Projekte verwalten aber KEINE Anzeige abrechnungsrelevanter Zahlen
    → Eingeschränkter Zugriff auf "Projekte" + keinen Zugriff auf "Abrechnung"
  • Nur seine eigenen Projekte abrechnen
    → Eingeschränkter Zugriff + Eingeschränkter Zugriff auf "Abrechnung"

→ Planung

  • Nur die eigene Planung bearbeiten können
    → Eingeschränkter Zugriff 
  • Alle Personen planen
    → Vollzugriff
  • Durch Export in externen Kalender oder die Aktivierung der Wochenmail ist der Benutzer auch ohne Zugriff auf "Planung" informiert.

→ Ausgaben

  • Nur selbst erstellte Ausgaben sehen und bearbeiten – sowie adressierte Spesenanträge verwalten
    → Eingeschränkter Zugriff 

→ Abwesenheiten

  • Alle Abwesenheiten verwalten können
    → Zugriffsrechte auf "Personal" notwendig
  • Benutzer können eigene Abwesenheiten eintragen/löschen
    → In den Einstellungen unter "Planung" wählen
  • Mitarbeiter tragen selber keine Abwesenheiten ein und beantragen Urlaub
    → In den Einstellungen unter "Planung" wählen
    Mehr Infos zu Urlaubsanträgen

→ Berichte

  • Nur die personalbezogenen Berichte "Zeiterfassung, Planung und Personal" freigegeben
    → Eingeschränkter Zugriff (ohne Vollzugriff auf "Personal" wird nur das eigene Team angezeigt)

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