Kontakte im Einsatz

Kontaktdaten unterwegs zur Hand

CardDAV ermöglicht das Abrufen der Business-Kontaktdaten zu Firmen, Personal und Kontaktpersonen aus MOCO. Die Daten werden dabei zentral in MOCO verwaltet und auf den Geräten, auf denen die Kontakte hinzugefügt wurden, synchronisiert angezeigt.

Kontakte auch anderen Orten ausserhalb MOCO hinzufügen und synchron halten.

Kontakte auch anderen Orten ausserhalb MOCO hinzufügen und synchron halten.

Beispiel Smartphone

Die Business-Kontakte (Kontakte, Firmen, Mitarbeiter) aus MOCO lassen sich auch über das Smartphone abrufen. Durch CardDAV werden sie synchronisiert und sind somit immer auf aktuellem Stand – bei jedem Mitarbeiter.

So geht's
1. CardDAV in den Einstellungen aktivieren.
2. MOCO-Account zum Adressbuch hinzufügen.
3. Dabei als Passwort das CardDAV-Passwort aus dem persönlichen Profil verwenden.

Beispiele weiterer möglicher Anwendungen

iOS (iPhone, iPad)
Mac OS
Android
Linux
Windows (Outlook, Thunderbird)
Telefonanlage – siehe nächster Abschnitt

Die Synchronisierung erfolgt immer nur in eine Richtung: Von MOCO weg. MOCO ist also die Verwaltungszentrale. Soll ein Kontakt angepasst werden, muss dieser in MOCO geändert werden für eine entsprechende Synchronisierung.

Kontakte fürs Telefon nutzen

Telefonanlage anbinden
Die Business-Kontakte (Kontakte, Firmen, Mitarbeiter) aus MOCO kann man auch für die Anbindung einer Telefonanlage nutzen.
Z.B. FRITZ!Box, 3CX oder CLINQ (Softphone)
» Weitere Infos und Anleitung

Angebote und Rechnungen personalisieren

Kontakte können für die Personalisierung und den Versand von Angeboten und Rechnungen genutzt werden.

Der Standard

Die Adresse des Kunden wird bei Angebot/Rechnung als Empfänger eingesetzt.
Die E-Mail des Kunden wird als Versand-E-Mail benutzt.
Die Anrede wird laut Standardtext übernommen und kann überschrieben werden.

Kontakt zuweisen (1)

Jeder Kontakt, der in MOCO erfasst ist, kann im Angebot oder der Rechnung beim Empfänger (2) ausgewählt werden (auch kundenübergreifend).
Angebote und Rechnungen personalisieren

Das überschreibt Empfänger und E-Mail ...(3)

Ist beim Kontakt keine abweichende Adresse vorhanden, ergänzt MOCO bei der Kundenadresse lediglich den Namen (standardmässig wird dieser bei der Adresse in die zweite Zeile eingefügt – kann beim Kunden bei Bedarf angepasst werden).
Die E-Mail-Adresse, die beim Kontakt hinterlegt wurde, wird beim E-Mail-Versand automatisch gesetzt.

... und personalisiert die Anrede (4)

Die Variable (wählen per “{“) gibt ohne Kontakt immer "Sehr geehrte Damen und Herren" aus.
Mit zugewiesenem Kontakt "Sehr geehrter Herr Müller" (sofern das Geschlecht beim Kontakt gewählt wurde) oder "Hallo Peter Müller" (wenn kein Geschlecht gewählt wurde).
Eine individuell Anrede hinterlegt man, indem man sie beim Kontakt unter "Bearbeiten" im Feld "Anredezeile" einträgt (z.B. Lieber Peter).

Kontaktdaten beim E-Mail-Versand nutzen

Die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse wird automatisch beim E-Mail-Versand vorausgefüllt. Wird im Dokument beim Empfänger ein Kontakt gewählt, wird der dort hinterlegten E-Mail-Adresse Vorrang gegeben.

Zusätzliche E-Mails hinzufügen bzw. nach E-Mails suchen

Soll die E-Mail an weitere E-Mail- Empfänger gehen, einfach lostippen und E-Mails auswählen (Find as you type). Auch im CC und BCC-Feld kann man nach vorhandenen Kontaktdaten suchen.

Find as you type E-Mail-Adressen E-Mail-Versand

Egal ob für den Versand von Weihnachtskarten, einem Newsletter oder einer Einladung zum Sommerfest – Firmen und Kontakte kann man gefiltert und samt Kontaktdaten, eigenen Feldern und Labels als Excel-Datei dafür exportieren.

Auch wenn die Adressen in einem einzigen Feld eingegeben wurde, klappt das gut mit der Weiterverarbeitung als z.B. klassischer Word Serienbrief. Hierzu für die Spalte "Adresse" in Excel "Umbruch anzeigen" wählen.

Export Firmen
Kunden, Lieferanten und Andere Firmen exportiert man unter dem jeweiligen Menüpunkt rechts oben.

Export Kontakte:
Kontakte lassen sich auch oben rechts exportieren (1).

Dabei kann vorab nach Labels gefiltert werden (2).
Ist dem Kontakt ein Kunde zugewiesen, wird im Export die Kundenadresse+Name exportiert (solange keine abweichende Adresse beim Kontakt eingetragen ist).