Zusatzleistungen

Fremdleistungen, Pauschalen, Abos etc.

Als Zusatzleistungen werden in MOCO die Leistungen bezeichnet, die unabhängig von der Zeiterfassung sind – besser gesagt auf die keine Stunden gebucht werden. Sie werden im Projekt unter "Zusatzleistungen" (1) zur Weiterverrechnung oder Kostentracking erfasst.

Unter Einmalige Zusatzleistungen fallen beispielsweise
  • Spesen, Reisekosten
  • Fremdkosten (Beispiel Druckkosten, Hosting)
  • Pauschalen (Beispiel Workshops)
  • Prozentuale Nebenkostenpauschale ( prozentual erfassen)
  • Artikel
Beispiele für wiederkehrende Zusatzleistungen sind
  • Abos
  • Domain, Hosting
  • Monatspauschalen

Zusatzleistungen vordefinieren

Bietet man gewisse Leistungen regelmässig an, macht es Sinn, diese vorzudefinieren. In den Einstellungen vordefinierte Zusatzleistungen können dann über den "Leistungskatalog" an gewünschten Orten eingefügt werden (Angebot, Projekt, Rechnung).

Kostentracking

Die eigenen Kosten werden bei der Zusatzleistung unten im grauen Bereich erfasst. MOCO errechnet dann unten rechts die Marge/den Aufschlag.

Eingangsrechnungen zuweisen
Nutzt man den Bereich "Ausgaben", können die dort erfassten Eingangsrechnungen (bzw. einzelne Positionen daraus) einem Projekt zugewiesen werden. Dabei wird je nach Wahl die Zusatzleistung erstellt oder eine bereits bestehende "Hülle"verknüpft und die effektiven Kosten hinterlegt.

Drittkosten erfassen

Verrechenbar? Im Budget?

Eine Zusatzleistung können bei Aufwandsprojekten folgende Eigenschaften haben:

Verrechenbar
JA Soll mit auf die Rechnung
NEIN Soll nicht als Aufwand mit auf die Rechnung (wird zur Berechnung der Rentabilität genutzt).

Im Budget
JA Wurde mit angeboten und soll vom Projektbudget abgezogen werden.
NEIN Nicht im Projektbudget enthalten. Soll nicht vom Budget abgezogen werden.

Bei Fixpreisprojekten gibt es nur die Eigenschaft "Im Budget JA/NEIN" weil "im Budget" automatisch im Fixpreis inklusive (also nicht zusätzlich verrechenbar) bedeutet.

Wiederkehrende Zusatzleistungen

Wiederkehrende Zusatzleistungen sind Leistungen, die regelmässig anfallen. Beispielsweise Domaingebühren, Hosting, Abos.

Nach dem Anlegen mit Startdatum und die Wiederholung angegeben, sorgt dieser Trigger (siehe oben im Bild – 2) dafür, dass am Stichtag wird dann die Position erstellt wird. Liegt das Startdatum einer WZ in der Vergangenheit, werden die Leistungen bis heute sofort erstellt.

Nie mehr vergessen, regelmässige Pauschalen oder Gebühren abzurechnen!
Handelt es sich um eine verrechenbare erstellte Zusatzleistung wird diese in der Projektliste rechts als verrechenbarer Betrag angezeigt und lässt sich mit zwei Klicks (mit)abrechnen. Für monatlich wiederkehrende Beträge– z.B. Abos kann man für diese Projekte mit einem Klick die Rechnungen erstellen.

Von Angebot übernehmen

1. Im Projekt muss ein Angebot vorhanden/verknüpft und darin Leistungen als Zusatzleistungen markiert sein
2. Im Projekt unter "Zusatzleistungen" > "+ Neue Zusatzleistung" das Angebot auswählen.
3. Es können dann einzelne oder alle Zusatzleistungen ins Projekt übernommen werden.

Zur besseren Beurteilung, wann diese Funktion von besonderem Nutzen ist, gehen wir hier etwas näher auf die Handhabung der Zusatzleistungen ein:

Zusatzleistungen werden erst erfasst, wenn sie wirklich anfallen
Oft wird in Angeboten ein Preis für Drittkosten (Fremdleistungen) angenommen. Hier macht es Sinn, die Leistung im Projekt erst zu erfassen, wenn diese tatsächlich angefallen ist bzw. vom Kunden abgesegnet wurde. Hier ist dann auch klar was die Leistung das Unternehmen kostet – und zu welchem Preis die Leistung an den Kunden weiterverrechnet wird. Unterscheiden sich die Beträge, trägt man bei Betrag und Kosten diese entsprechend ein.

Nutzt man den Ausgaben-Bereich zur Erfassung aller Eingangsrechnungen zum Unternehmen, kann diese Eingangsrechnung dem Projekt zugewiesen werden. Damit erstellt man indirekt mit dieser Aktion die Zusatzleistung – oder man wählt eine bereits erfasste Zusatzleistung aus. Der tatsächliche Betrag der Kosten wird dann falls nötig bei der Zusatzleistung aktualisiert.

Alle Zusatzleistungen möchte man sofort im Projekt gelistet haben.
Sind Leistungen, die nichts mit der Zeiterfassung zu tun haben, bereits konkret und vom Kunden bestätigt, kann es Sinn machen, alle diese Leistungen aus dem Angebot ins Projekt zu übernehmen. Sie können erstmal als "Hülle" dienen und zeigen bereits fest eingeplante Leistungen auch schon sofort beim Budgetfortschritt an.

Budgetieren

Über die Budgetierung der Zusatzleistungen lassen sich diese bei vielen Drittkosten, Spesen etc. kontrollieren.

Budgetieren
Man die anteiligen Zusatzleistungen
a) im Projektformular unterhalb des Projektbudgets über den blauen Link eingeben. Bei der Eingabe des anteiligen Zusatzleistungs-Budget kann man auch die Prozentzahl eingeben (z.B. 20%) und MOCO berechnet dann automatisch den Betrag. Beispiel: Projektbudget  12.000 > Eingabe "50%" > Ausgabe 6.000
b) direkt unter "Zusatzleistungen" budgetieren (siehe oben im Bild – 3)
c) aus einem Angebot übernehmen: MOCO bietet beim Projektbudget an, den Angebotsbetrag zu übernehmen (blauer Aktionslink in der gespeicherten Ansicht). Sind im Angebot die Zusatzleistungen entsprechend markiert, füllt MOCO auch das anteilige Zusatzleistungsbudget automatisch ab.

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