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Zusatzleistungen

Fremdleistungen, Pauschalen, Abos etc. | Weiterverrechnen | Budgetieren | Vordefinieren / aus Angebot übernehmen | Kosten, Kostengruppen | Zentral verwalten & filtern

Fremdleistungen, Pauschalen, Abos etc.

Als Zusatzleistungen werden in MOCO die Leistungen bezeichnet, die unabhängig von der Zeiterfassung sind. Sie werden im Projekt unter "Zusatzleistungen" (1) zur Weiterverrechnung und/oder Kostentracking erfasst. Nutzt du den Ausgaben-Bereich, kannst du Kosten zuweisen.


Drittkosten zum Projekt erfassen

Einmalige & wiederkehrende Zusatzleistungen

Einmalige Zusatzleistungen (2) können beispielsweise sein
  • Spesen, Reisekosten
  • Fremdkosten
  • Pauschalen (z.B. Workshops)
  • Prozentuale Nebenkostenpauschale
  • Artikel
Wiederkehrende Zusatzleistungen (3) sind regelmässige Leistungen wie z.B.
  • Abos
  • Domain, Hosting
  • Wiederkehrende Pauschalen (siehe alternative Option Retainer)

Nie wieder vergessen, wiederkehrende Leistungen wie z.B. Hosting abzurechnen

Legt man eine wiederkehrende Zusatzleistung an, so versteht sich diese als "Trigger" (3). Zu festgelegten Stichdatum und Wiederholung wird die Zusatzleistung automatisch erstellt und als abrechenbar in der Projektliste angezeigt. So vergisst man nie mehr eine Leistung wie z.B. Hosting abzurechnen.

Zusatzleistung umbuchen

Zusatzleistungen können ähnlich wie Stunden auf ein anderes Projekt umgebucht werden solange sie nicht abgerechnet wurden. Dazu im Projekt unter "Zusatzleistungen" in der Liste rechts über das Dropdown gehen oder die Aktion in der Detailansicht oben rechts wählen:
Zusatzleistung umbuchen in der Detailansicht

Zusatzleistungen vordefinieren und einfügen

In den Einstellungen unter "Leistungen" > "Zusatzleistungen" kannst du Zusatzleistungen vordefinieren und dann über die Auswahl "Standard-Zusatzleistungen" im Projekt hinzufügen.

Weiterverrechnen

Bei Zusatzleistungen kann gewählt werden, ob eine Leistung verrechenbar ist und dem Budgetfortschritt angerechnet werden soll (1)


Zusatzleistungen Einstellung: verrechenbar bzw. im Budget

Im Budget & Verrechenbar

Im Budget
Ja
Ist eine Leistung innerhalb des Projektbudgets
Nein
Ist keine Leistung innerhalb des Projektbudgets.

Verrechenbar
Ja
Soll zum Abrechnen angeboten werden.
Nein Soll nicht mit auf die Rechnung (die Kosten werden nur zur Berechnung der Rentabilität genutzt).

Die Standardeinstellung dazu ist vordefinierbar unter Einstellungen > Projekte.

Belege als Anhang zur Rechnung

Bei Abrechnung einer Zusatzleistung wird ein vorhandener PDF-Beleg automatisch als Anhang zur Rechnung angeboten. Sind Ausgabenpositionen zugewiesen, werden diese als Belege zur Rechnung angeboten solange bei der Zusatzleistung kein anderer Beleg erfasst wird. 

Eingangsrechnung zuweisen

Nutzt man den Bereich "Ausgaben", kann man die dort erfassten Kosten (Eingangsrechnungen und Spesen) Projekten zuweisen. Dabei kannst du je nach Wahl die Zusatzleistung erstellen oder eine bereits bestehende geplante Zusatzleistung verknüpfen.
Zusatzleistungen kannst du schon bei Projektstart direkt aus einem Angebot übernehmen und so als Ausgaben planen.

Eigenschaften und Standardaufschlag vordefinieren
In den Einstellungen unter "Ausgaben" kannst du für den Fall der direkten Erstellung die Eigenschaften und einen Standardaufschlag vordefinieren. Ausführlichere Infos zur Ausgabenzuweisung

Sammelposition
Eine Zusatzleistung nutzt du als Sammelposition, wenn du am Ende diese Position abrechnen möchtest (z.B. Nebenkostenpauschale) und im Projektverlauf alle auflaufenden Kosten zuweist.

Budgetieren

Das Zusatzleistungs-Budget versteht sich als Anteil der Projektbudgets (VK bzw. Summe der angebotenen Leistungen exkl. Eigenleistungen), deshalb kann es nicht grösser sein als das Projektbudget selbst.

Budgetieren für Abgrenzung & Kontrolle

→ Eigenleistungen abgrenzen und damit Reststunden für die Zeiterfassung entsprechend reduzieren.
Budget kontrollieren Fortschrittsbalken unter "Zusatzleistungen" und Anzeige Restbetrag im Projektbericht. Alternativ Kostentöpfe dafür nutzen

Wege, das Budget zu setzen

Direkt im Projektformular unterhalb des Projektbudgets (1). Bei der Eingabe kann auch die Prozentzahl eingegeben werden (z.B. 20 %) und MOCO berechnet dann automatisch den Betrag. Beispiel: Projektbudget  12.000 > Eingabe "50%" > Ausgabe 6.000

Übernahme aus Angebot: MOCO bietet auf der Projektseite an, den Angebotsbetrag zu übernehmen (2). Sind im Angebot die Zusatzleistungen entsprechend markiert, füllt MOCO auch die anteilige Zusatzleistungen als Budget automatisch ab.

Im Projekt unter "Zusatzleistungen" direkt unter dem blauen Link "Zusatzleistungen budgetieren? (3)"

Fremdkosten gesamthaft budgetieren


Vordefinieren / aus Angebot übernehmen

Zusatzleistungen, die in den Einstellungen oder im Angebot erfasst wurden, können ins Projekt übernommen werden.

Zusatzleistungen vordefinieren

Bietet man gewisse Leistungen regelmässig an, macht es Sinn, Standard-Zusatzleistungen in den Einstellungen zu erfassen. Diese vordefinierten Zusatzleistungen können über den "Leistungskatalog" an gewünschten Orten eingefügt werden (Angebot, Projekt, Rechnung).

Zusatzleistungen aus Angebot übernehmen

1. Im Projekt muss ein Angebot vorhanden/verknüpft und darin Zusatzleistungen markiert sein.
2. Im Projekt unter "Zusatzleistungen" > "+ Neue Zusatzleistung" das Angebot auswählen.
3. Es können dann einzelne oder alle Zusatzleistungen ins Projekt übernommen werden. Hat man eine pauschale Position (z.B. pauschale Nebenkosten) kann man diese als Gruppe (= Kostentopf) übernehmen und zukünftig erfasste Ausgaben dagegen laufen lassen:
Kostengruppen aus Angeboten übernehmen

Zur besseren Beurteilung, wann diese Funktion von besonderem Nutzen ist, gehen wir hier etwas näher auf die Handhabung der Zusatzleistungen ein:

Zusatzleistungen werden erst erfasst, wenn sie wirklich anfallen
Oft wird in Angeboten ein Preis für Drittkosten (Fremdleistungen) angenommen. Hier macht es Sinn, die Leistung im Projekt erst zu erfassen, wenn diese tatsächlich angefallen ist bzw. vom Kunden abgesegnet wurde. Hier ist dann auch klar was die Leistung das Unternehmen kostet – und zu welchem Preis die Leistung an den Kunden weiterverrechnet wird. Unterscheiden sich die Beträge, trägt man bei Betrag und Kosten diese entsprechend ein.

Nutzt man den Ausgaben-Bereich zur Erfassung aller Eingangsrechnungen zum Unternehmen, kann diese Eingangsrechnung dem Projekt zugewiesen werden. Damit erstellt man indirekt mit dieser Aktion die Zusatzleistung – oder man wählt eine bereits erfasste Zusatzleistung aus. Der tatsächliche Betrag der Kosten wird dann falls nötig bei der Zusatzleistung aktualisiert.

Alle Zusatzleistungen möchte man sofort im Projekt gelistet haben.
Sind Leistungen, die nichts mit der Zeiterfassung zu tun haben, bereits konkret und vom Kunden bestätigt, kann es Sinn machen, alle diese Leistungen aus dem Angebot ins Projekt zu übernehmen. Sie können erstmal als "Hülle" dienen und zeigen bereits fest eingeplante Leistungen auch schon sofort beim Budgetfortschritt an.

Kosten, Kostengruppen

Die Angabe der Kosten dient der Rentabilitätsbetrachtung. Über eine Gruppe kannst du innerhalb eines Projektes ein Kostenbudget controllen. 

Kosten

Die eigenen (voraussichtlichen) Kosten werden bei der Zusatzleistung unten im grauen Bereich erfasst (1). MOCO errechnet dann automatisch die Marge/den Aufschlag (2). Die hier erfassten Kosten wirken sich auf die Rentabilitätsberichte aus.

Agentursoftware Fremdleistungen Kosten Marge



Kosten aktualisieren sich bei Zuweisung der Ausgabe
Bei der Zuweisung von Eingangsrechnungen (bzw. einzelne Positionen daraus) werden die effektiven Kosten hinterlegt bzw. aktualisiert. Sind alle erwarteten Eingangsrechnungen zugewiesen, kannst du die Zusatzleistung für weitere Zuweisungen sperren.

Im Angebot bereits vorkalkulieren
Bei Bedarf können die voraussichtlichen Kosten bereits in der Angebots-Kostenkalkulation erfasst und bei Übernahme der Zusatzleistung ins Projekt mit übertragen werden.

Kostengruppen

Zusatzleistungen können gruppiert und damit Kostenbudgets kontrolliert werden. Das erlaubt neben dem gesamthaft gesetzten Zusatzleistungsbudget (VK) auf einer weiteren Ebene die Kosten (EK) gezielt zu kontrollieren.

Fremdkosten kontrollieren gruppieren

1. Neue Gruppe über das "+" erstellen: Benennen, Budget und Farbe wählen.
2. Gruppe wird übergeordnet angezeigt.
3. Zusatzleistungen einzeln oder über die Mehrfachauswahl zuweisen.

  • Budgetkontrolle über den Fortschrittsbalken: Die Kosten (mittlere Spalte) der zugewiesenen Zusatzleistungen laufen gegen das gesetzte Budget der Gruppe
  • Filtern nach zugewiesenen Zusatzleistungen: Über Klick auf Gruppe.
  • Verwalten der Gruppen: Rechts über das Stiftsymbol können die Gruppen verwaltet werden (Bezeichnung, Farbe, Budgetbetrag, Löschen)
  • Gruppen (z.B. eine Nebenkostenpauschale) können direkt aus Angeboten übernommen werden.

Kostengruppen abrechnen

Die gruppierten Zusatzleistungen kommen wie gewohnt einzeln auf die Rechnung. Beim Abrechnen siehst du die Gruppenzugehörigkeit, was eine gezielte Abrechnung erlaubt.

Zentral verwalten & filtern

Sobald mindestens 10 Zusatzleistungen erstellt wurden, erscheint unter "Projekte" > "Zusatzleistungen" (1) eine Übersicht. Zusatzleistungen können in dieser Liste zentral verwaltet werden:


  • Filtern: Zahlreiche Filteroptionen - z.B. nach Kunde, Projektleitung oder Suchbegriff. (3)
  • Sortieren: Spalten auf-und absteigend sortieren.
  • Beleginfo: Anzeige ob ein Beleg vorhanden ist - dieser ist direkt über die Liste per Klick auf das Icon aufrufbar.
  • Eingangsrechnung: Anzeige ob eine Eingangsrechnung mit Lieferant zugewiesen ist.
  • Gruppenzugehörigkeit: Anzeige der Kostengruppe (falls im Projekt vorhanden).
  • Bearbeiten: Zusatzleistung anpassen, kopieren und umbuchen wie im Projekt. 
  • Erstellen: Neue Zusatzleistungen erstellen
  • Export: Gefilterte Zusatzleistungen gezielt exportieren. (5)
Wählst du im Filter "+Wiederkehrende" aus, werden auch alle Zusatzleistungen mitangezeigt, die erst in Zukunft über die wiederkehrenden Zusatzleistungen erstellt werden bzw. für die Erstellung geplant sind.

Die Liste der wiederkehrende Zusatzleistungen findest du im zweiten Reiter (2+4).

Zusatzleistungen zentral verwalten


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