Zusatzleistungen

Fremdleistungen, Pauschalen, Abos etc.

Als Zusatzleistungen werden in MOCO die Leistungen bezeichnet, die unabhängig von der Zeiterfassung sind. Sie werden im Projekt unter "Zusatzleistungen" (1) zur Weiterverrechnung und/oder Kostentracking erfasst.

Drittkosten erfassen


Zusatzleistungen
können sein
  • Spesen, Reisekosten
  • Fremdkosten (2)
  • Pauschalen (z.B. Workshops)
  • Prozentuale Nebenkostenpauschale ( prozentual erfassen)
  • Artikel
Wiederkehrende Zusatzleistungen sind regelmässige Leistungen wie
  • Abos (3)
  • Domain, Hosting
  • Monatspauschalen

Nie wieder vergessen, wiederkehrende Leistungen wie z.B. Hosting abzurechnen

Legt man eine wiederkehrende Zusatzleistung an, so versteht sich diese als "Trigger". Zu festgelegten Stichdatum und Wiederholung wird die Zusatzleistung automatisch erstellt und als verrechenbar in der Projektliste angezeigt. So vergisst man nie mehr eine Leistung wie z.B. Hosting abzurechnen.

Weiterverrechnen

Bei Zusatzleistungen kann gewählt werden, ob eine Leistung weiterverrechenbar ist und vom Budget abgezogen werden soll.

Im Budget
JA → Wurde mit angeboten und soll vom Projektbudget abgezogen werden.
NEIN →  Soll nicht vom Budget abgezogen werden – und gilt damit bei Fixpreisprojekten automatisch als zusätzlich verrechenbar und kann bei Abrechnung des Angebots mit auf die Rechnung genommen werden.

Verrechenbar
JA → Soll zum Abrechnen angeboten werden.
NEIN Soll nicht als Aufwand mit auf die Rechnung (wird nur zur Berechnung der Rentabilität genutzt).

Belege als Rechnungsanhang

Wird eine Zusatzleistung abgerechnet und ein PDF-Beleg ist hinterlegt, wird dieser automatisch als Anhang zur Rechnung angeboten (Checkbox am Ende des Formulars).

Kosten und Kostentöpfe

Die eigenen Kosten werden bei der Zusatzleistung unten im grauen Bereich erfasst (4). MOCO errechnet dann automatisch die Marge/den Aufschlag. Die hier erfassten Kosten wirken sich auf die Projektrentabilität aus (Projektberichte).
Fremdleistungen Kosten weiterverrechnen Marge


Eingangsrechnungen zuweisen
Nutzt man den Bereich "Ausgaben", können die dort erfassten Eingangsrechnungen (bzw. einzelne Positionen daraus) einem Projekt zugewiesen werden. Dabei wird je nach Wahl die Zusatzleistung erstellt oder eine bereits bestehende "Hülle"verknüpft und die effektiven Kosten werden hinterlegt.

Falsch verknüpfte Ausgaben kann man in der Liste der Zusatzleistungen rechts über das Dropdown wieder entfernen.

Mit den Gruppen arbeiten (Kostentöpfe)

Zusatzleistungen können gruppiert und damit "Kostentöpfe" kontrolliert werden. Das erlaubt neben dem gesamthaft gesetzten Zusatzleistungsbudget (VK/Summe aus Angebot) auf einer weiteren Ebene die Kosten (EK – im Screenshot die mittlere Zahlenspalte!) zu kontrollieren.

Fremdkosten kontrollieren gruppieren

1. Neue Gruppe über das "+" erstellen: Benennen, Budget und Farbe wählen.
2. Gruppe wird übergeordnet angezeigt.
3. Zusatzleistungen einzeln oder über die Mehrfachauswahl zuweisen.

  • Budgetkontrolle über den Fortschrittsbalken: Die Kosten (mittlere Spalte) der zugewiesenen Zusatzleistungen laufen gegen das gesetzte Budget der Gruppe
  • Filtern nach zugewiesenen Zusatzleistungen: Über Klick auf Gruppe.
  • Verwalten der Gruppen: Rechts über das Stiftsymbol können die Gruppen verwaltet werden (Bezeichnung, Farbe, Budgetbetrag, Löschen)
  • Gruppen (z.B. eine Nebenkostenpauschale) können direkt aus Angeboten übernommen werden.

Vordefinieren / aus Angebot übernehmen

Zusatzleistungen, die in den Einstellungen oder im Angebot erfasst wurden, können ins Projekt übernommen werden.

Zusatzleistungen in den Einstellungen vordefinieren

Bietet man gewisse Leistungen regelmässig an, macht es Sinn, Standard-Zusatzleistungen in den Einstellungen zu erfassen. Diese vordefinierten Zusatzleistungen können über den "Leistungskatalog" an gewünschten Orten eingefügt werden (Angebot, Projekt, Rechnung).

Zusatzleistungen aus Angebot übernehmen

1. Im Projekt muss ein Angebot vorhanden/verknüpft und darin Leistungen als Zusatzleistungen markiert sein
2. Im Projekt unter "Zusatzleistungen" > "+ Neue Zusatzleistung" das Angebot auswählen.
3. Es können dann einzelne oder alle Zusatzleistungen ins Projekt übernommen werden. Hat man eine pauschale Position (z.B. pauschale Nebenkosten) kann man diese als Gruppe (= Kostentopf) übernehmen und zukünftig erfasste Ausgaben dagegen laufen lassen:
Kostengruppen aus Angeboten übernehmen

Zur besseren Beurteilung, wann diese Funktion von besonderem Nutzen ist, gehen wir hier etwas näher auf die Handhabung der Zusatzleistungen ein:

Zusatzleistungen werden erst erfasst, wenn sie wirklich anfallen
Oft wird in Angeboten ein Preis für Drittkosten (Fremdleistungen) angenommen. Hier macht es Sinn, die Leistung im Projekt erst zu erfassen, wenn diese tatsächlich angefallen ist bzw. vom Kunden abgesegnet wurde. Hier ist dann auch klar was die Leistung das Unternehmen kostet – und zu welchem Preis die Leistung an den Kunden weiterverrechnet wird. Unterscheiden sich die Beträge, trägt man bei Betrag und Kosten diese entsprechend ein.

Nutzt man den Ausgaben-Bereich zur Erfassung aller Eingangsrechnungen zum Unternehmen, kann diese Eingangsrechnung dem Projekt zugewiesen werden. Damit erstellt man indirekt mit dieser Aktion die Zusatzleistung – oder man wählt eine bereits erfasste Zusatzleistung aus. Der tatsächliche Betrag der Kosten wird dann falls nötig bei der Zusatzleistung aktualisiert.

Alle Zusatzleistungen möchte man sofort im Projekt gelistet haben.
Sind Leistungen, die nichts mit der Zeiterfassung zu tun haben, bereits konkret und vom Kunden bestätigt, kann es Sinn machen, alle diese Leistungen aus dem Angebot ins Projekt zu übernehmen. Sie können erstmal als "Hülle" dienen und zeigen bereits fest eingeplante Leistungen auch schon sofort beim Budgetfortschritt an.

Budgetieren

Das Zusatzleistungs-Budget versteht sich als Anteil der Projektbudgets (VK bzw. Summe der angebotenen Leistungen exkl. Eigenleistungen), deshalb kann es nicht grösser sein als das Projektbudget selbst.

Warum budgetieren?

→ Eigenleistungen abgrenzen und damit Reststunden für die Zeiterfassung entsprechend reduzieren.
Zusatzleistungen kontrollieren Fortschrittsbalken unter "Zusatzleistungen" und Anzeige Restbetrag im Projektbericht.

Wo budgetieren?

Über diese drei Wege wird das Budget gesetzt:

1. Direkt im Projektformular unterhalb des Projektbudgets. Bei der Eingabe kann auch die Prozentzahl eingegeben werden (z.B. 20 %) und MOCO berechnet dann automatisch den Betrag. Beispiel: Projektbudget  12.000 > Eingabe "50%" > Ausgabe 6.000

2. Übernahme aus Angebot: MOCO bietet auf der Projektseite an, den Angebotsbetrag zu übernehmen. Sind im Angebot die Zusatzleistungen entsprechend markiert, füllt MOCO auch die anteilige Zusatzleistungen als Budget automatisch ab.

3. Im Projekt unter "Zusatzleistungen" direkt unter dem blauen Link "Zusatzleistungen budgetieren?"

Fremdkosten gesamthaft budgetieren


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