Wie funktioniert das mit der tagesgenauen Abrechnung?

Benutzer kosten 15 EUR/CHF pro Monat. Als Benutzer zählen alle Personen, die unter 'Aktive Personen' erfasst sind. Werden Personen mitten im Monat hinzugefügt oder deaktiviert, berechnet MOCO tagesgenau anteilig. Aus diesem Grund kann die angegebene Benutzerzahl bzw. der Betrag auf der Rechnung krumm sein.

Sind die Kosten abhängig von Benutzerrollen?

Die Kosten sind unabhängig vom genutzten Funktionsumfang. Die Zugriffsrechte können jederzeit selbst reduziert oder erweitert werden.

Kostensteuerung Freelancer / Externe?

Benutzer können jederzeit deaktiviert werden. So können z.B. Freelancer lediglich zu Einsatzzeiten aktiviert werden und MOCO berechnet nur diese aktivierte Zeit.

Wie läuft der Support bei MOCO?

MOCO ist eine Software-as-a-Service (SaaS) mit > 40'000 Benutzern ohne Vertragsbindung. Als Produktteam kümmern wir uns persönlich um alle deine Anliegen. Bewährt hat sich das aus folgenden Gründen: Sicherstellen bestmöglichster Servicequalität. Probleme und Anregungen kommen direkt bei uns an (Weiterentwicklung eng am allgemeinen Bedarf). Die Abokosten können für alle niedrig gehalten werden. Alle Benutzer können uns über den In-App-Service unten rechts in MOCO kontaktieren. Wir antworten zeitnah. Tipp: Das Anliegen gut beschreiben und einen Screenshot mitschicken – so klärt sich eine Frage erfahrungsgemäss am effizientesten für beide Seiten!

Gibt es eine Online-Demo?

Das kostenlose Webinar » Eine Einführung , gibt einen soliden Überblick und kann jederzeit abgerufen werden.Firmen > 20 Benutzern bieten wir auf Nachfrage ein kostenloses Online-Q&A an. Dieses baut auf bereits erarbeitetem Grundwissen auf (Videos, Doku, Testaccount) und ist für noch offene Fragen gedacht, die dann direkt anhand der Software angeschaut werden.

Sind Schulungen möglich?

Ja. Auf Anfrage bietet MOCO individuelle Online-Sessions an.

Wo finde ich eine Art "Handbuch"?

Auf der Website unter » Funktionen sind alle Bereiche und Themen bebildert und beschrieben.

Habt ihr auch Videos?

Auf unserem » Vimeo-Videoportal findest du Tutorials zu verschiedenen Themen (wird regelmässig ergänzt).

Kann ich mein Abo auch ohne Kreditkarte lösen?

Ja, MOCO kann auch via SEPA-Lastschrift abonniert werden. Die Option steht nur EURO-Ländern zur Verfügung. Achtung: Bei Rückzug fallen Strafgebühren an, die wir weiterverrechnen.

Habe ich Zugang zu Backups?

Es werden 2 x täglich Backups erstellt. Ein eigener Zugang zum Backup ist jedoch nur bei einer Private Cloud (Buchung einer eigenen Server-Instanz) möglich. Jeder Account kann regelmässig die Exportmöglichkeiten nutzen und sollten sehr wichtige Daten aus Versehen von einem Benutzer gelöscht worden sein, können wir auf Anfrage einen früheren Stand aus den Backups herstellen. » Weitere Infos zu Sicherheit & Betrieb

Werde ich zur Weiterentwicklung (im Abo inklusive) informiert?

In der App immer oben rechts auf die Glocke klicken, wenn sie rot wird! Zusätzlich schicken wir 4 x im Jahr an den Accountinhaber eine Übersicht zu den letzten Updates.

Kann ich innerhalb eines Accounts zwei Firmen führen?

Sind die Firmen rechtlich getrennt bzw. man benötigt einen eigenen Rechnungsnummernkreis sowie einen getrennten Berichte, dann empfiehlt es sich ein Account je Firma zu erstellen. Sind Personen mit derselben E-Mail angemeldet, können sie oben rechts einfach zwischen den Accounts wechseln (Weltkugelsymbol) .

Wo kann ich meine Abo-Rechnungen abrufen?

Alle Rechnungen stehen dir zum Download in den Einstellungen unter 'Abo' zur Verfügung. Hinterlegst du bei der Rechnungsadresse auch eine E-Mail-Adresse, versendet MOCO automatisiert die Rechnung zusätzlich an diese E-Mail-Adresse.

Spesen

So funktioniert's | Erfassen | Spesenabrechnung | Genehmigen, Auszahlen | Projektzuweisung

So funktioniert's

Workflow

Der Mitarbeitende erfasst seine Auslagen (Spesen, Reisekosten und Pauschalen), reicht seine Spesenabrechnung ein und adressiert dabei die vorgesetzte Person. Die benachrichtigte Person kontrolliert die Belege und genehmigt oder lehnt ab. Bei Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine Unternehmensausgabe erstellt. Positionen können Projekten zugewiesen werden. Der Betrag kann per Überweisungsauftrag ausbezahlt werden. Der Mitarbeitende ist über sein Profil stets informiert welche Spesenabrechnungen bereits bezahlt sind.

Funktion aktivieren & Zugriffsrechte

Accounts, die ihre Spesen über MOCO erfassen möchten, aktivieren die Funktion in den Einstellungen. Personen, die die Spesenabrechnungen verwalten sollen, benötigen zusätzlich Vollzugriff oder eingeschränkte Zugriffsrechte auf "Ausgaben".

Dann kann's losgehen:

Spesen Reisekosten über die Mobile App erfassen

Erfassen

Belege, Auslagen, Reiskosten oder Pauschalen können über die folgenden drei Wege erfasst werden: Via E-Mail-Weiterleitung, Mobile App oder in der Software am Rechner direkt erfassen.

E-Mail an MOCO schicken

Dafür steht eine persönliche spam-resistente Inbox-E-Mail zur Verfügung (siehe Bild weiter unten: 3), dies für den E-Mail-Versand als Kontakt speichern, damit sie schnell aufgerufen werden kann. Soll ein Beleg mitgeschickt werden, diesen als PDF in der E-Mail anhängen. JPGs und PNGs werden aktuell nicht berücksichtigt (da oft in der Signatur Bilder verwendet werden und dafür dann ein Beleg erstellt würde).

Mobile App

Beleg von unterwegs direkt einscannen. Damit ist der Speseneintrag im Account erfasst.
Links: MobileApp fürs iPhone im Apple Store und Android Google Play Store

In MOCO

Auf deinem Rechner oder iPad kannst du Spesen auch im Profil unter "Spesen" manuell erfassen (siehe Bild).

Spesenabrechnung

In der Regel sammelt man Belege eines Monats und reicht sie dann gesammelt als Spesenabrechnung ein. Beim Einreichen kannst du direkt eine Person aus dem Unternehmen adressieren und einen Kommentar hinzufügen.

Spesen einreichen

Im Profil unter "Spesen" angesammelten Belege auswählen und als Spesenabrechnung einreichen. Dabei Ansprechpartner wählen und bei Bedarf einen Kommentar erfassen.

Pflichtangaben
Datum, Titel und Betrag Pflichtangaben und müssen ergänzt werden (4), bevor die Position eingereicht werden kann (5). Optionale Angaben sind Kategorie, Projekt, Verrechenbar, Detailinfos, Beleg (PDF, PNG, JPG).

spesenabrechnung einreichen im profil

Tagespauschalen, Autofahrten
Tagespauschalen oder Autofahrten kann MOCO aktuell noch nicht selbstständig ausrechnen. Infos zur Berechnung können für die Nachvollziehbarkeit als Info zur Position erfasst werden.

Workaround-Idee: eine Excelvorlage nutzen und die Berechnung als PDF abspeichern und als Beleg hochladen.

Genehmigen, Auszahlen

Wurde eine Spesenabrechnung erstellt, wird der gewählte Ansprechpartner benachrichtigt und die Spesenabrechnung steht im Account unter "Ausgaben" bereit zur Genehmigung.

Ansprechpartner wird benachrichtigt

Der gewählte Ansprechpartner (MOCO schlägt diesen das nächste Mal direkt vor) wird zur eingereichten Spesenabrechnung benachrichtigt.

Genehmigung

Verantwortliche Person genehmigt die Spesenabrechnung unter "Ausgaben"

Unter "Ausgaben" > "Eingang" > "Spesen" (1,2) sammeln sich alle offenen Spesenabrechnungen und möchten kontrolliert werden. Angaben können jetzt noch vervollständigt oder angepasst werden. Einzelne Belege können auch entfernt werden. Sie gehen zurück an die einreichende Person.

Genehmigen oder Ablehnen
Bei der Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine reguläre Ausgabe mit den entsprechenden Positionen erstellt. Die Spesenabrechnung kann auch abgelehnt werden (Aktion rechts oben "Daumen-Runter-Symbol"). Die Belege gehen zurück an die einreichende Person.

Automatische Projektzuweisung der Kosten beim Genehmigen
Beim Genehmigen werden für die zugewiesenen Projekte aus den Positionen die Zusatzleistung erstellt – zwecks Kostentracking/Weiterverrechnung.

Spesen auszahlen

Spesenabrechnungen können bequem über einen Überweisungsauftrag bezahlt werden. Voraussetzung ist, dass beim Mitarbeiter die IBAN-Nummer hinterlegt ist.

Nachvollziehbarkeit für Mitarbeitenden
Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil nachvollziehen, ob die Spesenabrechnung beglichen wurde. Bei Bedarf kann auch über "Notizen & Dateien" noch eine persönliche Nachricht an die Person geschickt werden.

Spesenabrechnungen nachträglich auffinden

Unter "Ausgaben" kann über die Filter nach dem Typ Spesen bzw. über den Suchbegriff noch nach Name eingegrenzt werden.
Unter "Personal" bei der Person werden alle Spesenabrechnungen gelistet.

Projektzuweisung

Bei der Erfassung von Spesenbelegen kann der Mitarbeitende direkt ein Projekt zuweisen. Ist ein falsches Projekt zugewiesen, dieses bei der eingereichten Spesenabrechnung VOR der Genehmigung korrigieren, da beim Genehmigen direkt die Zusatzleistung im Projekt erstellt wird (Kostentracking/Weiterverrechnen).

Projekte können aber auch erst später zugewiesen werden.

Mit der Firmenkreditkarte bezahlte Belege
Solche Belege kann auch ein Mitarbeiter ohne Zugriffsrechte auf Ausgaben erfassen, indem er diese per E-Mail an die allgemeine Inboxadresse schickt. Es wird dann ein Entwurf zur Prüfung erstellt.

Soll der Mitarbeiter auch Eingangsrechnungen erfassen aber nicht die Info zu allen Ausgaben sehen, gibt man ihm die eingeschränkten Zugriffsrechte für "Ausgaben". Er kann dann nur die selbst erfassten Ausgaben verwalten und diese Projekten zur Weiterverrechnung und/oder Kostentracking zuweisen.

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