Spesen

So funktioniert's

Workflow
Der Mitarbeitende erfasst seine Auslagen (Spesen, Reisekosten und Pauschalen), reicht seine Spesenabrechnung ein und adressiert dabei die vorgesetzte Person. Die benachrichtigte Person kontrolliert die Belege und genehmigt oder lehnt ab. Bei Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine Unternehmensausgabe erstellt. Positionen können Projekten zugewiesen werden. Der Betrag kann per Überweisungsauftrag ausbezahlt werden. Der Mitarbeitende ist über sein Profil stets informiert welche Spesenabrechnungen bereits bezahlt sind.

Funktion aktivieren & Zugriffsrechte
Accounts, die ihre Spesen über MOCO erfassen möchten, aktivieren die Funktion in den Einstellungen. Personen, die die Spesenabrechnungen verwalten sollen, benötigen zusätzlich Vollzugriff oder eingeschränkte Zugriffsrechte auf "Ausgaben".

Dann kann's losgehen:

Spesen Reisekosten über die Mobile App erfassen


Erfassen

Belege, Reiskosten oder Pauschalen erfassen
Es gibt folgende Optionen, Spesen zu erfassen:
  • E-Mail an MOCO schicken. Dafür steht eine persönliche spam-resistente Inbox-E-Mail zur Verfügung (3), dies für den E-Mail-Versand als Kontakt speichern, damit sie schnell aufgerufen werden kann. Soll ein Beleg mitgeschickt werden, diesen als PDF in der E-Mail anhängen. JPGs und PNGs werden aktuell nicht berücksichtigt (da oft in der Signatur Bilder verwendet werden und dafür dann ein Beleg erstellt würde).
  • Mobile App nutzen und Beleg von unterwegs direkt scannen und erfassen (Beleg ist optional).
  •  Im Profil unter "Spesen" manuell erfassen (siehe Bild).
Spesenerfassung aktivieren und nutzen


Spesenabrechnung

Einreichen
Im Profil unter "Spesen" angesammelten Belege auswählen und als Spesenabrechnung einreichen. Dabei  Ansprechpartner wählen und bei Bedarf einen Kommentar erfassen.

Pflichtangaben
Datum, Titel und Betrag Pflichtangaben und müssen ergänzt werden (4), bevor die Position eingereicht werden kann (5). Optionale Angaben sind Kategorie, Projekt, Verrechenbar, Detailinfos, Beleg (PDF, PNG, JPG).

spesenabrechnung einreichen im profil



Tagespauschalen, Autofahrten
Tagespauschalen oder Autofahrten kann MOCO aktuell noch nicht selbstständig ausrechnen. Infos zur Berechnung können für die Nachvollziehbarkeit als Info zur Position erfasst werden.

Workaround-Idee: 
eine Excelvorlage nutzen und die Berechnung als PDF abspeichern und als Beleg hochladen.

Genehmigen, Auszahlen

Ansprechpartner wird benachrichtigt
Der gewählte Ansprechpartner (MOCO schlägt diesen das nächste Mal direkt vor) wird zur eingereichten Spesenabrechnung benachrichtigt.

Verantwortliche Person genehmigt die Spesenabrechnung unter "Ausgaben"
Unter "Ausgaben" > "Eingang" > "Spesen" (1,2) sammeln sich alle offenen Spesenabrechnungen und möchten kontrolliert werden. Angaben können jetzt noch vervollständigt oder angepasst werden. Einzelne Belege können auch entfernt werden. Sie gehen zurück an die einreichende Person.

Spesenabrechnung prüfen und genehmigen

Genehmigen oder Ablehnen
Bei der Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine reguläre Ausgabe mit den entsprechenden Positionen erstellt. Die Spesenabrechnung kann auch abgelehnt werden (Aktion rechts oben "Daumen-Runter-Symbol"). Die Belege gehen zurück an die einreichende Person.

Automatische Projektzuweisung der Kosten beim Genehmigen
Beim Genehmigen werden für die zugewiesenen Projekte aus den Positionen die Zusatzleistung erstellt – zwecks Kostentracking/Weiterverrechnung.

Spesen auszahlen
Spesenabrechnungen können bequem über einen Überweisungsauftrag bezahlt werden. Voraussetzung ist, dass beim Mitarbeiter die IBAN-Nummer hinterlegt ist.

Nachvollziehbarkeit für Mitarbeitenden
Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil nachvollziehen, ob die Spesenabrechnung beglichen wurde. Bei Bedarf kann auch über "Notizen & Dateien" noch eine persönliche Nachricht an die Person geschickt werden.

Spesenabrechnungen nachträglich auffinden

  • Unter "Ausgaben" kann über die Filter nach dem Typ Spesen bzw. über den Suchbegriff noch nach Name eingegrenzt werden.
  • Unter "Personal" bei der Person werden alle Spesenabrechnungen gelistet.

Projektzuweisung

Bei der Erfassung von Spesenbelegen kann der Mitarbeitende direkt ein Projekt zuweisen. Ist ein falsches Projekt zugewiesen, dieses bei der eingereichten Spesenabrechnung VOR der Genehmigung korrigieren, da beim Genehmigen direkt die Zusatzleistung im Projekt erstellt wird (Kostentracking/Weiterverrechnen).

Projekte können aber auch erst später zugewiesen werden.

Mit der Firmenkreditkarte bezahlte Belege
Solche Belege kann auch ein Mitarbeiter ohne Zugriffsrechte auf Ausgaben erfassen, indem er diese  per E-Mail an die allgemeine Inboxadresse schickt. Es wird dann ein Entwurf zur Prüfung erstellt.

Soll der Mitarbeiter auch Eingangsrechnungen erfassen aber nicht die Info zu allen Ausgaben sehen, gibt man ihm die eingeschränkten Zugriffsrechte für "Ausgaben". Er kann dann nur die selbst erfassten Ausgaben verwalten und diese Projekten zur Weiterverrechnung und/oder Kostentracking zuweisen.

Mehr zu Ausgaben...