Allgemeines

Account > Allgemein

Nur der Account-Inhaber (= Ersteller des Accounts) sieht oben rechts neben der Suche das Einstellungsrädchen.
Folgende Einstellungen zum Unternehmens-Account können hier angepasst werden:

Allgemein
  • Unternehmensname
  • Logoupload
  • Änderung Account Inhaber
  • Die am meisten verwendete Abrechnungsart als Voreinstellung
  • Globale MWST
  • Rappenrundung für Rechnungen in Schweizer Franken (CHF)
Zugriffsrechte
  • Planung: Mitarbeiter können auch ohne Personalrechte eigene Abwesenheiten eintragen und entfernen 
  • Projekte: Projektleiter haben Zugriff auf ihre Projekte
  • Projekte: Projektleiter können ihre Projekte abrechnen
Agentursoftware Account


Sprachen & Währungen

Sprache MOCO Interface
Momentan sind bereits folgende weitere Sprachen im Profil (Klick auf Profilbild) wählbar:
Deutsch, Englisch, Französisch (Beta), Italienisch (Beta)

Unsere Webseite www.mocoap.com ist in deutscher Sprache – die englische Version folgt.

Sprache für Dokumente an den Kunden
Beim Kunden kann gewählt werden, ob Dokumente generell in Englisch erstellt und verschickt werden sollen. Die englischen Standardtexte (Anrede-, Fuss- und E-Mail-Texte) können in den Einstellungen erfasst werden.

Währungen
Sollen Rechnungen in anderen Währungen als der Account-Währung erstellt werden, können diese in den Einstellungen > Account (in der Topnavigation rechts das Rädchen – nur für den Account-Inhaber sichtbar) hinzugefügt werden.
Agnetursoftware Englisch und Deutsch


Leistungen & Stundensätze für Projekte

In den Einstellungen "Account > Leistungen" und "Account > Stundensätze" können Leistungen und Stundensätze vordefiniert werden. Die vordefinierten Leistungen und Stundensätze werden bei jedem neuen Projekt automatisch berücksichtigt. 

So erspart sich der Benutzer jedes Mal beim Anlegen eines neuen Projekts dessen Eingabe und die Konsistenz über alle Projekte ist gewährleistet. Selbstverständlich können diese Leistungen und Stundensätze je nach Projekt angepasst oder entfernt werden.

Die Währung ist hier frei wählbar und es werden bei Projekten nur die Leistungen der korrespondierenden Währung hinzugefügt.

Interner Stundensatz & dessen Berechnung
Der interne Stundensatz pro Person wird unten bei den Personen in der rechten Spalte eingetragen und dient zur Berechnung der Rentabilität.

Hierbei kann man alle Kosten einrechnen die mit jedem Mitarbeiter steigen (Arbeitsplatz, Gehalt) und eine Auslastung annehmen, die für Mitarbeiter realistisch ist. Also bei 176h / Monat bei 100% Anstellung könnte man das Ganze beispielsweise mit 140 oder 130h berechnen. Kosten / 130h = interner Satz.
Standardleistungen


Leistungskatalog für Angebote & Rechnungen

Mit dem  Leistungskatalog lassen sich beliebig lange Bereiche eines Angebots oder einer Rechnung vordefinieren – beispielsweise
  • Ganze Musterangebot
  • Blöcke aus Positionen
  • Textbeschreibungen
  • Einzelne Leistungen
Einträge kann man 
  • kopieren
  • innerhalb eines neuen Eintrags auswählen und eingefügen
  • nach dem Einfügen in Angebote und Rechnungen beliebig anpassen
Tipp: "Angebots-Checklisten" für diverse Projektarte erstellen. Legt man alle für ein Projekt wichtigen Positionen in einem Eintrag an und fügt sie später einem Angebot hinzu, kann kurz durchgegangen und geprüft werden welche Positionen gebraucht bzw. nicht gebraucht werden. Der riesige Vorteil liegt darin, dass Kollegen, die Angebote erstellen sollen, keine Positionen mehr im Angebot vergessen können. Zu oft passiert es in der Praxis, dass "Nebensächlichkeiten" wie z.B. Hosting auf dem Angebot vergessen werden.
Angebotsvorlagen und Leistungsblöcke


2-Faktor-Authentifizierung

Die 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) kann für MOCO optional aktiviert werden. 

Die Funktionsweise der 2-Faktor-Authentifizierung
Die 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie stellt sicher, dass nur der jeweilige Benutzer auf sein Konto und sensible Daten zugreifen kann – auch wenn eine andere Person das persönliche Passwort kennt. Voraussetzung ist, dass jeder Benutzer die Mobile App Authy oder Google Authenticator auf seinem Smartphone installiert.

Für den Zugriff auf sensible Bereiche* innerhalb von MOCO wird eine Code-Eingabe vom Benutzer angefordert. Dieser Code ist vom Benutzer auf seinem Smartphone via App abrufbar und ändert sich alle 30 Sekunden.

Aktivierung der 2FA in MOCO
  • Die 2FA in den Einstellungen unter "Account" > "2FA" generell aktivieren.
    Bitte den Recovery Code gut aufbewahren.
  • Nach Aktivierung müssen alle Benutzer ihren Zugriff bestätigen, wenn sie auf sensible Bereiche* zugreifen möchten .
Sonstige Hinweise
  • Sobald man sich angemeldet hat, wird man alle 24 Stunden erneut nach dem Überprüfungscode gefragt.
  • Bitte jeweils den Recovery Code gut aufbewahren, für den Fall, dass beispielsweise das Mobiltelefon verloren geht.
*Sensible Bereiche sind alle Bereiche ausser "Zeiterfassung" und "Kontakte". Diese sind von der 2FA ausgenommen und weiterhin wie gewohnt und ohne zusätzlichen Code verfügbar.
2-faktor-authentifizierung für die agentursoftware moco


Ausgaben erfassen

Die Ausgaben können in MOCO in den Einstellungen grob erfasst werden, um eine Orientierung zum Cashflow zu erhalten. Hier genügt die Summe der Ausgänge vom Geschäftskonto. Die Ausgaben werden den Einnahmen (= Summe der erfassten Zahlungen zu Rechnungen) im Unternehmensbericht (Berichte > Unternehmen) gegenübergestellt.

Eine detaillierte Eingangsrechnungserfassung ist geplant.
Agentur Ausgaben erfassen


E-Mails via SMTP verschicken

Standardmässig verschickt MOCO Angebote und Rechnungen über den MOCO-Server.
Vorteil: Man muss sich um nichts kümmern
Nachteil: Der Kunde erhält die E-Mail mit Absendername des Benutzers aber die Absender-E-Mail lautet noreply@mocoapp.com

In den Einstellungen unter "Account" > "E-Mail" kann man eine eigene allgemeine Absender-E-Mail definieren. 
Ausserdem auch eine Antwortadresse für Angebote und Rechnungen – falls der Kunde Rückfragen zum Angebot oder der Rechnung hat.

Mehr Infos im detaillierteren Newsartikel

Mehr zu Einstellungen...
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