Account

Allgemeines

Unter dem Rädchen rechts oben befinden sich die Einstellungen.
Einstellungen > Account > Allgemein

Agentursoftware Account


Unter "Allgemein" kannst du allgemeine Einstellungen verwalten wie z.B.
  • Unternehmensname
  • Logo – nur für die Anzeige Benutzeroberfläche » Rechnungslayout
  • Account-Inhaber
  • Basisstunden pro Tag (Reguläre Arbeitsstunden pro Tag bei einem 100 %-Pensum)
  • Standard USt. in % (bzw. MWST und Rappen-Rundung für die Schweiz)

Währung & Konto

Einstellungen > Account > Währung & Konto

Hier wird die Accountwährung angezeigt. Weitere Währungen können hinzugefügt werden. Danach sind sie beim Kunden, Projekt, Angebote, Ausgaben etc. wählbar.

Hinterlege hier auch die Kontodaten deiner Firma, wenn du z.B. Überweisungsaufträge für Ausgaben nutzen möchtest.

Eigene Felder

Einstellungen > Account > Eigene Felder

Daten zu Kunden, Projekt, Kontakt, Rechnung etc. können mit eigenen Feldern individuell erweitert werden. Man definiert diese in den Einstellungen (Rädchen rechts oben neben der Suche) unter "Account" > "Eigene Felder". Das eigene Feld erscheint dann als zusätzliches Formularfeld.

Individualisierung durch eigene Felder


Feld-Typen sind z.B. Einzeilige Eingabe, Mehrzeilige Eingabe, Link, Ja/Nein, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Datum. Die Eingabe eines Hinweistextes ermöglicht die erwartete Eingabe zu steuern. Englische Bezeichnungen können bei Bedarf zusätzlich erfasst werden.

Datenergänzung, Auswertung, Anzeige auf Rechnung

Neben der Haupteigenschaft der Datenergänzung zu Personal (Beispiel: Termin nächstes Mitarbeitergespräch), Projekten (Beispiel PO-Nr.) etc. haben die eigenen Felder auch weitere Nutzen:

Anzeige auf Angebot, Rechnung, Stundenauszug
Eigene Felder können so auf den Angeboten, Rechnungen und Stundenauszügen im Info-Block angezeigt werden. Daten auf Kunden-,  Projekt und Rechnungsebene werden nur angezeigt, wenn das Feld vor dem Speichern des Angebots bzw. der Rechnung ausgefüllt wurde.

Auswertungen
Eigene Felder sind auch Teil der Excel-Exporte und bieten so weitere Auswertungsoptionen.

Für gezielte Suche nutzen
Die über eigene Felder eingegebenen Daten sind durchsuchbar. Beispielsweise kann man so schnell Personen, die bestimmte Skills haben, finden: Eigenes Feld "Skills" mit Mehrfachauswahl auf Personal/Person erstellen.Über die globale Suche (Lupe rechts oben – oder Shift + 7) werden dann bei Eingabe einer Eigenschaft alle entsprechenden Personen gelistet.

» Nutzen mit Labels vergleichen

Nummernkreise

Einstellungen > Account > Nummernkreise

Hier legst du fest, ob die Nummer für Kunden, Projekte, Angebote, Rechnungen und Ausgaben manuell verwaltet oder automatisiert werden sollen.

Optionale Einstellung manuelle oder automatisierte Nummernkreise



Automatische Nummerierung
Die Zusammensetzung kann definiert und die Nummerierung bei einer bestimmten Nummer gestartet bzw. fortgesetzt werden.
Tipps für die Wahl des Rechnungsnummernkreises

Pflicht zur Rechnungsnummer D – A – CH
 Deutschland verlangt gemäss § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummerierung. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Eine lückenlose Abfolge dieser Rechnungsnummer ist aber nicht zwingend, gemäss Umsatzsteuer-Anwendungserlass
siehe auch http://www.akademie.de/wissen/fortlaufende-rechnungsnummer

Auch in Österreich ist dem Umsatzsteuergesetz eine einmalige Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation Pflicht.

In der Schweiz brauchen die Rechnungen aus steuerlicher Sicht keine Nummer. Siehe dazu den Artikel auf dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.

2FA

Einstellungen > Account > 2FA

Für den Account kann eine 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) aktiviert werden
Die 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie stellt sicher, dass nur der jeweilige Benutzer auf sein Konto und sensible Daten zugreifen kann – auch wenn eine andere Person das persönliche Passwort kennt. Für den Zugriff auf sensible Bereiche* innerhalb von MOCO wird eine Code-Eingabe vom Benutzer angefordert. Dieser Code ist vom Benutzer auf seinem Smartphone via App abrufbar und ändert sich alle 30 Sekunden.

Voraussetzung ist, dass jeder Benutzer eine Mobile App zur Authentifikation wie z.B. Authy oder Google Authenticator auf seinem Smartphone installiert. Mit dieser App fügt man über Scannen des initial angezeigten QR-Codes den MOCO-Account hinzu.

Aktivierung der 2FA
  • Vorab muss sich jeder Benutzer eine Mobile App zur Authentifikation wie z.B. Authy oder Google Authenticator auf seinem Smartphone installieren. 
  • Die 2FA in den Einstellungen unter "Account" > "2FA" für den gesamten Account aktivieren.
  • Nach Aktivierung müssen alle Benutzer in der installierten App zur Authentifizierung per Scan des angezeigten QR-Codes den MOCO-Account einmalig hinzufügen. 
Sobald man sich angemeldet hat, wird man alle 24 Stunden erneut nach dem Überprüfungscode gefragt. Bevorzugt man einen anderen Zeitraum, einfach bei uns melden - wir stellen das gerne individuell ein.
2-faktor-authentifizierung für die agentursoftware moco

*Sensible Bereiche sind alle Bereiche ausser "Zeiterfassung", "Kontakte" und das eigene Profil. Diese sind von der 2FA ausgenommen und weiterhin wie gewohnt und ohne zusätzlichen Code verfügbar.


Wechsel auf neues Smartphone oder Authenticator App oder andere Probleme:
2FA-Problemlösungen

E-Mail

Einstellungen > Account > E-Mail

Hier können verschiedene Einstellungen zum E-Mail-Versand getroffen werden. Vom Versand über eine eigene E-Mail-Adresse (SMTP) über Anzeige und Antwortadressen bis hin zum Signatur-Logo.

Versand über eigenen Mailserver (SMTP)

Standardmässig verschickt MOCO Angebote und Rechnungen über den MOCO-Server.
Vorteil: Man muss sich um nichts kümmern
Nachteil: Der Kunde erhält die E-Mail mit Absendername des Benutzers aber die Absender-E-Mail lautet noreply@mocoapp.com

Versand über eine eigene, zentrale E-Mail-Adresse
Alternativ kann man einen Versand via SMTP einrichten. Der Versand erfolgt dann bei allen Dokumenten über die zentrale, verifizierte eigene E-Mail-Adresse. Diese ist idealerweise neutral und allgemein (z.B. office@firmendomain.com).

E-Mails aus MOCO über eigenen Mailserver versenden


Hilfestellung zur Einrichtung SMTP-Versand
» Microsoft Office 365
» Google Workspace

Einstelloptionen zu Absender und Antwortadresse sowie BCC

Standardmässig wird dem Empfänger als Absender der Name des Versenders angezeigt. Geht der Empfänger auf "Antworten", wird die Antwort direkt an die individuelle Versender-E-Mail geschickt.

Dies lässt sich durch die Einstelloptionen übersteuern:
  • Als Absender kann der Firmenname angezeigt werden
  • Es kann eine einheitliche Antwort- E-Mail-Adresse gesetzt werden
E-Mail-Versand Absenderformat BCC

Zusätzlich kann bei Bedarf auch eine BCC-Adresse vordefiniert werden (im Versanddialog auch wieder entfernbar für Einzelfälle).

E-Mail-Text & Signatur

Bild für Signatur
Möchtest du ein Bild innerhalb der Signatur nutzen, lädst du dieses hier in den E-Mail-Einstellungen zentral hoch – und kannst es dann in den verschiedenen Standard-E-Mailtexten über die Variablen (tippe { ) einfügen (1).

Die Standard E-Mail-Texte inkl. Signatur (in der Regel Absenderdaten wie Firmenadresse und Kontakt) definierst du in den Einstellungen im jeweiligen Bereich zu Angebote und Rechnungen. Für die Personalisierung die Variablen nutzen (aufrufbar über die geschweifte Klammer "{"). Texte können auch eingefärbt bzw. ein Link hinterlegt werden (2)

e-mail-versand logo

Smart Filter

Einstellungen > Account > Smart Filter


Wählbarer Smart Filter "Ohne Label"
Möchte man in verschiedenen Bereichen einen Hinweis darauf, wenn Objekte nicht gelabelt wurden, kannst du in den Einstellungen > Account > Smart Filter die Anzeige eines Smart Filter "Ohne Label" wählen. Nach betreffenden Projekten, Rechnungen etc. lässt sich so gezielt filtern.

Was sind Smart Filter?
Smart Filter sind gezielte Filteroptionen mit dem Ziel der Erledigung.
Beispielsweise bei Projekten : Über Budget, Über Zieltermin, Verrechenbar, ist ohne Abrechnungsplan.

Mehr zu Einstellungen...