Warum und wie planen

Kapazitäten werden oft überschätzt
In der Regel wird überschätzt, welche Projekte in welcher Zeit mit bestehendem Personal Platz haben. Eine solide Auslastung ist für die Motivation der Mitarbeiter wichtig – gelegentliche Spitzen im Dienstleisterbusiness normal – aber permanente Überlastung führt zu schlechtem Arbeitsklima und hoher Fluktuation. Neue Leute einarbeiten verursacht mehr Kosten und bremst bestehende Teams aus.

Interessen koordinieren, Hektik reduzieren
Die Ressourcenplanung ist das Reservierungssystem für die ganze Firma. Verschiedene Interessen kommen in diesem Instrument zusammen. Die Verwendung dieses Werkzeugs über die gesamte Firma, nimmt Hektik aus dem Arbeitsalltag. Wie beim Flugzeug kann ein Sitz nicht durch mehrere Personen (in unserem Fall Projekte) belegt werden.

Interessensgruppen

Projektleiter
Der PL möchte Ressourcen für seine Projekte garantiert haben. Er möchte keine Projektkonkurrenz beim MA, da sonst die Erfüllung seines Projekts gefährdet ist. Er spricht sich mit anderen Projektleitern, dem Teamleiter (wegen Urlaub) und dem Mitarbeiter bei der Planung ab.

Teamleiter
Der TL ist verantwortlich für die höchstmögliche Auslastung seines Teams. Er ist bestrebt Abwesenheiten (Ferien), interne und externe Projekte zu balancieren.

Verkäufer
Der Verkäufer muss jederzeit erfahren können, welche Ressourcen er verkaufen kann und muss, da er sonst dem potentiellen Kunden falsche Aussagen macht oder seine Ziele nicht erfüllt.

Unternehmer
Der Unternehmer möchte die Auslastung seines Unternehmens nachvollziehen und entsprechende Schritte einleiten können (Marketing, Sales, Personal einstellen/entlassen).

Diese Rollen können auch in einer Person vereint sein.

Grösseren Projekte vollständig und grob in die Planung legen
Um Aussagen zu Kapazitäten und Auslastung in den kommenden Monaten treffen zu können, macht eine langfristige, grobe Planung der budgetierten Zeitaufwände Sinn. Hier geht es weniger um einzelne Stunden.

→ Hält die Planung einfach und greifbar.
→ Im Gegensatz zu einer Detailplanung reduziert sich mit dieser Methode der Pflegeaufwand enorm. 

Auslasten aber nicht überlasten
Kapazitäten werden oft überschätzt. Wir empfehlen bei der groben Planung nur ca. 70-75 % des Tagessolls zu verplanen. Bei einem 8-Stunden-Tag also nicht 8 Stunden sonder nur 5-6 Stunden. Die Differenz dient als Puffer für z.B. Meetings, Spontaneinsätze, spontane Kleinprojekte.

Eine Auslastung von 60 % gilt in der Regel als kostendeckend. Wird eine Person per se ständig überplant, führt das zu Überlastung. Überlastung resultiert in schlecht laufende Projekte, höheren Krankheitsstand, kostenintensive Neuanstellungen, die man sich bei guter Planung eventuell hätte sparen können.

Die kommenden 2-4 Wochen kann dann immernoch detaillierter geplant werden
In der Regel sind Kleinprojekte und Spontaneinsätze erst sehr kurzfristig klar – hier kann dann die grobe Planung für die kommenen Wochen bei Bedarf entsprechend ergänzt werden.

Eingeplante Personen können sich die Projekte dann direkt in der Zeiterfassung anzeigen lassen und direkt Zeiteinträge erstellen.

Möchte man für noch nicht bestätigte, grössere Projekte bereits Kapazitäten reservieren, macht es Sinn, diese bereits in die Planung als Serieneintrag kompakt einzutragen.

Idealerweise hast du dazu ein internes Projekt "Akquise" angelegt und diese diversen Reservation einzutragen. Über eine Titelergänzung kann beispielsweise der Bezug zum Lead herstellen. Bei Zusage den Eintrag bzw. die Serie auf das Projekt ändern.

Dieses interne Projekt" Akquise" kann auch genutzt werden, um alle Akquise-Aufwände zu buchen. So können Aufwände gezielt auf zugesagte Projekte umgebucht werden – und auch ausgewertet werden wie viel Akquise-Aufwand ins Leere gelaufen ist.