Kontrolle

Soll-Ist-Vergleich

Soll vs. Projektzeit oder Arbeitszeit
Ob man als Basis für den Vergleich die Zeiterfassung oder die optionale Arbeitszeiterfassung heranziehen möchte, kann gesamthaft für den Account gewählt werden (Einstellungen > Zeiterfassung). Unabhängig davon empfehlen wir, dass im Unternehmen alle Mitarbeiter alle Arbeitsstunden auf Projekte erfassen – auch interne Zeiten. Nur so hat man ein vollständiges Bild und sieht wo all die nicht verrechenbare Zeit hinfliesst.

Übergreifend zu allen Mitarbeitern unter "Berichte" > "Personal" (Aktuelle Überzeit bis heute) und unter "Berichte" > "Zeiterfassung" (Soll-Ist in Form des Fortschrittbalkens pro Woche).

Pro Mitarbeiter unter "Personal" > Mitarbeiter > "Soll-Ist"
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Soll- und Ist-Stunden immer im Blick


Haben alle Ihre Stunden eingetragen?

Unter "Berichte" > "Zeiterfassung" werden die eingetragenen Stunden pro Tag und Mitarbeiter angezeigt – sowie das Verhältnis von verrechenbaren zu nicht verrechenbaren Stunden.

Klickt man auf eine Tag, wird einem eine detaillierte Stundenübersicht angezeigt.

1. Excel-Stundenauszug über alles 2. Popup mit Stundeninfo zum Tag 3. Fortschrittsbalken mit Tolltip-Info zum Soll-Ist.


Anzeige Reststunden

Anzeigen wieviele Stunden noch gebucht werden können, bis das gesetzte Budget erreicht ist.


"Live" werden die aktuellen Reststunden budgetierter Projekte (und/oder Leistungen) berechnet und in der Dezimalschreibweise angezeigt.

Die Anzeige der Reststunden ist optional und kann in den Einstellungen unter "Zeiterfassung" aktiviert werden.

Die Anzeige ist hilfreich zur Eigenkontrolle des Zeiterfassenden. Die Frage "Wieviele Stunden kann ich noch auf die Leistung "Grafik" buchen damit wir noch innerhalb des Budgets sind?" kann er damit selbst beantworten.

Wichtiger Hinweis:
Die Reststunden sind bei einem einheitlichen Stundensatz über alle Personen und Leistungen genau. Ist in einem Projekt "Stundensatz nach Person" oder "nach Leistung" definiert, sind die angezeigten Reststunden ein Mittelwert.

Zeiterfassung sperren

Für alle in der Vergangenheit
Soll verhindert werden, dass Mitarbeiter nachträglich Stunden ändern, weil man z.B. monatlich Rechnungen stellt, dann gibt es die Möglichkeit, die Zeiterfassung ab einem bestimmtem Stichtag für die Vergangenheit zu sperren.

Einstellbar ist dies in den Einstellungen unter "Zeiterfassung" und nennt sich dort "Periodensperre".

Die Abbildung zeigt, wie die Zeiterfassung an gesperrten Tagen aussieht:
periodensperre zeiterfassung agentursoftware


Projekte oder Leistungen
Sperrt man Leistungen in einem Projekt, können auf diese keine Leistungen keine Zeiten mehr erfasst werden.

Personen
Sperrt man Personen in einem Projekt, können sie keine Zeiten mehr auf das entsprechende Projekt mehr erfassen. Deaktiviert man Benutzer, können sie sich generell nicht mehr einloggen.

Den Benutzer wechseln

Wer die Zugriffsrechte auf "Personal" hat, kann
a) per Multibutton rechts
b) per Button rechts oben auf der Personen-Detailseite

in das Profil einer anderen Person wechseln.
Über "Logout" oben rechts kommt man wieder automatisch zurück in sein eigenes Profil.

Beispiel-Anwendungsfälle:
  • Die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters nachvollziehen
  • Einen Stundeneintrag ändern (unter "Zeiterfassung" > "Stundenauszug")
In der Software den Benutzer wechseln

In die Ansicht des Account-Inhabers kann generell nicht gewechselt werden.

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