Kontrolle
Soll-Ist-Vergleich
Soll vs. Projektzeit oder Arbeitszeit
Ob man als Basis für den Vergleich die Zeiterfassung oder die optionale Arbeitszeiterfassung heranziehen möchte, kann gesamthaft für den Account gewählt werden (Einstellungen > Zeiterfassung). Unabhängig davon empfehlen wir, dass im Unternehmen alle Mitarbeiter alle Arbeitsstunden auf Projekte erfassen – auch interne Zeiten. Nur so hat man ein vollständiges Bild und sieht wo all die nicht verrechenbare Zeit hinfliesst.
Übergreifend zu allen Personen unter "Berichte" > "Personal" und unter "Berichte" > "Zeiterfassung" (Soll-Ist in Form des Fortschrittsbalkens pro Woche).
Pro Person unter "Personal" > Person wählen > "Soll-Ist"
» Genauere Infos zu den Elementen 1-7
Ob man als Basis für den Vergleich die Zeiterfassung oder die optionale Arbeitszeiterfassung heranziehen möchte, kann gesamthaft für den Account gewählt werden (Einstellungen > Zeiterfassung). Unabhängig davon empfehlen wir, dass im Unternehmen alle Mitarbeiter alle Arbeitsstunden auf Projekte erfassen – auch interne Zeiten. Nur so hat man ein vollständiges Bild und sieht wo all die nicht verrechenbare Zeit hinfliesst.
Übergreifend zu allen Personen unter "Berichte" > "Personal" und unter "Berichte" > "Zeiterfassung" (Soll-Ist in Form des Fortschrittsbalkens pro Woche).
Pro Person unter "Personal" > Person wählen > "Soll-Ist"
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Haben alle Ihre Stunden eingetragen?
Unter "Berichte" > "Zeiterfassung" werden die eingetragenen Stunden pro Tag und Mitarbeiter angezeigt – sowie das Verhältnis von verrechenbaren zu nicht verrechenbaren Stunden.
Der Klick auf einen bestimmten Tag zeigt Detailinfos an.
Der Klick auf einen bestimmten Tag zeigt Detailinfos an.
Anzeige Reststunden
"Live" werden die aktuellen Reststunden budgetierter Projekte (und/oder Leistungen) berechnet und in der Dezimalschreibweise angezeigt.
Die Anzeige der Reststunden ist optional und kann in den Einstellungen unter "Zeiterfassung" definiert werden.
Die Anzeige ist hilfreich zur Eigenkontrolle des Zeiterfassenden. Die Frage "Wieviele Stunden kann ich noch auf die Leistung "Grafik" buchen damit wir noch innerhalb des Budgets sind?" kann er damit selbst beantworten.
Wichtiger Hinweis:
Die Reststunden sind bei einem einheitlichen Stundensatz über alle Personen und Leistungen genau. Ist in einem Projekt "Stundensatz nach Person" oder "nach Leistung" definiert, sind die angezeigten Reststunden ein Mittelwert.
Zeiterfassung sperren
Für alle in der Vergangenheit
Soll verhindert werden, dass Mitarbeiter nachträglich Stunden ändern, weil man z.B. monatlich Rechnungen stellt, dann gibt es die Möglichkeit, die Zeiterfassung ab einem bestimmtem Stichtag für die Vergangenheit zu sperren.
Einstellbar ist dies in den Einstellungen unter "Zeiterfassung" und nennt sich dort "Periodensperre".
Die Abbildung zeigt, wie die Zeiterfassung an gesperrten Tagen aussieht:
Projekte oder Leistungen
Sperrt man Leistungen in einem Projekt, können auf diese keine Leistungen keine Zeiten mehr erfasst werden.
Personen
Sperrt man Personen in einem Projekt, können sie keine Zeiten mehr auf das entsprechende Projekt mehr erfassen. Deaktiviert man Benutzer, können sie sich generell nicht mehr einloggen.
Soll verhindert werden, dass Mitarbeiter nachträglich Stunden ändern, weil man z.B. monatlich Rechnungen stellt, dann gibt es die Möglichkeit, die Zeiterfassung ab einem bestimmtem Stichtag für die Vergangenheit zu sperren.
Einstellbar ist dies in den Einstellungen unter "Zeiterfassung" und nennt sich dort "Periodensperre".
Die Abbildung zeigt, wie die Zeiterfassung an gesperrten Tagen aussieht:
Projekte oder Leistungen
Sperrt man Leistungen in einem Projekt, können auf diese keine Leistungen keine Zeiten mehr erfasst werden.
Personen
Sperrt man Personen in einem Projekt, können sie keine Zeiten mehr auf das entsprechende Projekt mehr erfassen. Deaktiviert man Benutzer, können sie sich generell nicht mehr einloggen.
Benutzer wechseln
Wer die Zugriffsrechte auf "Personal" hat, kann
a) per Dropdown rechts (siehe Bild)
b) per Button rechts oben auf der Personen-Detailseite
in das Profil einer anderen Person wechseln.
Über "Logout" oben rechts kommt man wieder automatisch zurück in sein eigenes Profil.
Beispiel-Anwendungsfälle:
a) per Dropdown rechts (siehe Bild)
b) per Button rechts oben auf der Personen-Detailseite
in das Profil einer anderen Person wechseln.
Über "Logout" oben rechts kommt man wieder automatisch zurück in sein eigenes Profil.
Beispiel-Anwendungsfälle:
- Die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters nachvollziehen
- Einen Stundeneintrag ändern (unter "Zeiterfassung" > "Stundenauszug")
Ausnahmen
In die Ansicht des Account-Inhabers kann aus Sicherheitsgründen nicht gewechselt werden. Auch der Wechsel in Accounts mit höheren Rechten (betrifft Einstellungen und Berichte) ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.
In die Ansicht des Account-Inhabers kann aus Sicherheitsgründen nicht gewechselt werden. Auch der Wechsel in Accounts mit höheren Rechten (betrifft Einstellungen und Berichte) ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.
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