Kontakte
Kontakte (natürliche Personen)
Unter "Kontakte" werden alle natürlichen Personen erfasst und gelistet. Diese können (müssen aber nicht) einer Firma zugeordnet sein. Auch alle Personen, die unter "Personal" als Benutzer erfasst wurden, werden hier der Vollständigkeit halber angezeigt.
Zu einem Kontakt können die geschäftlichen sowie privaten Angaben hinterlegt werden. Ausser Vor- und Nachname sind alle Felder optional und es werden nur ausgefüllte Felder in der gespeicherten Ansicht aufgelistet.
Wird der Person ein Kunde bzw. eine Firma zugewiesen so wird dieser Kontakt
Zu einem Kontakt können die geschäftlichen sowie privaten Angaben hinterlegt werden. Ausser Vor- und Nachname sind alle Felder optional und es werden nur ausgefüllte Felder in der gespeicherten Ansicht aufgelistet.
Wird der Person ein Kunde bzw. eine Firma zugewiesen so wird dieser Kontakt
- Automatisch beim Kunden oder der Firma aufgelistet
- Die Adresse der zugehörigen Firma wird (im Hintergrund) übernommen sofern keine andere angegeben wird.
- Automatisch der Gruppierung "Kunden", "Lieferant" etc. zugeordnet
Labels
Mit farbigen Labels können Kontakte gruppiert bzw. markiert werden – z.B. vorbereitend für den Excel-Export für einen Newsletterversand.
Eigene Felder
Mit eigenen Feldern können Kontaktdaten erweitert werden.
Personalisierung
Kontakte können Angeboten und Rechnungen zugewiesen werden. Es werden dann Empfängeradresse, E-Mail und Anrede (Variable {salutation}) vom Kontakt übernommen.
Notizen & Dateien
Zu Kontakten können individuelle Infos unter "Zusatzinfos" erfasst werden. Historisch geordnete Notizen (Datum der Erfassung ist sichtbar) können unter "Notizen & Dateien" hochgeladen werden. Dort können auch Dateien wie z.B. Bewerbungen oder ein NDA abgelegt werden.
Zu Kontakten können individuelle Infos unter "Zusatzinfos" erfasst werden. Historisch geordnete Notizen (Datum der Erfassung ist sichtbar) können unter "Notizen & Dateien" hochgeladen werden. Dort können auch Dateien wie z.B. Bewerbungen oder ein NDA abgelegt werden.
Gruppieren und Markieren
Labels
Gruppierungen sind von grossem Nutzen, um z.B. Adresslisten für einen Newsletterversand generieren zu können. Um die Kontakte zu gruppieren, werden den Kontakten sogenannte Labels (= Etiketten) zugewiesen. Kontakte werden so "gelabelt".
Labels vergibt man, indem man in der Liste auf den kleinen hellgrauen Balken klickt - in der in der Detailansicht auf "Label zuweisen".
Gruppierungen sind von grossem Nutzen, um z.B. Adresslisten für einen Newsletterversand generieren zu können. Um die Kontakte zu gruppieren, werden den Kontakten sogenannte Labels (= Etiketten) zugewiesen. Kontakte werden so "gelabelt".
Labels vergibt man, indem man in der Liste auf den kleinen hellgrauen Balken klickt - in der in der Detailansicht auf "Label zuweisen".
- Labels können bei Kontakten beliebig hinzugefügt und entfernt werden.
- Einem Kontakt können mehrere Labels zugewiesen werden.
- In der Listenansicht kann nach mehr als einem Label gleichzeitig gefiltert werden.
Kommentare, Dateien, Historie
Bei Kontakten und Firmen können Notizen eingetragen und Dateien hochgeladen werden und so als Historie dienen:
Export
- Kontakte lassen sich oben rechts exportieren (1).
- Es können auch nur über Labels gefilterte Kontakte (2) exportiert werden.
- Ist dem Kontakt ein Kunde zugewiesen, wird im Export die Kundenadresse+Name exportiert (solange keine abweichende Adresse beim Kontakt eingetragen ist)
Adressen mit Umbruch:
In Excel kann man hier zu -> Format -> Zellen... und dort bei Text "Umbruch" anzeigen anhaken So klappt das dann einwandfrei bei Etikettierung, Massenversand etc.
In Excel kann man hier zu -> Format -> Zellen... und dort bei Text "Umbruch" anzeigen anhaken So klappt das dann einwandfrei bei Etikettierung, Massenversand etc.
Mehr zu Kontaktverwaltung...
