E-Rechnung: Abrechnung auf ZUGFeRD oder X-Rechnung umstellen.

Dass die elektronische Rechnung in Deutschland kommt, ist schon lange klar. Wann die Pflicht für wen greift, hängt am Jahresumsatz und klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Grundsätzlich gilt: es ist nur die Abrechnung zwischen zwei Unternehmen mit Sitz in Deutschland betroffen.
FAQ des BMF zur Einführung der E-Rechnung

Das Grundprinzip ist im Kern einfach: Genau wie bisher verschickst du deine Rechnung per E-Mail an deinen Kunden. Neu ist lediglich das Rechnungsformat: statt einer klassischen PDF schickst du eine elektronische Rechnung im Format ZUGFeRD oder X-Rechnung. In MOCO ändert sich am Ablauf praktisch nichts.

Um Rechnungen im ZUGFeRD- oder X-Rechnungs-Format verschicken zu können, musst du die Funktion einmalig unter Einstellungen > Abrechnung > E-Rechnung einrichten. Anschliessend stehen dir am Kunden die zwei Rechnungsformate ZUGFeRD und X-Rechnung zur Auswahl.

Bereits bestehende Rechnungen im PDF-Format bleiben unverändert – sie werden nicht umgewandelt. Für neue Rechnungen stellst du pro Kunde das Rechnungsformat ein:

Beim Speichern des neuen Rechnungsformats prüft MOCO, ob alle Bedingungen erfüllt sind. Unter Umständen musst du die Rechnungsadresse korrigieren (siehe unten) oder eine E-Mail-Adresse und UID ergänzen.

Rechnungsformat wählen
Ob XRechnung oder ZUGFeRD hängt davon ab, was dein Kunde bevorzugt. Beide sind gleichwertig zulässig.
Die beiden Formate im Vergleich

Bei Behörden: Leitweg-ID eintragen
Für Rechnungen an deutsche Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID (BT-10) des Auftraggebers. MOCO gibt sie in beiden Formaten mit.

Rechnungsadresse ggf. korrigieren
Hast du ein E-Rechnungsformat ausgewählt und speicherst den Kunden, prüft MOCO die Rechnungsadresse. Ggf. musst du diese strukturiert hinterlegt – d.h. Firma, Strasse & Hausnummer, sowie Postleitzahl und Stadt in jeweils eigenen Zeilen.

E-Mail-Adresse und UID ergänzen
Auch eine E-Mail-Adresse des Kunden ist für die E-Rechnung verpflichtend. Stellst du Rechnungen mit Steuersatz 0,00 %, muss zwingend die UID des Kunden hinterlegt werden.

Alles zur Rechnungserstellung → Rechnung erstellen

Hast du E-Rechnungen eingerichtet und einen Kunden auf das Rechnungsformat umgestellt, erstellst du die Rechnung genau wie bisher. MOCO erzeugt im Hintergrund die Rechnung im für diesen Kunden hinterlegten Format.

Auch der Versand läuft unverändert – wie gewohnt per E-Mail direkt aus MOCO. Bei XRechnung wird dabei ausschliesslich die XML-Datei verschickt, bei ZUGFeRD das PDF mit den eingebetteten Daten.