Individualisierung

Layout Angebote & Rechnungen

Gewisse Individualisierungen können selber vorgenommen werden. Alternativ kann man uns auch mit einer Komplettumsetzung ab Vorlage beauftragen.

1) Selbst einstellbar

In den Einstellungen unter "Layout" gibt es verschiedene gründsätzliche Einstellungsmöglichkeiten:

3 Grundlayouts für Angebote & Rechnungen – je nach Briefpapier oder Umschlagfenster
Seitenränder, Schriftgrösse & Farbe vom Titel, Automatische Positionsnummerierung, Ausblenden von Seitenzahl, Tabellenkopf, oder Detailspalten und mehr.
Eigene Schriften verwenden: Unter "Schrift" können selbst Schriften hochgeladen werden, die bei den Dokumenten (Druckansicht/PDF) verwendet werden sollen.
Ein oder mehrere Briefpapiere als Hintergrund definieren für Angeboten, Rechnungen und Stundenauszüge: Dazu lädt man unter "Briefpapier" (siehe Abbildung) ein oder mehrere PDFs (ohne Schnittmarken mit mind. 150 dpi Auflösung und max 1 MB Dateigrösse) hoch. Hier lassen sich auch gleich die gewünschten Standard-Hintergründe für Rechnungen, Angebote und Stundenauszüge einstellen. Das bedeutet: Beim der PDF-Generierung wird automatisch das gewählte PDF als Hintergrund verwendet, man kann aber bei Bedarf auch ein anderes wählen.
Tipp: Ist das PDF-Dokument zweiseitig, wird die zweite Seite für alle Folgeseiten verwendet!

Standard-Infos ausblenden oder eigene hinzufügen: MOCO schlägt die gängigen Standardinfos auf Angeboten und Rechnungen vor. Diese werden im sogenannten "Infoblock" aufgelistet. Angaben, die nicht Pflicht sind, kann man unter "Angebote & Rechnungen" ausblenden und eigene Infos hinzufügen.
Standardisierte Anhänge an Angebote: Hier steht wie automatisiert AGBs etc. in Angebote integriert werden können.

2) Zurücklehnen und Umsetzung beauftragen

Briefpapierhintergrund & Schrift hochladen und in max. 1 Woche das eigene CI für Angebote und Rechnungen in MOCO umgesetzt haben? Das geht mit unserem Layoutservice. Unsere Art Direktorin setzt eine Vorlage möglichst originalgetreu um und es folgt anschliessend ein gemeinsames Feintuning.

Wer eine Layoutumsetzung vorher unverbindlich abklären möchte, meldet sich einfach bei unserem In-App-Service im Testaccount bei Sabine!

Eigene Felder

Eine Bestellnummer soll falls vorhanden auf der Rechnung als Info angezeigt werden: Feld "Bestellung" auf "Projekt" anlegen. Auf der Rechnung anzeigen wählen.

Daten individuell erweitern
Daten z.B. zu Kunde, Projekt, Kontakt etc. können individuell erweitert werden. Man definiert diese in den Einstellungen (rechts oben neben der Suche) unter "Account" > "Eigene Felder". Das eigene Feld erscheint dann als zusätzliches Formularfeld.

Sonstiger Nutzen

Diese Daten können so auf den Angeboten und Rechnungen angezeigt werden (siehe Bild). Sie sind Teil des Info-Blocks und werden nur angezeigt, wenn das Feld vor dem Speichern des Angebots bzw. der Rechnung ausgefüllt wurde.
Excel-Exporte beinhalten eigene Felder, was eigene Auswertungsmöglichkeiten bietet.
Die Daten sind auch über die globale Suche (Lupe rechts oben – oder Shift + 7) auffindbar.

Feld-Typen

Einzeilige Eingabe
Mehrzeilige Eingabe
Link
Ja/Nein
Einfachauswahl
Mehrfachauswahl

Labels

Mit der Hilfe von Labels kann man Projekte, Firmen, Kontakte, Rechnungen etc. kategorisieren oder markieren.

Labels erstellen & zuweisen
In der Liste auf den kleinen hellgrauen Balken oberhalb des Namens klicken und Label erstellen bzw. zuweisen. Alternativ kann auch direkt in der Detailansicht oben links das Label zugewiesen werden.
Mit Labels Projekte, Kunden, Firmen und Kontakte kategorisieren.

Mit Labels Projekte, Kunden, Firmen und Kontakte kategorisieren.

Modal mit Label-Zuweisung nach Klick auf den kleinen grauen Balken in der Zeile

Nummerierung (Projekte, Rechnungen etc.)

In MOCO kann in den Einstellungen unter "Nummernkreise" eingestellt werden, ob man die Nummer für Kunden, Projekte, Angebote, Rechnungen und Ausgaben manuell vergeben oder automatisieren möchte.

Automatisierte Nummerierung
Die Zusammensetzung kann definiert und die Nummerierung bei einer bestimmten Nummer gestartet bzw. fortgesetzt werden.
Tipps für die Wahl des Rechnungsnummernkreises

Allgemeine Informationen zum Thema "Fortlaufende Rechnungsnummer"
(für Deutschland aber sicher auch in CH, AT nützlich)
http://www.akademie.de/wissen/fortlaufende-rechnungsnummer

Optionale Einstellung manuelle oder automatisierte Nummernkreise

Abweichendes Geschäftsjahr

Weicht das eigene Geschäftsjahr vom Standard in MOCO (1.1. – 31.12.) ab, können wir das für einen Account kostenlos einstellen. Bitte kontaktiert uns dazu über den In-App-Service.

Sprachen & Währungen

Seine bevorzugte Sprache kann sich jeder Benutzer selbst einstellen
Momentan sind folgende Sprachen im eigenen Profil (Klick auf Profilbild oben rechts) wählbar:
Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch.

Unsere Webseite www.mocoap.com ist derzeit in deutscher Sprache, da sich MOCO auf die DACH-Region fokussiert.

Sprache für Dokumente an den Kunden
Beim Kunden kann gewählt werden, ob Dokumente generell in Englisch erstellt und verschickt werden sollen. Die englischen Standardtexte (Anrede-, Fuss- und E-Mail-Texte) können in den Einstellungen erfasst werden.
Die Agentursoftware MOCO ist in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch verfügbar

Die Agentursoftware MOCO ist in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch verfügbar

Währungen
Für Angebote und Rechnungen in anderen Währungen als der Account-Währung, können diese in den Einstellungen unter "Account" > "Währung" hinzugefügt – und dann beim Kunden & Projekt gewählt werden.