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Planungssicherheit statt Workarounds: Wie ein Berliner Branding-Studio mit MOCO arbeitet.
Kapazitätsplanung, Urlaubsverwaltung, Bankkonto-Abgleich – FORMLOS Berlin hat lange nach einer Software gesucht, die ihr Agenturleben wirklich abbildet. Mit MOCO haben sie nicht nur eine bessere Übersicht gefunden, sondern auch einen Lead-Prozess, der vom ersten Kontakt bis zur Abrechnung durchgängig funktioniert.
Das Unternehmen
Die Berliner Agentur hinter Miriam Horn-Klimmek und Lukas Kerecz hat sich auf strategisch gedachtes Corporate Design und Branding spezialisiert – von der Markenstrategie über Webseiten und Printprodukte bis hin zu Messeständen. Das sechsköpfige Team von FORMLOS Berlin begleitet vor allem NGOs und B2B-Unternehmen, die ihre Aussenkommunikation konsistent weiterentwickeln oder im Rahmen eines Re-Brandings neu ausrichten wollen.
Co-Gründer Lukas Kerecz erzählt in dieser Case Study, wie das Berliner Branding-Studio den Wechsel zu MOCO vollzogen hat – und was sie im Entscheidungsprozess überzeugen konnte.
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Co-Gründer Lukas Kerecz erzählt in dieser Case Study, wie das Berliner Branding-Studio den Wechsel zu MOCO vollzogen hat – und was sie im Entscheidungsprozess überzeugen konnte.
Ausgangssituation: Das bisherige Tool stösst an Grenzen
Das vorherige Tool hat uns für viele Dinge gut gedient, aber je mehr wir wachsen wollten, desto mehr Lücken haben wir gespürt. Kapazitäten planen? Kaum möglich. Urlaube und Abwesenheiten verwalten? Nicht vorgesehen. Leads von Angeboten unterscheiden und beides sauber miteinander verknüpfen? Auch das gab es nicht. Zudem war der Überblick über Cashflow, Einnahmen und Ausgaben schlicht nicht so, wie wir es uns vorgestellt hatten.
Wir haben also angefangen zu schauen, was es sonst noch gibt.
Warum MOCO
MOCO hatten wir schon länger auf dem Schirm. Was uns aber lange Zeit gefehlt hat, war die Möglichkeit, das Bankkonto direkt anzubinden und unsere Ausgaben sauber gegenzurechnen. Als diese Funktion verfügbar wurde, haben wir nicht lange gewartet – wir haben uns MOCO genauer angeschaut und sind dann auch schnell umgestiegen.
Ausschlaggebend war also weniger ein einzelnes Feature als vielmehr das Zusammenspiel: Wir wollten eine Software, die Finanzen, Leads und Projektprozesse wirklich zusammenbringt. Und das tut MOCO.
Nutzung im Alltag
Wir nutzen ziemlich viel von dem, was MOCO bietet. Den Planungsbereich haben wir anfangs mitgedacht, nutzen ihn aber heute kaum noch aktiv – weil wir für Aufgaben und To-Do-Management parallel awork einsetzen und das gut funktioniert.
Wie wir MOCO täglich nutzen
- Zeiterfassung – das war schon in dem vorherigen Tool möglich, ist mit MOCO aber einfacher in den Gesamtkontext eingebettet.
- Lead- und Angebotsverwaltung – unser gesamter Lead-Prozess läuft jetzt komplett in MOCO. Vorher haben wir dafür Teile unseres Projektmanagement-Tools genutzt. Das hat sich komplett verändert, auch weil die automatischen Erinnerungen wirklich helfen, nichts liegen zu lassen.
- Abrechnungspläne – einer der wertvollsten Bereiche für uns. Der Forecast, den wir darüber bekommen, gibt uns echte Planungssicherheit.
- Kontaktverwaltung – über CardDAV synchronisieren wir unsere Kontakte und können sie in verschiedene Anwendungen übertragen. Das hat unsere Kontaktpflege spürbar verbessert.
- Eigene Felder – für etwas mehr Flexibilität und Anpassung an unsere Abläufe.
Die Integration mit awork funktioniert ebenfalls sehr gut: Angenommene Projekte lassen sich direkt in awork überführen, was uns einen Arbeitsschritt spart und die Übergabe sauber hält.
Was sich konkret verändert hat
Der größte Unterschied liegt im Lead-Prozess. Wir haben einen klaren Fluss von der ersten Anfrage bis zur Projektübergabe – und das alles an einem Ort. Früher war das auf mehrere Tools verteilt, heute ist MOCO unser zentraler Ausgangspunkt für alles, was mit Kunden, Projekten und Finanzen zu tun hat.
Ein gutes Beispiel dafür ist unser laufendes Projekt mit der NAKOS. Wir begleiten die Organisation seit mehreren Jahren – vom Re-Branding über Jahresberichte bis hin zur aktuellen Überarbeitung ihrer Webseite. Ein langjähriges, vielschichtiges Projekt mit vielen Angeboten, Abstimmungsschleifen und Budget-Phasen. All das bilden wir in MOCO ab. Unsere Kundin kann dabei jederzeit selbst einsehen, wie weit das Budget ausgeschöpft ist und was noch offen ist – das entspricht genau unserem eigenen Anspruch an Transparenz.
Der Überblick über unsere Projekte ist dank MOCO deutlich besser geworden. Und der Aufwand, uns diesen Überblick zu verschaffen, deutlich geringer.
Fazit
MOCO ist für uns die zentrale Stelle, an der wir schnell einen wirtschaftlichen Überblick über unser Unternehmen und unsere laufenden Projekte bekommen.
Wer eine Agentur führt und Wert auf ein aufgeräumtes Interface legt, das sich ohne lange Einarbeitung erschliesst, dem würden wir MOCO ohne Zögern empfehlen. Die wichtigen Dinge sind schnell sichtbar. Und das ist, was zählt.
