Storno & Gutschriften

Stornorechnung

Möchte man eine falsch ausgestellte Rechnung zurücknehmen, wird sie storniert. Bei der Stornierung wird eine Stornorechnung erstellt. Die ursprünglich Rechnung bleibt erhalten – mit einem entsprechenden Vermerk.
Stornorechnung statt Gutschrift: Der richtige Weg bei einer fehlerhaften Rechnung.

So geht's
  • In der Rechnung oben rechts auf "Stornieren" gehen (1). Dabei wählen, ob die Stunden zur erneuten Rechnungserstellung freigegeben werden sollen.
So storniere ich eine Rechnung

  • Die ursprünglich Rechnung bleibt erhalten mit einem entsprechenden Vermerk (2).
  • Die automatisch erstellte Stornorechnung enthält dieselben Positionen aber als Negativpositionen – sowie eine neue Rechnungsnummer. 
  • Bei Bedarf die automatisch erstellte Stornorechnung anpassen oder ergänzen.
Rechnungsstatus "Ignoriert" bzw. "Bezahlt"
Wenn noch keine Zahlungen erfasst sind setzt MOCO die stornierte Rechnung sowie die Stornorechnung automatisch auf "ignoriert". Wurde die Rechnung bezahlt, wird regulär die Zahlung und Rückzahlung erfasst und damit landen Rechnung und Stornorechnung regulär unter "bezahlt".

Teilstorno
Werden nur einzelne Positionen storniert, die Rechnung mit "Teilstorno" betiteln.

Gutschriften

Echte Gutschriften sind unabhängig von einer gestellten Rechnung.
MOCO erstellt keine Gutschriften mit eigenem Nummernkreis – es bietet sich aber folgender Workaround an:

Eine Rechnung mit negativem Betrag erstellen und diese im Titel "Gutschrift" nennen
In bestimmten Fällen, wie z.B. Provisionen oder Lizenzgebühren, kann es sein, dass man für eine erhaltene Leistung keine Rechnung bekommt, sondern man selbst die Rechnung ausstellt (und den Betrag überweist). Wichtig ist dabei, dass man dieses Dokument als „Gutschrift“ bezeichnet.

Rechnung löschen

In der Regel werden falsche Rechnungen storniert.  Ist in bestimmten Fällen das Löschen sinnvoller, kann die Rechnung (bis Status Erstellt) oben rechts gelöscht werden.


 Das passiert beim Löschen einer Rechnung
Beim Löschen können die abgerechneten Aufwände wieder freigegeben werden. Das Löschen verlangt auch die Eingabe eines Kommentars für die spätere Nachvollziehbarkeit. Die Nummer der gelöschten Rechnung wird nicht automatisch neu vergeben. 

Verbreitete Falschannahme D – A
Deutschland verlangt gemäss § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummerierung. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist.
Eine lückenlose Abfolge dieser Rechnungsnummer ist aber nicht zwingend, gemäss Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Suche nach Rechnungsnummern im Dokument):
Rechnungsnummer muss fortlaufend aber nicht lueckenlos sein
MOCO gewährleistet übrigens die Nachvollziehbarkeit gelöschter Rechnungen und deren Nummern (siehe unten).

Rechnungsnummer noch einmal vergeben
Eine Manipulation des automatischen Nummernkreises ist immer heikel. Eine Nummer kann aber so noch einmal vergeben vergeben:
1. Rechnungsentwurf erstellen
2. kurzfristig die Nummernkreise auf "manuell" umstellen
3. Nummer vergeben (dabei wird die Rechnung auf "Erstellt" gesetzt)
4. Nummernkreis wieder auf "automatisch" zurückstellen

Nachvollziehbarkeit: Gelöschte Rechnungen finden

Dokument mit Löschgrund als Wasserzeichen:
Vollständige Rechnungsnummer oder Löschkommentar in Suche eingeben (Lupe oben rechts oder Shift + 7).

Excel-Export
Im Export sind die Rechnung inkl. Kommentar aufgeführt.

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