Storno & Gutschriften

Stornorechnung

Möchte man eine falsch ausgestellte Rechnung zurücknehmen, storniert man sie. Bei der Stornierung wird eine Stornorechnung erstellt. Die ursprünglich Rechnung bleibt erhalten – mit einem entsprechenden Vermerk.
Stornorechnung statt Gutschrift: Der richtige Weg bei einer fehlerhaften Rechnung.

So geht's
  • In der Rechnung oben rechts auf "Stornieren" gehen (1). Dabei wählen, ob die Stunden zur erneuten Rechnungserstellung freigegeben werden sollen.
So storniere ich eine Rechnung

  • Die ursprünglich Rechnung bleibt erhalten mit einem entsprechenden Vermerk (2).
  • Die automatisch erstellte Stornorechnung enthält dieselben Positionen aber als Negativpositionen – sowie eine neue Rechnungsnummer. 
  • Bei Bedarf die automatisch erstellte Stornorechnung anpassen oder ergänzen.
Die Stornorechnung erscheint ganz normal unter "Erstellt" und referenziert auf die stornierte Rechnung (4).

Wurde die Rechnung lediglich dem Kunden geschickt aber es ist noch kein Geld geflossen, markiert man die Rechnung und die dazugehörige Stornorechnung als "ignoriert" (3, 4). Wurde die Rechnung bezahlt und erst im Nachhinein zurückerstattet, werden regulär die Zahlungen erfasst und damit landen Rechnung und Stornorechnung unter "bezahlt".

Gutschriften

Echte Gutschriften sind unabhängig von einer gestellten Rechnung. 

Eine Rechnung mit negativem Betrag erstellen und diese im Titel "Gutschrift" nennen
In bestimmten Fällen, wie z.B. Provisionen oder Lizenzgebühren, kann es sein, dass man für eine erhaltene Leistung keine Rechnung bekommt, sondern man selbst die Rechnung ausstellt (und den Betrag überweist). Wichtig ist dabei, dass man dieses Dokument als „Gutschrift“ bezeichnet.

Rechnung löschen

In der Regel werden falsche Rechnungen storniert.

Ist in bestimmten Fällen das Löschen sinnvoller, findet man die Möglichkeit zum Löschen bei der Rechnung oben rechts. Lücken in fortlaufender Rechnungsnummern sind kein Problem – MOCO gewährleistet die Nachvollziehbarkeit gelöschter Rechnungen.


Das passiert beim Löschen einer Rechnung
  • Beim Löschen können wahlweise die Stunden wieder freigegeben werden.
  • Das Löschen verlangt die Eingabe eines Kommentars.
  • Die Nummer der gelöschten Rechnung wird nicht automatisch neu vergeben. 
Nachvollziehbarkeit gelöschter Rechnungen
  • Über die Suche nach der Rechnungsnummer ist die gelöschte Rechnung auffindbar und mit dem Kommentar als Wasserzeichen gekennzeichnet.
  • Ausserdem wird im Export die Rechnung inkl. Kommentar aufgeführt.
Rechnungsnummer noch einmal vergeben
Wie oben erwähnt, sind über die Nachvollziehbarkeit Lücken in den Rechnungsnummern kein Problem. Man kann aber auch die Nummer noch einmal vergeben:
1. Rechnungsentwurf erstellen
2. kurzfristig die Nummernkreise auf "manuell" umstellen
3. Nummer vergeben (dabei wird die Rechnung auf "Erstellt" gesetzt)
4. Nummernkreis wieder auf "automatisch" zurückstellen

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