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B2B E-Rechnungen erstellen: ZUGFeRD.
Entlang der zukünftigen B2B E-Rechnungspflicht in Deutschland, unterstützt MOCO ab sofort auch das hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD. Hierbei werden im gewohnten PDF die maschinenlesbaren XML-Daten eingebettet.
ZUGFeRD
Das hybride Format
Das ZUGFeRD-Format sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung. Hat es aber in sich – denn es enthält auch die strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten im XML-Format. Das hat den Vorteil, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung wie gewohnt visuell erfassen und drucken kann – gleichzeitig die maschinenlesbaren Daten von seiner ERP- bzw Buchhaltungssoftware eindeutig ausgelesen werden können. Entscheidend: Im Zweifelsfall haben die Daten Vorrang. Der Inhalt des sichtbaren PDFs und der XML-Daten sollten also unbedingt übereinstimmen.
ZUGFeRD in MOCO
Als deutsches Unternehmen kannst du dich nun weiter entspannt an die kommende Pflicht für das Erstellen von E-Rechnungen herantasten. Eventuell hast du bereits das Format XRechnung im Einsatz oder getestet: B2B-E-Rechnungen erstellen: XRechnung.
Das ZUGFeRD-Format, das MOCO für dich erstellt, entspricht dem aktuellen Vorgaben (ZUGFeRD-Version 2.3.2 – Profil EN16931). Wir zeigen hier, wie du dich am besten mit dem neuen Format vertraut machst:
Das ZUGFeRD-Format, das MOCO für dich erstellt, entspricht dem aktuellen Vorgaben (ZUGFeRD-Version 2.3.2 – Profil EN16931). Wir zeigen hier, wie du dich am besten mit dem neuen Format vertraut machst:
Erste Schritte
Vereinzelte Kunden haben eventuell schon nachgefragt, ob du E-Rechnungen schicken kannst – vor dem Hintergrund, dass Sie mit der Verarbeitung der strukturierten Rechnungsdaten Zeit sparen und Fehler vermeiden können. Wähle erstmal nur für diese einzelnen Kunden ZUGFeRD als Rechnungsformat aus (siehe Anleitung weiter unten).
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen
1. Rechnungsformat aktivieren
Falls noch nicht geschehen: Aktiviere in den Einstellungen unter "Abrechnung" > "E-Rechnung" die E-Rechnungen und ergänze alle Angaben. Weitere Infos im Handbuch
2. Briefpapier für ZUGFeRD-Rechnungen prüfen
Die Absenderangaben und Kontodaten müssen beim PDF und XML übereinstimmen.
Um besonders für die Übergangsphase und der Arbeit mit verschiedenen Rechnungsformaten eine schnelle bequeme Lösung anzubieten, kannst du in MOCO bei Bedarf für ZUGFeRD-Rechnungen ein anderes Briefpapier nutzen.
Wähle dazu in den Einstellungen zur E-Rechnung unter "ZUGFERD" die Option "Abweichendes Briefpapier" aus. Bei den Briefpapieren wird dir dann die zusätzliche Option angeboten (1).
Um besonders für die Übergangsphase und der Arbeit mit verschiedenen Rechnungsformaten eine schnelle bequeme Lösung anzubieten, kannst du in MOCO bei Bedarf für ZUGFeRD-Rechnungen ein anderes Briefpapier nutzen.
Wähle dazu in den Einstellungen zur E-Rechnung unter "ZUGFERD" die Option "Abweichendes Briefpapier" aus. Bei den Briefpapieren wird dir dann die zusätzliche Option angeboten (1).
3. Rechnungsformat bei Kunde auswählen
Wähle beim Kunden das Rechnungsformat „ZUGFeRD (B2B)“. MOCO prüft automatisch, ob die Adresse des Rechnungsempfängers strukturiert ausgelesen werden kann. Jede neue Rechnung für diesen Kunden wird ab sofort im ZUGFeRD-Format erstellt. Du erkennst dies auch in der Detailansicht der Rechnung (3).
Wichtige Hinweise
- Nutzt du die Angabe einer Bestellnummer für Rechnungen: Aktiviere das Datenfeld BT-13
- Weitere individuelle Angaben auf der Rechnung, die du als eigene Felder erfasst hast: Platziere diese wie auch für XRechnungen empfohlen zusätzlich im Einleitungstext, da individuelle Felder noch nicht als strukturierte Daten geliefert werden können.
- Anhänge sind im xml (strukturierte Daten) integriert. Im PDF wird über einen automatischen Hinweis zur Anzahl der Anhänge aufmerksam gemacht.
