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Nummernkreise Rechnungen: Die wichtigsten Infos im Überblick.

Gesetzlich gibt es nur wenige Vorgaben, was die Nummerierung von Rechnungen angeht: Die Rechnungsnummer muss einer Systematik folgen,  einmalig und fortlaufend sein. Hartnäckig hält sich zB. das Gerücht, dass sie lückenlos sein muss. Wir geben einen praxisnahen Überblick.

Nutzen von Variablen im Rechnungsnummernkreis

Rechtliche Bestimmungen

Schweiz
In der Schweiz brauchen die Rechnungen aus steuerlicher Sicht keine Nummer. Siehe dazu den Artikel auf dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.

Deutschland (und EU)
Eine fortlaufende Rechnungsnummerierung ist Pflicht.

Warum benötigt es Rechnungsnummern?
Die Rechnungsnummer ermöglichen der Finanzbehörde einen Überblick zur Anzahl gestellter Rechnungen im Kalenderjahr. Bei einer Betriebsprüfung dienen sie einer eindeutigen Zuordnung und Abgleich mit der Buchführung der Geschäftspartner.

Bei fehlenden Rechnungsnummern auf Rechnungen von Lieferanten oder Rechnungen an Kunden kann es im schlechtesten Fall passieren, dass die Rechnung von den Finanzbehörden nicht anerkannt wird oder es zu Steuernachzahlungen kommt. Ein Kunde muss eine Rechnung ohne Rechnungsnummer nicht bezahlen.

Die Mindestanforderung an eine Rechnungsnummer
  • Sie muss einmalig sein
  • Sie muss fortlaufend sein
  • Sie darf Zahlen und Buchstaben enthalten und auch mehrere Zahlenreihen
Systematik / Nummernkreis
Dass die Rechnungsnummer einer Systematik folgen soll, ist durch die fortlaufende Nummerierung bereits gegeben. Man spricht hier auch von einem Nummernkreis.
In MOCO definiert man den Nummernkreis für eine automatische Nummernvergabe in den Einstellungen unter „Nummernkreise“ > „Rechnungen“. MOCO stellt sicher, dass keine Nummer zweimal vergeben werden kann.


Beispiele für Nummernkreise

Wahl des Rechnungsnummernkreises
Jeder hat andere Vorlieben. Übersichtliche Daten sind das Ziel. Zuviel Kreativität kann zu Chaos führen. Wir zeigen drei Beispiele einer guten Nummerierung und gehen jeweils auf die Systematik ein.

0123

Am Einfachsten – eine einfache, hochzählende Nummer
Eine reine fortlaufende Nummer ohne Zurücksetzen ist die simpelste und eindeutigste Lösung. 

MOCO Checkliste 
  • {C}  = Variable für die hochzählende automatische Nummer eingeben.
  • Mindestbreite wählen. Das Beispiel basiert auf 4 Stellen Mindestbreite.
  • Optionale Ergänzung: Buchstaben für eine Kontextzuordnung (z.B. „R“ für Rechnungen oder „D“ für Dienstleistungen).
  • Startnummer wählen: Beim Start kann mit einer Nummer wie 1001 gestartet werden, um zu vermeiden, dass ein Kunde bei 0001 vermuten könnte, es handelt sich um die erste Rechnung überhaupt.
  • Zurücksetzen: Nie. Damit Ist sichergestellt ist, dass die Nummer nur einmal vergeben wird.

200123

Nummerierung mit zeitlichem Bezug
Das Jahr kann als Zahlenreihe in die Rechnungsnummer integriert werden und hat den Vorteil, dass dem Ersteller selber die Zuordnung zu einem Kalenderjahr leicht fällt.

MOCO Checkliste
  • {YY}{C} eingeben.
  • Zurücksetzen: jährlich
  • Optionale Ergänzung: Monat integrieren
  • Individuelle Trennzeichen einfügen

MER-200123 

Nummerierung mit Kundenbezug
Die Rechnungsnummer kann auch die Kundennummer oder das Kundenkürzel enthalten. Auf welchen Kunden sich die Rechnung bezieht ist so über diese Nummer eindeutig. MOCO bietet aber auch an, die Kundennummer bzw. Das Kundenkürzel zusätzlich als Info auf der Rechnung anzudrucken und bei Suche der Rechnung über die Rechnungsnummer ist die Kundenzuordnung auch schnell erkennbar. 
Bevor man also die Rechnungsnummer dadurch unnötig lang macht – lieber erst prüfen, was für einen Vorteil man sich durch die Integration der Kundennummer verspricht. 

 MOCO Checkliste
  • {KDNR}-{YY}{C} eingeben.
  • Zurücksetzen jährlich
  • Optional: Zusätzlich Monat integrieren, monatliches Zurücksetzen
  • Optional: Individuelle Trennzeichen einfügen

Gerüchte

Rechnungsnummer darf nicht lückenlos sein.
Nein. Die Nummerierung muss lediglich fortlaufend sein*. Lücken sind ok und sollten bei Nachfragen nachvollziehbar sein.
In MOCO werden bei automatischer Nummerierung eventuelle Lücken (z.B. durch Löschen einer Rechnung) einwandfrei dokumentiert, so dass diese jederzeit nachvollziehbar sind.
Wer ständig Lücken hat, sollte überlegen, Rechnungsentwürfe gezielt einzusetzen. Im Entwurfsstatus wird noch keine Rechnungsnummer vergeben. Eine Rechnung wird erst mit dem "Erstellen" verbindlich.

Eine Stornorechnung hat dieselbe Rechnungsnummer wie die dazugehörige Rechnung.
Nein. Eine Stornorechnung ist eine Rechnung mit eigener Rechnungsnummer. Sie enthält dieselben Positionen und negiert durch den negativen Gesamtbetrag die zugehörige Rechnung.

Der Kunde kann sehen wie viele Rechnungen ich schon geschrieben habe.
Kommt drauf an. Das kann einfach vermieden werden.
Als kleines Unternehmen sollte man bei der Nummer nicht mit 1 beginnen, damit der Kunde nicht sofort sieht, dass bisher nur wenige Rechnungen erstellt wurden.
Bei welcher Nummer man mit dem Nummernkreise starten möchte, kann man frei wählen! 
Beispielsweise einfach mit 30001 starten: RE30001, RE30002, RE30003 usw. Oder man integriert z.B. das Jahr und verzichtet auf Trennzeichen.  Z.B. 2000001 (in MOCO {yy}{c} mit Mindestbreite 4 Stellen).

Wenn ich Anfang Jahr eine Rechnung für vergangenes Jahr ausstelle benötigt diese das letzte Jahr in der Rechnungsnummer.
Nein. Hat für die Finanzbehörden in der Regel keine Relevanz.
Die Rechnungsnummer ist lediglich ein Anhaltspunkt für die Buchhaltung –es zählt jedoch in der Regel der Leistungszeitraum der Rechnung.

Nummern sollten möglichst alle möglichen Infos enthalten
Nein. Zu lange Nummern wirken vor allem bei bei kleinen Firmen irritierend. Wer mag auch schon lange Nummern... Lieber ein einfaches System wählen (Beispiele oben).

Das komplette Datum zu integrieren ist clever.
Empfehlen wir eher nicht. Das komplette Datum hat früher Sinn gemacht, um bei manueller Nummerierung die Einmaligkeit der Nummer zu garantieren. Das komplette Datum zu integrieren, macht die Nummer unnötig lang und kann bei nachträglicher Änderung des Rechnungsdatums Komplikationen mit sich bringen.



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*Referenz-Link

Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden,
dass die  vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der
Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder
Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit
Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten
Rechnungsnummern ist nicht zwingend

Gleichwohl ist auch in der Schweiz die formal korrekte Rechnung die für alle Beteiligten einfachste Form, die mehrwertsteuerrelevanten Tatsachen eines Leistungsaustausches zu dokumentieren.

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HINWEIS: Wir zeigen in diesem Artikel Praxistipps auf – können aber keine rechtlich verbindlichen Auskünfte geben. Bitte Details oder Unsicherheiten immer mit dem/der Steuerberater/in bzw. mit den Finanzbehörden abklären. 
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