Case Study: Wie Erdt ArtWorks nach 15 Jahren Revolver zu MOCO gewechselt ist.
Erdt ArtWorks hat nach über 15 Jahren mit Revolver Office den Schritt gewagt – und den Wechsel zu MOCO in einer einzigen Woche vollzogen.
Erdt ArtWorks hat nach über 15 Jahren Revolver Office den Schritt zu MOCO gewagt – und die Umstellung in einer Woche abgeschlossen. Was danach kam, war mehr Überblick, mehr Spaß an der Zeiterfassung und ein CRM-Prozess, der endlich automatisch funktioniert.
Die Agentur im Überblick
Erdt ArtWorks ist eine Full-Service-Werbeagentur mit Sitz in Viernheim. Das elfköpfige Kreativteam unterstützt mittelständische Unternehmen in allen Bereichen der visuellen Kommunikation – von Kommunikationsstrategie und Corporate Design über Websites und digitale Assets bis hin zu professionellen Management- und Vertriebspräsentationen. Zu den Kunden zählen unter anderem BASF, Deutsche Bahn und die Lufthansa Group.
Falko Keller, CEO & Managing Director Marketing erzählt in dieser Case Study vom Software-Wechsel zu MOCO.
Ausgangssituation: 15 Jahre Revolver Office
Revolver Office war seit 2009 im Einsatz – und die Spuren dieser langen Zeit waren überall zu sehen. Im Laufe der Jahre hatten wir Strukturen und Prozesse aufgebaut, die sich eng an die Software angepasst hatten. Das Problem: Die Software hat sich kaum weiterentwickelt, unsere Anforderungen aber schon.
Was übrig blieb, war ein System aus aufwändigen manuellen Prozessen, wenig Innovation und kaum smarten Abläufen. Der Handlungsbedarf war da – es fehlte nur noch die richtige Alternative.
Warum die Wahl auf MOCO fiel
Der Entscheidungsprozess war im Kern schnell. MOCO ist genau das, was wir uns unter einer smarten Lösung für eine Agentur vorstellen: einfach, selbsterklärend, schnell und nicht überladen. Keine unnötigen Funktionen, aber alle, die wirklich gebraucht werden.
Den letzten Ausschlag gaben die mobile App und die KI-Funktionen, die MOCO zuletzt eingeführt hat. Für ein Team aus Kreativen ist das kein Nebenpunkt – es ist ein echter Unterschied im Alltag.
MOCO im Agenturalltag
Wir nutzen heute fast den gesamten Funktionsumfang von MOCO – von der Akquise über Angebote, Projektabwicklung und Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsstellung und vorgelagerten Buchführung. Lediglich die Projektplanung handhaben wir etwas anders. Alles andere wird in MOCO abgebildet.
Ein gutes Beispiel dafür, wie MOCO unsere Prozesse verändert hat, ist unser Lead-Management für Präsentationsanfragen: Täglich gehen über unsere Website mehrere Anfragen ein – etwa zur Erstellung von Unternehmenspräsentationen oder PowerPoint-Folienmastern. Diese Anfragen werden heute automatisch als Lead in MOCO übertragen, inklusive Budget, Timing und Ansprechperson. Über die MS-Teams-Integration werden die zuständigen Kolleginnen und Kollegen direkt benachrichtigt – bis hin zur Push-Benachrichtigung auf dem Firmenhandy.
Vorher war das ein großes E-Mail-Postfach mit viel händischem Aufwand. Heute ist es ein automatisierter, zuverlässiger Prozess.
MS Teams bleibt das Rückgrat unserer Kommunikation. MOCO ist das Rückgrat unserer Prozesse. Die beiden ergänzen sich dabei gut.
Neuerdings nutzen wir außerdem die KI-gestützte Zeiterfassung – und seit Kurzem auch die MCP-Anbindung. Das bedeutet: Wir können heute direkt mit unseren Unternehmenszahlen sprechen.
Der Wechsel – und was sich verändert hat
Die Umstellung haben wir zwischen den Jahren innerhalb einer Woche abgeschlossen – inklusive der Übernahme aller Daten aus dem alten System. Für einen Systemwechsel nach 15 Jahren ist das bemerkenswert reibungslos gelaufen. Wir haben zudem das Migrationstool für den Wechsel von MOCO zu Revolver genutzt – was den Umstieg für uns sehr einfach gemacht hat.Du bist Revolver-Kunde und möchtest ebenfalls zu MOCO wechseln? Nutze das Migrations-Tool, mit dem du deine Daten einfach und sicher von Revolver zu MOCO übertragen kannst. 👉 Weitere Infos dazu findest du hier.Das Team war anfangs skeptisch, wie es bei Veränderungen oft der Fall ist. Doch sobald die Kolleginnen und Kollegen MOCO selbst in der Hand hatten, änderte sich die Stimmung schnell. Der Moment, in dem wir erklärt haben, dass Zeiterfassung per KI-Spracheingabe – auch am Handy – möglich ist, weckte die Neugier. Danach war der Rest einfach.
Was sich seither verändert hat: Die Bereitschaft zur Zeiterfassung ist gewachsen, und sie wird ausführlicher gemacht als vorher. Das Bewusstsein für die Rentabilität einzelner Projekte ist durch die transparente Performance-Darstellung in MOCO gestiegen. Und für das Steuern der Agentur selbst ist die übersichtliche Darstellung aller relevanten Kennzahlen ein echter Gewinn.
Fazit
Der größte Mehrwert von MOCO lässt sich bei Erdt ArtWorks auf einen einfachen Punkt bringen: Die Software macht Spaß zu nutzen. Für ein kreatives Team ist das keine Kleinigkeit – es ist die Grundvoraussetzung dafür, dass notwendige Tätigkeiten wie Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen tatsächlich gemacht werden, zuverlässig und gerne.
Smart, schnell, übersichtlich und mit allem, was eine Agentur braucht – nicht mehr und nicht weniger. Wer als Agentur ähnliche Strukturen kennt und merkt, dass die eigene Software nicht mehr mitwächst, findet in MOCO eine Lösung, die genau das anders macht.
Ich freue mich auf eine spannende Zukunft im Agenturleben und ich bin überzeugt, dass wir mit innovativen und smarten Tools wie MOCO bestens dafür gewappnet sind.
– Falko Keller, CEO Erdt ArtWorks & Managing Director Marketing, Unternehmensgruppe Erdt
